ERP là gì? CRM là gì? Sự khác biệt giữa ERP vs CRM

Trong thời đại số hóa hiện nay, việc quản lý thông tin doanh nghiệp trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. 

Bạn có đang cảm thấy quá tải với số lượng dữ liệu từ khách hàng, quy trình kinh doanh, hay hoạt động tài chính? Bạn nghe nhiều về ERP vs CRM nhưng không rõ hệ thống nào thực sự phù hợp với doanh nghiệp mình? 

Đừng lo, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn ERP là gì, CRM là gì, cũng như sự khác biệt giữ hai hệ thống này để đưa ra quyết định đúng đắn.

ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống quản lý toàn diện cho doanh nghiệp hay hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, giúp tự động hóa và tối ưu hóa mọi quy trình hoạt động nội bộ. 

Từ tài chính, nhân sự, quản lý sản xuất, kho bãi cho đến quản lý dự án, ERP tích hợp toàn bộ các phân hệ này vào một hệ thống duy nhất, từ đó giảm thiểu các sai sót do việc quản lý rời rạc và nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể của công ty.

Hệ thống ERP thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp lớn hoặc doanh nghiệp có quy mô vừa với quy trình phức tạp. Bởi vì tính tích hợp cao, ERP đòi hỏi nguồn lực đầu tư lớn hơn, bao gồm chi phí triển khai và đào tạo.

Đặc điểm và tính năng chính của phần mềm ERP

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning - Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp) là một giải pháp phần mềm tích hợp, giúp doanh nghiệp quản lý và tự động hóa các hoạt động kinh doanh cốt lõi như tài chính, nhân sự, sản xuất, bán hàng, quản lý kho hàng và chuỗi cung ứng. Dưới đây là các đặc điểm và tính năng chính của hệ thống ERP:

#1. Tích hợp toàn diện

ERP tích hợp tất cả các chức năng chính của doanh nghiệp vào một nền tảng duy nhất. Điều này cho phép dữ liệu từ các bộ phận như kế toán, bán hàng, mua hàng, và quản lý kho hàng được kết nối và cập nhật đồng bộ theo thời gian thực. Việc tích hợp này giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận.

#2. Quản lý tài chính

ERP cung cấp các công cụ để theo dõi, kiểm soát và lập báo cáo tài chính, bao gồm quản lý sổ cái, tài sản cố định, dòng tiền và công nợ. Tính năng này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hiệu quả tài chính và đưa ra quyết định chiến lược.

#3. Quản lý chuỗi cung ứng

Hệ thống ERP cho phép quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng từ mua hàng, quản lý tồn kho, cho đến vận chuyển và phân phối. Nó cung cấp tính năng tự động hóa đơn hàng, quản lý nhà cung cấp và dự báo nhu cầu, giúp tối ưu hóa quá trình cung ứng và giảm chi phí.

#4. Quản lý nhân sự

Tính năng HRM (Human Resource Management) của ERP hỗ trợ quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương, và theo dõi hiệu suất. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi quá trình tuyển dụng, đào tạo, và phát triển nhân sự một cách hiệu quả.

#5. Quản lý sản xuất

ERP hỗ trợ quản lý quy trình sản xuất từ lập kế hoạch sản xuất, theo dõi tiến độ cho đến kiểm soát chất lượng sản phẩm. Tính năng này giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian ngừng sản xuất và tối ưu hóa quy trình.

#6. Quản lý dự án

Các công cụ ERP cho phép theo dõi và quản lý dự án, từ lập kế hoạch ngân sách, phân bổ nguồn lực, đến giám sát tiến độ. Điều này giúp đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ và ngân sách.

#7. Báo cáo và phân tích dữ liệu

ERP cung cấp các báo cáo theo thời gian thực và phân tích dữ liệu đa chiều, giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin kịp thời để đưa ra quyết định chính xác. Các tính năng này bao gồm báo cáo tài chính, phân tích hoạt động bán hàng và dự báo xu hướng thị trường.

