見込み客の判別
営業活動をするにあたって、営業担当者が営業アプローチに費やせる時間やリソースは限られています。このような状況において、数あたりの訪問活動や営業コールなど、あまり受注につながらない活動に時間と労力をかけるのは非効率的です。売上を伸ばすためには、受注につながる確度の高い見込み客に営業アプローチをかけることが重要です。
販売管理とは
販売管理とは、商品やサービスを販売するためのさまざまな業務を管理することを指します。
具体的には、受注・出荷・在庫管理・売上管理などの業務を行い、
販売に関する情報を収集・分析することで、販売の効率化や精度向上を図ることが目的です。
販売管理を行う目的
販売管理を行う目的として、以下が挙げられます。
販売業務の効率化
商品の受注から出荷までの一連の業務を統括的に管理することで、業務の効率化を図ります。これにより、時間や人的リソースの浪費を防げるので、コストの削減も期待できます。
在庫管理の最適化
商品の在庫を的確に管理することで、在庫の過不足を防ぎ、商品の品質を維持することができます。
売上管理の精度向上
正確な売上情報を収集・分析することで、売上の傾向や動向を把握し、売上の予測や改善につなげることができます。
顧客情報の管理
顧客の購買履歴や嗜好を把握し、顧客との良好な関係を築くことで、リピート率を向上させることができます。
販売管理を手作業で行う場合、時間のロスやミスの発生、情報共有や経営判断の困難といったデメリットが発生します。
そうしたデメリットを解消し、販売管理業務を最適化させるために必要なツールが「販売管理システム」です。
販売管理の業務フロー
一般的な販売管理の業務フローは、以下のようになります。
- 01
受注管理
顧客からの注文を受け取り、それを管理することから始まります。顧客情報、商品情報、数量、価格、配送先などの情報を入力し、受注データを作成します。その後、出荷指示書や請求書など必要な書類を作成し、出荷準備に移ります。
- 02
出荷管理
出荷指示書に基づいて、出荷作業を行います。在庫がある場合は、商品を取り出して、出荷梱包を行います。配送業者に引き渡す前に、出荷伝票を作成し、出荷済みの商品情報を更新します。また、顧客に配送予定日や追跡番号などの情報を提供します。
- 03
請求管理
商品を出荷したら、請求書を作成します。請求書には、注文内容や出荷情報、支払い期日などが含まれます。請求書の発行後、支払いの管理を行い、入金処理が完了したら、会計システムに反映します。
- 04
在庫管理
商品が出荷された後、在庫数を更新します。在庫数が少なくなった場合は、発注処理を行います。発注は、仕入れ先との契約内容に基づいて行います。商品の受け取りと、在庫数の更新を行います。
- 05
仕入管理
仕入先から商品を入荷したら、在庫数を更新し、受領書を発行します。支払いの管理を行い、入金処理が完了したら、会計システムに反映します。また、入荷した商品の情報を在庫管理システムに反映します。
販売管理システムとは
販売管理システムとは、販売業務における一連の流れを適切にコントロールできるシステムです。
販売管理システムを導入すれば、あらゆる情報を登録し、一元管理できることで業務の簡略化はもちろんのこと、
業務に費やす時間を大幅に削減できます。
販売管理システムを利用するメリット
販売管理システムを導入すれば、商品・サービスの販売に関わるすべての業務を一元管理できるため、
重複発注や納品漏れなどのヒューマンエラーを防げます。
情報の一元化でミスを防止
従来の販売管理では業務の多くが人為的であったため、受注漏れや在庫切れなど様々なヒューマンエラーが発生していました。
販売管理システムを導入することで、在庫数や受注数を正確に管理できるため、ヒューマンエラーを削減することができます。業務効率化
販売管理システムを利用することで、販売業務を効率的に行うことができます。システムによって受注や出荷などの作業が自動化されるため、業務の効率化を実現できます。これにより、営業担当者の日々の業務を効率化できるだけではなく、売上アップのためのアプローチや販売戦略などに時間を使えるようになるでしょう。
