A gestão eficiente do tempo do trabalho e da equipe é essencial para a empresa, mas pode apresentar vários desafios. Por isso, é importante contar com uma solução que não só facilita o controle de ponto, mas também se integra ao seu fluxo de trabalho.
Neste artigo, você vai conhecer o Zoho Cliq, uma poderosa ferramenta de comunicação e colaboração, que vai além das suas funções principais e oferece um sistema de controle de ponto online para gerenciar as horas trabalhadas.
Então, continue a leitura para entender o controle de ponto, o que dizem as leis, como funciona, como usar a tecnologia e mais. Vamos lá?
O que diz a CLT sobre controle de ponto?
O controle de ponto é um sistema utilizado para gerenciar o início e o término de horas de trabalho, coletando as informações de ponto dos colaboradores com praticidade.
Na CLT, o controle de ponto se encontra no artigo 74, modificado pela lei 13.874, do ano de 2019. Nele, é informado e determinado que o registro de ponto manual, eletrônico ou mecânico é obrigatório para empresas que tenham mais de 20 funcionários. Antes, o controle de ponto era obrigatório para empresas com mais de 10 profissionais.
Os colaboradores devem ter seu comprovante de ponto emitidos de forma individual, em tecnologias que são certificadas pelo Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia (Inmetro) e pelo Ministério do Trabalho.
Além disso, a batida de ponto online por exceção, ou seja, para o trabalho fora do horário de regular, é permitida com o devido acordo individual ou coletivo.
O controle de ponto online é legal?
O sistema de controle de ponto online ou digital é totalmente legal e regulamentado pela CLT e obrigatório para empresas com mais de 20 colaboradores. Você pode conferir a Lei 13.874, de 2019.
Já o formato eletrônico do registro foi regulamentado por meio de portarias. Por exemplo, a portaria 671 informa especificidades sobre como deve ser feito o registro de ponto online, com inserção e classificação de mais um modelo.
REP-C: registrador convencional;
REP-A: um software, sem necessidade de equipamentos ou manutenções;
REP-P: o mais completo, com coletores de marcações, armazenamento de registro de ponto em nuvem, tratamento das informações e o Programa de Tratamento de Registro de Ponto.
Caso o colaborador viaje, visite o cliente ou, por outras causas, trabalhe fora do escritório, o registro do ponto fica sob sua responsabilidade e deve ser transmitido ao empregador. A empresa também pode acompanhar os colaboradores por tecnologias de geolocalização, como softwares.
Entenda como gerenciar o trabalho à distância!
Para o home office, está a Lei 14.442/2022, com exigência do registro de ponto que são contratados pela CLT, com entrada, saída e intervalos.
Como funciona o controle de ponto online?
O registro de horas como ocorre hoje é uma evolução tecnológica dos métodos tradicionais de registro de jornada de trabalho, trazendo uma série de benefícios.
Ele usa tecnologias digitais para registrar e gerenciar as horas trabalhadas pelos funcionários. Isso pode incluir aplicativos web, softwares de desktop, aplicativos móveis e dispositivos biométricos ou de ponto conectados à internet, dispensando o uso de equipamentos mais manuais.
Os funcionários podem registrar seus horários de entrada, pausa, retorno e saída por meio de variados sistemas com monitoramento em tempo real. Ele terá informações sobre as horas trabalhadas no dia, semana ou mês, as presenças, ausências e horas extras.
Para autenticação do colaborador, podem ser usadas senhas, biometria ou autenticação de dois fatores. Assim, você automatiza o cálculo de horas e folhas de pagamento. Isso reduz falhas ou fraudes, evita irregularidades, é financeiramente mais viável e mais flexível.
Como fazer o registro de ponto online no Zoho Cliq
Como você viu, há imensa importância no software de controle de ponto que pode ser acessado pelos colaboradores independente de onde estejam.
A batida de ponto pode ser contratada como Software as a Service (SaaS), reduzindo custos e aumentando a eficiência, em uma solução escalável e automatizada.
Por isso, você precisa conhecer o Zoho Cliq. Ele não é apenas um aplicativo de chat corporativo, pois possui diversos outros recursos. Nele, você terá acesso às informações de ponto online em tempo real, sem os erros dos registros manuais. Cada entrada e saída é registrada automaticamente.
