Dalam dunia profesional, komunikasi via email tidak bisa dihindari, menjadi andalan, dan bersifat resmi. Penting untuk bertukar informasi penting soal bisnis hanya melalui email. Ini tidak hanya memberikan bukti valid untuk komunikasi, tetapi juga memastikan keamanan dan privasi dari informasi penting yang disampaikan.
Beberapa email bisnis bersifat one-to-many dan ada pula yang one-on-one. Apa pun pilihannya, penting untuk mengirimkannya menggunakan alamat email profesional dari domain Anda, bukan alamat email gratis seperti menggunakan email dari MSN, Gmail, dan sebagainya.
Alamat email profesional yang menggunakan domain milik Anda sendiri akan menambah kredibilitas pesan, membangun kepercayaan dalam relasi, dan membantu pelanggan mengenali merek Anda dengan lebih baik.
Blog terkait:
Dasar-dasar Email Bisnis
Sebelum membahas lebih dalam soal cara membuat email bisnis gratis, ada pentingnya kita memahami dahulu apa itu domain, situs web, dan alamat email bisnis.
Apa itu domain?
Jika sebuah bisnis ingin hadir secara luas di dunia maya, langkah pertama adalah mendaftarkan domain Anda sendiri. Nama domain biasanya dibentuk dengan menggabungkan nama bisnis/organisasi dengan akhiran standar internet yang disebut Top-Level Domain/TLD (.com, .net, .info, dan sebagainya).
Nama domain akan muncul seperti "domainanda.com" atau "perusahaananda.info".
Secara umum, sebuah domain tidak dapat melakukan apa pun sendiri. Saat Anda mendaftarkan domain, registrar menyediakan DNS manager, yang menyimpan detail penting seperti Alamat IP situs web Anda, data MX untuk mengirimkan email Anda, dan sebagainya.
Jika Anda tidak memiliki domain, Anda dapat membeli domain baru dari Zoho dan mulai membuat email bisnis Anda sendiri.
Apa itu situs web?
Situs web adalah sekumpulan halaman internet yang memberikan segala informasi tentang bisnis Anda.
Anda akan menggunakan DNS manager untuk memetakan alamat IP penyedia Webhosting ke domain Anda. Ini akan memastikan bahwa setiap kali seseorang mengetik "www.domainanda.com" di browser, webhost akan menampilkan halaman yang benar dan pembaca akan dapat mengakses informasi yang relevan dari situs web tersebut.
Apa itu alamat email bisnis?
Alamat email bisnis adalah alamat yang menggunakan nama domain perusahaan Anda sendiri, contohnya "patricia@perusahaananda.com". Karena alamat itu selaras dengan nama bisnis, pelanggan akan dapat mengidentifikasi Anda dengan mudah.
Oleh karena itu, memiliki alamat khusus membantu membangun identitas bisnis dan meningkatkan kredibilitas di mata pelanggan.
Untuk menyiapkan email domain, Anda akan menggunakan DNS manager untuk memetakan domain Anda dengan penyedia layanan email, dengan memperbarui data MX yang direkomendasikan oleh penyedia email Anda.
Mengapa Anda memerlukan alamat email bisnis?
Meskipun alasan utamanya adalah untuk membantu pelanggan mengidentifikasi suatu bisnis, ada banyak alasan penting lain kenapa Anda harus menggunakan alamat email bisnis. Alamat email bisnis membantu Anda:
1. Menunjukkan profesionalisme
Memiliki alamat email yang sesuai dengan merek menunjukkan bahwa Anda serius dan profesional terhadap bisnis Anda.
Dengan cara ini, Anda juga akan dianggap serius oleh pelanggan, karena mereka kemungkinan besar akan memilih dan mempercayai bisnis yang menggunakan alamat email profesional dibandingkan bisnis yang menggunakan email gratis.
2. Menunjukkan keaslian dan meraih kepercayaan pelanggan
Saat Anda atau karyawan mengirim email menggunakan alamat yang mencantumkan nama bisnis, pelanggan dapat mengetahui dengan pasti bahwa email tersebut berasal dari sumber yang asli.
Mereka akan mengidentifikasi Anda bahkan sebelum membuka email. Ini akan membantu mereka membangun kepercayaan terhadap bisnis Anda dan membalas email Anda tanpa takut tertipu.
3. Mempromosikan merek Anda
Dengan nama bisnis ada di alamat email, Anda mempromosikan merek di setiap email yang Anda kirim. Dengan cara ini, Anda pasti akan tetap berada dalam ingatan mereka untuk waktu yang lama.
