Tudo sobre automação de e-mail marketing: conceito, principais estratégias, ferramentas e muito mais

Automação de e-mail marketing é uma técnica para enviar mensagens de forma automatizada, utilizando informações fornecidas pelos contatos tanto para personalizar as mensagens e oferecer uma comunicação mais adequada e eficaz, quanto para criar "gatilhos" para enviar o potencial cliente para vendas, caso faça sentido.

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Uma estratégia de marketing é bem-sucedida quando a mensagem atinge o público certo no momento certo. Isso passa por enviar conteúdos personalizados para seus contatos, mantendo-os engajados e interessados. E, para fazer isso com eficiência, a automação de e-mail marketing é um recurso chave.

A seguir, vamos nos aprofundar neste conceito e conhecer diferentes estratégias que você pode utilizar para gerar mais e melhores resultados. Acompanhe!
 

O que é automação de e-mail marketing?

Automação de e-mail marketing é o envio automático de mensagens a partir de ações específicas realizadas por leads e clientes. O que se busca é uma comunicação personalizada com base em informações coletadas sobre essas pessoas, disparando e-mails em momentos e sequências estrategicamente planejadas.

A combinação de personalização e timing permite a construção de um relacionamento mais próximo com o contato. Por sua vez, a automação dá mais escalabilidade a esse processo, ampliando o alcance e a eficácia das campanhas por e-mail.

Para os leads, esse é um recurso fundamental para nutri-los e conduzi-los pelas etapas do funil de vendas até o momento de fecharem um negócio. Para quem já é cliente, a automação de e-mail ajuda nas estratégias de retenção e fidelização.

É possível criar fluxos de e-mail marketing que serão disparados de acordo com gatilhos específicos acionados pelo usuário. Por exemplo: após a aquisição de um produto, depois da inscrição em uma newsletter ou quando um item é esquecido no carrinho de compras.

Como funciona a automação de e-mail

Para usufruir de todo o potencial das ferramentas de automação de e-mail, o primeiro passo é mapear toda a jornada de compra do cliente. A ideia é identificar os pontos de contato dos consumidores com a sua empresa, justamente para definir os potenciais gatilhos que serão utilizados.

Depois, é necessário criar os fluxos de e-mail, que são as sequências de mensagens que serão enviadas para a pessoa a depender da ação que ela realizou. Quem assinou a newsletter não vai receber os mesmos e-mails de quem se inscreveu para um trial da ferramenta, por exemplo.

Vale destacar que as mensagens devem ser o mais personalizadas possível. Para isso, você precisa coletar o maior número de informações que conseguir sobre essas pessoas e considerar os gatilhos acionados e seus momentos na jornada de compra.

Com esses dados em mãos, você deve segmentar os seus contatos, criando grupos que compartilhem comportamentos, características e/ou preferências.

Por que investir na automação de e-mail marketing

A automação de e-mail pode trazer benefícios importantes para a empresa, ajudando a gerar melhores resultados no curto e longo prazos. Alguns desses ganhos são:

Experiências mais personalizadas e segmentadas

O uso de ferramentas que possibilitam a criação de fluxos de e-mails automatizados permite alcançar as pessoas certas, no momento mais adequado e com a mensagem mais apropriada.

A partir da análise do comportamento e dos dados dos usuários, é possível descobrir até mesmo o melhor horário para enviar os e-mails.

Essa maior precisão das mensagens tende a torná-las mais atraentes e relevantes para ele. Isso ajuda a gerar mais engajamento e a estreitar o relacionamento, impactando na satisfação das pessoas e aumentando a eficiência desse canal.

Otimização do tempo e dos esforços do time de marketing

A automação de e-mail libera os profissionais de atividades meramente repetitivas, como a criação de listas de contatos e o agendamento das mensagens. Assim, eles podem focar em tarefas mais estratégicas, que gerem mais valor para a empresa.

Além disso, temos que considerar que o tempo, o tamanho e a capacidade da sua equipe têm limites. Por conta disso, o número de clientes que eles conseguiram alcançar "manualmente" também é limitado.

Eles podem até dar conta do recado hoje. Mas o que aconteceria se sua base de leads ou seu número de clientes crescesse exponencialmente?

Automatizar o envio de e-mail oferece um maior escalabilidade para a seus esforços e possibilita ampliar os efeitos da sua estratégia.

