Sebagai karyawan, Anda tentu sering mendengar istilah produktivitas kerja. Mungkin juga Anda sudah jengah dengan istilah itu lantaran perusahaan selalu menuntut peningkatan produktivitas kerja.
Jika Anda pebisnis atau menduduki level manajemen sebuah perusahaan, mungkin juga Anda bosan memotivasi tim untuk makin produktif.
Saking bosannya, tak peduli Anda ada di kursi karyawan atau pimpinan, Anda sampai lupa apa sebenarnya esensi dari produktivitas kerja.
Dalam tulisan ini, Zoho ingin menyegarkan kembali soal apa itu produktivitas kerja, apa pentingnya, dan bagaimana cara meningkatkan produktivitas kerja tanpa mengorbankan lingkungan serta budaya kerja yang positif.
Apa itu produktivitas kerja?
Produktivitas kerja adalah ukuran penting dari efisiensi dan efektivitas organisasi dalam memanfaatkan sumber daya manusia untuk mencapai tujuannya.
Produktivitas kerja mengukur seberapa efisien pekerjaan dilakukan. Ini dihitung dengan membagi output pekerjaan dengan input pekerjaan.
Output pekerjaan dapat diukur dalam bentuk barang yang diproduksi, layanan yang diberikan, atau tugas yang diselesaikan.
Sebaliknya, input pekerjaan dapat diukur dalam hal jumlah tenaga kerja, waktu kerja, dan sumber daya lain yang mereka miliki.
Secara sederhana, produktivitas kerja mengacu pada sesuatu yang dihasilkan oleh karyawan atau tim dalam jangka waktu tertentu. Tenaga kerja yang sangat produktif dapat memberikan nilai lebih, memenuhi tenggat waktu, dan berkontribusi pada kesuksesan organisasi secara keseluruhan.
Produktivitas kerja, menurut para ahli, berkaitan langsung dengan tujuan dan apa yang seseorang dapatkan. Dalam teori The Goal Setting, seseorang cenderung menjadi lebih produktif jika mereka memiliki tujuan yang spesifik dan menantang.
Apa pentingnya produktivitas kerja?
Produktivitas kerja sangat penting bagi bisnis untuk beroperasi secara efisien sambil mendapatkan profit yang maksimal, memberikan produk atau layanan berkualitas, dan mendapatkan keunggulan kompetitif.
Pentingnya produktivitas tenaga kerja terletak pada pengaruhnya terhadap bottom line perusahaan.
Peningkatan produktivitas biasanya diukur dengan peningkatan profitabilitas, daya saing, dan pertumbuhan bisnis. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan sumber daya, mengurangi biaya, dan memberikan produk atau layanan berkualitas lebih tinggi kepada pelanggan.
Masalahnya, produktivitas kerja kerap bertolak belakang dengan suasana kerja yang baik. Itulah kenapa, dalam beberapa tahun belakangan, perusahaan berlomba untuk meningkatkan produktivitasnya sambil juga menciptakan lingkungan kerja yang positif.
Budaya dan lingkungan kerja yang baik tidak hanya menguntungkan perusahaan secara keseluruhan tetapi juga berkontribusi pada kepuasan dan keterlibatan karyawan.
Menurut teori Service Profit Chain, ketika karyawan puas dengan lingkungan kerja mereka, merasa dihargai, dan punya rasa memiliki yang tinggi, mereka menjadi lebih dekat dan termotivasi untuk melangkah lebih jauh dalam interaksi mereka dengan pelanggan.
Karyawan yang punya hubungan emosional yang baik cenderung berkomitmen terhadap pekerjaan dan tempat kerja mereka, menunjukkan perilaku seperti empati, perhatian, dan pemecahan masalah secara proaktif saat melayani pelanggan.
Sikap dan dedikasi positif mereka ujung-ujungnya menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih menyenangkan dan berkesan.