データの有効活用
販売管理システムは、受注や売り上げなどの情報を蓄積・分析することができます。この情報をもとに、業績分析や販売計画の策定など、経営判断に必要なデータをの最大のメリットは、情報をデータ化し、業務に活かせることです。データは活かされなければ意味がありません。販売管理システムなら商談やメール、販売実績など様々なデータが蓄積され続けます。そしてそれらのデータからレポートやダッシュボードを自動で作成でき、どんなときでも素早い対策を取ることが可能です。また、営業活動の見直しとしても役立てることができるでしょう。
販売管理の方法
Excelを使う
Excelには、販売管理のテンプレートがあります。普段の業務でExcelを使用している人なら無料で手軽にはじめられます。また、Excelには決まったフォーマットが存在しないため、カスタマイズ性が高いです。使いやすいようにアレンジしながら販売管理を行えるので、自社に最適なテンプレートを構築できます。 一方、Excelはあくまでも表計算ソフトです。そのため、共同編集ができないなど、作業効率をアップさせる機能は搭載されていません。また、外部アプリケーションとの連携が難しいです。商品を販売する場合、販売管理だけでなく、顧客管理や請求書作成など、さまざまなアプリケーションを駆使します。しかし、Excelは外部連携ができないため、販売管理はExcel、請求書作成は請求書ソフトなどわけて記入・管理しなければなりません。
販売管理システムを使う
販売管理システムには必要な機能が集約されており、販売管理や在庫管理、売上管理、顧客情報の管理まで幅広く対応しています。また、販売管理システムは販売に関する情報の収集だけでなく、分析機能も備えているため、販売業務の効率化や売上げアップのための戦略の策定にも活用できます。販売業務において専用のシステムとも言えるため、エクセルでの管理に限界を感じているなら活用しない手はありません。
販売プロセスとは
まずは、販売プロセスについて正しく理解しましょう。
販売プロセスとは、営業担当者が顧客とコンタクトを取り、商談や打ち合わせなどを経て、商品・サービスを購入する過程のことです。営業担当者は、より多くの受注が獲得できるように、販売プロセスの各段階でさまざまなアプローチを行います。営業マネージャーは、売上につなげるために営業担当者がとるべきアクションを設定、管理することで、営業担当者が最も効果的な営業活動を実施できる環境を整えます。
販売ファネルとは、商品・サービスを認知し、比較・検討の段階を経て最終的に購入に至るまでの推移を視覚的に表したものです。販売プロセスの各段階に進むにつれて数が減っていくため、図式化するとファネル（漏斗）の形となります。営業マネージャーが適切な販売プロセスを設定・管理することで、この販売ファネルから離脱する見込み客を減らし、多くの売上へとつなげることができます。
販売プロセスの設定方法
営業マネージャーは顧客・営業チームの両方にとって最適かつ効率的な販売プロセスを設定し、顧客満足度の向上と売上の拡大が達成されるように
します。ここでは効果的な販売プロセスを設定する上で、販売プロセスの各段階で重要となるポイントを紹介します。
- 01
見込み客の判別
- 02
ニーズの理解
- 03
パーソナライズな提案
- 04
価値を強調
- 05
スムーズな交渉手続き
- 06
購入後のアフターケア
01
見込み客の判別
02
ニーズの理解
ニーズの理解
確度の高い見込み客を判別したら、営業アプローチの開始です。ここではまず、見込み客のニーズを見極めて、適切な戦略を立てましょう。そのためにまず、見込み客の企業形態や興味を示している商品によって適切な担当者を割り当て、見込み客のニーズをより正確に聞き出しましょう。
そして、営業担当者は見込み客の商品・サービスに対するニーズから予算まで細かく正確に理解できるようにヒアリングや打ち合わせを行う前に顧客に関する情報の収集や整理をしましょう。
03
パーソナライズな提案
パーソナライズな提案