Mais eficiência e menos custos

Ao automatizar suas campanhas por e-mail, você consegue manter uma comunicação periódica com seus clientes, evitando cair no esquecimento e mantendo-se sempre no radar deles. E essa presença ajuda na retenção deles junto ao seu negócio.

O seu relacionamento com os leads também é impactado positivamente. Isso porque a automação contribui para o processo de nutrição, essencial para qualificar esses contatos e torná-los mais propensos à compra.

Esses esforços melhoram diversos indicadores. A taxa de conversão aumenta, o seu custo de aquisição de clientes (CAC) cai, o Lifetime Value (LTV) cresce e o retorno sobre o investimento (ROI) fica mais positivo.

Tomada de decisão orientados por dados

Outro trunfo da automação é implementar uma gestão data-driven na sua empresa. As ferramentas auxiliam na coleta dos dados e fornecem relatórios e gráficos que facilitam a extração de insights e a identificação de oportunidades, problemas e tendências.

Dessa maneira, todas as suas decisões passam a ser embasadas por métricas e indicadores reais e confiáveis, sem achismos ou subjetividade. Ademais, esses dados permitem mensurar cada ação e campanha.

13 estratégias de automação de e-mail para implementar na sua empresa

Como vimos, um dos principais objetivos da automação do marketing por e-mail é estabelecer e nutrir relacionamentos – convertendo contatos em leads, leads em clientes e, eventualmente, em clientes fiéis.

Embora existam várias maneiras de criar uma sequência de e-mail, a base é sempre a mesma: estruturar conteúdos com base na fase da jornada de compra em que os usuários estão inseridos e entregá-los no momento certo para o cliente certo.

Isso posto, existem diferentes momentos e abordagens que você pode adotar:

1. E-mail de boas-vindas

Um e-mail de boas-vindas é uma parte importante de qualquer estratégia de marketing neste canal. Ele é enviado quando um novo contato entra para a sua lista de e-mail ou quando um cliente realiza uma compra e servem para apresentá-los à sua marca e mantê-los engajados.

Geralmente, ele inclui uma saudação e uma confirmação (da compra, da inscrição, da assinatura, etc.). Como este e-mail provavelmente moldará seu relacionamento com o contato, deve-se estabelecer uma base sólida enviando-o imediatamente após a ação.

Alguns pontos que você deve lembrar ao enviar seus e-mails de boas-vindas:

• Apresente seus produtos e serviços ao usuário; 
• Qualifique seus leads para a compra;
• Estimule-os a engajarem com a sua marca por meio de outros canais;
• Forneça a eles incentivos para comprar.

2. E-mail de onboarding

Um e-mail de boas-vindas sempre deve ser seguido por um e-mail de onboarding – ou de integração.

Às vezes, os profissionais de marketing incluem detalhes de integração já no e-mail de boas-vindas. Porém, uma quantidade muito grande de informações pode sobrecarregar alguém que acabou de conhecer a sua marca.

Nesse sentido, é melhor criar uma sequência de e-mails que permita que os novos usuários aprendam mais sobre seus produtos ou serviços.

3. E-mail de nutrição de leads

Sem um processo organizado de nutrição de leads, é fácil perder boas oportunidades por conta do excesso ou da falta de comunicação com esses contatos.

A automação desse processo por meio de campanhas de e-mail permite educar seus leads e informá-los sobre o que sua marca pode fazer por eles. Você pode usar as mensagens para mostrar a eles o que diferencia seus produtos e serviços da concorrência e atraí-los para o seu site ou landing pages específicas.

4. E-mail de acompanhamento de novos clientes

Um e-mail de boas-vindas é ótimo, mas pode não ser o suficiente. Você precisa acompanhar os novos clientes para garantir que eles aproveitem ao máximo seu produto ou serviço. Neste caso, ofereça recursos adicionais, informações ou atendimento individualizado.

Você também pode configurar uma automação mais complexa para personalizar sequências para novos clientes.

Por exemplo: o terceiro e-mail do fluxo pode ter um copy diferente entre aquele que será enviado para pessoas que visualizaram uma página importante no seu site e aquelas que ainda não o fizeram.

5. E-mail após um download

Quando alguém baixa um e-book, um webinar, um guia, uma planilha ou outro material relevante, você deve disparar um e-mail imediatamente, trazendo com um link para acessar o recurso.

Você pode configurar uma sequência de automação para algumas semanas ou meses após o download. Novamente, a ideia é manter a relação com essas pessoas e fazer com que elas continuem interessadas no que a sua empresa tem a oferecer.

