"Cuando participamos en foros de digitalización, nos quieren vender otras herramientas, pero resuelven problemas que Zoho hace en 30 minutos."

Costa Rica Por Siempre: Cómo un enfoque digital impulsó la conservación de la biodiversidad

Costa Rica Por Siempre es una destacada organización dedicada a la conservación ambiental, ha logrado un notable éxito al adaptarse y evolucionar en su campo a través de la movilización de recursos. Desde su fundación en 2010, la organización ha trabajado activamente en la administración de fideicomisos y donaciones, logrando un impacto significativo en la conservación de la biodiversidad y el bienestar humano.

A pesar de tener recursos limitados y desafíos organizacionales, la empresa ha logrado completar su proceso de transformación digital, facilitando el trabajo de sus colaboradores y aliados logrando mayor eficiencia operativa.

Desafíos y dispersión de la información

Desde sus inicios, Costa Rica Por Siempre se enfrentó a desafíos debido a la dispersión de la información. Cada área contaba con sus propias bases de datos y formas de administrarlas, así que tomar decisiones y realizar informes era muy complicado. Los líderes de proyectos experimentaban una mala experiencia de usuario y pérdida de tiempo al preparar informes.

La asociación necesitaba agilizar sus procesos de cumplimiento y operaciones, así como su relación con entidades y aliados.

Explorando soluciones alternas

Primero, intentaron digitalizarse probando un sistema contable que controlara todos sus fondos administrados, pero no alcanzó sus expectativas. Necesitaban una solución que no solo abordara los aspectos financieros, sino también sus procesos operativos.

Entre más crecía la asociación, debían tener más formas para rendir cuentas. Esto, sumado a tener una sola fuente de información los llevó a probar Excel.

Fue un proceso complicado. Cada área tenía que realizar sus propios documentos de información. En algún punto lograron cargar gran parte de ella, pero no podían analizar cómo se originaba un dato y tampoco podían sistematizar el proceso.

En 2013 encontraron y decidieron usar Zoho Projects. Para ellos funcionó como un repositorio de información. Sabían que era una herramienta muy poderosa, pero necesitaban más.

La asociación intentó varias alternativas por un tiempo, pero en el año 2018, Novazys, Partner autorizado de Zoho, les ayudó a explorar otras aplicaciones como Zoho CRM. Evaluaron los costos y beneficios, consideraron el retorno de la inversión a largo plazo y se aseguraron de que la herramienta fuera escalable. Cuando vieron todos estos beneficios en Zoho, decidieron seguir adelante.

Construyendo las bases: Implementación

Novazys tuvo reuniones iniciales con la asociación para identificar sus necesidades. Construyeron 7 módulos dentro del CRM enfocados en la administración de convocatorias y contratos, que eran procesos fundamentales para Costa Rica Por Siempre.

La falta de experiencia previa en la implementación de este tipo de sistemas y la cultura de la organización generaron algunos retos. Hubo resistencia al cambio y algunos colaboradores estaban preocupados de perder el control sobre la información o enfrentar dificultades técnicas.

Ante esto, se tomó la decisión de realizar un cambio estratégico. Joseph Lacayo, analista de procesos y ahora líder del proyecto, asumió la responsabilidad en marzo de 2020 y se enfocó en evaluar y mejorar los desarrollos.

Los líderes de Costa Rica Por Siempre fueron visionarios en el proceso de transformación digital. Reconocieron la necesidad de centralizar la información, agilizar los procesos y mejorar la toma de decisiones para fortalecer la conservación de la biodiversidad y el bienestar humano. Se enfocaron en los beneficios como la facilidad de seguimiento de proyectos, la gestión de contratos y pagos, y la eliminación del uso de documentos físicos.

El proceso de digitalización coincidió con tres eventos:

• La pandemia
• Un cambio en la legislación tributaria que introdujo la facturación electrónica
• El crecimiento de la organización de 15 a 25 personas

Estos factores se convirtieron en oportunidades para migrar a un entorno digital y promover una nueva cultura.

Los nuevos integrantes demostraron una alta empatía hacia las herramientas y se convirtieron en embajadores entusiastas del cambio. Esto inspiró al resto del equipo, lo cual generó una cultura de aceptación y un deseo generalizado de aprovechar las capacidades del CRM.

La comunicación interna fue otra clave en el proceso de transformación. El equipo de Joseph se encargaba de crear material digerible y comunicar los avances y beneficios de la herramienta a los usuarios.

A medida que avanzaban en el proceso, el equipo se dio cuenta de los resultados positivos. Las personas que adoptaron las herramientas experimentaron mejoras significativas en sus tareas diarias, por ejemplo:

• Realizar sus actividades más rápido y de manera más eficiente
• Una administración de contratos y gestión de pagos más fácil, eliminando la necesidad de hojas de cálculo y documentos en papel.

Resultados y aplicaciones más usadas

Dentro de las actividades diarias de Costa Rica Por Siempre, las herramientas más utilizadas son:

CRM: Esta herramienta es fundamental para gestionar la relación con sus aliados y donadores. Administran sus contactos y realizan seguimientos, todo con una visión integral de las interacciones y actividades.

Analytics: Crearon tableros de control personalizados y visualmente atractivos que les permitieron tomar decisiones informadas y guiar a los directivos. Consiguieron una visión clara de su trabajo en toda la cadena de procesos, desde la recepción de los datos hasta el análisis y la toma de decisiones estratégicas.

Campaigns: Las herramientas de gestión de campañas les permite diseñar, ejecutar y realizar un seguimiento de las campañas de marketing y comunicación, segmentando audiencias.

Además de estas herramientas, Forms y Creator han sido clave para capturar datos relevantes y adoptar un enfoque estructurado y efectivo.

Aunque el camino no fue fácil, Costa Rica Por Siempre logró posicionarse como una organización líder en la transformación digital. Consolidaron su administración de datos, optimizaron los procesos operativos y fortalecieron su capacidad para cumplir con los objetivos de conservación y bienestar humano.

Una de sus principales victorias fue eliminar el papel en los procesos de la organización. A través de la centralización de datos en WorkDrive, Costa Rica Por Siempre logró una gestión más eficiente y una mayor interacción con sus aliados. La implementación del sistema les ayudó a optimizar los flujos de trabajo y reducir costos.

En resumen, el caso de éxito de la transformación digital en Costa Rica Por Siempre destaca cómo la empresa ha logrado implementar con éxito un proceso de cambio profundo en su cultura y operaciones. A través de una combinación de herramientas tecnológicas, comunicación efectiva y enfoque en la capacitación, la empresa ha logrado mejorar la eficiencia operativa, aumentar la satisfacción del personal y posicionarse como un referente en su industria.