Werken met territoria

Wat is territoriumbeheer

• Met behulp van territoriumbeheer kunt u accounts, contactpersonen en deals segmenteren in territoria.
• U kunt een territoriumhiërarchie opbouwen door territoria en subterritoria te maken. U kunt voor elk van deze territoria criteria definiëren op basis waarvan records aan de territoria worden toegewezen.
• Op basis van de territoriumcriteria worden gemaakte of gewijzigde records automatisch aan territoria toegewezen.
• Een record wordt alleen toegewezen aan een subterritorium wanneer de record voldoet aan de criteria van het bovenliggende territorium.
• Een account of contactpersoon kan worden toegewezen aan maximaal tien territoria. Een deal kan echter aan slechts één territorium worden toegewezen.
• Elk territorium kan een manager hebben die:
  • Prognoses maakt voor de gebruikers in het territorium.
  • Gebruikers in het territorium machtigt.
• Territoriummanagers hebben altijd lees- en schrijfmachtigingen voor hun territoria.
• Records worden automatisch aan territoria toegewezen. Indien nodig kunnen de territoriummanagers handmatig records toewijzen aan hun territoria en subterritoria. Gebruikers met een beheerdersprofiel kunnen ook records aan territoria toewijzen.
• Er kunnen meerdere prognoses per gebruiker worden gemaakt. Gebruikers kunnen geen prognose voor zichzelf maken. Alleen de manager kan een prognose voor de gebruikers maken.
• U kunt territoriumbeheer uitschakelen wanneer uw bedrijf het niet meer nodig heeft. Als u de functie weer inschakelt, is de territoriumstructuur ongewijzigd gebleven.

Machtiging voor toegang tot records in een territorium

In territoriumbeheer bepalen de volgende criteria wie toegang heeft tot de records in een territorium.

• De machtigingen op moduleniveau in profielen.
• De machtigingen die zijn ingesteld voor gebruikers in een territorium.

Gebruikers kunnen records in hun territorium alleen bewerken als:

• Zij in hun profiel gemachtigd zijn om de records van de module te bewerken.
• Het territorium waartoe de record behoort lees-, schrijf-, of verwijdermachtigingen aan de gebruikers geeft.
• De gebruiker de manager is van het territorium waartoe de record behoort.

Verschillende rollen en verantwoordelijkheden

Territoriumbeheer inschakelen

Lees, voordat u territoriumbeheer voor uw bedrijfsaccount inschakelt, onze Beslissingshulp voor territoriumbeheer. Als u deze functie inschakelt, hebt u twee opties:

Bouw een geheel nieuwe territoriumhiërarchie — Met deze optie kunt u een geheel nieuwe territoriumhiërarchie maken.

Zet een rollenhiërarchie om in een territoriumhiërarchie — Met deze optie kunt u de rollen in de hiërarchie kopiëren naar territoria. Alle gebruikers in een rol worden als gebruiker aan het territorium toegevoegd. De rollenmanagers (in de nieuwe rollenhiërarchie) worden omgezet in territoriummanagers. Mogelijk moet u later de hiërarchie van het territorium wijzigen naar gelang uw bedrijfsbehoeften.

Het is belangrijk om te weten dat u een territoriumhiërarchie helemaal zelf kunt opbouwen of uw rollenhiërarchie kunt omzetten naar een territoriumhiërarchie. Zodra u een optie hebt gekozen, kunt u niet meer overschakelen op de andere optie.

Wanneer territoriumbeheer is ingeschakeld:

• Hebben alle accounts, contactpersonen en deals een extra veld: Territoria.
  
• Op de homepage van Accounts, Contactpersonen en Deals is een vervolgkeuzelijst beschikbaar met de territoria die u maakt.
  
• U hebt de optie om prognoses te maken op basis van de territoriumhiërarchie. Voor gebruikers die tot meerdere regio's behoren, kunnen meerdere prognosedoelen worden ingesteld voor elk territorium.
  

Voer de volgende stappen uit om territoriumbeheer in te schakelen:

1. Ga naar Instellen > Gebruikers en controle > Territoriumbeheer > Territoria.
2. Klik op Aan de slag.
   U hebt de volgende opties om een territoriumhiërarchie te maken.
   • Een rollenhiërarchie omzetten: klik om de hiërarchie te kopiëren van rollen naar territoria.
   • Een geheel nieuwe maken: klik om een nieuwe territoriumhiërarchie te maken.

Dealregels voor territoria inschakelen

Voor het maken van een territorium moet u criteria opgeven op basis waarvan territoria aan accounts worden toegewezen. Als Dealregel is ingeschakeld, kunt u criteria opgeven op basis waarvan territoria aan deals worden toegewezen. Zodra u Dealregel hebt ingeschakeld, is de optie om een dealregel toe te voegen beschikbaar wanneer u een territorium maakt of een bestaand territorium bewerkt.

U kunt Dealregel op elk gewenst moment uitschakelen. Na het uitschakelen worden de deals automatisch opnieuw toegewezen aan de territoria op basis van de territoria van de gekoppelde accounts. Wanneer u Dealregel opnieuw inschakelt, worden deals automatisch toegewezen aan territoria op basis van de dealregels.

