In elke organisatie hebben gebruikers toegang nodig tot een breed scala aan gegevens om hun sales-, marketing-, klantenservice- en voorraadtaken uit te kunnen voeren. Het type gegevens dat gebruikers nodig hebben, is afhankelijk van hun functie. Als Zoho CRM-beheerder moet u gebruikers toegang geven tot de klantgegevens die ze nodig hebben en voorkomen dat gebruikers toegang krijgen tot de klantgegevens die ze niet nodig hebben.

Rollen verwijzen naar de hiërarchische posities binnen een organisatie. Gebruikers op een hoger niveau hebben toegang tot records van gebruikers op een lager niveau. Door rollen te maken in Zoho CRM kunt u gebruikers het juiste toegangsniveau geven, afhankelijk van de positie van elke gebruiker in de hiërarchie van de organisatie. Met Zoho CRM kunt u rollen maken en deze toewijzen aan gebruikers op basis van hun taken. De rollen CEO en Manager zijn standaard beschikbaar. U kunt deze standaardrollen gebruiken om andere rollen te maken en de rolhiërarchie van uw organisatie in te stellen.

Belangrijkste kenmerken

• Gebruikers met een CEO-rol hebben toegang tot de gehele database binnen uw organisatie.
• Managers in de rolhiërarchie kunnen de records van hun ondergeschikten niet bekijken of bewerken als ze niet over de machtigingen Lezen of Bewerken beschikken voor het desbetreffende recordtype.
• Gebruikers met een hogere rol hebben toegang tot de gegevens van andere gebruikers lager in hun hiërarchie. Een salesmanager heeft bijvoorbeeld toegang tot de gegevens van zijn/haar ondergeschikten.
• Standaard hebben gebruikers met dezelfde rol geen toegang tot elkaars gegevens. De VP Engineering heeft bijvoorbeeld geen toegang tot de gegevens van de VP Marketing en vice versa, hoewel ze dezelfde hiërarchie hebben.
• Met de optie Gegevens delen met collega's kunt u het delen van gegevens inschakelen voor gebruikers met dezelfde rol.
• Standaard kunnen gebruikers bovenaan de hiërarchie de gegevens die via aangepaste deelregels zijn gedeeld met hun ondergeschikte gebruikers, niet bekijken. U kunt de toegangsrechten voor de managers echter wel inschakelen met de optie Superieuren toegestaan bij het maken van een regel voor het delen van gegevens.
• Er moet lees-/schrijftoegang tot de primaire record zijn om er notities, bijlagen of e-mail aan toe te voegen.

Beschikbaarheid

Vereiste profielmachtiging: Gebruikers met de machtiging Rollen beheren in hun profiel hebben toegang tot deze functie.

Voorbeeld organisatorische hiërarchie

Model van de organisatorische hiërarchie