Giao tiếp và cộng tác là nền tảng của một doanh nghiệp thành công, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn với nhiều nhân viên. Quản lý vô số nhiệm vụ và dự án trở nên thách thức hơn, đặc biệt khi có một đội ngũ lớn.
Sự phức tạp này tạo ra nhu cầu lớn đối với các công cụ quản lý dự án và cộng tác hiệu quả. Tuy nhiên, theo một nghiên cứu của Business Wire, 69% nhân viên lãng phí đến một giờ mỗi ngày chỉ để chuyển đổi giữa các ứng dụng công việc, dẫn đến việc mất 32 ngày mỗi năm trong năng suất.
Giải pháp: Quản lý nhiệm vụ tích hợp
Tại Zoho Cliq, chúng tôi hiểu rằng việc quản lý nhiệm vụ hiệu quả là yếu tố then chốt cho năng suất và thành công của nhóm. Vì vậy, chúng tôi tự hỏi, "Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể kết hợp giao tiếp và quản lý dự án?"
Đó là lý do tại sao chúng tôi xây dựng các tính năng quản lý nhiệm vụ mạnh mẽ trực tiếp vào nền tảng chat của mình trước khi xu hướng này xuất hiện. Việc tích hợp với Zoho Projects cho phép bạn xem và quản lý các nhiệm vụ một cách dễ dàng mà không cần rời khỏi Zoho Cliq.
Ngay cả khi không có tài khoản Zoho Projects, bạn vẫn có thể truy cập phiên bản giới hạn của quản lý nhiệm vụ Zoho Projects trong Zoho Cliq và tạo một dự án miễn phí. Theo đó, bạn có thể tạo và giao nhiệm vụ, đặt thời hạn hoàn thành, và theo dõi tiến độ liền mạch từ Zoho Cliq.
Điểm nổi bật của sự tích hợp này là việc bạn có thể kết hợp tất cả giao tiếp và quản lý dự án trong một giao diện thống nhất.
Một trong những tính năng chính của Zoho Cliq là khả năng thêm Nhiệm Vụ (Task) vào bất kỳ tab kênh nào hoặc liên kết một dự án với một kênh.
Tính năng này đảm bảo rằng việc quản lý nhiệm vụ luôn sẵn sàng và được kết nối trực tiếp với các cuộc trò chuyện liên quan.
Bằng cách liên kết một dự án với một kênh, các thành viên trong nhóm có thể xem và quản lý nhiệm vụ mà không cần chuyển đổi ngữ cảnh, giúp quy trình làm việc mượt mà và hiệu quả hơn.
Ví dụ, việc liên kết dự án với kênh hỗ trợ đảm bảo rằng bot Projects sẽ gửi thông báo thời gian thực khi có bất kỳ cập nhật nào đến tất cả mọi người trong team.
Qua đó, giải pháp không chỉ giúp bạn cộng tác dễ dàng hơn mà còn khiến việc quản lý nhiệm vụ và dự án trở thành một phần mở rộng của cuộc trò chuyện.
Chatlets trong Zoho Projects
Tính năng Chatlets vừa được giới thiệu trong nền tảng Zoho Projects, được xem như phiên bản nhỏ gọn của Zoho Cliq ngay trong một tab con.
Tính năng này cho phép các thành viên trong nhóm thảo luận về các nhiệm vụ cụ thể, chia sẻ cập nhật và cộng tác hiệu quả hơn trong bối cảnh của dự án.
Chatlets cho phép các cuộc trò chuyện có ngữ cảnh trong cả hai hướng, tập trung tất cả các giao tiếp liên quan đến dự án, hạn chế chuyển đổi giữa các công cụ và giữ hướng thảo luận chung cho các thành viên.
Mở rộng sự cộng tác: Tiện ích mở rộng Zoho Projects
Ngoài các tính năng quản lý nhiệm vụ cốt lõi, tiện ích mở rộng Projects cho Zoho Cliq mở khóa nhiều khả năng mạnh mẽ hơn.
Với tiện ích này, bạn có thể kéo nhiệm vụ, bao gồm cả nhiệm vụ của bạn và người khác, trực tiếp vào cửa sổ chat bằng cách sử dụng các lệnh slash đơn giản. Nhờ vậy, bạn có thể dễ dàng theo dõi các nhiệm vụ của bạn mà không cần rời khỏi cuộc trò chuyện.
Hơn nữa, bạn có thể chuyển đổi bất kỳ tin nhắn nào thành một nhiệm vụ với sự trợ giúp của các hành động tin nhắn, đảm bảo rằng các công việc quan trọng không bao giờ bị bỏ sót.
