A gestão eficaz de projetos depende de uma tarefa que, para muitos gestores, parece desafiadora: a alocação de recursos. Sem os materiais necessários ou com colaboradores sem capacitação, o projeto pode sofrer atrasos, orçamentos estourados, e resultados falhos.
Desde a identificação dos recursos até a sua distribuição, cada etapa exige uma análise e uma execução precisas. Por isso, conte com esse guia para te apresentar as estratégias para garantir uma alocação de recursos eficiente.
O que é alocação de recursos?
A alocação de recursos, como o nome indica, é sobre distribuir e fazer a gestão dos materiais disponíveis para completar tarefas e atingir objetivos.
Essa gestão de recursos ajuda a identificar as tarefas mais críticas. Isso garante que você direcione seus recursos para onde eles possam causar maior impacto, manuseando os materiais para que tudo possa ser feito no momento certo.
O que é um recurso?
Esse é um desafio que exige uma combinação de planejamento estratégico, ferramentas eficazes, comunicação clara e flexibilidade, já que inclui, por exemplo:
● Recursos humanos: membros da equipe e suas habilidades.
● Recursos financeiros: orçamento e fundos disponíveis.
● Recursos materiais: equipamentos, ferramentas e materiais necessários.
● Recursos de tempo: prazos e cronogramas.
Portanto, computadores, softwares, papelaria, máquinas, dados, recursos de treinamento, instalações, espaços físicos, salários e outras despesas… Todos esses - e muitos outros - são recursos que precisam ser gerenciados.
Principais desafios da alocação de recursos
A alocação de recursos é mais do que apenas dividir materiais e atribuir o seu uso, já que o processo dinâmico permite que o fluxo de trabalho funcione e minimiza o desperdício. Ao garantir que os recursos certos estejam disponíveis no momento certo, você aumenta a produtividade.
Então, conheça os principais desafios que podem te encontrar nessa jornada:
1. Equipe sobrecarregada
O excesso de trabalho gera estresse e esgotamento. Sem uma boa gestão das demandas, pode ocorrer a alocação excessiva, prejudicando a saúde dos colaboradores.
A empresa não deve gerar colaboradores cansados, com má qualidade no trabalho e aumento dos erros. Afinal, nem mesmo o profissional mais eficiente consegue estar em todos os lugares e tarefas ao mesmo tempo, pois acabará cometendo falhas e até deixando demandas de lado.
Nesse malabarismo, os prazos se tornam verdadeiros vilões, os atrasos acontecem com mais frequência, e a situação desmotiva o colaborador, que se sente frustrado.
Segundo pesquisa da Fundação Getulio Vargas (FGV EAESP), em parceria com as empresas Talenses e Gympass, isso ocorre com 43% dos trabalhadores no Brasil.
A empresa deve ter escopos e cronogramas realistas, com orçamentos adequados, e tarefas essenciais devidamente alocadas. Afinal, algumas demandas merecem ser priorizadas, outras não.
2. Baixa utilização de recursos
O colaborador gasta tempo procurando documentos, alternando entre aplicativos e acompanhando tarefas não faturáveis... Desse jeito, você não está aproveitando todo o potencial do seu time.
Para maximizar a utilização dos recursos humanos, é preciso dedicar o tempo certo nas demandas que de fato geram impacto. Sem esse cuidado, você está pagando salários, mas deixando de impulsionar projetos.
Provavelmente, também está perdendo oportunidades, atrasando a inovação e até sobrecarregando outros colaboradores que precisam finalizar tarefas sozinhos, causando gargalos e atrasos.
A empresa deve avaliar a carga de trabalho dos colaboradores, sempre investindo em novos treinamentos para gerar habilidades que abram portas. Além disso, a tecnologia pode te ajudar a automatizar tarefas repetitivas que custam o tempo do seu time.
3. Dependência de recursos
A dependência de recursos ocorre quando uma tarefa depende do término ou produção de outra para poder ser concluída. Se uma tarefa crucial for atrasada, todo o projeto pode ser prejudicado. Esse é o desafio da dependência de recursos.
Além disso, nem sempre os recursos necessários estão disponíveis, o que pode dificultar a execução das demandas dependentes - e projetos podem competir pelos mesmos recursos, gerando conflitos que precisam ser resolvidos com equilíbrio.
Com tantas dependências, podem ocorrer atrasos, equipes lidando com desafios imprevistos, sobrecarga, desvio do plano original, erros e confusões.
Desde o início, a empresa deve mapear as dependências e inseri-las no planejamento, contando com tempo e recursos de reserva para lidar com atrasos ou outras questões.
4. Falta de habilidades
Um dos principais problemas no uso dos recursos é a falta de habilidades ou, pelo menos, as lacunas nas habilidades dos profissionais.
Atribuir tarefas a colaboradores que não possuem as técnicas ou ferramentas necessárias pode resultar em baixa qualidade, retrabalhos e desperdícios. Afinal, é natural que apenas equipes devidamente preparadas consigam produzir o que é esperado.
As habilidades dos profissionais devem acompanhar as mudanças no mercado, nos clientes e nas tecnologias disponíveis - de outra forma, a empresa pode acabar comprometendo os resultados.
Por isso, é importante implementar avaliações das habilidades, trocas regulares de feedbacks para que sejam naturalizados - tanto dos colaboradores quanto da liderança - e a análise de desempenho.
Assim, a empresa passa a identificar onde é preciso investir em desenvolvimentos adicionais.
5. Comunicação e colaboração ineficazes
A falta de clareza e alinhamento, além dos famosos silos de comunicação que impedem a troca entre departamentos, podem gerar um uso ineficiente dos recursos necessários para os projetos.
