Giao tiếp nơi công sở đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông điệp và thúc đẩy quá trình cộng tác.
Ngày nay, với sự phát triển của khoa học công nghệ, cách thức giao tiếp đa dạng hơn trên nhiều phương diện, đồng thời tính bảo mật được chú trọng và cân nhắc.
Hơn nữa, chúng ta dễ thấy những tác động tích cực từ việc cải thiện giao tiếp nội bộ doanh nghiệp với hiệu suất làm việc. Do đó, lựa chọn giải pháp phù hợp thúc đẩy quy trình giao tiếp hiệu quả chính là một trong những mấu chốt giúp tạo nên lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
Giao tiếp nơi công sở là gì?
Giao tiếp nơi công sở là khái niệm không còn xa lạ, đây chính là quá trình trao đổi thông tin nội bộ giữa nhiều bên liên quan như giữa nhân viên cùng và khác phòng ban, hay giữa các cấp trong doanh nghiệp.
Thông thường, giao tiếp truyền thống được thực thi theo các hình thức khác nhau như cuộc trò chuyện trực tiếp, gọi điện thoại, gửi tin nhắn, soạn thảo email.
Tuy nhiên, trong kỷ nguyên số, các hình thức giao tiếp nơi công sở trở nên đa dạng hơn rất nhiều. Thậm chí, nhiều doanh nghiệp hiện nay hướng tới mô hình làm việc tại bất kỳ đâu trên thế giới, mỗi nhân viên của công ty có thể đến từ nhiều khu vực khác nhau.
Những doanh nghiệp này thường chọn các ứng dụng công nghệ giúp việc trao đổi thông tin linh hoạt, tối ưu được nhiều nguồn lực tài chính và con người hơn.
Vì sao giao tiếp công sở quan trọng?
Các hoạt động giao tiếp nơi công sở của doanh nghiệp, dù là hình thức trao đổi trực tiếp hay trực tuyến, đều mang ý nghĩa quan trọng trong các khía cạnh hoạt động kinh doanh.
Theo một báo cáo của Gallup’s State of the Global Workplace, $8,9 nghìn tỷ là con số đánh đổi cho sự thiếu gắn kết của nhân viên ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
Vậy vai trò của giao tiếp nơi công sở là gì? Vì sao quá trình này ảnh hưởng cục diện đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp? Cùng Zoho khám phá câu trả lời trong nội dung tiếp theo.
#1. Nền tảng cho phối hợp công việc
Chúng ta thấy rõ tầm quan trọng của quá trình giao tiếp, đây là cách thức cơ bản và cần thiết nhất để các vấn đề được truyền tải và xử lý. Giao tiếp nơi công sở cũng chính là công cụ kết nối các nhân viên lại với nhau, đặc biệt là đội ngũ hoạt động tại các phòng ban khác nhau.
Giao tiếp mạch lạc, rõ ràng và lựa chọn cách thức giao tiếp phù hợp sẽ giúp quá trình thực hiện nhiệm vụ trơn tru và nhanh chóng. Đặc biệt, trong các trường hợp khúc mắc, nhân viên và cấp quản lý có thể sắp xếp, phối hợp xử lý vấn đề kịp thời.
#2. Giao tiếp tạo mối liên kết gắn bó
Mọi người vẫn hay chia sẻ nhau gọi nơi làm việc là "Ngôi nhà thứ hai". Việc giao tiếp nơi công sở hiệu quả ngoài vai trò thúc đẩy năng suất, đây còn là cách giúp nhân viên cảm thấy bản thân là một phần của tổ chức và gắn bó hơn với doanh nghiệp.
Điều này đồng nghĩa, tỷ lệ nhân viên rời khỏi tổ chức giảm khi quá trình giao tiếp nơi công sở được cải thiện.
Hơn nữa, khi công ty mở rộng và có xu hướng đưa các mô hình công việc kết hợp (Hybrid) hoặc từ xa (Remote) vào môi trường làm việc, các nhân viên vẫn sẽ dễ dàng giao tiếp và xây dựng sự kết nối với nhân viên hiện tại.
#3. Phương tiện truyền tải văn hoá doanh nghiệp hiệu quả
Bất cứ doanh nghiệp nào cũng đều mang trong mình một văn hoá riêng, văn hoá chính là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp hoạt động và quản lý có định hướng.
Một trong những yếu tố tác động rõ ràng nhất về khía cạnh văn hoá doanh nghiệp là giao tiếp nội bộ.
Tuy vậy, khi các hình thức làm việc dần được đa dạng hoá, doanh nghiệp càng chú trọng và xây dựng mô hình giao tiếp nơi công sở gần gũi nhất sao cho văn hoá tổ chức được truyền tải một cách xuyên suốt và hiệu quả, bất kể ranh giới về địa lý và ngôn ngữ.
Vai trò công nghệ trong tối ưu hoạt động giao tiếp
Lý do nhiều doanh nghiệp ngày nay dễ dàng tiếp nhận công nghệ vào giao tiếp nơi công sở vì các đây là trợ thủ đắc lực trong việc đơn giản hoá quy trình truyền tải thông tin, và đáp ứng tốt các nguyên tắc giúp giao tiếp doanh nghiệp trở nên hiệu quả, bao gồm:
Hỗ trợ duy trì các hoạt động giao tiếp nhiều chiều (Giữa các phòng ban, các cấp).