Cara meningkatkan produktivitas kerja
Ada banyak cara yang dapat perusahaan lakukan untuk meningkatkan produktivitas kerja tim mereka. Berikut ini beberapa metode yang efektif:
1. Tetapkan tujuan dan harapan yang jelas
Karyawan perlu mengetahui apa yang perusahaan harapkan dari mereka. Mereka juga perlu memiliki tujuan yang jelas terhadap apa yang mereka kerjakan.
2. Sediakan alat dan sumber daya yang tepat
Karyawan perlu memiliki alat dan sumber daya yang mumpuni untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif. Ini termasuk akses ke teknologi, informasi, dan pelatihan.
3. Dorong komunikasi terbuka
Karyawan perlu merasa nyaman berkomunikasi dengan manajer mereka, dan juga sebaliknya. Menyediakan alat komunikasi yang tepat memungkinkan masalah diidentifikasi dan ditangani dengan cepat, dan juga membantu membangun kepercayaan dan kerja sama.
4. Berikan umpan balik secara teratur
Karyawan perlu mengetahui bagaimana kinerja mereka untuk meningkatkan kinerja di masa depan. Umpan balik secara reguler dapat diberikan melalui ulasan kinerja, pertemuan empat mata, atau sesi umpan balik informal.
5. Berdayakan karyawan
Karyawan lebih produktif ketika mereka merasa memiliki kendali atas pekerjaan mereka. Ini berarti memberi mereka kebebasan untuk mengambil keputusan, mengambil inisiatif, dan menyelesaikan masalah sendiri.
6. Rayakan keberhasilan
Ketika karyawan mencapai tujuan mereka, penting untuk merayakan keberhasilan mereka. Hal ini menunjukkan bahwa kerja keras mereka dihargai dan memotivasi mereka untuk terus bekerja keras.
Peran teknologi dalam produktivitas kerja
Teknologi memainkan peran penting dalam meningkatkan produktivitas kerja karyawan. Berikut beberapa cara memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan produktivitas kerja.
1. Kolaborasi dan komunikasi
Teknologi memungkinkan komunikasi dan kolaborasi yang lancar di antara tim, tak peduli di mana pun mereka berada. Platform seperti software kolaborasi, pesan instan, dan alat konferensi video memfasilitasi pembagian informasi yang efisien, pertukaran ide, dan pengambilan keputusan secara real time.
2. Manajemen tugas dan proyek
Memanfaatkan alat produktivitas dan software akanmembantu dalam mengatur dan melacak tugas, tenggat waktu, dan progres tiap proyek.
Alat-alat ini menawarkan fitur-fitur seperti penetapan tugas, pemantauan progres, dan pelacakan pencapaian. Semua digunakan agar tim dapat mempergunakan waktu seefisien mungkin.
3. Office suite yang andal
Sediakan office suite seperti Writer, Sheet, dan Zoho Show yang andal. Dengan beragam ekstensi, bahkan sampai ekstensi langsung dengan chatGPT, tim Anda dapat mempersingkat urusan pembuatan beragam dokumen dan menemukan ide-ide yang selama ini tak pernah terpikir.
Lebih dari itu, office suite dari Zoho dapat menjadi Single Source of Truth untuk seluruh tim.
4. Mobile Apps dan jarak jauh
Pastikan software kolaborasi yang Anda pilih untuk meningkatkan produktivitas kerja memiliki aplikasi seluler yang andal pula. Dengan munculnya teknologi seluler, organisasi dapat mengatur kerja secara fleksibel, memungkinkan karyawan untuk bekerja dari jarak jauh atau mengakses informasi dan aplikasi terkait pekerjaan di perangkat seluler mereka.
Kesimpulan
Dengan memanfaatkan teknologi secara efektif dan menggabungkannya dengan pendekatan yang berpusat pada manusia, perusahaan dapat memaksimalkan potensi karyawan dan meningkatkan produktivitas kerja serta bisnis secara keseluruhan.
Comments