各種設定

各種設定のセクションでは、自社のニーズに合わせて、Zoho Booksの組織の設定を行うことができます。さらに、売上や購入のモジュールをはじめ、プロジェクト、経理担当者などのその他のモジュールも設定できます。

一般

このセクションでは、Zoho Books組織内の特定のモジュールを有効にすることができ、その他にもさまざまな一般機能を設定できます。

一般設定にアクセスする手順は以下のとおりです。

• ［設定］→［各種設定］→［一般］の順に移動してください。

モジュールの有効化

Zoho Booksで有効にしたいモジュール（タブ）を選択します。有効にしたモジュールは、左側のサイドバーに表示されます。このページで有効にしたモジュールにのみ、アクセスおよび設定が可能です。

Zoho Inventoryのアドオン

Zoho Inventoryと連携したい場合は、Zoho Inventoryのスタンダードプランまたはプロフェッショナルプランのいずれかで有効な組織を作成しておく必要があります。Zoho Inventoryとの連携が完了したら、アドオンを有効にすることができます。このアドオンを有効にすると、Zoho Books上に、連携に関連付けられたすべてのモジュールが表示され、必要な機能にアクセスできます。

Zoho Inventoryアドオンの詳細については、こちらをご参照ください。

週の最初の勤務日

Zoho Booksでは、初期設定で、週の最初の勤務日は日曜日に設定されています。この設定は、日曜日の他に、月曜日または土曜日に切り替えることができます。

週の最初の勤務日を変更すると、カレンダーの曜日と日付がそれに応じて更新されます。 これは、売上と購入の取引、およびその他のモジュールの日付を選択するときに役立ちます。

たとえば、週の最初の日を月曜日に設定したとしましょう。請求書を作成し、日付を選択する際、カレンダーはこのように表示されます。

見積書や請求書のPDFをリンクで添付

見積書や請求書の該当PDFをメールに添付して、顧客に送信することができます。

PDFファイルの暗号化

PDFファイルを暗号化して送信することで、セキュリティを確保できます。 PDFファイルを暗号化すると、以下の作業ができなくなります。

• 編集
• 他のファイル形式への変換

割引

顧客に割引を提供する場合は、割引の水準を指定できます。 割引の適用方法は以下のとおりです。

各商品に対して割引を適用する：請求書などの取引において、各商品ごとに個別に割引を適用します。商品に税金を適用する場合、税金は値引きがされた後に計算されます。

取引単位： 割引は、取引の全額に対して提供されます。割引の適用を課税前または課税後にするかを選択できます。

割引を提供しない：顧客に割引を提供しない場合は、このオプションを選択します。

追加料金

取引に関わる配送料や、その他の調整額を追加したい場合は、こちらで設定できます。

必要な項目にチェックを入れると、請求書や見積書の作成画面で入力項目として表示されます。

営業担当者

Zoho Invoiceでは、取引に特定の営業担当者を関連付けることができます。

営業担当者の設定を有効にするには、［営業担当者向けの項目を追加する］のオプションにチェックを入れてください。

営業担当者別の売上の一覧を表示するには、［レポート］→［売上］→［営業担当者別の売上］の順に移動してください。

請求対象の受取請求書と経費

請求対象の受取請求書と経費を記録するための、初期設定の収入勘定を指定できます。請求対象の受取請求書や経費に対する請求を行う際、ここで指定した勘定科目が自動的に関連付けられます。

• ［請求時に請求対象の受取請求書と経費を記録するための口座］のドロップダウンで、対象の勘定科目を選択してください。

この各種設定を行うことで仕訳帳の計上にどのような影響が及ぶかを、次のシナリオで想定してみましょう。

請求対象の受取請求書と経費の値上げ

Zoho Invoiceでは、顧客の代わりに支払った費用について、受取請求書や経費の記録の際に請求対象として記録し、顧客への請求に変換できます。顧客への請求方法には、一般的に2つの方法があります。

• 実費請求：100ドルの費用が発生した場合に、同じ金額を顧客に実費として請求します。
• マークアップの追加：100ドルの費用が発生した場合に、マークアップを上乗せた金額として、105ドルを顧客に請求します。この方法では、5%の追加収益が創出されます。

