Execução do projeto: desafios e passo a passo para obter sucesso

Projetos bem-executados não apenas cumprem prazos e seguem orçamentos, evitando prejuízos, mas também geram valor e crescimento sustentável para as empresas.

 

O problema é que, diariamente, as equipes lidam com mudanças inesperadas no escopo, ou, ainda, a falta de recursos e dificuldades de colaboração.

 

Então, se a execução do projeto é repleta de desafios complexos, é essencial que a liderança busque os melhores métodos para pôr em prática os seus planos.

Queremos te ajudar a superar esses desafios e implementar a melhor execução do projeto!

 

Conheça, neste guia, as estratégias eficazes, boas abordagens e ferramentas, além de formas de aproveitar as oportunidades de melhoria e inovação. Descubra como a metodologia eficaz pode garantir que seus projetos não apenas sobrevivam, mas prosperem.

O que é execução do projeto?   

O ciclo de vida de um projeto reúne um conjunto de etapas que acontecem em sequência para que o resultado seja obtido. Então, no caso, a execução do projeto é uma das fases desse ciclo de vida, onde as ideias e planos são transformados em realidade.

 

Nesta etapa, as atividades planejadas são implementadas, os recursos são alocados e o trabalho é realizado para atingir os objetivos, gerando as entregas do projeto.

Algumas das etapas da execução são:

 

  • Implementação;

  • Gerenciamento da equipe;

  • Comunicação efetiva;

  • Monitoramento e controle;

  • Garantia de qualidade;

    Para saber mais sobre esse ciclo de vida, conheça as 5 fases de um projeto!
     

Principais desafios na execução do projeto   

Como você viu, a execução de um projeto envolve transformar o planejamento em ações concretas. Durante essa fase, diversos desafios podem surgir, exigindo habilidades de gestão e adaptação.

 

Conheça alguns dos principais desafios que a sua equipe pode encontrar:

 

1. Gestão de recursos  

A gestão de recursos deve garantir a boa disponibilidade e alocação. Afinal, para que o projeto caminhe, os recursos (sejam humanos, financeiros ou materiais) devem permanecer disponíveis no momento certo. A escassez ou má alocação pode atrasar o cronograma e comprometer a qualidade.

 

2. Controle de cronograma  

Uma das maiores dificuldades é manter o cronograma previsto, pois mudanças inesperadas (como atrasos ou falhas técnicas) podem ocorrer. A dependência de terceiros, como fornecedores, pode ser um fator crítico. Então, a empresa deve ser realista ao estimar prazos com precisão, sem subestimar nenhum obstáculo.

 

3. Gerenciamento de riscos  

Apesar do planejamento, sempre existem riscos que podem impactar o projeto, como problemas tecnológicos, mudanças no mercado, novas legislações e mais. A falta de um plano adequado de mitigação pode gerar impactos negativos. Então, planeje-se para lidar até mesmo com o imprevisível, tendo capacidade de adaptação e agilidade.

 

4. Gestão de comunicação  

Manter uma comunicação clara entre todas as partes interessadas, como clientes, patrocinadores e a equipe, é vital. A falha na comunicação pode resultar em mal-entendidos sobre expectativas, objetivos ou entregas - e a tomada de decisões é prejudicada. Informações erradas ou atrasadas podem afetar a qualidade do projeto.

 

5. Mudanças no escopo  

A adição de novos requisitos pode comprometer o planejamento. Controle o escopo para evitar que as expectativas aumentem sem ajustes proporcionais, pois mudanças repentinas podem comprometer a entrega final. Então, tenha um processo formal para aprovar e incorporar alterações.

 

6. Qualidade da entrega  

A pressão para cumprir prazos ou reduzir custos faz com que a qualidade seja sacrificada. Um sistema de controle de qualidade sólido é necessário, além de testes rigorosos e validações. Além disso, nem sempre a equipe tem as competências necessárias para manter a alta qualidade, o que pode gerar gargalos. Então, capacite o seu time.

 

7. Gestão financeira  

É preciso garantir que o projeto se mantenha dentro do orçamento, pois gastos imprevistos ou custos subestimados podem levar a prejuízos, comprometendo outras partes do projeto. Saiba onde os custos podem fugir do controle e entenda como implementar correções, um monitoramento constante e uma boa previsão financeira.

 

8. Uso de tecnologias   

A escolha de boas tecnologias pode impactar cada uma das partes da execução do projeto, gerando precisão, evitando atrasos, falhas ou aumento desnecessário de custos. Então, não corra o risco de depender de ferramentas que não funcionam.

 

Para superar esses desafios, você precisa de boas práticas, como aquelas sugeridas pelo PMBOK (Project Management Body of Knowledge), além de metodologias e tecnologias que gerem flexibilidade, melhor colaboração, comunicação rápida e outros benefícios.

 

O Zoho Projects tem tudo isso e mais!

 

Então, se está se perguntando como se livrar de tantos obstáculos, conheça o Zoho Projects: a ferramenta poderosa de gerenciamento de projetos, idealizada para impulsionar a produtividade, capaz de ajudar sua equipe a alcançar sucesso durante cada etapa da execução.

 

 

Crie, atribua e priorize tarefas para garantir que a equipe saiba exatamente o que precisa ser feito. Então, mantenha todos atualizados com as atividades recentes, e aproveite os canais do Projects para que a comunicação flua sem problemas - com equipes internas e externas.

 

Gerencie a distribuição de recursos humanos e materiais, visualize a carga de trabalho dos membros da equipe, acompanhe o tempo gasto em tarefas específicas, gere relatórios detalhados e faça ampla análise de dados.

