Kami mencoba mengeksplorasi perbedaan Zoho Workplace dan Google Workspace lebih dari sekadar perbandingan harga sederhana. Kami coba membahas pertimbangan strategis yang lebih mendalam yang dapat memengaruhi kegesitan sebuah bisnis, skalabilitas, dan efisiensi keuangan sebuah perusahaan.
Artikel ini membahas aspek penting dalam proses pengambilan keputusan, yaitu: perbedaan antara paket langganan Zoho yang fleksibel dan paket Google Workspace yang lebih konvensional.
Tulisan ini bertujuan untuk mengurai model-model berlangganan pada kedua software, dengan fokus pada keuntungan biaya intrinsik yang ditawarkan oleh pendekatan fleksibel Zoho.
Hal tersebut sangat relevan untuk bisnis yang memprioritaskan kemampuan beradaptasi di software kolaborasi mereka untuk mengakomodasi alur kerja dan konfigurasi tim yang terus berkembang.
Blog terkait:
Menelisik model langganan
Gambar di bawah memberikan analisis perbandingan paket berlangganan yang ditawarkan oleh Zoho Workplace dan Google Workspace secara sederhana.
Kenapa beralih dari Workspace
Google Workspace menawarkan model berlangganan tetap untuk bisnis yang jumlah karyawannya kurang dari 300 orang dengan asumsi semua karyawan memiliki kebutuhan sama.
Namun faktanya, hal ini jarang terjadi. Ini cukup menantang bagi startup dan bisnis yang baru berkembang karena tiap karyawan memiliki kebutuhan yang berbeda.
Ketika sebuah bisnis berkembang hingga mempekerjakan lebih dari 300 karyawan, bisnis tersebut tidak dapat menggunakan paket Starter yang mensyaratkan jumlah maksimal 300 pengguna, sehingga lebih sulit untuk mengelola biaya secara efektif seiring dengan perkembangan bisnis.
Bisnis harus beralih ke paket Google Workspace dengan fitur dan kemampuan yang lebih tinggi namun dengan harga paket lebih mahal.
Inilah beberapa alasan mengapa pengguna mencari alternatif Google Workspace:
1. Skalabilitas yang tidak fleksibel
Keterbatasan skalabilitas Google Workspace menjadi tantangan tersendiri ketika sebuah bisnis mengalami pertumbuhan atau perubahan dalam kebutuhan operasionalnya.
Misalnya, perusahaan yang menggunakan paket Business Standard mungkin mendapati bahwa beberapa karyawan membutuhkan fitur lebih canggih atau kontrol keamanan yang hanya tersedia di paket Business Plus atau Enterprise.
Akhirnya perusahaan perlu meningkatkan seluruh langganannya ke paket yang lebih tinggi, meskipun sebagian karyawan lain sebenarnya tidak membutuhkan fitur-fitur canggih tersebut.
Kurangnya kustomisasi ini menjadi semakin terasa ketika perusahaan berkembang melebihi 300 pengguna, hingga memaksa mereka untuk meninggalkan paket Starter dan Standard untuk opsi yang lebih mahal.
Meskipun Google mengizinkan pencampuran paket, Google membatasi penggunaan paket Starter dalam skenario seperti itu, yang semakin memperumit cara perusahaan berlangganan aplikasi produktivitas ini.
Kurangnya fleksibilitas ini dapat menjadi tantangan tersendiri bagi bisnis yang mengalami pertumbuhan pesat atau memiliki kondisi yang fluktuatif.
2. Storage yang kurang dimanfaatkan
Google Workspace menawarkan berbagai paket, mulai dari Business Starter, Business Standard, dan Business Plus, yang menyediakan penyimpanan lebih besar per pengguna, masing-masing 30 GB, 2 TB, dan 5 TB.
Namun, bagi perusahaan rintisan dengan jumlah karyawan kurang dari 300 orang yang hanya berlangganan satu paket, mereka terhitung akan tetap membayar lebih banyak untuk mendapat storage lebih besar. Padahal, mereka tidak membutuhkan kapasitas penyimpanan sedemikian besarnya. Ini tentu mengakibatkan pemborosan.