初期設定のマークアップ率を設定するには：

• ［請求対象の受取請求書と経費］の［初期設定の値上げ率］に値を入力してください。

• ［保存］をクリックしてください。

これにより、受取請求書や経費の作成画面で［請求対象］のオプションをクリックすると、値上げ率の項目に初期設定の値が自動的に入力されます。

週間概要レポート

週次の取引概要レポートを、組織のすべての管理者宛てにメールで送信するように設定できます。Zoho Books組織をSlackと連携している場合は、Slackチャンネルを通じてレポートを受け取ることも可能です。

週間概要レポートを有効にするには、［週間概要レポートを送信する］のオプションにチェックを入れてください。

カスタム項目の作成

新しいカスタム項目を作成するには：

• ［設定］に移動し、［各種設定］を選択してください
• 左側のメニューで、カスタム項目を追加するモジュールを選択してください。
• ページの上部にある［項目のカスタマイズ］のタブを選択してください。
• ページの右上隅にある［+ 新しいカスタム項目］ボタンをクリックしてください。

• 次の項目を入力してください。

ラベル名

カスタム項目に適切な名前を付けてください。対象のモジュールでデータを入力する際に表示されます。

データの種類

カスタム項目に入力または保存するデータの種類を選択してください。Zoho Booksでは、カスタム項目に以下のデータ種類を提供しています。

テキスト（単一行）

任意の追加情報を記録する場合は、データの種類として［テキスト］を選択してください。255文字までの短いテキスト、数値、または両方の組み合わせを入力できます。入力文字は、アルファベット（A-Z）、数字（0-9）、および特殊文字のみです。

メール

この項目を使用して、「brandontaylor@zylker.com」など、追加のメールアドレスを記録できます。

URL

この項目を使用して、「https://www.zoho.com」のようなウェブサイトのURLを記録し、保存できます。

電話

データの種類として［電話］を使用すると、「(123)--456-7890」など、追加の電話番号を保存できます。

数字

［数字］の項目は、「7」や「-7」など、整数や負数の値を保存するために使用できます。

少数

この項目を使用すると、「12.90」や「-94.53」など、正負両方の小数値を記録できます。

総額

この項目を使用すると、「USD50」、「GBP76」、「AUD30」など、組織で設定している初期設定の通貨コードとともに金額を記録できます。

パーセント

このデータ種類を使用すると、パーセンテージで値を記録できます。

日付

この項目では、任意の日付値と相対的な日付値を記録できます。たとえば、任意の日付では「2019年6月19日」のように日付を選択でき、相対的な日付では「今日」、「明日」、「月の開始日」などを使用できます。

日時

［日時］のデータ種類は、日と時刻の両方の値を表示する必要がある場合に使用しま す。値は、「YYYY-MM-DD HH：MM」の形式で表示されます。

チェックボックス

［チェックボックス］のデータ種類を使用すると、活動や事実を確認したり、オプションを提供したりすることができます。必要に応じて、初期設定でチェックボックスにチェックを入れるように設定することも可能です。

自動番号

このデータ種類を使用すると、あらかじめ設定した接頭語や接尾語を使用して、ニーズ に応じた値を自動生成することができます。 さらに、このカスタム項目を既存の請求 書に関連付けて、すべての請求書に対してこの番号を自動生成することも可能です。

ドロップダウン

［ドロップダウン］のデータ種類は、提供されたオプションのリストから選択する必要がある場合に使用できます。

複数選択

［複数選択］は、ドロップダウンと同様に使えるデータ種類です。複数選択では、利用可能なオプションリストから最大30個のオプションを選択することができます。

検索

［検索］のデータ種類を使用すると、任意の1つのモジュールからデータを取り出し、別のモジュール内で表示することができます。詳細については、こちらを参照してください。

テキスト欄（複数行）

［テキスト欄（複数行）」のデータ種類では、追加情報を記録するために必要なテキストや数値、または両方の組み合わせで、最大36,000文字まで入力することができます。 入力文字は、アルファベット（A-Z）、数字（0-9）、および特殊文字のみです。

