Standaard worden toegangsrechten van CRM-records ingesteld als privé, zodat de eigenaar van de record en diens manager een overzicht hebben van de CRM-gegevens waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Met de regels voor het delen van gegevens kunt u echter de toegangsrechten uitbreiden naar gebruikers die tot andere rollen en groepen behoren. Zodra de regels voor het delen van gegevens zijn geconfigureerd, kunnen gebruikers die zijn gekoppeld aan andere rollen en groepen extra toegang krijgen tot de records die van andere gebruikers zijn.

 Belangrijkste kenmerken

• Standaard hebben alle modules de optie Privé.
• Als de organisatiebrede machtiging is ingesteld als Openbaar lezen/schrijven/verwijderen, kan iedereen alle gebruikersgegevens openen en bijwerken. Rolhiërarchie en Regels voor het delen worden in dit geval niet toegepast.
• Als de organisatiebrede machtiging is ingesteld als Alleen lezen, kan iedereen alleen de records van de andere gebruikers bekijken. In dit geval kunnen andere gebruikers de records van een eigenaar niet wijzigen.
• Als de organisatiemachtiging is ingesteld als Privé, kunnen Rolhiërarchie en Regels voor het delen worden toegepast.
• U kunt de toegankelijkheid die is ingesteld in de standaardmachtigingen van uw organisatie niet beperken door deelregels te maken. U kunt alleen zichtbaarheid van gegevens uitbreiden
• Records die u en uw ondergeschikten (indien van toepassing) horen, worden altijd weergegeven in de importgeschiedenis.
• Alle Bijlagen, Notities, E-mails en Concurrenten die bij een record horen, zijn toegankelijk als u die record kunt bekijken.
• Prognoses zijn altijd privé.

 Beheer van het standaardproces voor het delen van gegevens

U kunt de volgende typen toegangsniveaus voor gebruikers opgeven in Zoho CRM-modules:

• Privé: Alleen de eigenaar van de record en zijn/haar leidinggevende kunnen de record bekijken.
• Openbaar alleen-lezen: Gebruikers kunnen records van anderen bekijken, maar kunnen deze niet wijzigen en verwijderen.
• Openbaar lezen/schrijven/verwijderen: Andere gebruikers kunnen de records bekijken, wijzigen en verwijderen.

Beschikbaarheid

Vereiste profielmachtiging: Gebruikers met de machtiging Delen van gegevens beheren hebben toegang tot deze functie.

 

Standaardmachtigingen beheren

1. Ga naar Setup > Gebruikers en beheer > Beveiligingsbeheer > Instellingen voor gegevens delen.
2. Klik op de pagina Instellingen voor gegevens delen op Alle standaardmachtigingen bewerken.
3. Werk op de pagina Standaard organisatiemachtigingen bewerken de volgende toegangsrechten voor de modules bij:
   • Privé
   • Alleen openbaar lezen
   • Openbaar lezen/schrijven/verwijderen
     
4. Klik op Opslaan nadat u de toegangsrechten voor alle modules hebt bijgewerkt.

 Regels voor het delen van gegevens opstellen

Met deze functie kunt u regels maken om gebruikers in verschillende modules toegang te geven tot uw gegevens, of om te voorkomen dat ze uw gegevens kunnen bekijken.

Beschikbaarheid

Vereiste profielmachtiging: Gebruikers met de machtiging Delen van gegevens beheren hebben toegang tot deze functie.

 

Opstellen van regels voor het delen van gegevens

1. Ga naar Setup > Gebruikers en beheer > Beveiligingsbeheer > Instellingen gegevens delen.
2. Klik op de pagina Instellingen gegevens delen op Nieuwe regel voor het delen van gegevens voor de desbetreffende module.
3. Ga als volgt te werk op de pagina Nieuwe regel voor het delen van gegevens:
   • Geef op van wie de records worden gedeeld.
     
   • Geef op met wie de records worden gedeeld.
   • Selecteer het Toegangstype in de vervolgkeuzelijst.
   • Schakel het selectievakje Superieuren toegestaan in om het delen van gegevens met de superieuren toe te staan.
4. Klik op Regel voor het delen van gegevens maken.