見込み客のニーズを理解したら、次はニーズに合う商品・サービスを提案します。ここでは、見込み客が商品・サービスを購入することで、ニーズを満たすことができる根拠を示しながら、見込み客から納得を得られるようにしましょう。
営業担当者は、過去の類似案件や購入後のアンケートを参考にすることで、見込み客が商品・サービスを使用する際の具体的なイメージを示すことができます。提案をパーソナライズ化することで、見込み客の購入意欲に強く影響を与えることができます。
04
価値を強調
価値を強調
ニーズにあった提案ができたとしても必ず受注につながるとは限りません。見込み客は常により良い商品・サービスを求めているので、より良い提案があれば競合他社に乗り換えられる可能性も十分に考えられます。自社の商品・サービスならではのメリットを強調し、見込み客の購入意思をより確実なものにしましょう。
営業担当者は、自社の商品・サービスが他の競合他社よりも、見込み客にとって最適な商品・サービスである根拠を示しましょう。販売プロセスのこの段階では、見込み客が提示した疑問点について、明確に回答することが求められます。対応次第では、購入を強いられているように見込み客が感じることがあります。営業担当者は、販売姿勢が強くならないように、価値に重点を置いたアプローチをすることで、見込み客に良い印象を残すことができます。
05
スムーズな交渉手続き
スムーズな交渉手続き
営業担当者との打ち合わせを経て、見込み客は、商品・サービスの取引内容、金額、契約条件などに基づき購入を決定します。その時、見込み客が割引や契約条件の変更を求める場合もあるでしょう。しかし、これらの承認には上司の承認が必要となるケースが多く、時間がかると商談チャンスの取りこぼしにつながります。
ここでは、見込み客の購買意欲を低下させないように、割引適用や契約条件の変更に対する承認をスムーズに完了させ、見込み客を待たせることなく受注の段階に進めることが重要となります。
06
購入後のアフターケア
購入後のアフターケア
受注を獲得した後も、顧客との永続的な関係を構築することはビジネスの成長において重要な役割を果たします。そのために、購入者アンケートや商品に対するレビューなどを活用して定期的に商品やサービスに対するヒアリングを行い、今後の販売活動や商品・サービスの改善に努めることで、顧客から信頼を築いていくことができます。
販売データの分析
販売データの分析は、企業がビジネスを成長させるために非常に重要な作業です。
データを正しく分析し、改善点を見つけ、適切な戦略を立てることで、企業の業績を向上させることができます。
- 01
データの収集
まず、販売データを収集する必要があります。これは、POS（ポイント・オブ・セール）システム、ECサイト、販売台帳、請求書、クレジットカード明細書、および顧客アンケートなど、さまざまなソースからの情報を含みます。
- 02
データの整理
データを収集したら、それを整理し、必要な情報を取り出す必要があります。これには、顧客情報、商品情報、価格、売上高、地域などが含まれます。
- 03
データの可視化
データを可視化することで、データの傾向やパターンを見つけることができます。グラフ、表、ダッシュボード、地図、チャートなどのツールを使用して、データを視覚的に表現することができます。
- 04
データの分析
データの可視化から、傾向やパターンを把握し、販売戦略の改善につながるインサイトを見つけることができます。例えば、特定の商品や地域の売上高が伸び悩んでいる場合、販売促進活動を実施することができます。また、顧客行動分析や製品分析を行うことで、商品の需要を把握し、適切な在庫管理を行うことができます。
- 05
レポートの作成
最後に、データ分析結果をまとめ、レポートを作成することができます。レポートには、傾向やパターン、インサイト、提言などを含めることができます。
販売戦略の策定
販売戦略を策定するためには、以下のステップがあります。
