Khi cả thế giới chuyển mình trong giai đoạn chuyển đổi số, thích nghi linh hoạt chính là chìa khoá thành công cho mọi doanh nghiệp.
Số hoá đang dần thay đổi cục diện trong cách thức vận hành doanh nghiệp, và mô hình làm việc chính là chủ đề nóng giúp định hướng doanh nghiệp trong thời đại mới.
Văn phòng số thông minh vì thế ra đời với mục đích đồng hành cùng doanh nghiệp chuyển đổi số. Cùng Zoho tìm hiểu các mô hình làm việc hiện đại, cũng như giải pháp số hoá tối ưu hiệu suất.
Các loại mô hình làm việc hiện đại
Công nghệ số phát triển mang lại sự dịch chuyển đáng kể trong các mô hình làm việc của doanh nghiệp. Không ít đơn vị đã đầu tư vào nghiên cứu, cải biến trên các mô hình hiện tại với mục đích cải thiện cách thức làm việc cũ, nâng cao hiệu quả công việc, năng suất lao động và đồng thời tiết kiệm được nhiều chi phí.
Cùng Zoho điểm qua 3 mô hình làm việc phổ biến, và xu hướng tương lai của các mô hình này.
#1. Mô hình làm việc tại chỗ (Onsite)
Đây là phương thức làm việc truyền thống, và hiện cũng đang là mô hình phổ biến nhất. Với mô hình làm việc Onsite, nhân viên sẽ làm việc trong môi trường và không gian cố định, thường sẽ là văn phòng doanh nghiệp hoặc nhà máy.
Tuỳ vào ngành nghề và tính chất công việc, làm việc tại chỗ vẫn mang lại nhiều kết quả tích cực và khả quan do lợi thế về khả năng tương tác trực tiếp và quản lý sâu sát. Tuy vậy, hình thức này cũng để lại không ít thách thức về mặt chi phí vận hành, con người, thậm chí là về khía cạnh hiệu suất của nhân viên.
#2. Mô hình làm việc từ xa (Remote)
Đây là mô hình mới nổi trong những năm gần đây, đặc biệt sau khi đại dịch bùng nổ. Mô hình làm việc từ xa không yêu cầu nhân viên đến nơi làm việc, thay vào đó, họ có thể làm việc tại bất kỳ đâu như quán cafe, nhà riêng,...
Tuy mô hình được đánh giá linh hoạt và lý tưởng, nhưng làm việc remote cũng mang những khía cạnh bất lợi cho cả doanh nghiệp và người đi làm.
Theo một khảo sát của Buffer thực hiện trên 3000 cá nhân đang làm việc từ xa trên khắp thế giới, 20% trong tổng số đó cho rằng sự cô đơn là thử thách lớn nhất của họ. Điều này dẫn đến những ảnh hưởng tiêu cực lên sức khoẻ tinh thần, quả tải và thể chất tổng thể của họ trong quá trình làm việc.
Đặc biệt, mô hình này yêu cầu sự kỷ luật cao từ nhân viên do mức độ quản lý của cấp trên bị giảm xuống khi làm việc từ xa. Đây cũng là một vấn đề nan giải khiến việc làm remote chưa thực sự phổ biến ở nhiều nơi, và giới hạn lĩnh vực.
#3. Mô hình kết hợp (Hybrid)
Mô hình làm việc kết hợp hay Hybrid là sự kết hợp giữa 2 mô hình được đề cập ở trên. Với mô hình này, nhân viên sẽ được luân phiên sắp xếp thời gian làm việc ở văn phòng công ty hoặc một nơi nào khác như quán cafe, nhà,... Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo tiến độ công việc hiệu quả.
Đây được xem là mô hình làm việc của tương lai, và qua thời gian, nhiều doanh nghiệp đã chứng minh tính hiệu quả của mô hình này qua kết quả kinh doanh và sự hài lòng trong nội bộ nhân viên của họ.
Hybrid giải quyết được vấn đề con người, chi phí doanh nghiệp và đồng thời vẫn mang lại môi trường giao tiếp, theo dõi và quản lý công việc hiệu quả.
Xây dựng mô hình làm việc trong thời kỳ chuyển đổi số
Vậy trong kỷ nguyên số, một mô hình phù hợp nên có những đặc điểm nào? Cùng Zoho tìm hiểu về các tính chất bên dưới:
#1. Trao quyền
Trao quyền chính là cơ hội cấp quản lý giúp nhân viên có trách nhiệm và kỹ năng hơn trong việc quản lý các đầu việc cá nhân. Đây cũng là cách kích thích sự sáng tạo của nhân viên.
Rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới đã lựa chọn cách thức này để quản lý đội ngũ của mình. Trao quyền làm giảm ranh giới giữa các cấp, đồng thời tạo nên môi trường cởi mở, tích cực thúc đẩy sự đóng góp tối ưu đến từ nhân viên cho tổ chức.