6. E-mail para usuários freemium

Quando os usuários se inscrevem para uma versão freemium de uma ferramenta, é fundamental ajudá-los e integrá-los. Caso contrário, eles provavelmente não se tornarão clientes pagantes.

Dê a eles dicas e recomendações para explorar todo o potencial do seu software. E, para isso, é preciso criar um fluxo de e-mail para esses usuários.

7. E-mail de lead de longa data

Quando um lead de longa data realiza qualquer ação, você deve entrar em contato com ele. Um exemplo é alguém que tenha baixado um e-book há algum tempo, não realizou nenhuma ação depois disso, mas agora está visitando seu site.

A automação de e-mail para um lead de longa data pode ajudar a movê-lo pelo funil de vendas. Você pode oferecer um recurso adicional ou uma oferta por tempo limitado para fisgá-lo novamente.

8. E-mail de fundo de funil

Existem muitas maneiras diferentes de determinar se um cliente em potencial está no fundo do seu funil e se preparando para comprar, e todas dependem do tipo de negócio que você possui.

É possível detectar isso das seguintes formas:

• Clientes em potencial que estiveram na sua página de preços;
• Leads que estiveram na página do seu produto mais de três vezes no último mês;
• Usuários que ainda não assinam a ferramenta, mas estão engajados com um recurso específico;

Seja qual for o critério, é crucial enviar um e-mail assim que alguém um contato realizar uma dessas ações.

9. E-mail de lembrete

A função de um e-mail de lembrete é evitar perder uma venda ou um cliente só porque ele se esqueceu de um produto no carrinho ou de renovar sua assinatura, por exemplo.

Automatizar esse processo garante que sua estratégia de marketing por e-mail seja mais bem aproveitada. Criar uma série de lembretes com antecedência e agendá-los para serem disparados automaticamente pode economizar tempo e esforços.

Algumas ocasiões para as quais enviar lembretes:

Carrinho de compras abandonado

Quando alguém adiciona um item ao carrinho e sai do site sem concluir a compra, é necessário ter um gatilho definido. Esta série de e-mails tem como objetivo lembrar a pessoa da sua compra e motivá-la a concluir o negócio.

Expiração de produto, serviço ou assinatura

Lembretes de renovação devem ser enviados dias antes da data de expiração. Você pode começar a enviá-los 30 dias antes e continuar a lembrar seus clientes em intervalos regulares antes da data limite.

Feedback

De acordo com uma pesquisa, 63% dos brasileiros consultam avaliações de outros consumidores antes de tomarem uma decisão de compra. Por isso, é importante prestar atenção ao que seus clientes têm a dizer sobre a sua empresa.

Ao coletar feedback com uma sequência de automação de e-mail, você obtém insights valiosos que ajudarão a melhorar seus negócios, produtos e serviços. Você pode fazer isso com o disparo de e-mails com formulários online ou questionários de pesquisa após a compra.

10. E-mail de recuperação

Um e-mail de recuperação é usado para tentar fazer com que um cliente faça uma nova compra ou um assinante antigo se inscreva novamente.

A automação é essencial para enviar as mensagens certas para as pessoas certas. Aliás, este tipo de e-mail é um dos muitos exemplos que, por um lado, podem ser realmente eficazes quando enviados para a pessoa certa, mas, por outro, podem dar muito errado quando disparados para o público errado.

Importante dizer que seu trabalho não deve apenas focar nos clientes ativos, mas também nos inativos. A automação pode ajudar a se reconectar com clientes anteriores, enviando mensagens com o objetivo de reconquistá-los.

11. E-mail de retenção de clientes

Dados mostram que clientes que já estão na sua base gastam 67% a mais do que os novos clientes. Portanto, depois de fazer uma venda, inicie uma campanha de automação de e-mail com seus clientes.

Mantenha-os informados com ofertas, recomendações de produtos e conteúdos que ajudem a mantê-los engajados.

12. E-mail para clientes fiéis

Quando alguém compra continuamente da sua empresa, isso significa que são fiéis à sua marca. Você deve tratá-los como seus melhores clientes, o que envolve oferecer diferenciais para eles. Informações antecipadas, conteúdos exclusivos e ofertas especiais são alguns exemplos.