まず、目標を設定します。目標は、売上高の増加、市場シェアの拡大、新規顧客の獲得、既存顧客の維持など、様々なものがあります。目標を設定することで、販売戦略の方向性を明確にすることができます。
次に、ターゲットを設定します。ターゲットは、年齢、性別、地域、趣味、所得など、顧客の属性に基づいて設定します。ターゲットを設定することで、販売戦略の効果を最大限に発揮することができます。 その後、顧客ニーズを把握し、競合の動向を分析します。顧客ニーズを把握することで、顧客にとって魅力的な商品やサービスを提供することができます。競合分析を行うことで、自社の強みや弱みを把握し、競合に対して優位なポジションを築くための戦略を考えることができます。
次に、販売プロモーションの企画や販売チャネルの設計を行います。販売プロモーションは、商品の認知度を高めたり、販売促進を行うための施策であり、販売チャネルは、ECサイトや実店舗など、顧客に商品やサービスを提供する場所です。
最後に、販売計画を策定します。販売計画は、販売戦略を実行するための具体的な計画であり、目標やターゲット、プロモーション、チャネルなどを考慮して、販売目標を達成するための具体的なアクションプランを立てます。以上のステップを順番に進めることで、効果的な販売戦略を策定することができます。
販売のオペレーション管理
販売のオペレーション管理は非常に重要性が高いです。その理由のひとつにチームのモチベーション向上が挙げられます。
適切なオペレーション管理によって職場環境を改善し、働きやすさの提供が可能です。
これにより、オペレーションチームのモチベーション向上を期待できます。
結果的に、リソースをうまく活用できるようになる、コラボレーションを強化できるなどのメリットを獲得し、最終的には生産性を高められます。
マーケティングによる販売支援
マーケティングによる販売支援は、パーソナライズ化されたアプローチを実現できます。
顧客の氏名や住所など、基本情報を管理し分析することで顧客に合わせた情報提供が可能です。
顧客の心により響くアプローチができるため、販売を促進させます。
適切な情報・タイミングで顧客に商品を紹介できるので、売上の向上などを見込めるでしょう。
販売管理システムの選定ポイント
自社にとって最適な販売管理システムを選ぶためには、「操作性」「機能や拡張性」「コストパフォーマンス」などのポイントが欠
かせません。
- 01
操作性
販売管理システムには、画面の構成や操作性などちょっとしたことで使いやすさが変わります。例えば「頻繁に使用する機能へのアクセスに手間がかかる」「細かすぎる表示で見にくい」などストレスを感じながら使い続けるのは非現実的です。また、カスタマイズ性など自社の販売プロセスを簡単に再現できるシステムかも確認しましょう。販売プロセスは戦略に応じて変更することも頻繁にあるため、臨機応変に対応できるシステムの検討をしてください。
- 02
コストパフォーマンス
選定において重要ポイントの一つになるのがコストパフォーマンス。導入にあたって月々のランニングコストから初期費用、オプション費用が発生するものもあります。どれだけ機能が豊富でもコストが見合っていなければ運用し続けることは難しいでしょう。販売システムは効果と費用のどちらが欠けてもいけませんので、必ず比較する際には「ライセンス料金以外に発生する費用があるか」「コストと機能の両面で納得できるか」必ず確認しましょう。
- 03
機能拡張（連携）
機能拡張など他ツールとの連携も確認すべきポイントです。販売管理システムを活用するにあたって「システムから直接電話の受発信ができるようにしたい」や「カスタマーサポートと一つにしたい」などの要望が社内から出てくることもあるでしょう。この場合も拡張性に優れていれば、他システムとの連携で一つにまとめることが可能です。拡張性は製品ごとに大きく異なるため、自社の要望と照らし合わせて検討しましょう。
CRMを活用した販売管理
販売プロセスの自動化、情報の一元管理、操作性、機能拡張、コストパフォーマンスのすべてに当てはまるのがZoho CRM です。
あらゆる企業のニーズに柔軟に対応ができ、業務の改善、効率化のサポートができます。