#2. Tối ưu quy trình xét duyệt
Quy trình xét duyệt thường là bước đảm bảo kết quả cuối cùng của sản phẩm, dịch vụ. Tuy vậy, đây cũng là nút thắt tạo ra khoảng cách giữa các cấp, đồng thời khiến quá trình xét duyệt tốn thời gian và công sức nhưng đổi lại hiệu quả chưa đáng kể nếu doanh nghiệp xây dựng một quy trình chưa đủ chỉn chu.
Do vậy, nhiều mô hình làm việc hiện đại đã hướng đến việc tối ưu quá trình xét duyệt, thúc đẩy thời gian kiểm duyệt nhanh chóng hơn nhưng vẫn đảm bảo hiệu năng và kết quả sau cùng.
#3. Hệ thống hoá - Tự động hoá
Để xây dựng được nhiều quy trình ổn định, tân tiến trong mọi mô hình làm việc, ứng dụng tự động hoá vô mạng lưới thông tin, kết nối của doanh nghiệp là một giải pháp tối ưu.
Để làm được điều đó, nhiều doanh nghiệp đưa công nghệ ứng dụng cho văn phòng số để mang lại những lợi ích vượt trội. Các quy trình cơ bản và lặp lại như nhập liệu, lưu trữ,... được tự động và hệ thống hoá để nhân viên tập trung các đầu việc xử lý quan trọng khác.
#4. Đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật
Tuy các nhân viên và quản lý cùng thuộc một tổ chức nhưng tất cả đều có không gian riêng và những hoạt động riêng nhằm đảm bảo tính đánh giá công bằng, tôn trọng sự riêng tư. Một môi trường làm việc đề cao sự riêng tư sẽ giúp nhân viên thoải mái thể hiện bản thân, và được đánh giá đúng cách.
#5. Đảm bảo tính linh hoạt
Tính linh hoạt vẫn là khía cạnh được đánh giá cao, đặc biệt trong bối cảnh thị trường biến động. Mặc dù tính chất ngành vẫn là một chủ đề được bàn luận sôi nổi, nhưng việc ứng dụng linh hoạt các mô hình đã dần len lỏi đến hầu hết các ngành nghề, từ đó hướng đến hiệu suất công việc tăng cao.
Do vậy, nhiều doanh nghiệp đang dần thích ứng với nhiều loại mô hình làm việc khác nhau, tuỳ vào giai đoạn và bộ phận, doanh nghiệp sẽ có các chính sách làm việc phù hợp. Điều này tạo nhiều hệ quả tích cực cho chính nhân viên và tổ chức.
Vai trò ứng dụng công nghệ với các loại mô hình làm việc
Mặc dù các mô hình trên vẫn còn những bất cập, nhiều doanh nghiệp vẫn chấp nhận sử dụng để vận hành vì quy trình này đã "ăn sâu" vào bộ máy doanh nghiệp từ trước đến nay.
Trong kỷ nguyên số, công nghệ ra đời để giải quyết những lỗ hổng mà mỗi mô hình chưa thực sự làm tốt. Cùng tìm hiểu vai trò của việc ứng dụng công nghệ trong các mô hình làm việc sau đây:
#1. Giải pháp hiện đại, cập nhật xu hướng công việc
Nhờ tính chất được xây dựng với mục đích chính là thích nghi với quá trình chuyển đổi số, các giải pháp luôn được cập nhật, phát triển song song với định hướng của thị trường lao động và sự thay đổi của công nghệ.
#2. Tính linh hoạt cao
Văn phòng số là giải pháp phù hợp với mọi mô hình làm việc, một vài ví dụ điển hình như mang lại môi trường kết nối dễ dàng, rút ngắn khoảng cách địa lý giữa các chi nhánh, thúc đẩy doanh nghiệp mở rộng nhân sự khắp nơi trên thế giới, hỗ trợ công việc trong quá trình di chuyển và hơn thế nữa.
#3. Công cụ giải quyết mọi khía cạnh công việc
Giải pháp giải quyết các khía cạnh chính bao gồm hiệu suất và cộng tác. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí khi có thể linh hoạt sắp xếp các đầu việc và quản lý tổng quan hiệu quả hơn.
#4. Phương thức tăng độ hài lòng của nhân viên
Nhân lực chính là một phần xây dựng nên doanh nghiệp, doanh nghiệp hoạt động tốt khi mức độ hài lòng của nhân viên trong công việc cao.
Đây là điều thực tế, công cụ chuyển đổi số không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp trong hành trình phát triển, mà còn ảnh hưởng tích cực lên môi trường làm việc của nhân viên. Các tính năng tự động hoá, gợi ý phân tích tình hình, linh hoạt cộng tác tiếp xúc,... cải thiện phần lớn thời gian và công sức cho nhân viên.