13. E-mail de cliente de longa data

Embora algumas das estratégias de automação de e-mail marketing que estamos vendo sejam relacionadas à quantidade ou frequência de compra, é preciso considerar também abordagens com base na duração do relacionamento com o cliente.

Por exemplo: no aniversário do seu negócio, pode ser interessante criar um fluxo de e-mails para os clientes mais antigos. Você pode enviar desde uma mensagem de agradecimento personalizada quanto oferecer vantagens exclusivas.

Como impedir que os e-mails caiam na caixa de spam

De nada adianta todo esse esforço se os seus e-mails forem parar na caixa de spam do usuário. Para evitar que isso aconteça, existem alguns cuidados que devem ser tomados.

A começar pela linha de assunto do e-mail. Atente-se para que ela não pareça uma mensagem de spam.

Lembrando que seus e-mails podem ir para o lixo eletrônico tanto por iniciativa dos destinatários, que podem interpretar errado a mensagem, quanto dos próprios provedores de e-mails, que podem identificá-la como spam.

A linha de assunto é um dos primeiros elementos com que seus destinatários terão contato. Então, escreva algo atraente, mas não em tom promocional. Evite escrever tudo em maiúsculas, usar palavras como "grátis" e elementos tais quais "FWD:".

O formato também é importante. Mensagens que são apenas imagens correm mais risco de parar no lixo eletrônico. O mesmo acontece com e-mails com elementos HTML quebrados ou que não são aceitos pelos provedores.

Além desses aspectos, peça ativamente para os seus clientes marcarem a sua empresa como um remetente confiável. No Gmail, por exemplo, isso é feito arrastando o e-mail da aba "Promoções" para "Principal".

Por que integrar a ferramenta de automação de e-mail com CRM

Você pode dedicar muitos esforços para gerar mais leads, segmentar suas listas de contatos, criar campanhas de e-mail marketing, fluxos de automação e mesmo assim os resultados ficarem abaixo das suas expectativas. O motivo pode estar na gestão das informações que você tem à sua disposição. 

Como comentamos, os e-mails são um recurso para aumentar o engajamento por meio de uma comunicação personalizada. Por sua vez, o CRM é uma ferramenta para aprimorar o relacionamento com o cliente a partir do registro das suas interações, comportamentos, etc.

E, felizmente, é possível combiná-los em uma mesma estratégia para potencializar seus resultados, criando fluxos avançados de e-mails com base nos dados armazenados e compartilhados por ambas as ferramentas

Outras vantagens são:

Segmentação aprimorada

Já falamos sobre a importância da segmentação e como ela é uma parte essencial de qualquer campanha de marketing. E a integração entre ferramentas de automação de e-mail e um CRM pode torná-la mais precisa e eficaz.

Um exemplo: se você não ainda não possui essa integração, você provavelmente tem coletado seus leads por meio de um formulário no site ou de inscrições para a newsletter.

Um formulário online de geração de leads captura apenas algumas informações que são solicitadas aos visitantes. Esses dados fornecem um ponto de partida para colocar seus contatos em listas de e-mail segmentadas.

Você pode criar diferentes campanhas para qualificar seus leads ou saber mais sobre eles. Mas você corre o risco de eles não se engajarem com os seus e-mails, o que faria com que a coleta de informações levasse muito tempo.

Por outro lado, o CRM mantém registros de leads qualificados e potenciais, armazenando informações sobre os contatos em diferentes canais de marketing.

Ao integrar essas duas frentes, você conta com uma riqueza de dados muito maior, podendo, inclusive, chegar a um estágio de hipersegmentação.

E você não precisa fazer nada manualmente. As ferramentas de automação de e-mail se integram ao CRM, extraindo as informações necessárias sobre seus leads de maneira automática e transparente. Além disso, reduzem o erro de falhas, como registros duplicados ou incompletos.

Personalização aprofundada

Quando você tem mais detalhes sobre seus leads, pode enviar e-mails mais personalizados para eles. O uso de elementos de personalização é a melhor tática para aumentar as métricas de engajamento dos seus e-mails, incluindo taxa de abertura, de clique e de conversão.

Com seu software de e-mail marketing, você tem uma lista de contatos bem feita e com segmentação adequada. Você envia e-mails com base no comportamento dos usuários e o histórico de taxas de abertura e cliques. Paralelamente a isso, seu CRM contém mais informações sobre seus leads, como comportamento na internet, dados de pesquisas e detalhes de outros canais de marketing.

