Aannames

In dit document wordt ervan uitgegaan dat u al op de hoogte bent van de basisconcepten van territoriumbeheer. Raadpleeg het helpdocument Overzicht territoriumbeheer voor meer informatie over de functie in Zoho CRM.

 Inleiding

Territoriumbeheer is een systeem waarmee klantenaccounts worden gegroepeerd op basis van een gedefinieerde reeks criteria. Dit maakt het gemakkelijk klantenaccounts te laten delen door meerdere salesteams in uw bedrijf. In Zoho CRM kunt u met de territoriumbeheerfunctie:

• Territoria aanmaken en criteria bepalen die een territorium definiëren.
• Een territoriumhiërarchie opstellen naast de rollenhiërarchie in uw account.
• Vooraf gedefinieerde rapporten voor territoria openen, zoals toppresteerders in verschillende territoria, totale verkoopcyclusduur in verschillende territoria en omzet per territorium.
• Aangepaste rapporten voor territoria maken.
• Meerdere prognosedoelen stellen voor gebruikers die in meerdere territoria werkzaam zijn.

Niet alle bedrijven hebben territoriumbeheer nodig. U moet beslissen of het gebruik van territoria nuttig is voor de salesstructuur en het model voor het delen van gegevens binnen uw bedrijf. Dit document helpt u te bepalen of uw bedrijf territoriumbeheer nodig heeft.

 Rol versus territorium

 Eerst behandelen we de voordelen van territoriumbeheer in vergelijking met rollen.

Aan de hand van onderstaand bedrijfsscenario wordt het nog duidelijker.

Stel dat de salesmedewerkers van Zillum Inc. zijn georganiseerd in zes teams om de hele Verenigde Staten te bedienen: Centraal-noord, Noordoost, Noordwest, Centraal-zuid, Zuidoost en Zuidwest. In deze salesstructuur:

• Wilt u niet dat het salesteam uit een bepaalde regio toegang heeft tot de records van een andere regio.
• Kunnen er belangrijke potentiële klanten zijn die u wilt delen met de senior salesmedewerkers van twee verschillende teams, in twee regio's.

Het kan ingewikkeld zijn om dit te bereiken met alleen rollen en regels voor het delen van gegevens. Maar met territoria die zijn gebaseerd op een gedefinieerde reeks criteria, kunt u het Zoho CRM-model voor het delen van gegevens in uw Zoho CRM-account uitbreiden. Dat maakt het eenvoudig om records te delen met verschillende gebruikers in verschillende teams. Zo kunnen de teams zich richten op het behalen van de salesdoelstelling die in de verschillende tijdzones is ingesteld.

 Voordat u overgaat op territoriumhiërarchie

Voordat u plant om territoriumbeheer in uw Zoho CRM-account in te stellen, dient u de volgende onderwerpen in overweging te nemen om te bepalen of territoriumbeheer geschikt is voor uw bedrijf.

• Salesstructuur en noodzaak om te delen — Een CRM-structuur voor het delen van gegevens, waarin personen die in meerdere territoria werkzaam zijn, toegang tot meerdere klantenaccounts nodig hebben.
• Prognose — Prognoses op basis van territoriumhiërarchie. De noodzaak om prognosedoelen in te stellen voor elk territorium waarin een gebruiker werkzaam is.
• Beheer — Territoria kunnen worden beheerd als afzonderlijke eenheden om de last van de beheerders te verminderen.

Salesstructuur en noodzaak om te delen

Hoe worden uw gegevens gedeeld met andere gebruikers? Het is van cruciaal belang om te analyseren of de op rollen gebaseerde hiërarchie, de regels voor het delen van gegevens, de groepen en de toewijzingsregels de beste opties bieden om accounts te delen in uw salesstructuur. Uw bedrijf moet mogelijk records kunnen delen op basis van producten of services, omzet, postcode/regio of branche, en niet op basis van de eigenaar van de record. Voor een dergelijk complex samenwerkingsmodel hebt u territoria nodig, die zorgen voor een effectieve groepering van klantenaccounts en het mogelijk maken records te delen met verschillende salesteams.