Nhờ vậy, mỗi cá nhân có thể sắp xếp và ưu tiên công việc mang tính chuyên môn và quan trọng của bản thân, giảm bớt áp lực công việc và nâng cao mức độ hài lòng trong môi trường công sở.
#5. Tiết kiệm chi phí vận hành
Chi phí vận hành và con người là một phần không thể thiếu trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Mô hình văn phòng số thúc đẩy hiệu suất làm việc và tính linh hoạt trong phối hợp công việc.
Nhờ vậy thời gian được rút ngắn và kết quả cuối cùng vẫn được đảm bảo, chi phí bỏ ra cho việc quản lý, xây dựng nguồn lực sẽ được cắt giảm tuỳ thuộc vào tình hình.
Giải pháp văn phòng số bảo mật - Zoho Workplace
Zoho Workplace là giải pháp văn phòng số của Zoho, được xây dựng dành cho doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực và quy mô. Zoho Workplace mang đến nhiều tính năng phù hợp và tối ưu giúp quá trình làm việc và phối hợp hiệu quả.
Cùng tìm hiểu cách Zoho Workplace đồng hành doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số qua các chi tiết sau đây:
#1. Trải nghiệm liền mạch và góc nhìn tổng quan các hoạt động
Workplace được xây dựng như một bộ công cụ tổng hợp nhiều tính năng cần thiết cho văn phòng số. Vì vậy, bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi qua lại giữa các thanh tab trên trình duyệt để xử lý công việc mà không cần phải thoát ứng dụng.
Công cụ đồng thời cung cấp bảng tin tổng quan (Dashboard), nơi quản lý và nhân viên có thể cập nhật nhanh chóng các hoạt động đang diễn ra. Các widget được lập trình linh hoạt giúp tuỳ chỉnh và sắp xếp sao cho thuận mắt và hợp lý với người dùng.
#2. Công cụ xây dựng cho đội ngũ
Với Workplace, năng suất và thời gian không còn là vấn đề nan giải. Workplace bao gồm nhiều công cụ đơn với các tính năng hỗ trợ liên lạc giao tiếp, lưu trữ, tạo phòng họp, gọi điện, gọi thoại, ghi chú, quản lý dự án, và nhiều hơn thế nữa.
Tất cả các tính năng đều nằm trên cùng một nền tảng và dễ dàng chuyển đổi linh hoạt cho các tác vụ. Nhờ vậy, nhân viên dễ dàng sắp xếp công việc và xử lý năng suất nhất.
#3. Nền tảng đa năng và tích hợp AI
Ngoài các tính năng bao phủ toàn bộ nhu cầu một văn phòng cần như kết nối làm việc mọi nơi, email, giao tiếp thời gian thực, cộng tác nhanh chóng, truy cập mọi tập tin,... Workplace còn tích hợp AI giúp các tác vụ được xử lý thông minh và nhanh chóng hơn.
Zia chính là trợ lý AI được Zoho phát triển và tích hợp trong nền tảng Zoho Workplace. Zia giúp bạn ghi chép, phân tích dữ liệu, gợi ý thông tin và văn phong phù hợp với nhiều bối cảnh giao tiếp khác nhau.
#4. Công cụ an toàn cho dữ liệu
Workplace luôn chú trọng vào yếu tố an toàn và riêng tư của người dùng. Trong quá trình tạo và trao đổi thông tin, các chức năng mã khoá mật khẩu, TFA (Xác thực 2 yếu tố) của công cụ giúp bạn yên tâm hoàn toàn để tập trung xử lý công việc tốt nhất.
#5. Nền tảng linh hoạt mọi lúc mọi nơi
Nhờ tính chất xây dựng trong thời đại số, Workplace phù hợp với mọi loại mô hình làm việc của doanh nghiệp. Công cụ có thể dùng để kết nối mọi người thuộc mọi chi nhánh làm việc cùng nhau, truyền tải văn hoá doanh nghiệp, cập nhật thông tin,...
Đặc biệt, ứng dụng di động Zoho Workplace giúp bạn có thể mở rộng phạm vi làm việc tại bất cứ đâu, bất cứ lúc nào một cách tiện lợi và linh hoạt.
Lời kết
Dù bạn đang hoạt động tại doanh nghiệp thuộc bất kỳ lĩnh vực và quy mô. Dù bạn có đang hướng đến mô hình làm việc như thế nào cho doanh nghiệp của mình. Zoho Workplace chính là giải pháp làm việc và cộng tác hợp lý đồng hành cùng mọi doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số.
Giao tiếp và cộng tác liền mạch, linh hoạt di chuyển, bảo mật hệ thống cùng hệ thống lưu trữ khổng lồ, và nhiều hơn thế nữa. Dùng thử ngay Zoho Workplace để có những trải nghiệm độc đáo cho doanh nghiệp bạn.
Comments