Siapa yang tidak menggunakan email hari ini? Rasanya, hampir semua orang menggunakannya, terutama untuk kebutuhan pekerjaan dan bisnis.
Salah satu hal yang paling umum kita temui dalam sebuah email adalah CC dan BCC. Di sinilah masalahnya, banyak pengguna email bisnis bingung, apa perbedaan keduanya, kapan digunakannya, di mana, dan bagaimana cara menggunakan CC dan BCC.
Secara harafiah, alias letterlijk, CC merupakan kependekan dari Carbon Copy.
Secara umum CC adalah salinan email. Seperti namanya, akun yang Anda sebut di kolom CC akan menerima salinan email Anda.
Mereka juga bisa melihat semua penerima email lainnya, baik di kolom penerima langsung maupun semua penerima yang di-CC-kan. Tidak ada yang tersembunyi jika Anda menggunakan CC.
Apa itu BCC?
BCC merupakan kependekan dari Blind Carbon Copy. Memang mirip dengan CC, tetapi cara kerjanya sedikit berbeda.
Penerima email yang ada di kolom BCC masih akan menerima salinan email, tetapi namanya tidak akan terlihat oleh orang lain. Jadi, penerima lainnya tidak mengetahui jika Anda mengirim email ke orang tersebut.
Penerima BCC juga tidak akan menerima balasan ke utas email tersebut, kecuali alamat mereka dimasukkan kembali di bidang BCC atau dipindahkan ke bidang CC.
Cara kerja CC dan BCC email sebenarnya sederhana. Tetapi sayangnya, banyak orang melakukan kebiasaan buruk saat menggunakannya. Jadi mari kita lihat aturan dasar menggunakan CC dan BCC secara efektif.
1. Jangan Gunakan CC untuk email pemberitahuan
Mungkin salah satu kesalahan yang kita lakukan saat menggunakan kolom CC adalah menggunakannya untuk berbagi informasi penting dengan rekan lainnya. Padahal ini bukanlah cara yang tepat.
Ada beberapa cara untuk menghindari hal ini. Tentu saja, Anda selalu dapat menghubungi kolega secara langsung menggunakan kolom KEPADA dan menyertakan penjelasan singkat mengapa Anda mengirimkan informasi ini kepada mereka.
Alternatifnya, masukkan informasi yang ingin Anda bagikan ke dalam pesan lewat postingan Streams atau dengan berbagi percakapan email dengan kolega Anda secara langsung.
Cara terbaik untuk menggunakan CC adalah dengan memperluas percakapan email ke rekan kerja yang terkait dengan topik dalam email itu.
Namun perlu diingat, jika Anda bukan pengirim pertama email tersebut, Anda harus meminta izin kepada pengirim sebelumnya untuk menambahkan penerima baru.
Menambahkan penerima baru tanpa bertanya terlebih dahulu juga dapat menyebabkan kebocoran informasi pribadi atau hak milik secara tidak sengaja.
Mengirim email dengan seluruh tim menggunakan CC menjadi bukanlah cara terbaik. Jauh lebih baik jika Anda mengirimkan salinan email tersebut ke satu atau dua anggota tim yang dapat mengumpulkan semua informasi di timnya.
3. Berhati-hatilah terhadap BCC
Saat menggunakan kolom BCC, ada aturan sederhana yang harus diikuti: gunakan dengan hati-hati.
Anda harus selalu memastikan bahwa Anda menggunakan sistem email yang melindungi privasi penerima, dan BCC adalah alat yang berguna dalam hal itu.
Masalah lain yang harus diperhatikan saat menggunakan BCC adalah jika secara tidak sengaja melanggar undang-undang privasi yang berlaku di wilayah Anda.
Sebagian besar undang-undang privasi data yang sekarang berlaku—dari GDPR Eropa hingga PIPEDA di Kanada atau HIPAA—berisi ketentuan eksplisit tentang cara menyimpan dan berbagi informasi kontak pribadi seperti alamat email.
Menggunakan kolom BCC dapat berarti Anda membagikan informasi pribadi tanpa persetujuan penerima email utama, dan dapat menyebabkan Anda terkena sanksi.
Terakhir, aturan yang berlaku untuk penggunaan email secara lebih umum, dan bukan hanya kolom CC dan BCC: hormati.
Jangan mengirim email kecuali diperlukan, dan kirim email di waktu yang tidak menyebabkan stres.
Jika Anda dapat mengobrol langsung, lakukanlah, ketimbang mengirim email. Jika Anda menemukan ide dan merasa harus dibagikan, jangan langsung mengirimkannya. Anda dapat menjadwalkannya secara otomatis.
Tulis Email yang Lebih Baik
Pada akhirnya, semua tips di atas dapat diringkas menjadi prinsip sederhana: luangkan waktu untuk menulis email berkualitas dan komunikasi tim Anda akan terjalin lebih baik.
Masih banyak lagi fitur yang dimiliki Zoho Mail untuk membantu Anda mendapatkan yang terbaik dari sistem email Anda. Pantau terus blog kami untuk pembaruan fitur terbaru, kiat, trik, dan lainnya.
Comments