Những tính năng này không chỉ đơn giản hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao sự cộng tác bằng cách tích hợp quản lý nhiệm vụ trực tiếp vào nền tảng giao tiếp.
Ưu đãi cho người dùng Zoho Projects
Đối với những người dùng Zoho Projects, các tính năng bổ sung như Chế độ xem tùy chỉnh và Báo cáo bug (Bug Submission) cũng được tích hợp sẵn.
Người dùng Zoho Projects trả phí cũng được hưởng lợi từ Bảng nhiệm vụ và Chế độ xem Kanban được tích hợp vào giao diện chat.
Những công cụ trực quan này cung cấp một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về tiến độ dự án, trạng thái nhiệm vụ và khối lượng công việc của nhóm, giúp quản lý dự án dễ dàng hơn mà không làm gián đoạn mạch trò chuyện.
Đối với các nhóm mong muốn tùy chỉnh nhiều hơn, Zoho Cliq cung cấp khả năng tạo bot và lệnh tùy chỉnh để tối ưu hóa các nhiệm vụ quản lý dự án.
Làm chủ deadline với tính năng nhắc nhở
Hãy tưởng tượng bạn đang thảo luận sôi nổi với nhóm của mình trong Zoho Cliq thì đột nhiên bạn nhớ đến một nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành trước thời hạn.
Thay vì phải tạm ngưng buổi thảo luận, bạn có thể đơn giản sử dụng lệnh /remind để đặt nhắc nhở cho nhiệm vụ vào ngày đến hạn. Khi ngày đó đến, đồng nghiệp của bạn sẽ nhận được thông báo kịp thời, đảm bảo rằng họ không quên nộp bản sửa lỗi.
Dù là nhắc nhở một đồng nghiệp về thời hạn sắp tới hay đặt nhắc nhở cá nhân cho một cuộc họp quan trọng, các nhắc nhở trong Zoho Cliq là trợ lý đắc lực của bạn để duy trì sự cộng tác hiệu quả.
Những nhắc nhở này được tích hợp liền mạch vào các cuộc trò chuyện của bạn, đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ đều được nắm bắt và giải quyết ngay trong cửa sổ chat.
Tính năng này cũng cho phép các đội nhóm giữ đúng tiến độ và duy trì năng suất mà không cần rời khỏi cuộc trò chuyện.
Ngoài lệnh /remind, người dùng cũng có thể đặt nhắc nhở theo cách truyền thống từ phần nhắc nhở.
Tin nhắn gắn dấu sao để tham khảo nhanh
Việc tổ chức các nhiệm vụ cá nhân và tin nhắn quan trọng của bạn trở nên dễ dàng với tính năng gắn dấu sao tin nhắn của Zoho Cliq.
Bằng cách gắn sao các tin nhắn quan trọng, bạn có thể nhanh chóng truy cập chúng sau này mà không cần phải tìm trong vô số cuộc trò chuyện.
Tính năng này hoàn hảo để theo dõi thông tin quan trọng. Không chỉ vậy, Zoho Cliq cũng cho phép bạn phân loại các tin nhắn đã gắn sao dưới các nhãn tùy chỉnh như Quan trọng, Việc cần làm, Ghi chú, và nhiều hơn nữa; qua đó, bạn dễ dàng phân biệt rõ ràng các loại tin nhắn và nhiệm vụ quan trọng khác nhau.
Bảo mật và tuân thủ mạnh mẽ
Chúng tôi hiểu rằng quản lý dự án liên quan đến việc xử lý thông tin nhạy cảm. Zoho Cliq đảm bảo rằng tất cả dữ liệu dự án của bạn được bảo mật với mã hóa đầu cuối, tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế và các chính sách bảo vệ dữ liệu nghiêm ngặt.
Lời kết
Zoho Cliq cam kết cung cấp sự kết hợp giữa các công cụ giao tiếp hiệu quả và quản lý dự án trên tất cả các gói, đảm bảo rằng nhóm của bạn có mọi thứ cần thiết để thành công.
Dù bạn đang quản lý các nhiệm vụ trong nền tảng chat hay tận dụng các tính năng nâng cao của Zoho Projects, Zoho Cliq mang đến một trải nghiệm thống nhất, hiệu quả và an toàn.
Trải nghiệm miễn phí giải pháp giao tiếp cộng tác Zoho Cliq và cảm nhận nhé!
Comments