添付ファイル

［添付ファイル］のデータ種類を使用して、ドキュメント、PDF、画像などのファイルを追加できます。

対応可能なファイル形式は次のとおりです。

• 画像：GIF、PNG、JPG、JPEG、BMP、TIF、TIFF
• ドキュメント：XLS、XLSX、DOC、DOCX、XML、CSV、TXT
• PDF

添付できるファイルの数は1件、ファイルのサイズ制限は7MBです。

数式

［数式］のデータ種類を使用すると、定義済みの関数、項目、演算子を使用して計算を実行する式を作成できます。詳細については、こちらを参照してください。

項目に個人を特定できる情報（PII）が含まれていない場合、初期値を設定することができます。フォーム自体には、項目のプレビューとそれに関連するテキストが表示されます。

データのプライバシー

この項目に入力する情報に基づいて、［PII］または［ePHI］を選択してください。

• 入力する情報が機密情報や個人を特定できる情報である場合は、PII（Personally Identifiable Information：個人識別情報）を選択してください。テキスト、メール、URL、電話、数字、日付などの項目をPIIとして設定することができます。 データの機密性が高い場合は暗号化して保存し、機密性が低い場合は暗号化せずに保存します。入力情報の機密度に応じて設定してください。
  • はい、個人情報（PII）です。暗号化して保存します。：管理者ユーザーのみが詳細を表示できます。
  • いいえ、個人情報（PII）ではありません。暗号化しないで保存します。：管理者ユーザーのみが詳細を表示できますが、他のユーザーはこの項目を詳細検索に使用できます。
• 入力する情報が個人を特定できる機密医療データである場合は、ePHI（Electronic Protected Health Information：電子的保護対象医療情報）を選択してください。たとえば、医療レポートの電子コピーはePHIの対象になります。 テキスト、メール、URL、電話、日付などの項目にのみ、ePHIとして設定できます。 ePHIのデータは機密性の高いデータと見なされ、 暗号化されて保存されます。 保護されたデータへのアクセスを持つユーザーのみが対象の項目にアクセスでき、他のユーザーはこの項目を詳細検索に使用できません。

入力必須

この項目を必須に設定すると、項目が空白の状態でフォームを保存することができません。

すべてのPDFで表示

カスタム項目にデータを入力して保存することで、そのデータが取引のPDFに表示されるかどうかを選択できます。

顧客ポータルで表示

カスタム項目が［添付ファイル］である場合、このオプションを有効にすると、請求書や見積書に追加した添付ファイルを顧客がポータルで確認できます。

• すべての項目を入力した後、［保存］をクリックしてください。

以降、対象のモジュールにデータを入力する際に、カスタム項目が表示されます。

カスタム項目の制限

各データの種類ごとに作成できるカスタム項目の数には、一定の制限があります。制限に基づき、カスタム項目は、数値、小数点、文字列、真偽値、長いテキスト、複数選択の6つのセクションに分類されています。

使用可能なカスタム項目の数を以下の方法で確認できます。

• 右上部にある歯車（設定）アイコンをクリックし、［各種設定］を選択してください。
• ［請求書］またはその他のモジュールをクリックし、［項目のカスタマイズ］のタブを選択してください。
• ［+ 新しいカスタム項目］ボタンの近くにある［カスタム項目の使用状況］オプションをクリックしてください。

カスタム項目の編集

Zoho Booksで作成したカスタム項目に保存した詳細を変更する方法は、次のとおりです。

• ［設定］→［各種設定］に移動してください。
• 左側のメニューで、カスタム項目を編集するモジュールを選択してください。
• ページの上部にある［項目のカスタマイズ］タブを選択してください。
• 編集するカスタム項目にカーソルを合わせてください。
• ［編集］をクリックしてください。