#8. Tính di động và truy cập từ xa

Nhiều hệ thống ERP hiện đại cung cấp khả năng truy cập từ xa thông qua các thiết bị di động. Điều này giúp người dùng quản lý và theo dõi hoạt động doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi.

#9. Bảo mật và tuân thủ quy định

ERP đảm bảo bảo mật dữ liệu doanh nghiệp với các cơ chế mã hóa, quản lý quyền truy cập và lưu trữ dữ liệu an toàn. Ngoài ra, hệ thống cũng hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật về thuế và kế toán.

#10. Tùy chỉnh linh hoạt

ERP có khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Từ quy mô nhỏ đến lớn, ERP có thể điều chỉnh để phù hợp với ngành nghề, quy trình kinh doanh và các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

ERP giúp doanh nghiệp phát triển thế nào?

#1. Tích hợp toàn bộ quy trình

ERP giúp doanh nghiệp tự động hóa các nhiệm vụ thủ công và kết nối thông tin giữa các bộ phận, giảm thiểu lỗi và tăng tốc độ xử lý công việc.

#2. Dữ liệu thời gian thực

Tất cả dữ liệu từ các phòng ban đều được cập nhật đồng thời, giúp lãnh đạo có cái nhìn toàn diện về hiệu quả hoạt động và tình hình tài chính doanh nghiệp. Điều này giúp việc ra quyết định trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.

#3. Nâng cao khả năng mở rộng

Khi doanh nghiệp phát triển, hệ thống ERP có thể dễ dàng mở rộng để phù hợp với các nhu cầu mới mà không cần thay đổi toàn bộ hệ thống. Các doanh nghiệp có thể thêm các module mới để đáp ứng các lĩnh vực khác nhau như thương mại điện tử, quản lý chuỗi cung ứng hay dịch vụ khách hàng.

Vì sao ERP là xu hướng tất yếu?

Trong bối cảnh doanh nghiệp phải đối mặt với những thách thức như cạnh tranh gay gắt, thay đổi nhu cầu khách hàng, và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, ERP cung cấp một giải pháp toàn diện giúp họ duy trì sự linh hoạt và kiểm soát hoạt động tốt hơn. Dưới đây là một số lý do vì sao ERP đang ngày càng trở thành lựa chọn hàng đầu:

• Đồng bộ hóa dữ liệu: Dữ liệu phân mảnh là vấn đề phổ biến ở nhiều doanh nghiệp. Với ERP, dữ liệu từ tất cả các phòng ban đều được kết nối và lưu trữ trong một hệ thống duy nhất, loại bỏ tình trạng thiếu thông tin hoặc sai lệch.
• Tự động hóa quy trình: Từ đặt hàng, quản lý kho đến xuất hóa đơn, ERP cho phép tự động hóa những quy trình này, giảm thiểu sự can thiệp thủ công và giúp tiết kiệm thời gian.
• Quản lý linh hoạt trên đám mây: Với sự phát triển của ERP Cloud, các doanh nghiệp có thể truy cập và quản lý từ bất kỳ đâu với kết nối internet. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành mà còn dễ dàng thích nghi với môi trường làm việc từ xa.

Lợi ích vượt trội của ERP hiện đại

Tối ưu hoá quản lý tài chính

Mọi giao dịch tài chính của doanh nghiệp được ghi lại và theo dõi theo thời gian thực, giúp quản lý dòng tiền, dự báo tài chính và lập báo cáo chính xác hơn.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

ERP tích hợp với các hệ thống CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả thông tin khách hàng, cải thiện trải nghiệm mua sắm và xây dựng lòng trung thành.

Tối ưu hóa chuỗi cung ứng

Nhờ khả năng theo dõi lượng hàng tồn kho và dự đoán nhu cầu thị trường, ERP giúp giảm chi phí và tối ưu hóa việc sản xuất.

