Veja neste artigo que preparamos para você as vantagens da telefonia incluída e como aplicar no seu negócio.
Nas escolas e universidades que procuram conectar seu campus, a comunicação desempenha um papel central. As comunicações por vídeo, telefone e bate-papo podem fornecer todos os tipos de conexões dentro da comunidade: como escolas e universidades interagem com professores e funcionários, como mantêm os pais informados, constroem relacionamentos com os alunos e os ensinam, especialmente em torno da aprendizagem combinada.
A parte mais difícil da integração em um campus conectado geralmente é o telefone. Os sistemas telefônicos tradicionais geralmente exigem que professores e funcionários permaneçam em suas mesas, dificultando a conexão em um mundo móvel.
Soluções de telefonia incluída em nuvem, como o Zoho Desk, podem se encaixar facilmente em seu ecossistema de campus conectado. Claro que este é apenas um exemplo, diversos tipos de negócios tem dificuldades no quesito telefonia incluída.
De que modo a telefonia incluída é importante para a empresa?
Atualmente, a maior parte do processo de comunicação ocorre por telefone. Por meio dele, os funcionários da empresa podem:
● esclarecer dúvidas com colegas de diferentes departamentos ou regiões (caso a empresa possua outras unidades);
● negocie com fornecedores de longe, de perto e até de outros países. Nesses casos, o tom e o tom da conversa costumam ser básicos para evitar ambiguidades, distorcer o entendimento, garantir a camaradagem entre os interlocutores e evitar ser entendido de forma grosseira;
● aceitar pedidos de produtos e serviços;
● fazer uma venda;
● negociações e cobranças com inadimplentes;
● enviar decisões estratégicas, principalmente nos mercados financeiros;
● notificar as partes interessadas sobre mudanças internas, projetos ou eventos;
● fornecer aos clientes dúvidas, reclamações, sugestões, elogios, etc. Destaca-se que as ligações telefônicas são essenciais para estreitar o relacionamento com os consumidores que têm dificuldade com outros meios de comunicação, além de atender aqueles com preocupações/necessidades específicas ou complexas;
● agendar visitas técnicas ou comerciais com consumidores;
● entre em contato com outras organizações para formar parcerias e muito mais.
Não há como negar a importância da telefonia incluída na sociedade contemporânea, responsável pela maior parte das comunicações que ocorrem no mundo. Nas empresas, a situação é agravada porque muitas informações sobre processos internos ou externos são divulgadas por telefone.
Qual a importância de um sistema de telefonia incluída?
No entanto, devido ao custo, recursos e funcionalidades, comprar um telefone apenas para o seu negócio pode não ser a melhor opção, principalmente se isso for feito por meio de planos pessoais e individuais.
Você precisa construir um sistema de telefonia incluída de acordo com um plano de telefone comercial. Dessa forma, sua organização poderá colher os seguintes benefícios:
Melhor custo benefício
Além de reduzir as contas telefônicas, o plano de negócios oferece diferentes pacotes para você escolher com base nas necessidades da sua organização. Isso gera uma economia enorme para quem tem muitos processos que dependem do telefone, como empresas de cobrança, call centers ou SAC (serviço de atendimento ao cliente).
Organizações que realizam eventos também podem se beneficiar, assim como aquelas que fazem vendas ou fazem ligações frequentes para clientes. Sem mencionar aqueles com muitas ramificações.
Praticamente qualquer empresa pode economizar dinheiro com um plano, embora em alguns casos a economia possa ser maior devido às especificidades do negócio.
Maior acessibilidade e disponibilidade ao cliente
Ter um sistema telefônico com vários dispositivos proporciona aos clientes maior acessibilidade e usabilidade. A maioria dos consumidores está muito acostumada a entrar em contato com as organizações pelo telefone, o que por si só é um meio essencial para as empresas atenderem esse segmento de público.
Fácil de comunicar
Internamente, como mencionado anteriormente, a comunicação entre os colaboradores foi aprimorada, inclusive com colaboradores de unidades distantes. Notadamente, dependendo da estrutura telefônica (e plano adotado), pode ser utilizado para melhorar as comunicações entre a matriz e as filiais e receber tarifas reduzidas ou sem custo.
Telefonia incluída é versátil
Além da transmissão de voz, o sistema de telefonia incluída associado a equipamentos modernos pode fornecer uma variedade de funções. Por exemplo, os recursos do PABX permitem o encaminhamento de chamadas, roteando as ligações dos clientes para ramais de profissionais específicos que podem receber ligações de uma mesa ou mesmo de um celular.
Vale lembrar que, dependendo do sistema, esse tipo de recurso pode ser feito por um operador que direciona a chamada manualmente, ou por um toque de tecla em uma opção fornecida ao cliente no início do contato.
Há também uma gravação da chamada, o que é conveniente para ambas as partes consultarem as informações por diferentes motivos no futuro. Em alguns casos, esses sistemas podem ser integrados a outras soluções de TI para processar ou salvar dados gerados por chamadas, inclusive em backups em nuvem.
Outra funcionalidade útil é a avaliação ao final de cada ligação para medir o nível de eficiência do atendimento, além da disponibilização automática de um número de convênio para acompanhamento de consultas sobre os temas abordados na ligação. Existem também sistemas com recursos de monitoramento que permitem que os gerentes avaliem sua produtividade por meio de informações obtidas por telefone.
É importante capacitar os colaboradores para que possam utilizar o maior número possível de recursos de forma eficaz e beneficiar suas atividades. Dessa forma, eles podem melhorar a qualidade do atendimento.
Atendimento mais personalizado
Por telefone, é possível oferecer aos clientes um atendimento mais personalizado e até humanizado, graças a recursos como entonação de voz e percepção das emoções da pessoa do outro lado da linha. Isso permite que os atendentes ajustem seu comportamento e abordagem para apaziguar clientes irritados, nervosos ou desesperados, por exemplo.
Facilidade e agilidade na progressão do processo
As ligações telefônicas são uma forma mais rápida de obter informações, além de facilitar e agilizar o processo. Se você for usar um e-mail ou mensagem, terá que esperar até que o destinatário veja e responda. Durante o contato telefônico, notifique-o tocando ou vibrando e seja capaz de responder a tempo.
Em caso de emergência, no final do dia, esteja ou não um funcionário viajando com a empresa, um telefonema é essencial para falar com alguém e resolver os desafios.
Reuniões à distância facilitadas
É muito mais simples organizar reuniões com clientes, fornecedores, colegas e outras partes interessadas por telefone, e você pode usar a funcionalidade de viva-voz para que pessoas de diferentes locais possam participar. No entanto, é importante ter um sinal telefônico estável e de qualidade, que pode ser obtido através dos planos da empresa.
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