Apa faktor penting yang mempengaruhi kesuksesan tim penjualan (sales)? Kemampuan personal yang baik, tim yang berpengalaman, atau strategi penjualan yang kuat?
Semuanya benar. Namun itu tidak cukup. Untuk memenuhi kebutuhan pelanggan secara cepat dan tepat, serta membuat kerja tim penjualan lebih efisien, saat ini tim juga membutuhkan softwareCustomer Relationship Management (CRM) yang mumpuni.
Dalam tulisan ini, kami akan mengajak Anda untuk mengenal lebih dalam soal apa itu CRM, fungsinya, serta fitur-fitur penting di software CRM yang umum digunakan oleh sebuah perusahaan.
Apa itu software CRM?
Pada dasarnya CRM sendiri adalah pendekatan yang membantu bisnis dalam meningkatkan hubungan dengan pelanggan yang sudah ada dan mendapatkan pelanggan baru dengan lebih cepat.
Kini praktisi sales dan marketing menyebut CRM untuk merujuk pada sebuah perangkat lunak (software) CRM. Sehingga kemudian CRM dapat diartikan sebagai sebuah alat yang bertindak menjadi tempat penyimpanan untuk menyatukan aktivitas sales, marketing, dan bantuan pelanggan (customer support), serta menyederhanakan proses, kebijakan, dan karyawan dalam satu platform.
Dengan semakin banyaknya bisnis yang menggunakan model kerja hibrid, keberadaan software CRM, terutama CRM online yang dapat diakses di mana pun dan kapan pun, menjadi penting agar tim penjualan tetap produktif.
Selain itu, CRM memberi mereka kemudahan untuk berkolaborasi dengan rekan kerja dan berinteraksi dengan pelanggan secara mudah.
Kami telah menyusun video penjelasan singkat tentang apa sebenarnya sistem CRM itu dan apa manfaatnya bagi bisnis Anda.
Apa Fungsi software CRM?
Sayangnya, banyak bisnis menganggap software CRM sekadar berfungsi untuk menyimpan kontak leads dan pelanggan, serta tempat mengelola kontak bisnis dengan vendor. Tidak lebih.
Padahal, sistem CRM memiliki fungsi yang jauh lebih luas. Bisnis kecil misalnya. Mereka dapat menjadikan sistem CRM sebagai tempat untuk menyimpan informasi dan membuatnya dapat diakses di berbagai perangkat.
Di sisi lain, bagi bisnis besar software CRM berfungsi untuk mengelola interaksi pelanggan dan fokus pada peningkatan kepuasan pelanggan. Keduanya akan memerlukan sistem Manajemen Hubungan Pelanggan.
Software CRM dirancang untuk membantu Anda mendapatkan wawasan tentang kinerja penjualan bisnis sehingga Anda dapat menyesuaikan strategi berdasarkan tren. Anda juga akan membantu tim penjualan fokus pada tugas dengan menyiapkan aturan alur kerja (workflow) otomatis sehingga interaksi dengan calon pelanggan tidak mengalami kegagalan.
Fungsi software CRM secara luas dapat dijabarkan sesuai jenis bisnisnya:
1. CRM untuk UKM
UKM bukan Usaha Kecil dan Menengah, melainkan Usaha Kreatif dan Modern. Banyak orang mengatakan bahwaCRM berbasis cloud terlalu mahal dan rumit untuk UKM. Padahal itu sama sekali tidak benar.
UKM dapat mulai menggunakan software CRM yang gratis. Dengan menjadi pengguna teknologi yang hebat, sistem CRM untuk bisnis kecil menyediakan fasilitas dan kemampuan untuk bersaing dengan pemain yang lebih besar di industri mereka.
2. CRM untuk B2C
Perusahaan business to consumer (B2C) memiliki siklus kehidupan pelanggan yang lebih pendek. Mereka biasanya membutuhkan solusi yang lebih instan dan membutuhkan waktu lebih singkat.
CRM multichannel dengan fitur seperti manajemen leads, survei instan, otomatisasi marketing, dan sebagainya dapat membantu perusahaan B2C menjangkau pelanggan mereka dengan lebih mudah lewat berbagai channel komunikasi.
3. CRM untuk B2B
Dari mengelola informasi kontak akun hingga terus mengikuti perkembangan transaksi, pembayaran, dan laporan bisnis, perusahaan B2B dapat melakukan penjualan terbaik dengan menggunakan CRM.
Software CRM juga membantu mereka menciptakan platform bersama untuk menjaga keselarasan antara mitra, vendor, dan pemangku kepentingan lainnya.
4. CRM untuk perusahaan besar
CRM memiliki berbagai fitur canggih seperti manajemen workflow, analitik tingkat lanjut, manajemen teritorial, serta otomatisasi sales dan marketing.
Dengan fitur-fitur tersebut, software CRM untuk perusahaan besar dapat mengurangi waktu yang dihabiskan karyawan dalam menyelesaikan tugas-tugas kecil, sehingga karyawan memiliki lebih banyak waktu untuk berkonsentrasi pada tugas-tugas utama yang berfokus pada pelanggan serta menyatukan operasinya di lebih dari satu lokasi geografis.