Xu hướng phát triển ERP trong tương lai

Công nghệ ERP không ngừng được cải tiến để bắt kịp với sự phát triển của các ngành công nghiệp. Một số xu hướng mới có thể kể đến như:

• Tích hợp AI (Trí tuệ nhân tạo): ERP có thể tự động phân tích dữ liệu, dự báo nhu cầu và tối ưu hóa quy trình sản xuất dựa trên các thuật toán học máy.
• IoT (Internet of Things): Kết nối ERP với các thiết bị thông minh trong chuỗi cung ứng giúp quản lý kho, sản xuất và giao hàng theo cách tự động, giảm thiểu lãng phí và lỗi vận hành.
• Phân tích Big Data: ERP trong tương lai sẽ không chỉ lưu trữ và quản lý dữ liệu mà còn khai thác những giá trị từ dữ liệu lớn, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hành vi khách hàng và xu hướng thị trường.

CRM là gì?

CRM (Customer Relationship Management) tập trung vào quản lý quan hệ khách hàng và đội ngũ bán hàng. Mục tiêu chính của CRM là tối ưu hóa các hoạt động liên quan đến bán hàng, Marketing và chăm sóc khách hàng. 

Các tính năng của CRM bao gồm theo dõi khách hàng tiềm năng, quản lý quy trình bán hàng, chăm sóc khách hàng tự động, và phân tích dữ liệu để cải thiện trải nghiệm khách hàng.

CRM thường phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt là trong các lĩnh vực như dịch vụ, nơi việc quản lý khách hàng là yếu tố quan trọng nhất. Hệ thống này giúp tăng doanh thu thông qua việc duy trì và mở rộng mối quan hệ với khách hàng trung thành.

Lợi ích của CRM đối với doanh nghiệp

#1. Tối ưu hóa quản lý khách hàng

CRM giúp doanh nghiệp theo dõi mọi tương tác với khách hàng từ các kênh như email, điện thoại, website hay mạng xã hội.

Mọi thông tin từ cuộc gọi, email cho đến lịch sử mua hàng đều được lưu trữ tập trung, giúp đội ngũ bán hàng và chăm sóc khách hàng hiểu rõ hành vi và nhu cầu của khách hàng, từ đó cung cấp dịch vụ tốt hơn.

Phần mềm quản lý khách hàng Zoho CRM

#2. Cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng

Với CRM, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi các vấn đề của khách hàng, phản hồi nhanh chóng và chính xác hơn.

CRM giúp xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng tự động, đảm bảo không có yêu cầu nào bị bỏ sót và tăng sự hài lòng của khách hàng.

#3. Tăng cường khả năng bán hàng và marketing

CRM giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình bán hàng từ khâu tiếp cận, theo dõi đến chốt đơn. Hệ thống này cũng cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu khách hàng, hỗ trợ xây dựng chiến dịch marketing hiệu quả hơn.

Từ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí marketing và cải thiện tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự.

Các tính năng nổi bật của CRM

Hệ thống CRM có một số tính năng phổ biến như sau:

• Tự động hóa quy trình: CRM tự động hóa các quy trình từ quản lý thông tin liên hệ đến gửi email và nhắc nhở về các nhiệm vụ quan trọng, giúp nhân viên tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược hơn.
• Phân tích dữ liệu khách hàng: Hệ thống CRM cung cấp khả năng phân tích dữ liệu chi tiết, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hành vi của khách hàng, dự đoán nhu cầu tương lai và tạo các chiến lược kinh doanh dựa trên dữ liệu cụ thể.
• Tích hợp với các hệ thống khác: CRM có thể tích hợp với các hệ thống khác như phần mềm ERP, marketing automation và phần mềm kế toán, giúp quản lý quy trình kinh doanh tổng thể một cách liền mạch và hiệu quả.

Xu hướng phát triển CRM trong tương lai

#1. CRM và AI

Sự phát triển của trí tuệ nhân tạo (AI) đang dần biến CRM thành một công cụ tự động hoá thông minh hơn. CRM tích hợp AI có thể phân tích dữ liệu để đề xuất những hành động tiếp theo, giúp cải thiện sự cá nhân hoá trải nghiệm khách hàng.

AI cũng có thể dự đoán xu hướng tiêu dùng và hỗ trợ đội ngũ bán hàng xác định cơ hội kinh doanh tiềm năng.