Sem uma visão atualizada e a devida comunicação da equipe sobre a alocação de recursos, torna-se difícil tomar decisões, o que pode levar ao mau uso dos materiais. Afinal, se duas equipes precisam dos mesmos recursos e não se comunicam, uma delas irá ficar sem material para trabalhar.
A equipe deve colaborar de forma eficiente para gerar metas, objetivos, estratégias, técnicas de uso, formas de mitigar riscos, prazos e todo o escopo do que será produzido.
Isso pode ser feito, por exemplo, com reuniões periódicas, tomadas de decisão em conjunto, o uso das tecnologias certas para gerenciamento de projetos, capacitações e exercícios de integração.
A comunicação deve ser aberta, transparente, com atualizações regulares do progresso e atualizações de status da situação, eliminando ambiguidades ou mal-entendidos. Entenda como melhorar a comunicação na sua equipe!
Como fazer a alocação de recursos do seu projeto
Mas, diante de tantos desafios, como é possível resolver esses problemas? Confira alguns caminhos listados abaixo.
1. Trace o curso do projeto
Antecipar as necessidades e planejar a alocação desde o início ajuda a evitar surpresas, mas é sempre bom manter a possibilidade de adaptação, já que mudanças podem exigir uma realocação rápida.
Para evitar excesso de trabalho e esgotamento, avalie também a carga de trabalho dos colaboradores. Com o planejamento, você pode antecipar prazos, definir metas realistas e entregar todo o suporte adequado.
2. Faça um balanço dos seus recursos
Aproveite a tecnologia para controlar o uso dos recursos: com um software de utilização de recursos, a análise de dados é acelerada, automatizando o rastreamento em tempo real. Dessa forma, você pode ver imediatamente a escassez, os atrasos ou sobras.
3. Alinhe o escopo do projeto
Tenha uma definição clara e detalhada do escopo do projeto, como os objetivos, resultados esperados, as necessidades, expectativas, prazos, orçamento, recursos disponíveis, custos e nível de viabilidade.
Faça os ajustes necessários, evitando metas irreais e fazendo alinhamentos. Elabore o orçamento detalhado, as fases do projeto, os responsáveis, como o monitoramento será feito e mais.
Saiba como fazer um escopo de projeto.
4. Monitore o processo
Ser flexível e capaz de adaptar rapidamente a alocação de recursos conforme as necessidades é crucial, mas isso só pode ocorrer com o monitoramento certo. Use ferramentas de gerenciamento de projetos que ofereçam visibilidade em tempo real para facilitar a tomada de decisões.
Além disso, faça ajustes e treine a sua equipe para que ela esteja cada vez mais capacitada para executar as tarefas atribuídas com eficiência, evitando desperdícios.
Ferramentas úteis na alocação de recursos
Conheça algumas das ferramentas que podem te ajudar ao gerenciar uma alocação de recursos:
1. Gráfico de Gantt
Um gráfico de Gantt é uma ferramenta de visualização que mostra as tarefas de um projeto ao longo do tempo. Ele ajuda a planejar, coordenar e rastrear tarefas específicas, fornecendo uma visão clara do cronograma. Por isso, é amplamente utilizada na gestão e alocação de recursos - incluindo o gerenciamento do tempo - de forma eficiente.
O gráfico de Gantt é formado por barras horizontais que ilustram o cronograma. Cada barra representa uma atividade, com a posição e o comprimento indicando as datas de início e término, bem como a duração.
As linhas que conectam as barras mostrando a relação entre elas, e também é possível verificar se tarefas estão sobrepostas. Assim, a equipe e os gerentes de projeto identificam os diversos elementos do projeto com agilidade.
É possível visualizar onde e quando recursos específicos são necessários, monitorar a disponibilidade deles ao longo do tempo, entender a fase na qual o projeto está, antecipar problemas, melhorar a comunicação e a colaboração do time.
2. Gráfico de utilização de recursos
Um gráfico de utilização de recursos mostra como os recursos (como membros da equipe, equipamentos e materiais) são distribuídos, o que ajuda a identificar sobrecargas e subutilizações.
Essa ferramenta essencial representa a forma como os recursos estão alocados em diferentes tarefas ou projetos, ajuda a identificar quando tarefas competem pelos mesmos recursos e te auxilia na melhor distribuição desses materiais.
Com base nos dados, fica mais fácil gerar o planejamento antecipado para garantir que os recursos estejam disponíveis no momento certo. No gráfico, você acompanha mudanças no uso dos recursos, o que também permite um ajuste mais ágil.
O Zoho Projects possui todos esses recursos e muitos outros! A ferramenta de gerenciamento de projetos é baseada na nuvem e te ajuda a planejar, rastrear e colaborar em projetos, incluindo a gestão precisa da alocação de recursos.
Você poderá trabalhar na alocação de recursos com antecedência, garantindo que os recursos sejam atribuídos no momento exato, com uma visão geral do que está disponível e uma análise de dados profunda para embasar as suas decisões.
Com os dados mostrados pelo Zoho Projects, você tem ideia de qual colaborador está livre, qual está ocupado e qual está sobrecarregado - encontrando também quais materiais estão com excesso de alocação ou disponíveis.
Aproveite:
- Um calendário visual que exibe a disponibilidade dos recursos;
- O rastreamento do tempo gasto em cada tarefa;
- A adição e o gerenciamento de demandas;
- A visualização do equilíbrio entre as horas trabalhadas e as horas livres;
- A criação de relatórios personalizados, automatizados e detalhados;
- A fácil identificação de padrões e riscos para fazer ajustes.
Com o Zoho Projects, você terá uma visão clara e detalhada da alocação de recursos, com melhor comunicação, atribuição de tarefas e colaboração da equipe. Saiba mais!
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