Đảm bảo thông tin cập nhật nhanh chóng theo thời gian thực.
Cung cấp thông tin tổng quan đầy đủ giúp bộ phận quản lý cập nhật tình hình và quản lý đội nhóm.
Phá bỏ ranh giới giữa nhân viên và cấp trên, hệ thống phân cấp không còn là rào cản giao tiếp.
Thúc đẩy quá trình chia sẻ thông tin, ý tưởng một cách cởi mở.
Đảm bảo mọi thông tin đều được nắm bắt kịp thời, mọi người đều được lắng nghe.
Zoho Cliq - Giải pháp giao tiếp nơi công sở hiện đại
Hiện nay, tuy nhiều công cụ được phát triển phục vụ cho mục đích giao tiếp, một phần mềm chuyên dụng cho giao tiếp nơi công sở sẽ có nhiều lợi thế hơn về mặt hiệu suất.
Zoho Cliq chính là giải pháp phần mềm bảo mật và hiện đại, đáp ứng mọi yêu cầu của hầu hết các doanh nghiệp. Đây là nền tảng được lựa chọn bởi hàng nghìn doanh nghiệp trên khắp thế giới thuộc mọi lĩnh vực và quy mô.
Vậy, vì sao Zoho Cliq là giải pháp tối ưu giúp giao tiếp nơi công sở hiệu quả:
#1. Hoạt động linh hoạt
Đây là nền tảng tạo điều kiện tối ưu cho các cuộc trò chuyện trao đổi về công việc không chỉ cho nội bộ tổ chức mà còn với các đối tác bên ngoài.
Ngoài sử dụng những tính năng trò chuyện sẵn có, bạn có thể tuỳ chỉnh nhiều hoạt động, tính năng trên Cliq sao cho phù hợp với nhu cầu tổ chức của mình, cũng như ứng dụng nền tảng này theo cách mà bạn muốn. Ngoài ra, Cliq có thể hoạt động trên mọi thiết bị, kể cả ứng dụng di động.
#2. Kết nối không biên giới
Không chỉ những cá nhân trong cùng tổ chức mà các đối tác bên ngoài vẫn có thể kết nối dễ dàng với nhau bằng công cụ Cliq. Trong quá trình giao tiếp, người dùng có thể chat, gọi thoại, gọi video và thực hiện nhiều hoạt động khác theo thời gian thực.
#3. Phù hợp mọi môi trường
Cliq ứng dụng cho mọi môi trường và hình thức làm việc từ làm việc tại văn phòng (On-site), làm việc kết hợp (Hybrid) đến môi trường làm việc online, làm việc từ xa (Remote, Work From Home).
#4. Giao tiếp liền mạch và dễ dàng
Cliq đóng vai trò là nền tảng quy tụ mọi hoạt động của nhân viên trong tổ chức. Ngoài việc ban quản lý dễ dàng đánh giá tổng quan về các hoạt động, nhân viên và đại diện các cấp có thể linh hoạt và nhanh chóng liên lạc, cập nhật nhau nhờ những lợi ích từ công nghệ nền tảng đám mây (On cloud) mang lại.
Đội ngũ Zoho luôn ưu tiên đầu tư chú trọng vào R&D, nhờ vậy, quá trình vận hành, giao tiếp và cộng tác liền mạch hơn, hạn chế tối đa sự gián đoạn.
#5. Vượt ra khỏi tính năng giao tiếp nơi công sở thông thường
Không dừng lại ở những lợi ích về giao tiếp, công cụ này còn giúp quá trình cộng tác thuận tiện hơn nhờ nhiều tính năng tích hợp độc đáo như hội thảo qua video, các tính năng tuỳ chỉnh trong cuộc họp, tạo và xây dựng nhóm làm việc và hơn thế nữa.
#6. Tích hợp AI
Zoho Cliq chủ trương luôn cập nhật và đưa AI tích hợp vào công cụ nhằm giúp quá trình giao tiếp và làm việc tự động hoá mang lại hiệu suất cao. Với Zoho Cliq, bạn có thể dễ dàng tóm tắt tin nhắn chưa đọc, soạn tin nhắn nhờ sự trợ giúp của AI, tóm tắt cuộc họp cùng AI, tích hợp Chat GPT và hơn thế nữa.
#7. Tích hợp dễ dàng bên thứ ba hoặc hệ sinh thái Zoho
Với điểm đặc biệt này, Cliq tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức, bạn có thể dễ dàng mở các ứng dụng khác như tạo đầu việc (tasks), viết báo cáo, gửi hoá đơn,... mà không cần phải rời khỏi ứng dụng.
Lời kết
Zoho Cliq được tin cậy bởi nhiều doanh nghiệp trên khắp thế giới với vai trò là nền tảng giao tiếp bảo mật và tối ưu quy trình giao tiếp, cộng tác xuyên suốt các phòng ban doanh nghiệp.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp thúc đẩy hiệu quả của quá trình giao tiếp nơi công sở của đội ngũ, Zoho Cliq chính là lựa chọn bạn có thể cân nhắc.
Dùng thử miễn phí Zoho Cliq ngay hôm nay.
Comments