圧倒的な使いやすさ、コストパフォーマンスにより世界25万社から選ばれているZoho CRM をお試しください。
販売管理システムの導入方法
販売管理システムの導入方法は至って簡単です。Zoho CRM は無料アカウントを作成すれば誰でもすぐに導入でき、すべての機能が利用できるエンタープライズプランを15日間無料でお試しできます。お試し期間が終了すると、アカウントは無料プランに自動的に移行され、そのまま使用し続けられます。有料プランへ移行を検討中の方は、新規購入よりオンライン決済に進んでください。購入にあたって手間がかかる作業は一切必要ありません。クラウド型のZoho CRM ならアカウント登録後、すぐにお試しいただけます。
見込み客のスコアリング
すべての見込み客に対し、手当たり次第に営業アプローチを実施しては効率的でないばかりか顧客に悪い印象を与えてしまうことにもつながります。戦略的な営業活動において重要なことは、見込み客の興味関心レベルに基づくスコアリングを実施し、ホットな見込み客に対して優先的なアプローチを実施することです。スコアリングを実施する材料としては、メールの開封、リンクのクリック、Webページのアクセス・頻度・滞在時間などがあげられます。こうしたホットな見込み客が見せるアクションに対して自動的にスコアを加算し、スコア100点以上の見込み客などとしてリスト化することで手間をかけずに簡単に優先対応すべき見込み客を抽出できます。
見込み客のスコアリングについてチャット型Web接客
Zoho SalesIQ（ゾーホー・セールスIQ）を利用しWebサイトにチャットボックスを埋め込み、Web訪問者が直接、営業担当者に質問できるシステムを構築します。チャットから来た問い合わせをCRMの見込み客として登録し、営業フォローアップを実施することはもちろん、顧客のWebページを元に営業担当者からチャットボックスから声かけすることも可能です。
Web接客について詳細はこちら電話連携
営業担当者は1日に何十、時には何百も架電・受電を行います。その度に顧客情報を調べ記録を残すには膨大な時間を要します。Zoho CRM は、さまざまな電話プロバイダーと簡単に連携設定ができるようになっており、自動記録はもちろんCRMから直接ワンクリックで架電ができるようになります。
電話連携について販売プロセス管理
Zoho CRM の「Blueprint（ブループリント）」機能を利用することで、営業マネージャーは販売プロセスを簡単に設定・管理できます。設定が簡単であるため、販売プロセスの変更にも柔軟かつスピーディーに対応できます。また、全ての営業担当者がこのプロセスに従って販売活動を実施するため、営業チーム全体の活動を管理しやすくなります。
販売プロセス管理について営業担当者向けメールシステム
従来のメールシステムでは、受信時間を基準としたメール管理が行われるため、重要なメールが埋もれ、見逃してしまうことも多々あります。Zoho CRM の「SalesInbox（セールスインボックス）」を利用することで、重要度・商談・見込み客など管理基準を必要に応じて設定でき、メール管理を自動で行うことが可能です。これにより、メール管理の問題を解決し効率的な営業活動が実施できます。
SalesInBox について詳細はこちらAI（人工知能）型営業アシスタント
AI（人工知能）の一般利用が進み、大手企業はもちろん中小企業でもすでにAIを活用した経営戦略が立てられています。Zoho CRM のAIアシスタントである「Zia（ジア）」が各営業担当者が入力するデータや担当者の毎日のタスクを分析し、営業活動の成果を予測します。また、これらの活動をよりスマートに完了させるための提案を行います。
AI（人工知能）型営業アシスタントについてテリトリー管理
事業が複数地域に分散していて、複数の事業部・部門や多数の商品・サービスがある場合、顧客の取引先をグループ化して管理する必要があります。これによって複数の営業チームの間で顧客の取引先をかんたんに共有できたり、チームの特定の個人に対してアクセスの権限を与えることが可能となります。