• 必要な変更を行ってください。

• ［保存］をクリックしてください。

API項目名

カスタム項目を保存すると、編集画面でAPI項目名を確認できます。APIでこのカスタム項目を参照する場合、この差し込み項目を使用してください。

項目の無効化と有効化

カスタム項目へのデータ入力を一時的に停止したい場合は、無効として設定できます。

カスタム項目を無効として設定するには：

• ［設定］→［各種設定］に移動してください。
• 左側のメニューで、カスタム項目を無効として設定するモジュールを選択してください。
• ページの上部にある［項目のカスタマイズ］のタブを選択してください。
• 無効として設定するカスタム項目にカーソルを合わせ、ドロップダウンアイコンをクリックしてください。
• ［無効にする］を選択してください。

カスタム項目を無効にした場合、再度有効にすることができます。方法は次のとおりです。

• 有効にするカスタム項目にカーソルを合わせ、ドロップダウンアイコンをクリックしてください。
• ［有効にする］を選択してください。

検証ルールの作成

取引内の項目に特定の条件を設定することで、検証ルールを作成することができます。方法は次のとおりです。

• ［設定］→［各種設定］に移動してください。
• 検証ルールを作成するモジュールを選択してください（例：見積書）。
• ［検証ルール］のタブに移動し、［+ 新しい検証ルール］をクリックしてください。

• 検証ルールを作成する項目を指定してください。カスタム項目または取引の初期設定の項目から選択できます。
• 横にあるドロップダウンメニューから、必要な条件を追加してください。
• 取引内容が検証ルールに適合しない場合に表示させる警告メッセージを入力してください。

• ［続ける］をクリックし、次のページで［保存］をクリックしてください。

同じ項目に新しい検証ルールを作成したい場合：

• リストページで、検証ルールを作成した項目を選択してください。
• ［+ 別の検証ルールの追加］をクリックし、前述の手順を繰り返してください。

複数の基準とサブルール

検証ルールは、すべての取引に適用されます。ただし、複数の条件に基づいて特定の取引に適用する場合や、同じ条件で新しいルールを作成する場合は、以下を参照してください。

• 複数基準の追加
• サブルールの追加

複数基準の追加

通常、作成される検証ルールは、すべての取引に適用されます。しかし、特定の条件に基づいて取引に適用すはるルールを選択するオプションもあります。

複数の条件追加の方法は次のとおりです。

• ［設定］→［各種設定］に移動してください。
• 特定のモジュールを選択し、［検証ルール］のタブに移動してください。
• 新しいルールの場合： 検証ルールを作成する際に、詳細を入力し、［続ける］をクリックします。次のページで、ルールの近くにある鉛筆（編集）アイコンをクリックしてください。
  既存のルールの場合： 検証ルール一覧ページで［編集］オプションをクリックし、詳細ページでルールの近くにある鉛筆（編集）アイコンをクリックしてください。
• 表示されるポップアップで、［特定の条件に基づく］オプションをクリックしてください。
• 提供されているオプションを使用して、条件を設定してください。

• さらにオプションを追加する場合は、［+ 基準の追加］をクリックし、基準を削除する場合はマイナス記号を使用してください。
• ［パターン編集］をクリックし、設定に応じて条件パターンを変更し、［保存］をクリックしてください。
• ［完了］を選択してください。

サブルールの追加

既存の条件に追加のルールを含めたい場合、サブルールを追加することができます。ただし、これは特定の条件に基づいて取引にルールを適用することを選択した場合にのみ適用されます。

サブルールを作成する方法は次のとおりです。

• ［設定］→［各種設定］に移動してください。
• 特定のモジュールを選択し、［検証ルール］のタブに移動してください。
• 検証ルールを作成した項目を選択してください。
• ［+ サブルールを追加］をクリックすると、ポップアップが表示されます。
• ［条件］と［警告メッセージ］を入力してください。

• ［完了］を選択してください。
• 作成したサブルールの内容を確認し、［保存］をクリックして変更を反映させます。

検証ルールの実行

検証ルールを作成し保存すると、今後のすべての取引に適用されます。新しい取引がこのルールに違反した場合、ユーザーに警告メッセージが表示されます。

カスタムボタンとリンク

Zoho Booksでは、新規のボタンを作成して、特定の方法で取引内容を処理したり、特定のウェブサイトを閲覧したりするなど、独自の操作を行うことができます。これらのボタンはDelugeスクリプトで作成され、追加した機能に応じて操作を実行できます。

