No mercado atual, o papel do gerente de projetos é mais essencial do que nunca. Não se trata apenas de gerenciar cronogramas e recursos, mas de desenvolver habilidades interpessoais muito além das técnicas, conhecidas como soft skills.
Elas são essenciais para superar desafios diários, inspirar equipes e garantir que os projetos sejam concluídos com bons resultados.
O gerente de projetos precisa comunicar com sua equipe e com as partes interessadas, adaptar-se rapidamente a mudanças, saber lidar com riscos e muito mais. Esses são apenas alguns exemplos do que boas soft skills podem fazer.
O que são soft skills?
As soft skills são habilidades pessoais e interpessoais que influenciam a forma como você interage, resolve problemas e gerencia seu trabalho.
É, por exemplo, a flexibilidade e adaptabilidade, a habilidade de articular ideias, tanto verbalmente quanto por escrito, a escuta ativa e escuta persuasiva. É também a capacidade de se apresentar em público, colaborar, resolver conflitos, ter empatia, aprender rapidamente, inspirar, guiar e mais.
Soft skills são fundamentais para gerar produtividade e satisfação no trabalho, principalmente para profissionais em posições de liderança de equipes e de projetos.
Diferença entre hard skills e soft skills
Esses dois termos geralmente andam juntos, sendo usados pelo departamento de Gestão de Recursos Humanos para definir características em um profissional. As suas diferenças estão na natureza dessas habilidades e na maneira como elas são adquiridas e aplicadas.
As hard skills são habilidades técnicas e específicas, as competências mais observadas historicamente no mercado, facilmente mensuráveis e possíveis de desenvolver por meio de treinamentos, com certificações e experiência prática.
Essas habilidades são frequentemente mencionadas em currículos e são essenciais para a execução de funções específicas dentro de uma área de trabalho. Para um gestor de projetos, é o conhecimento de metodologias, a gestão de cronogramas e orçamentos, o controle financeiro, a análise de riscos e mais.
Mas, atualmente, as soft skills, habilidades comportamentais, aparecem com muito mais destaque.
São exemplos a inteligência emocional, a forma como o colaborador interage e coopera, como lida com os diferentes cenários empresariais… São questões mais difíceis de mensurar e desenvolver, pois são subjetivas, mas essenciais para o ambiente de trabalho.
Afinal, um bom gerente de projetos precisa saber transmitir informações, alinhar a equipe, motivar, inspirar, colaborar, mediar debates, negociar prazos e expectativas. Sem essas soft skills, pode ser difícil implementar qualquer planejamento na empresa.
As soft skills são desenvolvidas através de experiências de vida, interações sociais e autoconhecimento. Para algumas, existem capacitações, como treinamentos para melhorar a comunicação e a oratória, mas é difícil quantificar habilidades como empatia ou capacidade de liderança.
Qual é a importância das soft skills na gestão de projetos?
No universo da gestão de projetos, as soft skills podem ser subestimadas em comparação com as habilidades técnicas e de planejamento. Como aponta uma pesquisa, 91% dos profissionais ainda são contratados em empresas pela observação de suas competências técnicas.
No entanto, a eficácia de um gerente de projetos não se resume apenas à capacidade de aplicar metodologias.
O profissional usa a comunicação clara e eficaz para alinhar objetivos, conversar com stakeholders, guiar a equipe, esclarecer expectativas e garantir que todos os membros estejam na mesma página, o que aumenta a eficiência do projeto.
A liderança deve promover um ambiente de trabalho positivo e produtivo, resolver conflitos, evitar atrasos ou interrupções, ajudar a manter o foco e a produtividade. A gestão deve fazer um verdadeiro gerenciamento do tempo, das prioridades e do orçamento.
São muitas habilidades que não podem ser deixadas para trás, permanecendo absolutamente necessárias para que os projetos funcionem.
10 soft skills para gerentes de projetos desenvolverem
Agora, vamos aprofundar cada uma dessas soft skills essenciais:
1. Comunicação eficaz
A habilidade de transmitir informações de forma clara, adequada ao público, verbalmente ou por escrito, é essencial para os gerentes de projetos. Ela facilita a colaboração, minimiza mal-entendidos e gera alinhamento.
Em um projeto, é essencial garantir que todos os envolvidos entendam o que precisa ser feito, os prazos, as expectativas e quaisquer mudanças. Para isso, a liderança precisa adaptar o que fala para equipes técnicas, parceiros, clientes e mais.
Então, é preciso praticar a escuta ativa, a compreensão do ponto de vista do outro - se necessário, pedindo feedbacks e ingressando em cursos para otimizar a habilidade de comunicação.
2. Liderança
É a capacidade de motivar, guiar e influenciar a equipe para alcançar objetivos comuns. Uma liderança forte e inspiradora pode elevar a moral do time, melhorar o desempenho, direcionar o trabalho e promover um ambiente positivo.
Lideranças inspiradoras reconhecem o esforço da equipe, oferecem suporte, geram foco nos objetivos e são vistos como um modelo a seguir. Então, estude bons estilos de liderança, pratique a boa tomada de decisões e passe a orientar os colaboradores que precisam.
3. Resolução de conflitos
É preciso saber identificar, mediar e resolver disputas corporativas, como conflitos gerados por atrasos, problemas de produtividade ou expectativas desalinhadas, por exemplo.
A liderança deve fazer com que todos os envolvidos saiam os mais satisfeitos possível, analisando as informações de forma lógica e objetiva, com decisões que beneficiem a todos a longo prazo.
Então, aprenda sobre diferentes técnicas de resolução de conflitos, como escuta ativa, negociação e mediação. Sempre tente entender o ponto de vista de todas as partes envolvidas antes de decidir e, se preciso, participe de treinamentos para praticar a resolução de conflitos em cenários simulados.