#2. CRM trên nền tảng di động

Với xu hướng làm việc từ xa ngày càng phát triển, CRM trên nền tảng di động đang trở thành yêu cầu tất yếu. Nhân viên có thể truy cập và quản lý dữ liệu khách hàng ở bất cứ đâu, vào bất kỳ thời điểm nào, tăng tính linh hoạt và hiệu quả trong công việc.

#3. Tích hợp CRM và công nghệ Blockchain

Trong tương lai, Blockchain có thể được tích hợp vào CRM để đảm bảo tính minh bạch và bảo mật cao hơn cho dữ liệu khách hàng. Điều này đặc biệt quan trọng khi việc bảo vệ thông tin cá nhân đang trở thành một vấn đề nhạy cảm đối với doanh nghiệp.

Sự khác biệt giữa ERP vs CRM

Nên chọn hệ thống ERP hay CRM?

Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa ERP và CRM là bước đầu tiên. Vậy hệ thống nào mới thực sự cần thiết cho doanh nghiệp của bạn?

Khi nào nên chọn CRM?

Nếu doanh nghiệp của bạn tập trung vào bán hàng, dịch vụ khách hàng và marketing, thì CRM sẽ là lựa chọn hàng đầu. CRM phù hợp với các doanh nghiệp muốn xây dựng mối quan hệ khách hàng lâu dài và tăng doanh thu qua việc phân tích dữ liệu khách hàng. Bạn sẽ cần CRM nếu bạn gặp phải các vấn đề sau:

• Khó khăn trong việc quản lý dữ liệu khách hàng một cách tập trung.
• Muốn cải thiện quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng.
• Doanh số không ổn định hoặc khó theo dõi.

Ví dụ thực tế:

Một doanh nghiệp bán lẻ có thể sử dụng CRM để theo dõi hành vi mua sắm của khách hàng, từ đó đề xuất các sản phẩm phù hợp và thúc đẩy doanh số.

Phần mềm Zoho CRM giúp quản lý lead tốt hơn

Khi nào nên chọn ERP?

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tối ưu hóa các hoạt động vận hành nội bộ, giảm chi phí và tăng cường sự nhất quán trong quy trình, ERP sẽ là sự lựa chọn phù hợp. ERP phù hợp với các doanh nghiệp cần tích hợp nhiều bộ phận khác nhau như tài chính, kho bãi, sản xuất và nhân sự vào cùng một hệ thống duy nhất. Bạn cần ERP khi:

• Quản lý chuỗi cung ứng và sản xuất phức tạp.
• Có nhiều bộ phận cần phối hợp nhưng thiếu sự kết nối hiệu quả.
• Khó khăn trong việc quản lý dòng tiền, tồn kho và quy trình sản xuất.

Ví dụ thực tế:

Một doanh nghiệp sản xuất lớn có thể sử dụng ERP để tích hợp quy trình từ khâu mua nguyên liệu đến sản xuất và phân phối, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa chi phí.

Việc lựa chọn giữa ERP và CRM dựa trên quy mô và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn cần một hệ thống quản lý toàn diện bao gồm nhiều bộ phận như tài chính, nhân sự và sản xuất, ERP sẽ là lựa chọn phù hợp.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp cần tập trung vào việc nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa quy trình bán hàng, CRM sẽ là lựa chọn tốt hơn.

Lời kết

Trên đây là toàn bộ thông tin về ERP là gì? CRM là gì? Và sự khác biệt giữa ERP vs CRM. Có thể nói, việc lựa chọn ERP hay CRM phụ thuộc hoàn toàn vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Tuy nhiên, một điều đáng lưu ý là nhiều doanh nghiệp hiện đại đã chọn kết hợp cả ERP vs CRM để vừa tối ưu hóa quản lý khách hàng vừa đảm bảo hiệu quả vận hành. 

Việc tích hợp hai hệ thống này sẽ mang lại lợi thế cạnh tranh lớn, giúp doanh nghiệp vận hành thông suốt và phát triển bền vững. Nếu bạn quan tâm đến giải pháp CRM, bạn có thể đăng ký dùng thử Zoho CRM miễn phí 15 ngày, không yêu cầu thẻ tín dụng.