Ketika perusahaan rintisan memilih Google Workspace Business Standard atau paket yang lebih tinggi terutama untuk fitur-fitur tertentu, penyimpanan 2TB per pengguna mungkin tidak digunakan sepenuhnya, terutama jika hanya sebagian karyawan yang membutuhkan penyimpanan yang begitu besar.
Meskipun fitur pooling dapat mengalokasikan ruang penyimpanan yang tidak terpakai untuk tim lain yang lebih membutuhkan, fitur ini tidak sepenuhnya mengatasi ketidakefisienan kelebihan kapasitas.
3. Fitur yang tidak digunakan
Di Google Workspace, aplikasi produktivitas utama seperti Gmail, Drive, dan Calendar digunakan secara luas di berbagai departemen. Namun, tingkat penggunaan aplikasi tambahan, seperti Google Sites dan AppSheet tentu bukan sesuatu yang dibutuhkan semua tim.
Google Sites, website builder dari Google, tersedia di semua paket Google Workspace mulai dari Business Starter hingga Enterprise. Alat ini mungkin penting bagi tim pemasaran untuk membuat microsite khusus, namun mungkin tidak diperlukan oleh tim General Affair atau tim Finance.
Demikian juga dengan AppSheet yang biasanya disertakan dalam paket Business Standard dan di atasnya. Fitur ini menawarkan platform tanpa kode untuk membangun aplikasi khusus bagi tim yang terlibat dalam pengumpulan data, otomatisasi alur kerja, dan tugas-tugas khusus lainnya.
Namun mungkin aplikasi ini tidak akan pernah digunakan oleh tim HR dan sales.
Bagaimana dengan Zoho Workspace?
Zoho Workplace, aplikasi produktivitas dan kolaborasi alternatif Google Workspace menawarkan keuntungan yang lebih besar, terutama dalam hal biaya dan paket yang dapat dikustom.
Tidak seperti model harga Google Workspace, Zoho Workplace memungkinkan organisasi untuk menyesuaikan langganan mereka untuk memenuhi kebutuhan tim tertentu, sehingga tim hanya menggunakan aplikasi yang mereka butuhkan saja.
Zoho Workplace, seperti Google Workspace, menawarkan paket langganan yang menyertakan storage gabungan, sehingga memungkinkan penggunaan bersama di antara karyawan.
Fitur ini memfasilitasi manajemen data yang fleksibel dan dapat mengoptimalkan pemanfaatan penyimpanan di seluruh organisasi, memastikan sumber daya dialokasikan di tempat yang paling dibutuhkan.
Baca juga:
Analisis keuangan menggunakan composite organization
Zoho Workplace yang mendistribusikan paket Zoho yang berbeda di berbagai tim akan menghasilkan struktur yang lebih hemat biaya.
Mari kita asumsikan:
- 100 karyawan menggunakan paket Mail Only seharga Rp13.000-an/pengguna/bulan.
- 150 karyawan menggunakan paket Workplace Standard dengan harga Rp41.000-an/pengguna/bulan.
- 50 karyawan menggunakan paket Workplace Professional dengan harga Rp82.000-an/pengguna/bulan.
Total biaya tahunan untuk 300 karyawan: Rp165,5 jutaan per tahun.
Analisis biaya langganan
Jika tim di Zoho Workplace membutuhkan ruang penyimpanan tambahan, mereka dapat meningkatkannya dengan tarif yang sangat masuk akal, sekitar Rp400 ribuan/bulan untuk penyimpanan 1TB.
Analisis biaya: Google Workspace vs Zoho Workplace Flexible Plan
Analisis keuangan menggunakan kebutuhan gabungan
Pertimbangkan sebuah perusahaan dengan 500 karyawan, yang terdiri dari beberapa tim dengan kebutuhan digital yang beragam.
Mari kita pertimbangkan sebuah perusahaan yang memiliki lebih dari 300 karyawan. Tim admin dan non-teknis mungkin hanya membutuhkan layanan email dasar, sementara tim yang berhadapan langsung dengan pelanggan dan jajaran pimpinan membutuhkan alat kolaborasi yang lebih luas.
Fleksibilitas ini mencegah pendekatan one-size-fit-all dan memastikan bahwa paket berlangganan selaras dengan penggunaan riilnya.
Mari kita lihat analisis keuangan dari paket fleksibel yang ditawarkan oleh Google Workspace dan Zoho Workplace untuk perusahaan seperti ini.