以下に対して、カスタムボタン／リンクを作成できます。

• 商品
• 顧客・仕入先
• 売上 ‐ 見積書、請求書、受注書、前払金請求書、貸方票
• 購入 ‐ 経費、受取請求書、発注書、仕入先のクレジット
• プロジェクト

このセクションでは、以下の内容について説明します。

• カスタムボタン
  • カスタムボタンのユースケース
  • カスタムボタンの作成
  • カスタムアクションの実行
• カスタムリンク
  • カスタムリンクのユースケース
  • カスタムリンクの作成
  • 外部リンクの開設
• カスタムボタン／リンクの編集と削除

カスタムボタン

ユーザーは、自分のニーズに合わせて新しいボタンを作成することができます。このカスタムボタンは、作成するユーザーのみ、または他のユーザーも実行できるように設定できます。

カスタムボタンのユースケース

新しいボタンでカスタムアクションを実施するシナリオをいくつか紹介します。以下のシナリオのみならず、自社の要件に合わせたカスタムアクションを実施するように、ボタンを作成できます。

カスタムボタンの作成

カスタムボタンを作成するには：

• ［設定］→［各種設定］に移動してください。
• カスタムボタンを作成するモジュールを選択してください。
• ［カスタムボタン］のタブに移動してください。
• 右上にある［+ New］をクリックしてください。

• カスタムボタン名を入力してください。

• カスタムボタンを表示できる対象として、［自分のみ］、［選択したユーザー］、［全員］から選択してください。

請求書と見積書モジュール内のカスタムボタンの位置を選択することができます。ボタンを設置する場所に基づいて、Delugeエディターで利用可能な引数が提供されます。これらの引数は、カスタムボタンのスクリプトを作成するために使用できます。

• カスタムボタンを作成するためのDeluge機能を構築するには、オプションをドラッグ＆ドロップします。

• カスタムボタンを保存するには、［保存］をクリックしてください。

取引／顧客・仕入先／商品に対してアクションを適用するには、［保存して実行］をクリックしてください。表示されるポップアップに、取引／顧客・仕入先／商品IDを入力し、［実行］をクリックしてください。

メモ：IDとは、特定の取引／顧客・仕入先／商品のURLに記載されている一連の数字のことを指します。

カスタムアクションの実行

カスタムボタンを表示し、実行するには：

• カスタムボタンを作成したモジュールに移動してください。
• カスタムボタンを使用する取引／顧客・仕入先／商品を選択してください。
• 作成時に指定した場所にカスタムボタンが表示されます。アクションを実行するには、対象のカスタムボタンをクリックし、表示されるポップアップで［続ける］をクリックしてください。

カスタムリンク

Zoho Booksでは、作成するボタンにリンクを添付することで、アプリケーションから外部リンクを開くことができます。また、リンクに差し込み項目を挿入して、細部まで探索することもできます。

カスタムリンクの使用例

カスタムリンクを作成するには：

• ［設定］→［各種設定］に移動してください。
• カスタムリンクを作成するモジュールを選択してください。
• ［カスタムボタン］のタブへ移動してください。
• ［+ New］のドロップダウンをクリックし、［新しいカスタムリンク］ を選択してください。

• カスタムリンク名を入力してください。
• カスタムボタンの表示と実行を許可する対象を、［自分のみ］、［選択したユーザー］、［全員］から選択してください。
• 外部ウェブサイトのURLを入力し、特定の詳細情報を検索する場合は、必要に応じて差し込み項目を投入してください。

• ［保存］をクリックしてください。

外部リンクを開くには

• カスタムリンクを作成したモジュールに移動してください。
• ウェブサイトを表示する対象の取引／顧客・仕入先／商品を選択してください。
• 作成時に指定した場所にカスタムボタンが表示されます。ウェブサイトを表示するには、対象のカスタムボタンをクリックしてください。

