Saiba como obter facilidade na comunicação através do Zoho mail. Continue a leitura e saiba mais!
É justo dizer que todo mundo na internet tem um endereço de e-mail, afinal, permitir que as pessoas acessem serviços online se tornou fundamental, como redes sociais, aplicativos de envio, entregas e até sites governamentais como o da Receita Federal. Normalmente, para esse tipo de atividade, as pessoas têm um endereço de e-mail pessoal gratuito (nome@gmail.com ou nome5917@hotmail.com, etc.).
No que diz respeito ao mundo corporativo, o formato de uso do e-mail tende a mudar. Afinal, é melhor pagar por um endereço comercial personalizado ou criar uma conta gratuita? Pode ser mais econômico usar uma conta gratuita. Porém, do ponto de vista do consumidor, qual endereço de e-mail é mais confiável: seunegocio@hotmail.com ou contato@seunegocio.com.br?
Mas como isso pode ajudar o seu negócio? Sabia que o e-mail é uma das formas que contribuem para a facilidade na comunicação.
Falaremos sobre isso neste artigo.
E-mail e a facilidade na comunicação
O e-mail é popular principalmente por causa de sua conveniência. As mensagens se movem rapidamente e são fáceis de arquivar e pesquisar. As empresas também usam o e-mail para encontrar novos clientes, fornecer atendimento ao cliente e manter os funcionários informados sobre os desenvolvimentos. A versatilidade desta ferramenta a torna indispensável para qualquer negócio, seja grande ou pequena empresa.
Os e-mails podem ser enviados para diferentes pessoas e grupos e usados como ferramenta de colaboração ou treinamento que garante a facilidade na comunicação. Também pode ser usado para desenvolver propostas de negócios com parceiros e manter os funcionários informados. Além de possibilitar que os participantes trabalhem juntos em seu próprio ritmo, em vez de sob a pressão de teleconferências ou reuniões presenciais. Além disso, usar e-mail significa manter bons registros de trabalho para referência futura.
Boas práticas para facilitar a comunicação por e-mail
Em um ambiente corporativo, as pessoas julgam com base em seu estilo de escrita, erros de ortografia, erros gramaticais e o idioma usado nos e-mails. Na maioria das vezes, porém, essa avaliação é esquecida e a qualidade do texto enviado por meio de mensagens eletrônicas é ignorada.
Para melhorar a eficácia das informações básicas, aqui estão algumas dicas:
1. Use o e-mail para as coisas certas: Embora o e-mail possa parecer a maneira mais flexível e eficiente de trocar informações, existem algumas situações em que eles simplesmente não funcionam. Um exemplo disso é o uso de e-mail para agendar compromissos envolvendo muitas pessoas. Em geral, a troca de informações pode confundir as pessoas envolvidas e não contribui nada para a facilidade na comunicação. O mais eficaz é usar um calendário de eventos compartilhados.
2. Defina objetivamente o assunto do e-mail: Use os campos reservados para o assunto do e-mail para torná-lo atrativo. Determine a palavra-chave da mensagem e certifique-se de que esteja no início do assunto. Se você não conseguir identificar o termo principal do texto, é melhor reavaliar - quando o autor nem tem um objetivo claro de mensagem, o leitor também pode não conseguir vê-lo.
3. Se você estiver enviando uma mensagem para vários destinatários, apresente-os: No caso de um e-mail em grupo, identifique a pessoa com quem você pretende se comunicar na primeira linha. Por exemplo, escreva "Para toda a equipe de vendas" para que os destinatários reconheçam que o e-mail não é spam. Além disso, trate cada e-mail profissional com a devida cortesia - considere que, como uma carta, pode ser lido por várias pessoas dentro de cada empresa, portanto, não demonstre intimidade com o destinatário (nem mesmo um conhecido), o que é importante.
4. Coloque as informações mais importantes no topo do corpo: não tente contar uma história para o destinatário. Seu leitor de e-mail está tão ocupado quanto você.
5. Envie um e-mail para cada tópico que deseja discutir: Não confunda os leitores com um e-mail que abrange vários tópicos. As pessoas costumam ler as primeiras linhas de uma mensagem e ignorar o resto do texto. Se você realmente precisa lidar com um assunto diferente, opte por ligar.
6. Releia o texto antes de enviar: É necessário verificar se há erros de digitação, consistência e até mesmo se a informação é clara e objetiva. Não tente ser muito amigável e evite expressões que sugiram algum tipo de intimidade com o destinatário.
7. Escreva um pequeno ensaio: Os e-mails devem ter no máximo dois parágrafos.
Como usar o Zoho Mail
Para poder contribuir com a facilidade na comunicação é necessário utilizar uma ferramenta que otimize os processos de envio de e-mails. Por isso, invista na ferramenta certa. O Zoho Mail é ideal para o seu negócio, mas como usar?
A impressão é a chave:
Quando se trata de construir uma marca profissional para uma empresa, as primeiras impressões são importantes. O e-mail é uma das formas mais comuns e traz facilidade na comunicação com os clientes, e um endereço profissional pode criar uma sensação de confiança e aumentar o potencial de uma empresa para atrair novos clientes.
Obtenha um bom sistema de filtragem de spam:
O simples fato de possuir e-mail, gratuito ou não, torna a empresa alvo de spammers e vírus de malware. Ao ter um bom sistema de filtragem, você pode evitar que e-mails enviados a clientes em potencial acabem na pasta de spam.
Os backups são fundamentais:
Manter backups de seus arquivos é essencial. Ele protege as informações do usuário se o provedor decidir encerrar sua conta sem aviso prévio ou se um hacker encontrar seus dados. Você pode minimizar a perda de informações importantes fazendo backup de seus contatos em uma planilha do Excel ou usando um dispositivo de armazenamento online gratuito como o Google Drive.
Proteção de privacidade:
Com o perigo iminente de vírus, confiar dados à rede tem consequências. É importante verificar a remoção de assinatura de e-mail para vírus e hackers, caso contrário, todos os seus arquivos importantes online estarão em risco.
Este artigo te ajudou? Para ter acesso a ferramenta é só acessar a plataforma Zoho Bigin!
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