 

Use o Zpara documentar e monitorar riscos, garantindo que a equipe esteja preparada para mitigar problemas potenciais, sempre com atenção ao plano de ação.

 

E não se preocupe: normalmente, quando novas tecnologias são introduzidas no projeto, a equipe precisa ser treinada para usá-la. Mas o Zoho Projects já é intuitivo, fácil e amigável, permitindo que a sua equipe entenda rapidamente como aproveitar os seus recursos.

 

Conheça o Zoho Projects!

 

11 etapas para ter sucesso na execução do projeto  

Finalmente, as etapas fundamentais da execução de um projeto:

 

1. Distribuição das tarefas e alocação de recursos  

É essencial alocar recursos humanos, materiais e financeiros de forma eficiente para ficar dentro do cronograma e do orçamento, sem prejuízos. Tenha cuidado ao atribuir as pessoas certas para cada tarefa, de acordo com suas habilidades e especializações.

 

Aproveite a ajuda da tecnologia para garantir que todos os recursos necessários estejam disponíveis no momento certo, e monitore esse uso conforme as atividades caminham.

 

2. Gerenciamento da equipe  

A liderança e o gerenciamento da equipe envolvem assegurar que cada membro saiba suas responsabilidades e prazos, além de avaliar os desempenhos, corrigir falhas, entregar os recursos necessários para que produzam, motivar, engajar, garantir um bom ambiente de trabalho, fornecer suporte técnico e emocional.

 

3. Gestão da comunicação  

Comunicação é essencial durante a execução do projeto, pois envolve a troca de informações entre todos os stakeholders. Sem os dados, nenhuma operação anda.

 

Então, o bom gerenciamento da comunicação inclui canais claros, com ferramentas adequadas, como e-mails, plataformas de colaboração (como o Zoho Projects), reuniões, troca de feedbacks e mais.

 

Envie relatórios regulares para stakeholders, atualizando sobre o status do projeto e sobre possíveis riscos ou problemas. Converse com a equipe sobre o progresso, buscando sempre saber com eles os possíveis cenários para alinhar expectativas.

 

4. Produção das entregas  

Durante a execução, o foco principal é a produção das entregas do projeto dentro dos prazos estipulados. Garanta sempre que as entregas estejam em conformidade com os padrões de qualidade definidos no início - realizando testes, avaliando o cumprimento dos requisitos e mais.

 

5. Gerenciamento de riscos  

A execução envolve monitorar os riscos identificados no planejamento e lidar com novidades que podem surgir, verificando se estão sendo mitigados conforme planejado, respondendo rapidamente com ajustes, correções ou adaptações - sempre em busca de minimizar o impacto.

 

6. Monitoramento  

Faça o monitoramento contínuo para garantir que as atividades estão seguindo o plano original, sendo concluídas no prazo e com os resultados esperados. Ferramentas como os Gráficos de Gantt, presentes no Zoho Projects, vão te ajudar a fazer essa análise, embasando auditorias.

 

7. Gerenciamento de mudanças  

Durante a execução, podem surgir solicitações de mudanças. Então, é preciso avaliar e processar formalmente cada uma, identificando seu impacto no projeto. As mudanças devem passar pela aprovação, que normalmente envolve os stakeholders, antes de serem implementadas.

 

8. Controle de qualidade  

Garantir que as entregas atendam aos requisitos e às expectativas do cliente é vital. Por isso, verifique a qualidade das entregas em etapas regulares, com testes de conformidade, auditorias, análise dos padrões, busca por falhas ou problemas que peçam correções.

 

9. Revisão de progresso  

Realize reuniões periódicas de revisão com a equipe e os stakeholders para debater o andamento, antecipar possíveis obstáculos e agir de forma proativa. Reavalie os riscos do projeto e ajuste o plano de resposta conforme necessário.

 

É importante ter reuniões com todos os envolvidos para garantir que as expectativas estejam alinhadas e ajustar quaisquer mal-entendidos ou mudanças.

 

10. Atualização do plano   

Embora o plano do projeto tenha sido definido no início, ele não é estático. Durante a execução, o plano pode ser atualizado.

 

Isso se deve aos possíveis riscos, mudanças de escopo, ou ajustes necessários para manter tudo no rumo certo, podendo incluir um novo cronograma, alterações nas prioridades ou redistribuição dos recursos.

 

É importante sempre revisar o orçamento para verificar se terão gastos adicionais ou até economias no projeto.

 

11. Relatórios de desempenho  

Crie relatórios de desempenho para informar stakeholders sobre o progresso, indicando o percentual de conclusão de tarefas e a conformidade com o cronograma e o orçamento, destacando quaisquer desvios ou boas notícias. Mostre que os produtos ou serviços atendem aos requisitos prévios.

 

Conclusão  

Então, já foi possível perceber que a boa execução do projeto é fundamental: é quando o planejamento é colocado em prática e, sem ela, os planos podem falhar.

 

Nessa fase, as equipes cumprem prazos, concluem tarefas, usam os recursos, seguem o cronograma, mantém padrões de qualidade e mais. A liderança deve coordenar a equipe, atribuir responsabilidades e monitorar.

 

A execução acontece com uma comunicação contínua e, por vezes, treinamentos para a equipe, feedbacks, reuniões regulares, atualizações de status e a resolução de problemas.

 

O time deve monitorar e gerenciar riscos, implementar estratégias para mitigá-los, analisar os indicadores-chave de desempenho (KPIs), e fazer ajustes.

 

Se você quer contar com a ferramenta certa em cada um desses momentos, conheça o Zoho Projects! E aproveite: ele pode ser personalizado para atender às necessidades específicas do seu projeto e da sua organização.

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