関連リストの作成

関連リストを作成する方法は2つあります。

• 検索のカスタム項目の作成
• Delugeスクリプトの記述

カスタムルックアップの作成

Zoho Booksの［検索］のカスタム項目により、あるモジュールからデータを引き出して、別のモジュールで利用することができます。あるモジュール内に作成した検索のカスタム項目の詳細は、別のモジュールで関連リストとして利用可能になります。

Delugeスクリプトの記述

Delugeスクリプトを利用することで、Zoho Booksを他のサードパーティーサービスと接続し、データへのアクセスを可能にします。

Delugeを使用して関連リストを作成するには：

• ［設定］→［各種設定］に移動してください。
• 関連リストを作成するモジュールに移動してください。この場合、顧客と仕入先です。
• ［ 関連リスト ］のタブに移動してください。
• 右上にある［+ 新しい関連リスト］ボタン、または中央にある［新しい関連リスト］をクリックしてください。

• 関連リストの適切なタイトルを入力し、このリストを表示できるユーザーを選択してください。
• 連携されたサードパーティーサービスからデータを取得するために、Delugeスクリプトを作成します。この場合、Zoho Deskからとなります。

• コードを実行するには、［保存］または［保存して実行］を選択してください。リストは、該当モジュールの［関連リスト］のタブの下に表示されます。

メモ：

• Delugeスクリプトでは、以下の形式で「header_context」と「data」を含むマッピングを返さなければなりません。

{ 
header_context: [ 
{
 key: 'customer_name',
 value: 'Customer Name' 
},
 {
 key: 'invoice_number', 
value: 'Invoice Number 
} 
], 
data: [
 { 
customer_name: <customer_name>, 
invoice_number: <invoice_number>
 }
 ] 
}

• データノードの値は次の2つの手法で指定することができます。
  • 顧客名を文字列で表示

customer_name: 

• 顧客名をハイパーリンクとして表示

customer_name: { 
"value": ,
 "isExternal":true, // To open the link in separate tab. 
"link": 
 }

関連リストの編集と削除

作成済みの関連リストを編集または削除するには、以下の手順に従ってください。

• ［設定］→［各種設定］に移動してください。
• 削除対象の関連リストがあるモジュールを選択してください。
• ［関連リスト］のタブをクリックしてください。
• 削除または編集するリストの上にカーソルを合わせてください。
• リストに変更を加えるためには、［編集］をクリックしてください。完全に削除するには、下矢印をクリックしてください。

サンプル機能

以下に、Zoho BooksのユーザーがZoho Deskから顧客詳細をアクセスすることが可能となる、シナリオ2のサンプル関数を紹介します。

searchMap.put('fullName', customer.get("contact_name"));
searchMap.put('orgId', XXXXX); //Zoho desk orgId

searchList = invokeurl

[

url : "https://desk.zoho.com/api/v1/contacts/search"

type : GET

parameters: searchMap

connection: "zohodesk"

];

contacts = searchList.get('data').toList();

contact = contacts.get('0');

contactId = contact.get('id');

paramsMap = Map();

paramsMap.put('orgId', XXXXX);

paramsMap.put('include','owner');

contactInfo = invokeurl

[

url : "https://desk.zoho.com/api/v1/contacts/" + contactId

type : GET

parameters: paramsMap

connection: "zohodesk"

];

owner = contactInfo.get('owner');

happiness = contactInfo.get('customerHappiness');

headerData = List();

headerData.add({"key":"owner_name", "value":"Owner Name"});

headerData.add({"key":"good_percent", "value":"Good Percentage"});

headerData.add({"key":"bad_percent", "value":"Bad Percentage"});

headerData.add({"key":"desk_url", "value":"Desk Url"});

details = Map();

details.put("owner_name", owner.get('firstName') + owner.get('lastName'));

details.put("good_percent", happiness.get('goodPercentage'));

details.put("bad_percent", happiness.get('badPercentage'));

details.put("desk_url", {"value":contact.get('lastName'), "isExternal":true, "link":contactInfo.get('webUrl')});

listData = List();

listData.add(details);

resultMap = Map();

resultMap.put("header_context", headerData);

resultMap.put("data", listData);

return resultMap;