A automação também simplifica o processo de folha de pagamento. Você poderá gerarrelatórios, passando a identificar padrões de trabalho, gargalos e outros detalhes.
Com as informações a uma distância de cliques, a gestão toma decisões informadas para otimizar suas operações. A transparência ajuda a manter todos alinhados e focados.
O Zoho Cliq mantém a segurança, com autenticação robusta, auditorias, backups, controle de atividades, criptografia de dados e mais, então você garante que as informações da equipe estão protegidas.
Com o Zoho Cliq, os colaboradores podem registrar o ponto a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, seja no escritório, em casa ou em qualquer outro lugar.
O ponto no Zoho Cliq é registrado como o check-in e check-out, semelhante a passar o cartão de acesso ao entrar e sair. Seu horário de trabalho começa a ser cronometrado com um único toque no botão de check-in - e, para sair, há outro toque no botão de check-out.
Integração com Zoho People
É importante você saber que o Zoho Cliq se integra a outros sistemas de terceiros ou da Zoho, o que significa que seu controle de ponto estará em sincronia com todas as suas operações.
Por isso, hoje, é importante compartilhar a dica útil sobre como integrar o Zoho Cliq com o Zoho People.
O Zoho People possui amparo legal, seguindo os critérios da legislação. Ou seja, se você quer ir além de ter um controle de atividade, passando para obrigatoriedade de ponto, essa integração é essencial.
Ao integrar esses dois aplicativos, você pode garantir que os colaboradores recebam atualizações sobre a disponibilidade de seus colegas, facilitando a coordenação de tarefas e agendas. Você pode evitar conflitos de agendamento e garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo.
Vantagens do controle de ponto online para sua empresa
O controle de ponto online oferece diversas vantagens, principalmente em eficiência, redução de erros e facilidade de gestão. Essas vantagens tornam a tecnologia cada vez mais atraente para empresas que buscam otimizar seus processos.
Automatização do controle de ponto e precisão
O controle manual de ponto é sujeito a erros, como cálculos incorretos ou marcações inconsistentes. Com um sistema online, esses erros são minimizados, pois o processo é automatizado. Além disso, o sistema pode calcular automaticamente as horas extras e o saldo, evitando divergências.
Acessibilidade e mobilidade
Os colaboradores podem registrar seu ponto de qualquer lugar, o que é especialmente útil para equipes que trabalham remoto ou que precisam fazer deslocamentos. Muitos sistemas permitem, por exemplo, o registro de ponto via smartphone, com geolocalização.
Conformidade com a legislação
Sistemas de controle de ponto online são atualizados conforme a legislação, ajudando a empresa a cumprir com as obrigações e evitando multas. Além disso, o registro digital de ponto oferece maior segurança dos dados, atendendo às exigências de auditorias e fiscalização.
Relatórios e análises
Os gestores podem acessar informações em tempo real, ajudando a monitorar a produtividade e identificar possíveis problemas. O sistema permite a extração de dados para análises sobre a equipe, ajudando na tomada de decisões da gestão.
Eficiência operacional
A automatização reduz o tempo gasto em tarefas mais burocráticas, como a conferência de folha de pagamento. O controle de ponto online pode ser integrado com sistemas de folha de pagamento e gestão de recursos humanos, otimizando processos.
Transparência e confiança
Os colaboradores podem acompanhar suas horas trabalhadas, o saldo e outras informações, aumentando a transparência e evitando conflitos. Como os registros são feitos de maneira automática, aumenta-se a confiança dos funcionários e gestores.
Conclusão
Simplifique o seu sistema de registro de horas! Abandone os cartões, planilhas e listas para atender às necessidades de escalabilidade e produtividade da sua empresa.
O Zoho Cliq faz parte do Zoho Workplace, um conjunto de aplicativos de produtividade e colaboração que inclui ferramentas como e-mail, armazenamento de arquivos, processamento de texto, planilhas, apresentações, videoconferências, webinars e comunicação em equipe.
Então, por que não experimentar hoje e ver como esse sistema completo e eficiente pode beneficiar a sua equipe? Conheça o Zoho Workplace!
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