4. Negociação
Diariamente, o gestor de projetos precisa alcançar acordos que sejam benéficos para todas as partes envolvidas. Com boas negociações, todas as partes ficam satisfeitas.
Em projetos, a gestão frequentemente negocia escopo e expectativas com stakeholders, clientes e membros da equipe. Ele precisa lidar com fornecedores, equilibrar custos, recursos, prazos e mais.
É útil ler livros e estudar em cursos sobre negociação, pois existem técnicas valiosas. Comece a negociar em situações do dia a dia, como prazos internos ou orçamentos pequenos, para ganhar confiança, e também observe as negociações feitas para entender onde melhorar.
5. Adaptabilidade
A capacidade de se ajustar rapidamente a mudanças e novos desafios é essencial, ainda mais no mercado acelerado atual. Afinal, projetos raramente seguem o plano original. A adaptabilidade permite gerenciar mudanças mantendo bons resultados.
Quando a liderança enfrenta riscos ou mudanças imprevistas, ela precisa ajustar planos, revisar o cronograma, realocar esforços e mais - sem comprometer a entrega.
Então, treine sua mente para ver mudanças como oportunidades de crescimento, ao invés de obstáculos. Pratique a adaptabilidade, principalmente em startups ou projetos inovadores.
6. Trabalho em equipe
O trabalho em equipe envolve colaborar de forma eficaz, criando um ambiente onde todos contribuem para alcançar objetivos, coordenar esforços, valorizar as contribuições e mais.
Uma boa gerência precisa incentivar a participação de todos e reconhecer publicamente as contribuições individuais e coletivas, fortalecendo o trabalho em equipe. Então, cultive relações de confiança, transparência, integração, dê exemplos e crie uma base sólida de união e harmonia.
7. Pensamento crítico e resolução de problemas
O pensamento crítico é a capacidade de analisar informações, tomar decisões fundamentadas, identificar soluções eficazes, analisar alternativas, pensar nos prós e contras e escolher o melhor caminho.
Para isso, é preciso questionar suposições, buscar entender os motivos por trás de acontecimentos e decisões, praticar a solução de problemas, estudar casos de estudo de outras empresas que ultrapassaram obstáculos e pedir feedbacks para entender as diferentes perspectivas.
8. Gestão de tempo
A liderança deve saber organizar, priorizar e gerenciar tarefas de forma eficiente, pois apenas a boa gestão do tempo irá manter o projeto dentro do cronograma e evitar atrasos que podem comprometer os resultados.
Passe a usar boas ferramentas e métodos de gestão de tempo, como cronogramas e listas de tarefas, ajudando a equipe a manter o foco nas prioridades. Aprenda a distinguir entre tarefas urgentes e importantes, revisando regularmente como anda o gasto do tempo.
9. Empatia
A empatia é a capacidade de entender e compartilhar os sentimentos dos outros. Para um gerente de projetos, isso significa reconhecer as necessidades e emoções da equipe e stakeholders, e responder com compreensão e suporte.
Se um membro da equipe está lidando com um desafio pessoal que afeta sua produtividade, um gerente de projetos empático ajusta as expectativas e oferece suporte, seja redistribuindo tarefas ou oferecendo tempo para lidar com a situação.
Dê total atenção ao que as pessoas dizem, mostrando que você se importa, buscando entender as perspectivas, perguntando sobre suas experiências, e, principalmente, fazendo um esforço consciente para se colocar no lugar dos outros.
10. Inteligência emocional
Trata-se da capacidade de reconhecer e gerenciar suas próprias emoções, bem como as emoções dos outros. A inteligência emocional ajuda a construir relacionamentos fortes e confiáveis, essenciais para um ambiente de trabalho saudável.
No gerenciamento de projetos, essa habilidade também ajuda a manter o equilíbrio emocional e liderar sob pressão, mantendo a calma e buscando as melhores soluções. O autoconhecimento, o autocontrole e bons treinamentos em inteligência emocional podem te ajudar.
Invista numa ferramenta de gestão de projetos
Além das soft skills, dominar uma boa ferramenta de gestão de projetos é essencial para ter os recursos necessários para organizar, monitorar e controlar todas as fases, ajudar na colaboração, na comunicação e em vários outros aspectos.
Investir numa ferramenta de gestão de projetos não é apenas uma escolha inteligente, mas uma necessidade para empresas que desejam otimizar seus processos com maior precisão, integração e agilidade.
Uma boa tecnologia ajuda a planejar, organizar e priorizar tarefas de forma eficiente. Ela assegura um monitoramento em tempo real, permite automatizar tarefas, além de disponibilizar cronogramas, listas de tarefas e outras funções.
Além da colaboração entre os profissionais do seu time, a comunicação com as partes interessadas também fica mais fácil, o que reduz mal-entendidos e facilita a resolução rápida de problemas.
Com base nos dados e na integração dos diferentes fatores dos projetos, com o armazenamento de todas as informações em um único local acessível, a liderança pode tomar decisões informadas e ajustar planos conforme necessário.
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No Zoho Projects, você poderá aproveitar gráficos de Gantt interativos para visualizar o cronograma, criar listas de tarefas, definir e gerenciar dependências ou marcos entre elas. Crie, atribua e priorize tarefas com facilidade, dividindo demandas em partes gerenciáveis.
Use um feed de atividades para manter todos atualizados em tempo real, com a comunicação e troca de ideias em fóruns, comentários e vários outros meios.
Você terá uma visão geral do status do projeto com painéis de controle personalizáveis, relatórios detalhados, automatização de processos repetitivos e muito mais.
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