O Timesheet é uma ferramenta essencial para que os gestores gerenciem o fluxo de trabalho e acompanhem melhor o tempo gasto nas atividades, facilitando a elaboração de melhores prazos de entrega.
Para aproveitar as vantagens do timesheet, siga a leitura, entenda como ele funciona e como adotar as suas melhores práticas.
O que é timesheet?
Timesheet, na tradução livre, seria uma “planilha de horário”.
Trata-se justamente de um sistema em formato de planilha ou quadro de horários, para definir o tempo investido nas demandas. Pode ser feito em uma folha de papel ou de forma digital, e os colaboradores devem registrar as suas realizações nos horários específicos do dia.
Esse é o formato usado por muitas organizações para ter o controle de horas trabalhadas, afinal, o tempo é um recurso muito importante para as empresas - ele gera salários, benefícios e impostos, por exemplo.
Por isso, a partir do timesheet, toda a precificação empresarial pode ser calculada com muito mais exatidão.
Apesar de ser feito com frequência nas organizações, o preenchimento manual não é recomendado. Ele está sujeito a erros, resultados maquiados ou confusos, gerando insights falhos.
Para perceber a real dimensão do tempo gasto pela liderança e pela equipe nas diferentes demandas, é essencial contar com softwares. Assim, você usará dados precisos para padronizar processos, tomar decisões financeiras, alocar tarefas e mais.
Conheça os 5 passos para desenvolver um cronograma eficiente para os seus projetos!
Por que utilizar o timesheet na gestão de projetos?
São muitos os benefícios obtidos a partir da utilização de timesheets na gestão de projetos. Confira:
1. Registro do tempo
Os timesheets permitem que a equipe registre com alta precisão o tempo gasto em cada tarefa ou etapa do projeto. Assim, você poderá obter informações reais dos esforços usados nas demandas.
2. Acompanhamento
A partir dos timesheets, você pode acompanhar o progresso dos projetos. Compare o tempo ideal com o tempo real, identifique atrasos ou adiantamentos, tenha dados para tomar decisões e aplicar medidas corretivas.
3. Planejamento futuro
Os dados dos timesheets ajudam o gestor a fazer estimativas para o futuro, já que o tempo registrado é uma base para formular prazos em outros projetos semelhantes. Entenda de forma realista quanto tempo a sua equipe precisa e evite dores de cabeça.
4. Análise de produtividade
A partir dos insights valiosos sobre a produtividade da sua equipe, você verá quais demandas exigem mais, quais colaboradores são mais ágeis e quais podem estar enfrentando problemas.
Use esses dados para capacitar a equipe na otimização do uso do tempo, aloque melhor os recursos e dê suporte para os profissionais.
5. Faturamento e custos
O tempo é um ativo essencial para controlar os custos de um projeto. Calcule horas faturáveis, gere faturas precisas e rastreie o uso dos recursos durante as atividades do projeto. Timesheets te ajudam a garantir maior lucratividade.
6. Transparência e responsabilidade
O uso de timesheets promove a transparência, a colaboração e o senso de responsabilidade entre os membros do time. Todos passam a ter uma visão clara sobre o trabalho realizado, a atribuição de tarefas e a dependência entre elas.
7. Relatórios
Os dados coletados através dos timesheets são base para gerar relatórios e análises sobre o desempenho do projeto, falando sobre tempo gasto, custos, performance, uso dos recursos e mais.
Você poderá identificar padrões, onde é preciso implementar melhorias e muito mais. A utilização de timesheets na gestão de projetos permite um acompanhamento próximo, o que facilita os relatórios e as análises de desempenho.
Como funciona o timesheet?
Agora que você já conhece todas as vantagens do timesheet, deve estar se perguntando quão complicado é implementar a ferramenta. Não se preocupe!
Como dissemos antes, há o modelo manual em papel, que não recomendamos, mas existem também vários softwares e programas eficientes para adotar o timesheets nos processos empresariais.
É um procedimento simples: na tabela, os colaboradores devem adicionar as horas trabalhadas nas atividades em cada momento do dia, os seus dias de folga, férias, intervalos e outros dados relevantes da rotina.
As informações devem estar acessíveis para o departamento de Recursos Humanos ou inseridas no software da companhia.A gestão deve manter o controle dessas planilhas.
É possível automatizar esse processo, com timesheets que usam a inteligência artificial para rastrear as demandas dos colaboradores. Basta ativar a ferramenta ao começar a trabalhar, e o colaborador não precisará preencher nada manualmente.
Claro, é possível revisar e editar as informações após a desativação da ferramenta. A empresa deve capacitar o uso desses timesheets pelos colaboradores para que a utilização de fato gere os resultados esperados:
- Melhor compreensão da rotina dos profissionais;
- Atribuição mais eficiente de tarefas;
- Estimativa precisa do tempo médio dedicado a cada demanda;
- Precificação otimizada dos serviços da empresa;
- Prazos mais precisos e aumento da produtividade;
- Melhor gestão de recursos;
E mais.
Como fazer um timesheet na prática
No ambiente corporativo, os recursos de timesheets têm ligação com o RH, a gestão de projetos e até mesmo a contabilidade. As informações sobre o fluxo de trabalho são importantes para diversos departamentos da empresa.
Com esses dados, fica fácil até mesmo determinar a quantia a ser recebida por cada funcionário.
Os colaboradores também são beneficiados, já que ganham registros concretos da quantidade de horas trabalhadas, avaliando a sua própria eficiência, o quanto devem receber por um trabalho e podendo melhorar a sua organização.
São insights valiosos para a equipe e para o gestor, que tem maior suporte para o planejamento de atividades.
Agora você sabe tudo sobre o timesheet, entenda na prática exemplos de modelos utilizados:
1. Timesheet no Excel
O Excel é uma ferramenta bastante utilizada para o recurso do timesheet, assim como para acompanhar dados e gerar relatórios. A sua automatização de fórmulas ajuda o trabalho diário da equipe.
Com as suas funcionalidades, você pode criar timesheets em formatos personalizados para registro das horas trabalhadas. Estruturar planilhas com colunas para cada horário, tarefa, etc.
As fórmulas vão te ajudar calculando o total de horas e até das horas extras, se aplicável, e demonstrando tudo a partir de gráficos. A visualização facilitada permite que a análise dos registros seja feita de forma mais clara.
2. Timesheet em ferramenta de gestão de projetos
O Excel é bastante prático, mas não pode competir com os softwares especializados de gestão de projetos, já que eles automatizam as tarefas para tornar o seu dia a dia muito mais ágil, fácil e sem dores de cabeça.
Com o Zoho Projects, você garante recursos avançados de registro e acompanhamento das horas trabalhadas.
O registro pode ser feito em tarefas individuais, tarefas não relacionadas a nenhum projeto, ou até projetos inteiros. Você pode inserir as horas manualmente ou usar um timer que rastreia o tempo real com precisão.
Você pode ainda:
- Atribuir horas trabalhadas aos membros da equipe;
- Categorizar as horas registradas de acordo com critérios como marcos, nome do projeto em questão e mais;
- Obter relatórios detalhados de timesheet;
E muito mais.
Os recursos de timesheet do Zoho Projects são essenciais para rastrear o tempo gasto nos projetos e obter bons insights a partir desse registro, permitindo um dia a dia otimizado para a sua equipe.
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