Moet u in de salesstructuur van uw bedrijf klantenaccounts delen met veel mensen in verschillende teams? Bijvoorbeeld: u hebt een salesmedewerker in de binnendienst die de potentiële klant belt en een afspraak maakt. U hebt ook een salesmedewerker in de buitendienst, die de potentiële klant bezoekt om een demonstratie van het product te geven. Hoe deelt u de klantenaccount met beide verkopers?

De salesstructuur van een bedrijf is lineair of een complexe matrix waarin het delen van gegevens een stap te ver gaat. Territoriumbeheer is geschikt voor uw bedrijf als:

• De behoefte om klantenaccounts te delen meer afhangt van de kenmerken van de accounts dan van de eigenaars van de individuele records.
• De salesstructuur in uw bedrijf de vorm van een matrix heeft, waarin personen die in meerdere territoria werken, toegang moeten hebben tot meerdere klantenaccounts.

Prognoses

Wanneer u overschakelt naar territoriumbeheer in Zoho CRM, veranderen ook de prognoses om te voldoen aan de vereisten van de territoria. Als een gebruiker deel uitmaakt van meerdere territoria, moet u mogelijk verschillende salesdoelstellingen voor de gebruiker definiëren, omdat elk territorium een eigen doelstelling heeft.

Dan werkt het niet om de gebruiker één prognosedoel te geven. Door uw maandelijkse of driemaandelijkse doelstellingen op te splitsen op basis van de territoria en de klantenaccounts in deze territoria, krijgt u een duidelijk beeld van de salesprognose en de doelstelling die moet worden bereikt.

Beheer

Vindt uw beheerder het ingewikkeld om de talrijke regels voor het delen van gegevens te beheren en te controleren wanneer de salesstructuur wijzigt? Wanneer er een complexe architectuur voor het delen van gegevens bestaat, moet u de volgende beheerstaken aankunnen:

Meerdere gebruikers soortgelijke toegang bieden tot gegevens, gebruikersmachtigingen beheren op individueel niveau of rolniveau, meerdere regels voor het delen van gegevens opstellen, grote gegevensvolumes onderhouden en werkzaamheden van salesmedewerkers voor meerdere salesteams bijhouden.

Met territoria is dit echter gemakkelijker te beheren. Bijvoorbeeld: uw salesstructuur is opgedeeld in territoria. Een salesmedewerker die klantenaanvragen uit China behandelt, is een toppresteerder in uw team. U besluit deze medewerker de extra verantwoordelijkheid te geven om klanten uit Japan te bedienen. In dit voorbeeld biedt territoriumbeheer u de flexibiliteit om de gebruiker toe te voegen aan het verkoopterritorium China en Japan, waar de verkoper toegang heeft tot de klantenrecords uit beide landen.

Waar complexe regels voor het delen van gegevens en rollenhiërarchie niet aan uw behoeften voldoen, kunnen territoria eenvoudig als afzonderlijke units worden beheerd. Dit vermindert ook de last van de beheerders. De visualisering van de salesstructuur van uw bedrijf in een territoriumhiërarchie kan u helpen bepalen of territoriumbeheer een optie voor u is.

 Redenen om territoriumbeheer te gebruiken

Wilt u een ongelijkmatige verdeling van klantenaccounts vermijden om de focus van sales- en teamwerkzaamheden te vergroten?

Uw salesmedewerkers hebben mogelijk te veel of te weinig werk. Dit kan leiden tot verspilling van resources en omzetverlies. De werkbelasting moet goed worden verdeeld om uw bestaande klanten en potentiële klanten de aandacht te geven die ze nodig hebben.

Stel dat de segmentatie van uw klantenaccounts is gebaseerd op de omvang van de klantenbedrijven en dat salesmogelijkheden worden afgehandeld door bepaalde salesmedewerkers op basis van de omvang van de deal. In een dergelijke structuur kunt u territoria gebruiken om uw salesteam op te delen en potentiële klanten toe te wijzen op basis van de omvang van de deal. Hierdoor zal het bekijken en delen van gegevens soepeler verlopen.

Eén groep salesmedewerkers kan deals tot 50 licenties afhandelen, een andere groep kan worden toegewezen aan deals met meer dan 50 licenties. In het geval van dynamische salesteams wordt het ook gemakkelijker om salesmedewerkers te verplaatsen, wanneer ze moeten switchen tussen territoria.