Quando tudo isso é combinado, você consegue criar e-mails mais personalizados para seus clientes potenciais.

Por exemplo: eles podem pesquisar um produto em alguma rede social, procurar outro item no seu site e interagir com outros produtos por e-mail. Com a integração dessas duas ferramentas, você pode analisar cada um desses pontos de contato minuciosamente, entendendo a fundo o interesse dos seus leads.

Deve-se dizer que a personalização não se resume a colocar o nome do lead na linha de assunto ou na saudação do e-mail. Quando você cria uma mensagem que se alinha com os interesses dos seus clientes em potencial, você conquista a atenção deles. E, neste canal, isso significa um diálogo praticamente sem concorrência e distrações.

Informações autênticas

Reflita: você tem certeza de que todas as informações dos leads na sua base são autênticas e corretas?

Infelizmente, nem sempre isso acontece.

Por exemplo: o lead pode ter cometido um erro ortográfico ao preencher o formulário. Também existem pessoas que, ativamente, não fornecem seus dados reais nos formulários de uma landing page do seu site para baixar um e-book. Elas podem ter um interesse apenas pontual naquele material e não querem realmente engajar com a sua empresa.

A questão é que, sem um filtro adequado, você pode enviar e-mails para contatos que não vão registrar nenhuma atividade ou resposta. Como resultado, o desempenho das suas campanhas cai, sua taxa de rejeição aumenta, a taxa de abertura despenca e elas podem cair na caixa de spam.

O CRM é capaz de coletar informações mais detalhadas sobre seus leads, trazendo dados de outros canais de marketing. Ao integrá-lo com sua ferramenta de automação de e-mail, você identificará facilmente leads falsos ou problemas relacionados, evitando enviar uma série de e-mail de reengajamento para um contato inexistente ou desinteressado.

Aumento nas vendas

Algumas ferramentas são ótimas para enviar e-mails de acordo com a jornada de compra do cliente. Porém, é importante ter em mente que, com elas, você só consegue encaminhar mensagens para listas segmentadas, e não individualmente para cada contato.

Direcione seus clientes em potencial ao ponto de conversão e envie a eles materiais educacionais, vídeos com instruções, newsletter e outros conteúdos para nutri-los.

Por outro lado, seu CRM mantém um banco de dados de cada lead e cliente e as ações que eles executam. Ele contém uma visão mais detalhada, como histórico de comunicação em diferentes canais, nível de interação, etc. 

Portanto, ao integrar essas soluções, você combina o melhor dos dois mundos e tem uma chance melhor de fechar negócios. Isso porque você pode obter insights sobre o tipo de conteúdo com o qual seus contatos interagiram, as taxas de abertura de cada mensagem, a taxa de cliques e muito mais.

Por exemplo: seu CRM cria um alerta sobre um cliente potencial que abandonou o carrinho após um determinado tempo. Como as ferramentas de automação têm gatilhos predefinidos, um e-mail de lembrete é enviado para o lead após um tempo.

O Zoho Campaigns é uma plataforma de gestão de e-mail marketing. Com ela, você pode criar fluxos de trabalho automatizados e sequências do tipo "gota a gota", disparando mensagens segmentadas, de maneira consistente e na cadência correta.

A ferramenta faz todo o rastreamento da jornada e cada contato, monitoramento a posição e a duração de leads e clientes. Além disso, pode descobrir o dia e o horário com maior probabilidade de seus e-mails serem abertos.

Outra possibilidade é fazer testes A/B. Assim, você compara versões diferentes de um mesmo conteúdo e entender qual ressoa mais com a sua audiência.

O layout e conteúdo também podem ser facilmente editados com a funcionalidade de arrastar e soltar. A solução traz modelos prontos, recursos predefinidos e elementos interativos, como GIFs, imagens e até mesmo vídeos.

Para impulsionar o potencial do Zoho Campaigns e das suas campanhas de e-mail, integre-o ao Zoho CRM.

Você consegue sincronizar seus leads e garantir que os times de marketing e vendas interajam de maneira automática. Isso potencializa a qualificação e o engajamento dos contatos.

Todas as métricas e resultados são monitorados pelo CRM e disponibilizados em tempo real. Com isso, você pode investigar a performance das suas campanhas e entender o comportamento de cada lead individualmente.

Conheça mais sobre a integração entre o Zoho Campaigns e o Zoho CRM, veja as funcionalidades e teste as ferramentas.