CRMのメール管理とは
営業担当者は日々たくさんの顧客とメールのやりとりを行います。
このメール対応には日々の業務時間の多くを取られますが、一方でこれが重要な業務です。
Zoho CRM には顧客とのメールのやりとりを一元的に管理するメール機能が搭載されています。
CRMのメール管理とは、CRM上からメールを送受信したり、開封などの顧客の反応を確認することを意味します。
効果的かつ効率的なメール管理をアシストし、営業パフォーマンスの向上を実現します。
CRMのメール管理を利用するメリット
- CRMからメールの送受信が可能
- メールの送信結果を分析できる
- ステージに応じてメールを
分類できる - フォローアップメールを
自動で送信できる - AI（人工知能）が最適な連絡時間帯の割り出し
- 複数の顧客に個別メールを
一括送信できる - 各種メールシステムとシームレスに連携
メールの一元管理
メールの返信漏れ防止はもちろん、進行中の案件のメールを受信したら即座に通知。
メールのやりとり内容からタスクを登録したり、メモを記録することも可能です。
顧客に関連付けてメール管理できるため、探す手間が大幅に削減されます。
また、過去のメールやりとりを他の営業担当者とも共有することも可能です。
各種メールシステムとの同期
GmailやOutlook、Yahoo!メールなどご利用中の各種メールシステムと同期することが可能です。
ステータスの追跡
Zoho CRM は、「いつ送信されたか」「いつ開封されたか」
などのステータスを通知します。これにより、
メールが開封された際に担当者に通知されるよう設定したり、
一定期間内に返信がなかった見込み客のリストを作成し架電アプローチを実施するなど
営業活動に活かすことが可能です。
スケジュール一括送信
Zoho CRM は、特定の時間に送信されるようスケジュールすることも可能です。
機械学習によって過去のさまざまな顧客の活動状況を分析して
連絡に最適な時間を割り出し、そのタイミングに合わせて
メールを送信するよう設定することも可能です。
送信する相手に合わせてパーソナライズされたメールを自動で送信することができます。
自動メールのパーソナライズ化
送信する使用するフォントや署名など、メールのあらゆる仕様を
担当者ごとにパーソナライズ化できます。これにより、
自動で配信されているメールでも、
担当者が自分で送信したメールのような見た目を維持できます。
メールへのアクセス制御
Zoho CRM では、組織レベルで役割に応じたメール共有のルールを定義し、
自動で共有範囲を制御することが可能です。
これにより、役職やメールのやりとり内容に応じて、
アクセスできるメンバーをコントロールすることができます。
メールテンプレートの作成・分析
ご挨拶メールや商品のご案内など、よく送信するメールをテンプレートとして登録。
相手の会社名や個人名など顧客に合わせてテンプレートを編集する必要がある箇所には、
CRMに登録された情報が自動的に呼び出されるよう差し込み設定をすることが可能です。
また、送信されたメールの開封、クリック状況などを分析し、
反応の良くないテンプレートを割り出し改善することも可能です。
売り上げに応じたメール分析
実際に発生している売り上げにメールがどのように役立っているのかを分析。
日次、週次、月次で送信したメール数に基づいて、
各営業担当者のメールレポートを作成します。送信したメールの内、
何件の案件につながっているのか、またそれに要した時間まで分析できます。
また、レスポンスの遅れをから、放置されている案件やリードを特定することも可能です。
SalesInbox - 営業専用の受信トレイ
Zoho SalesInboxは、受信トレイごとCRMに取り込むことができます。
SalesInboxは、営業パイプラインに従ってメッセージを整理するため、
重要な案件に関するメールを見逃すことがなくなります。
ドラッグ＆ドロップ操作でメールから連絡先を追加したり、案件を作成したりできます。
受信者がメールを開封したらリアルタイムで通知され、
返信がない場合はリマインダーを設定して再度フォローアップすることができます。
メールの構文解析
メールの構文解析は、受信したメールから情報を抽出することで、データ入力を自動化します。例えば、見込み客（リード）の名前、会社名、住所などの情報をメールの内容から抽出する構文を定義し、新たにCRMにデータを登録したり、既存のデータに登録されている情報を更新することができます。
メール配信ツール連携
Zoho CampaignsやMailchimpなど、さまざまなメール配信ツールと連携。複雑なステップメールやデザインメールを配信し、その反応状況をCRMに記録することが可能になります。
「写真を修整するレタッチ作業が完了した場合、担当者が完了のボタンを押すと、商談ステージが自動的に移動します。またご予約メールアドレスをご登録いただいているお客さまには、ご予約完了時点と撮影日前日にメールを送信するようにしており、人手をかけることなくサービス向上を図っています。」
株式会社イナバ写真館
代表取締役 吉田弦矢 氏
Zoho CRM のサポートについて
Zoho では、さまざまな日本語サポートをご用意しています。