Hangt het organisatie- en gegevensmodel van uw bedrijf meer af van de kenmerken van uw accounts (geografische opdeling, omvang van klantenaccounts, meerdere productlijnen, branche, enzovoort) en minder van de eigenaar?

Het gebruik van een territoriumhiërarchie biedt een groot voordeel, omdat territoria een grotere flexibiliteit geven met betrekking tot de zichtbaarheid en het delen van gegevens.

Stel dat u schoolmeubilair verkoopt in verschillende regio’s. Elke salesgroep verzorgt de verkoop in zijn eigen schoolregio. In elke regio zijn er scholen (lagere scholen, middelbare scholen, hogescholen) die graag meubilair willen kopen. Afhankelijk van de regio en de ordergrootte wijst u de deal toe aan bepaalde salesmedewerkers. In dit geval bepaalt het kenmerk van de account de salesstructuur.

U zult er baat bij hebben om territoria te gebruiken. Het zorgt voor focus en vereenvoudigt het proces om records met personen in verschillende teams te delen.

Zijn uw klanten verspreid over verschillende geografische locaties? Zo ja, wilt u de reistijd en -kosten voor uw salesteam verminderen?

Het kan een bedrijf grote voordelen opleveren wanneer het territoria creëert op basis van geografische locatie en salesmedewerkers strategisch toewijst aan de territoria waar ze vandaan komen. Dit verkort de reistijd, omdat zakelijke kansen zich binnen een afgebakend gebied afspelen. Bovendien helpt het uw salesteam de culturele kloven en taalbarrières te overbruggen die inherent zijn aan verschillende territoria.

Biedt uw bedrijfsstructuur mogelijkheden voor cross-selling? Zo ja, hebt u dan een flexibel systeem voor het delen van gegevens nodig waarmee u klantenbinding en omzetgroei bevordert?

Wanneer uw bedrijf software voor HR-beheer, financiering, personeel en projectmanagement verkoopt, heeft u mogelijk voor elk van deze producten een aparte salesgroep. Wanneer een potentiële klant geïnteresseerd is in twee van deze producten, hoe deelt u dan het klantenaccount met personen van verschillende teams die bij de verkoopcyclus betrokken zijn?

Een territoriumhiërarchie die is gebaseerd op productlijnen en toegang verleent aan salesmedewerkers van verschillende teams, vormt een efficiënte manier om dit scenario te beheren. Het helpt bij de gezamenlijke aanpak van cross-selling binnen uw bedrijf.

Zou u op zoek gaan naar branchekennis bij uw salesmedewerkers als uw bedrijf werkzaam is in meerdere productlijnen en verticale marktsegmenten?

Salesmedewerkers hebben een grondige producten- en dienstenkennis nodig om de verkoop te stimuleren. Wanneer u in de reisbranche werkt en verantwoordelijk bent voor een Caraïbische cruise, moet u bekend zijn met reisarrangementen, prijzen, reisplannen, scheepsinformatie, speciale voorzieningen, excursies, enzovoort.

Creëer een territorium met klantenaccounts die geïnteresseerd zijn in de Caraïbische cruise. Het is beslist goed voor de verkoopcijfers om deel uit te maken van dit territorium, waarin u ervaring opdoet en mogelijkheden krijgt om uw kennis en onderhandelingsvaardigheden te ontwikkelen.

 Uw beslissing

Zorg ervoor dat u het juiste model voor het delen van gegevens kiest om tot een soepele bedrijfsvoering te komen. Als u wilt weten hoe territoriumbeheer aan uw zakelijke behoeften tegemoetkomt, kunt u ook de online Help raadplegen voor meer informatie over de werking van het systeem.

Samenvattend kan territoriumbeheer u helpen als u:

• Een complexe salesstructuur hebt waarin gebruikers vaak moeten switchen tussen verschillende salesteams of -regio's.
• Klantenaccounts moet segmenteren op basis van accountkenmerken in plaats van op basis van eigenaarschap van records.
• Een eenvoudig te onderhouden proces wilt waarmee beheerders het delen van gegevens door meerdere gebruikers in verschillende teams kunnen beheren.
• Meerdere prognosedoelen nodig hebt voor gebruikers die in verschillende salesterritoria werkzaam zijn.