Se você está buscando uma solução de e-mail robusta e profissional, o Zoho Mail é uma excelente escolha. Neste guia, vamos te mostrar o passo a passo desde a aquisição do produto até as configurações essenciais, para que você aproveite todos os recursos da ferramenta. Se você acabou de comprar ou já é cliente, mas quer fazer um check-up de funcionalidades, junte-se a nós nessa jornada!
Conheça também a trilha de vídeos com os primeiros passos do Zoho Mail aqui.
1. Criando sua Conta
Registro
Acesse a página do Zoho (zoho.com) e selecione o Zoho Mail. Em seguida, escolha o plano que melhor se encaixa nas suas necessidades, com opções gratuitas e pagas.
Informações da Conta
Preencha seu nome, endereço de e-mail e crie uma senha. Lembre-se de usar um e-mail existente para a verificação da conta.
Domínio
Após a criação da conta, você precisará de um domínio. Adicione um domínio que já possui ou compre um novo através do Zoho. Insira as informações necessárias e prossiga.
Verificação do Domínio
Para verificar seu domínio, acesse sua zona DNS e adicione uma nova entrada com um registro TXT. Depois, volte ao Zoho Mail e clique em "Verificar".
Criando o Super Administrador
Após a verificação do domínio, você precisará criar um super administrador. Adicione o endereço de e-mail da sua preferência para essa função, que terá acesso total a todas as configurações do Zoho Mail.
2. Configuração de Domínio
Fazer os apontamentos de domínio no Zoho Mail é crucial para garantir que seus e-mails sejam entregues corretamente e não caiam em spam.
Como Fazer os Apontamentos de Domínio no Zoho Mail
Acesse o Painel do Zoho Mail: Entre na sua conta do Zoho Mail, acesse o Console do Administrador e vá para a seção de configurações de domínio.
Configurar os Registros DNS: No painel de controle do seu provedor de domínio, configure os seguintes registros:
Registro MX: Transfere o recebimento dos seus e-mails para os servidores do Zoho.
Registro SPF: Usado para a verificação do domínio e para enviar seus e-mails com segurança.
Registro DKIM: Recomendado para ajudar na autenticação dos seus e-mails.
Registro DMARC: Se utiliza das chaves SPF e DKIM para lhe fornecer os relatórios de entrega dos seus e-mails.
Verificar o Domínio: Após adicionar os registros, volte ao Zoho Mail e clique para verificar se os apontamentos estão corretos.
Testar: Envie e-mails de teste para garantir que tudo está funcionando corretamente.
Dica Adicional: As alterações nos registros DNS podem levar algumas horas para se propagar.
Veja o vídeo para mais detalhes.
3. Criar Usuários
Criar usuários no Zoho Mail é essencial para gerenciar sua equipe e garantir que cada membro tenha acesso ao e-mail corporativo. Siga os passos abaixo:
Acesse o Painel de Controle do Zoho Mail: Entre na sua conta como administrador.
Navegue até a Seção de Usuários: Procure a opção “Usuários”.
Adicionar Usuário: Clique em “+Add”. Preencha as informações solicitadas, como nome, sobrenome e endereço de e-mail.
Definir Senha: Escolha uma senha para o novo usuário ou gere uma senha aleatória. Você pode enviar um e-mail com as credenciais de acesso para o usuário ou para você para guardar essa senha, usando a opção "Enviar credenciais por e-mail" .
Configurações Adicionais: Defina permissões e funções para o usuário, se necessário.
Salvar: Clique em “Salvar” ou “Adicionar” para concluir a criação do usuário. Caso a opção "Enviar credenciais por e-mail" tenha sido ativada, o usuário receberá um e-mail com detalhes de acesso.
Dica: Para adicionar vários usuários, considere usar a opção de importação em massa via arquivo CSV, disponível na opção "Importar".
4. Como Criar Grupos
Para facilitar a comunicação em equipe, você pode criar grupos de e-mail:
Acesse o Console do Administrador e selecione “Grupos”.
Clique em “Criar Grupo”.
Adicione um nome e insira os endereços de e-mail dos membros.
Salve as alterações.
Os grupos permitem que você envie e-mails para várias pessoas ao mesmo tempo, economizando tempo.
5. Políticas de E-mail
Defina políticas de e-mail para gerenciar o uso da conta, especialmente em ambientes corporativos. Configure regras para o uso adequado do e-mail, limites de armazenamento e diretrizes de segurança.
Dica: Não recomendamos fazer alterações na Política Padrão. Se for criar um novo conjunto de regras para os usuários, faça isso criando uma nova política.
6. Segurança no Zoho Mail
Autenticação em Dois Fatores
Ative a autenticação em dois fatores para aumentar a segurança da sua conta, adicionando uma camada extra de proteção.
Criptografia
O Zoho Mail utiliza criptografia para proteger seus dados. Certifique-se de que suas mensagens sejam enviadas de forma segura, principalmente se contiverem informações sensíveis.
7. Funções e Privilégios
Como administrador, você pode definir funções e privilégios para outros usuários. Acesse a seção de administração e configure permissões conforme necessário, permitindo que os colaboradores acessem apenas as informações relevantes para seu trabalho.
8. Controle de Spam
O Zoho Mail possui um filtro de spam eficiente. Você pode configurar suas preferências de filtragem para minimizar o recebimento de mensagens indesejadas:
Vá até a Segurança e Conformidade e acesse “Controle de Spam”.
Ajuste os níveis de filtragem conforme necessário.
Adicione remetentes confiáveis à sua lista de permissões.
9. Recuperação de E-mails Excluídos
Caso você exclua um e-mail por engano, não se preocupe! O Zoho Mail permite a recuperação de e-mails excluídos:
Acesse a pasta “Lixeira”.
Selecione o e-mail que deseja restaurar.
Clique em “Mover para Caixa de Entrada”.
Os e-mails excluídos permanecem na Lixeira por um período específico, facilitando a recuperação.
11. Relatórios
O Zoho Mail oferece ferramentas de relatórios para ajudá-lo a monitorar o uso da conta e a atividade de e-mail. Acesse a seção de relatórios no painel de administração para visualizar dados como volume de e-mails enviados e recebidos, além de informações sobre atividades de usuários.
Trilha de Vídeos com os Primeiros Passos do Zoho Mail
Por aqui, você encontrará as etapas essenciais para começar a utilizar a ferramenta de uma forma breve e descomplicada. Você vai aprender como configurar seu domínio, as primeiras configurações obrigatórias, criação de usuários e grupos, eDiscovery, Streams, além de ter um overview geral de todos os recursos disponíveis. Clique aqui e comece agora mesmo!
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