4. Menjaga konsistensi
Saat Anda membuat alamat email profesional menggunakan domain milik sendiri, Anda memastikan bahwa setiap email yang keluar memiliki format standar dan menjaga konsistensi brand.
5. Menghindari spam
Ketika pelanggan mengenali Anda dari nama brand, kecil kemungkinannya mereka akan menandai email Anda sebagai spam.
Sebaliknya, jika Anda menggunakan akun email gratis, email Anda mungkin akan diragukan dan akhirnya ditandai sebagai spam.
Baca juga:
Cara praktis membuat alamat email bisnis
Ada beberapa hal yang perlu Anda iingat saat membuat email bisnis, antara lain:
- Temukan nama domain yang dapat dengan cepat diasosiasikan dengan bisnis Anda dan mudah dikenali oleh pelanggan.
- Memiliki format alamat email standar di seluruh organisasi itu penting. Misalnya, Anda dapat memilih alamat email profesional dengan "nama depan.nama belakang@perusahaananda.com" sebagai format standar untuk semua karyawan.
- Buat alamat email grup seperti "support@perusahaananda.com" dengan nama departemen sehingga Anda dapat mengelola semua email departemen dari satu tempat.
- Pastikan Anda mengamankan alamat email bisnis dari phishing dan spam dengan mengautentikasi domain menggunakan konfigurasi SPF dan DKIM.
Bagaimana cara memilih hosting email terbaik?
Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika Anda memilih email hosting. Beberapa faktor terpenting meliputi:
1. Pengaturan yang mudah
Aspek pertama yang harus dimiliki penyedia layanan email adalah prosedur menyiapkan domain sederhana dan tidak rumit. Meskipun prosesnya tetap sederhana, tetap pastikan bahwa penyedia layanan tidak melewatkan langkah-langkah otentikasi yang diperlukan.
2. Migrasi yang efisien
Pastikan email hosting yang Anda pilih memungkinkan Anda memigrasikan semua email, kontak, dan data lainnya dengan efisien dari tempat Anda berlangganan sebelumnya. Proses migrasi ini sangat krusial karena jika ada data yang hilang tentu konsekuensinya sangat besar bagi bisnis.
3. Aman dan privat
Pilih layanan yang menjamin keamanan dan privasi data Anda. Harus ada otentikasi berlapis untuk akun email dan enkripsi end-to-end. Informasi pribadi yang Anda bagikan dengan layanan juga harus dijaga kerahasiaannya.
Kepatuhan terhadap regulasi privasi harus menjadi prioritas utama.
4. Domain kustom yang cocok dengan bisnis Anda
Domain email harus relevan dengan bisnis Anda, jadi pastikan hosting email yang Anda pilih memungkinkan Anda memberikan domain pilihan Anda dan mengizinkan Anda menggunakannya jika tersedia.
Alamat email domain kustom membantu pelanggan mengidentifikasi merek Anda dengan lebih baik dan membangun kepercayaan.
5. Control panel yang tangguh
Pilih penyedia layanan dengan panel kontrol canggih yang memungkinkan Anda mengontrol semua pengaturan terkait domain, mengelola pengguna dan alamat grup, mengatur pembatasan dan kebijakan spam, dan melakukan banyak hal penting lainnya.
Perlu diingat juga bahwa penyedia hosting email harus menjamin persentase uptime yang baik.
6. Kolaborasi dengan software bisnis lainnya
Akan lebih baik jika penyedia hosting memiliki sarana untuk kolaborasi tim internal dan alat bawaan seperti kalender, catatan, manajemen kontak, dll.
Mengapa harus membuat email bisnis di Zoho?
Zoho Mail adalah platform yang aman, private, dan bebas iklan untuk menghosting email domain kustom Anda dan memberi yang terbaik untuk seluruh penggunanya.
Zoho Mail memiliki paket yang dapat dikustom, dengan paket gratis untuk perusahaan kecil. Gratis dan tanpa iklan. Menyenangkan, bukan?
Fitur pada paket gratis Zoho Mail adalah sebagai berikut:
- 5 akun pengguna
- Penyimpanan/pengguna 5GB
- Lampiran email hingga 25MB
- Hosting email untuk satu domain
- Two-Factor-Authentification
Pilih paket harga pilihan Anda dan daftar ke email bisnis. Anda juga dapat merujuk ke panduan penggunaan untuk mendapatkan gambaran umum tentang langkah-langkahnya membuat email bisnis.
.
Comments