テリトリー管理機能の詳細はこちら評価・インセンティブの自動計算
営業担当者の評価・インセンティブの計算は重要な営業マネージャーの業務ですが、手作業による報酬の分割、計算、割り当てをしていては手間と時間がかかる上、漏れやミスが発生する可能性があります。Zoho CRM で報酬管理システムを設定することで、明確な評価基準が可視化され、それを元に自動で各営業担当者の活動成果を適切に評価することができます。
データの分析
企業には大量の見込み客・顧客データはもちろん、商談やメール、販売実績などさまざまなデータが常に蓄積され続けています。これらのデータは日々の営業活動を正しく評価するための重要な材料になるだけではなく、今後の営業活動の見直しにも大いに役立ちます。Zoho CRM ではこれらのデータからさまざまレポート・ダッシュボードを自動で作成します。作成されたレポート・ダッシュボードはリアルタイムのデータによって常に最新の状況を確認することができるため、素早く対策を取ることも可能です。
データの分析 について販売プロセスの自動化
業務を効率化するためには、販売プロセスを自動化する必要があります。
自動化にすることで、営業担当者が日々のルーティンワークに費やす時間を削減し、
売上アップにつながる営業アプローチや販売戦略の検討などのアクションにかける時間を創出できるようになります。
ここでは、業務効率化を実現するために自動化すべき4つのポイントを紹介します。
- 最適なタイミングの提案
- タスク管理
- ワークフローの設定
- 活動の改善
最適なタイミングの提案
最適なタイミングの提案
営業電話やメールのタイミングが合わないと、電話をしても応答がなかったり、送信したメールが顧客の受信トレイの中で埋もれてしまい、商談機会を失い可能性が高くなります。Zoho CRM は、過去の営業活動の記録から見込み客のメールや電話に対する反応を分析し、最適な連絡のタイミングを提示します。さらに、提示されたタイミングで自動でメールを送信するワークフローを設定することも可能です。
最適なタイミングの提案についてタスク管理
タスク管理
営業活動では、販売プロセスの各段階において、「架電」「メール作成・返信」「見積・請求書の送付」「提案」などさまざまなタスクが発生します。Zoho CRM でこうしたタスクの作成・管理・共有を自動化することで、タスク管理の手間を削減するだけでなく、タスクの進行状況も可視化できるようになり、より適切な活動に対する評価や指導を実施できるようになります。
タスク管理についてワークフローの設定
ワークフローの設定
Zoho CRM のワークフロー機能は、見込み客獲得後のタスクの追加、日々のステップメールの配信、商談の各ステージでの活動の設定、御礼メールの送信といったルーティンワークを自動で実行します。これによって営業担当者の業務コストを大幅に削減できるだけでなく、タスクの実行漏れを防止することもできます。
ワークフローの設定について活動の改善
活動の改善
Zoho CRM のAI（人工知能）は、CRMに日々蓄積されるあらゆる情報を自動で処理し、見込み客の最適な連絡タイミングや提案やルーティンワークのワークフロー設定提案など業務を効率化するための最適な提案を示してくれます。
活動の改善についてモバイルアプリ
Zoho CRM では、モバイルアプリを無料で利用できます。Zoho CRM のモバイルアプリには、顧客情報や商談情報の登録・更新・確認といったCRMの基本機能はもちろん、客先訪問のチェックイン機能やボイスメモ登録、訪問最短ルート案内など外出中の営業担当者に役立つモバイルアプリならではの機能も搭載されています。
モバイルアプリについてZoho CRM を活用した販売管理のベストプラクティス
Zoho CRM を導入することで販売プロセスを簡単に設定・管理できます。今まで手作業で行っていたことも、システム一つで管理がで
きるようになります。機能は豊富に揃えながらシンプルに活用できるため、業種問わず幅広い企業が快適にお使いいただけます。