Google Workspace: Mengharuskan organisasi dengan lebih dari 300 pengguna untuk beralih ke paket Enterprise.
Mari kita pertimbangkan organisasi yang terdiri dari 500 karyawan dan mendistribusikan paket Google Workplace di antara mereka. Anggap saja berdasarkan kebutuhan organisasi, mereka mengelompokkan paket Google Workspace sebagai berikut:
- 100 karyawan dengan paket Enterprise Standard seharga $20/pengguna/bulan (sekitar Rp320 ribuan dengan kurs $1=Rp16.000,-).
- 100 karyawan pada paket Business Plus seharga $18/pengguna/bulan (sekitar Rp288 ribuan dengan kurs $1=Rp16.000,-).
- 300 karyawan dengan paket Business Standard seharga $12/pengguna/bulan (sekitar Rp192 ribuan dengan kurs $1=Rp16.000,-).
Total biaya tahunan $110,400 (sekitar Rp1,766 miliar dengan kurs $1=Rp16.000,-).
Zoho Workplace: Ketika perusahaan gabungan beralih ke Zoho Workplace, perusahaan secara strategis mengalokasikan langganan berdasarkan fungsi tim, sehingga meningkatkan efisiensi biaya dan memaksimalkan pemanfaatan sumber daya.
Perusahaan membagi karyawan ke dalam kelompok-kelompok sesuai dengan kebutuhan mereka. Misalnya:
- 100 karyawan pada paket Mail Only dengan harga Rp14 ribuan/pengguna/bulan.
- 100 karyawan pada Workplace Standar dengan harga Rp41 ribuan/pengguna/bulan.
- 300 karyawan di Workplace Professional dengan harga Rp82 ribuan/pengguna/bulan.
- Total biaya tahunan Rp422 jutaan.
Aplikasi Zoho yang berdiri sendiri yang setara dengan Google: Zoho Sites (setara dengan Google Sites), Zoho Survey (setara dengan Google Forms), Zoho Creator (setara dengan Google AppSheet).z
Tabel ini menyoroti biaya dan fitur dari paket fleksibel Zoho Workplace dibandingkan Google Workspace untuk organisasi dengan 500 pengguna.
Kesimpulan: Penghematan
Analisis biaya berlangganan antara paket Google Workspace dan paket fleksibel Zoho Workplace, dengan penambahan aplikasi yang diperlukan, menunjukkan keuntungan finansial yang signifikan bagi bisnis yang memilih Zoho Workplace.
Beralih ke Zoho Workplace dari salah satu paket Google Workspace akan memberikan hasil sebagai berikut:
- Pengguna Google Workspace Business Starter menghemat $11.376 (47% dari biaya saat ini).
- Pengguna Google Workspace Business Standard menghemat $32.926 (72% dari biaya saat ini).
- Pengguna Google Workspace Business Plus menghemat $54.576 (81% dari biaya saat ini).
- Bertransisi dari Paket Enterprise Google Workspace (paket fleksibel) ke paket fleksibel Zoho Workplace, perusahaan menghemat $86.496 (73,5% dari biaya saat ini).
Catatan: Informasi yang disajikan dalam artikel ini didasarkan pada paket harga standar yang tersedia langsung dari situs web resmi Zoho Workplace dan Google Workspace per 1 Maret 2024. Penting untuk dicatat bahwa analisis ini tidak memperhitungkan paket khusus atau penyesuaian harga yang mungkin ditawarkan melalui mitra atau distributor pihak ketiga. Khusus untuk Google Workspace, faktor kurangnya kustomisasi dan fleksibilitas terutama ditujukan pada keterbatasan yang terlihat pada paket siap pakai yang tersedia langsung dari situs web mereka. Ini termasuk peningkatan wajib ke paket Enterprise untuk perusahaan dengan lebih dari 300 karyawan dan pembatasan untuk mencampur paket Starter dengan tingkatan lainnya. Kondisi ini dapat secara signifikan berdampak pada bisnis yang mencari solusi IT yang dapat ditingkatkan dan fleksibel saat bisnis makin berkembang. Pembaca harus mempertimbangkan bahwa paket alternatif atau khusus mungkin tersedia melalui mitra resmi, yang dapat memberikan fitur tambahan atau solusi khusus yang tidak dijelaskan di sini.
Comments