Fitur penting di software CRM
Setelah mengetahui apa itu CRM dan apa fungsi CRM bagi bisnis, Anda wajib mengetahui lebih lanjut soal fitur-fitur utama yang harus dimiliki oleh sebuah software CRM.
Jika Anda sedang mempertimbangkan untuk menggunakannya, pastikan bahwa software CRM Anda memiliki fitur-fitur berikut:
1. Manajemen leads
Mendapatkan leads berkualitas adalah hal penting, namun melacak dan mengelola leads-leadstersebut hingga melakukan transaksi merupakan sesuatu yang lebih penting.
Carilah software CRM yang menawarkan semua yang perlu Anda ketahui tentang leads Anda untuk mengubahnya menjadi pelanggan yang bersedia membayar dengan senang hati.
Dengan pemberian skor dan mengidentifikasikan leads secara otomatis, Anda dapat mengidentifikasi leads berdasarkan berbagai parameter dan mengetahui leads mana yang memiliki peluang tertinggi untuk berubah menjadi penjualan.
2. Manajemen kontak
Fitur penting lainnya yang harus software CRM miliki adalah manajemen kontak yang mampu menyusun kontak bisnis Anda di satu tempat.
Anda akan mengetahui kapan dan mengapa Anda menghubungi pelanggan terakhir kali, waktu terbaik untuk menghubungi mereka, penyebutan dalam interaksi di media sosial, dan analitik untuk menghubungi pelanggan melalui email dan bentuk komunikasi lainnya.
3. Manajemen transaksi
Sekali terlewat, transaksi akan hilang selamanya. Fitur manajemen transaksi dalam software CRM memberi Anda gambaran yang lengkap tentang transaksi Anda saat ini dan di masa mendatang, serta memberi tahu Anda apa yang salah jika ada kegagalan di masa lalu.
Software CRM harus memungkinkan Anda membuat segmentasi transaksi berdasarkan tahapnya saat ini dalam sales pipeline dan dapat memberi tahu kesempatan dalam memenangkan kesepakatan apa pun.
4. Manajemen email
Fitur penting ini merupakan fungsi inti bagi setiap bisnis dan software CRM online yang memungkinkan Anda memegang kendali penuh atasnya.
Setiap client email yang Anda gunakan harus dapat diintegrasikan dengan software CRM Anda. Dengan mengoptimalkan fitur ini, Anda berarti menghemat waktu beralih antartab untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan.
Sistem manajemen email di dalam CRM juga harus memungkinkan Anda memprioritaskan email, menganalisis respons untuk setiap email, dan memastikan Anda melakukan tindak lanjut yang menyeluruh dengan penerima Anda.
5. Otomatisasi penjualan
Ini adalah salah satu fitur penting CRM yang paling dicintai penggunanya. Ketimbang menghabiskan waktu melakukan pekerjaan administratif, biarkan tim penjualan Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencetak penjualan.
Di sinilah fitur otomatisasi proses penjualan akan membantu. Software CRM dengan fitur otomatisasi penjualan akan membantu Anda mengganti tugas sepele dengan alur kerja dan macro yang cerdas.
Leads juga akan mengalir melalui pipeline Anda dengan lebih mudah lewat leads assignment secara otomatis ke tim penjualan yang tepat.
6. Pelaporan dan analitik
Budaya bisnis yang digerakkan oleh analitik dapat jauh mengubah gaya pengambilan keputusan para pemimpin dari sekadar berdasarkan "firasat" menjadi "berbasis data".
Pastikan software CRM menawarkan kecerdasan yang diperlukan untuk memproses data dari berbagai sumber dan menghasilkan wawasan yang berharga untuk memandu pengambil keputusan dengan data.
Dari bagan biasa hingga wawasan analitik tingkat lanjut, misalnya mengenali anomali dalam bisnis Anda, fitur penting seperti analitik ini dapat membantu perusahaan dalam mencapai keunggulan kompetitif.
7. Otomatisasi marketing
Sering kali perusahaan mendapati bahwa mereka membuang-buang anggaran marketing karena perencanaan yang buruk dan gagal mengidentifikasi target audiens yang tepat.
Alur kerja tim penjualan dan marketing yang tidak saling terhubung dapat menghambat upaya ini.
Pastikan CRM Anda memiliki fitur manajemen kampanye dan otomatisasi marketing untuk membantu Anda menghasilkan leads baru, menjalankan kampanye email marketing tetarget, membandingkan belanja iklan dengan pendapatan penjualan, dan akhirnya mengoptimalkan ROI.
8. Kustomisasi
Fitur penting di software CRM ini sering disepelekan. Kita kerap lupa bahwa tidak ada satu pendekatan yang bisa cocok untuk semua bisnis.
Pilih CRM yang memungkinkan Anda untuk mengkustom fungsi, tombol, modul, bidang, dan tata letak, atau bahkan merancang CRM sepenuhnya dari awal. Semua disesuaikan dengan bisnis Anda.
Kesimpulan
Dari seluruh tulisan ini Anda bisa melihat pentingnya software CRM dalam sebuah bisnis. Sekarang saatnya menimbang beberapa pilihan software yang tersedia di pasaran, mempelajarinya, dan menggunakannya segera untuk pertumbuhan bisnis yang lebih cepat.
Anda juga dapat menjajal software CRM dari Zoho selama 30 hari penuh secara gratis. Buktikan ketangguhannya.
Comments