Voer de volgende stappen uit om Dealregel in of uit te schakelen:

1. Ga naar Instellen > Gebruikers en controle > Territoriumbeheer > Territoria.
2. Klik op de link Instellingen weergeven.
3. Klik in het pop-upvenster Territoriuminstellingen op de link Inschakelen/uitschakelen.
   

Territoria maken

Gebruikers met een beheerdersprofiel kunnen territoria maken. Territoriummanagers hebben ook het standaardprivilege om subterritoria voor hun territoria te maken.

Voer de volgende stappen uit om een territorium te maken:

1. Ga naar Instellen > Gebruikers en controle > Territoriumbeheer > Territoria.
2. Klik op Nieuw territorium.
3. Specificeer het volgende op de pagina Territoria maken:
   • Geef een Naam voor het territorium op.
   • Selecteer een Territoriummanager in de vervolgkeuzelijst.
   • Kies een Bovenliggend territorium uit het opzoekveld.
     
   • Zoek Gebruikers en voeg deze toe, en wijs hun Machtigingen toe.
     Deze gebruikers hebben toegang tot de records die aan dit territorium zijn toegewezen. Alle gebruikers kunnen dezelfde machtigingen voor de records hebben: Alleen-lezen of Lezen/schrijven/verwijderen.
   • Geef onder Accountregel criteria voor accounts op.
     Op basis van deze regelcriteria worden territoria toegewezen aan accounts in Zoho CRM. Zie ook Territoriumtoewijzing voor accounts.
   • Geef onder Dealregel de criteria voor deals op. Deze optie is alleen beschikbaar als in de Instellingen Dealregel is ingeschakeld.
     Op basis van deze regelcriteria worden territoria toegewezen aan deals in Zoho CRM. Zie ook Territoriumtoewijzing voor deals.
     
   • Voer de Omschrijving in.
   • Klik op Maken.

Subterritoria maken

Onder elk territorium kunt u subterritoria maken. Als een subterritorium geen manager heeft, beheert de manager van het bovenliggende territorium het subterritorium.

Voer de volgende stappen uit om een subterritorium te maken:

1. Ga naar Instellen > Gebruikers en controle > Territoriumbeheer > Territoria.
2. Beweeg op de pagina Territoriumhiërarchie de muisaanwijzer naar een territorium en klik op het pictogram Onderliggend territorium maken.
   
3. Geef details op de pagina Territoria maken op. Raadpleeg de stappen in Territoria maken.

Territoria verwijderen

Wanneer u een territorium verwijdert:

• Verliest u de territoriumdetails voorgoed.
• Wordt u gevraagd de subterritoria over te dragen naar een ander bovenliggend territorium in de hiërarchie.
• De prognose die is gemaakt voor de huidige en voorgaande kwartalen of maanden blijft bestaan.

Voer de volgende stappen uit om een gebied te verwijderen:

1. Ga naar Instellen > Gebruikers en controle > Territoriumbeheer > Territoria.
2. Beweeg op de pagina Territoriumhiërarchie de muisaanwijzer naar een territorium en klik op het pictogram Verwijderen.
   

Prognoses beheren

Wanneer u territoriumbeheer inschakelt, kunt u de prognose-instellingen van het bedrijf configureren en elk kwartaal of elke maand prognoses maken. Zie ook Prognoses op basis van territoriumhiërarchie.

Voer de volgende stappen uit om de prognose-instellingen van het bedrijf te configureren (nadat territoriumbeheer is ingeschakeld):

1. Klik in de module Prognose op Aan de slag.
2. Selecteer op de pagina Prognose-instellingen als Doelperiode Maandelijks of Driemaandelijks.
3. Kies in de vervolgkeuzelijst de Beginmaand boekjaar.
4. Selecteer Beginmaand of Eindmaand. In de prognoses wordt het jaar weergegeven op basis van uw selectie.
   Bijvoorbeeld uw boekjaar loopt van april tot en met maart. U selecteert de optie Eindmaand voor het boekjaar 2013–2014. Het jaar in de prognose wordt vermeld als 2014.
5. Selecteer het Doelveld en klik op Opslaan.
   U wordt gevraagd de instellingen te bevestigen, waarna u prognoses voor gebruikers kunt maken.

Territoriumbeheer uitschakelen

U kunt territoriumbeheer uitschakelen. Als deze functie is uitgeschakeld is het volgende niet meer toegankelijk:

• De informatie met betrekking tot territoria in de modules Accounts, Contactpersonen en Deals.
• De bestaande prognoses die zijn gebaseerd op de territoriumhiërarchie. Deze worden permanent verwijderd. U kunt wel prognoses maken op basis van rollenhiërarchie.

Voer de volgende stappen uit om territoriumbeheer uit te schakelen:

1. Ga naar Instellen > Gebruikers en controle > Territoriumbeheer > Territoria.
2. Klik op Territoriumbeheer uitschakelen.