Zoho Projects được xếp hạng Giải pháp dẫn đầu trong giải thưởng top 20 phần mềm quản lý nhiệm vụ
Zoho Projects được trao danh hiệu Giải pháp dẫn đầu trong giải thưởng top 20 phần mềm Kanban
Các tính năng chính của hệ thống quản lý nhiệm vụ
01. Quản lý hoạt động dự án tại từ cùng một nơi
Với nhiệm vụ dự án và danh sách nhiệm vụ, bạn có thể dễ dàng sắp xếp và quản lý các mục công việc tại một nơi tập trung, dễ truy cập. Bạn có thể giám sát trạng thái nhiệm vụ, phân công nhiệm vụ cho các thành viên, thiết lập quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, gửi lời nhắc qua email và theo dõi tiến độ dự án. Thậm chí bạn còn có thể chuyển đổi email thành nhiệm vụ bằng phần mềm theo dõi nhiệm vụ của chúng tôi.
02. Xem và quản lý nhiệm vụ
Giờ đây, bạn có thể xem nhiều vụ trong nhiều chế độ xem: Chế độ xem cổ điển, Chế độ xem thuần, Chế độ xem Kanban, Chế độ xem quan hệ phụ thuộc và Chế độ xem sơ đồ Gantt. Chế độ xem đa dạng giúp bạn có cái nhìn từ nhiều khía cạnh về nhiệm vụ và hiển thị nổi bật trạng thái các sản phẩm bàn giao của dự án.
03. Theo dõi các cột mốc
Bạn có thể sử dụng mốc thời gian để phân nhóm các nhiệm vụ và nhanh chóng đánh giá mức độ hoàn thành của dự án. Zoho Projects phân loại mốc thời gian thành các nhóm như sắp tới, quá hạn, đã lưu trữ hoặc đã hoàn thành.
04. Kích hoạt bộ hẹn giờ cho nhiệm vụ
Kích hoạt công cụ bấm giờ cho một nhiệm vụ để ghi lại số giờ làm việc thực tế. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, bạn có thể dừng công cụ bấm giờ và các mục nhập của bạn sẽ tự động được ghi vào bảng chấm công. Bạn có thể ghi nhật ký thời gian thực hiện nhiệm vụ hàng ngày hoặc hàng tuần để thuận tiện cho bạn và dễ dàng tính toán số giờ được tính phí và số giờ không được tính phí cho bất kỳ dự án nào.
05. Làm việc với các nhiệm vụ con
Chia nhiệm vụ lớn thành một số nhiệm vụ con có thể phân công và theo dõi riêng biệt trong dự án. Cách chia nhiệm vụ thành các nhiệm vụ con thường cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan hơn về tiến độ dự án.
06. Phân tích báo cáo nhiệm vụ
Bạn có thể xem báo cáo nhiệm vụ tức thì ngay trong Nhiệm vụ và Mốc thời gian. Báo cáo nhiệm vụ cung cấp chế độ xem kết hợp tất cả nhiệm vụ đang mở và đã đóng trong dự án được chọn. Bạn có thể nhấp chuột vào và xem thông tin chi tiết về chủ sở hữu, mốc thời gian hoặc thứ tự ưu tiên bất kì trong phần mềm quản lý nhiệm vụ dự án của chúng tôi.
07. Cập nhật nhiệm vụ trong một bước
Bạn có thể cập nhật nhiệm vụ riêng lẻ hoặc hàng loạt. Trong Chế độ xem cổ điển, bạn có thể đóng nhiệm vụ, đặt thứ tự ưu tiên, thay đổi chủ sở hữu nhiệm vụ và di chuyển nhiệm vụ từ danh sách nhiệm vụ này sang danh sách nhiệm vụ khác. Trong Chế độ xem thuần, bạn có thể đóng nhiệm vụ, đặt thứ tự ưu tiên và thay đổi chủ sở hữu nhiệm vụ.
08. Thiết lập thời lượng và lời nhắc nhiệm vụ
Với lời nhắc nhiệm vụ trong Zoho Projects, bạn có thể luôn kiểm soát những gì đang diễn ra nhờ lời nhắc qua email kịp thời, giúp không bỏ lỡ mốc thời gian quan trọng của dự án. Thiết lập thời lượng nhiệm vụ tính bằng ngày hoặc bằng giờ tùy theo yêu cầu của dự án. Bạn có thể tạo nhiệm vụ ngay cả khi không chắc chắn về thời gian bắt đầu với phần mềm theo dõi nhiệm vụ này.
Tại sao Zoho Projects là phần mềm quản lý nhiệm vụ tốt nhất?
Zoho Projects có vô số tính năng quản lý nhiệm vụ mạnh mẽ như lời nhắc, kiểu lặp lại, dòng thời gian trạng thái, chế độ xem Kanban, công cụ bấm giờ nhiệm vụ, báo cáo, tự động hóa nhiệm vụ và nhiều tính năng khác với mức giá phải chăng. Các tính năng này có sẵn trong một nền tảng dễ sử dụng hỗ trợ cộng tác nhóm và làm việc từ xa, và nhờ vậy, Zoho Projects trở thành một trong những phần mềm quản lý nhiệm vụ tốt nhất. Zoho Projects cũng coi trọng quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu của bạn. Thậm chí, chúng tôi còn có tùy chọn cho phép bạn tạo các trường PII được mã hóa để lưu trữ thông tin khách hàng nhạy cảm. Khả năng tùy chỉnh cũng là một khía cạnh giúp ứng dụng quản lý nhiệm vụ của chúng tôi trở nên khác biệt. Từ các trường và bố cục tùy chỉnh đến các vai trò và hồ sơ tùy chỉnh, bạn hoàn toàn có khả năng biến các nhiệm vụ thực sự trở thành của bạn. Vì tất cả những lý do này và nhiều lý do khác, Zoho Projects có thể được coi là công cụ quản lý nhiệm vụ tốt nhất. Bạn chưa tin chúng tôi? Lắng nghe nhận xét về chúng tôi từ các khách hàng và nhà phê bình!
Được đánh giá bởi những khách hàng đáng tin cậy nhất
Phần mềm quản lý dự án hàng đầu theo ý kiến của khách hàng và nhà phê bình
“Zoho Projects đã bắt đầu tháo gỡ các chướng ngại và tập trung vào việc hoàn thành nhiệm vụ.”
JOYCE LONGTIN, QUẢN LÝ DỰ ÁN, DRISTEEM CORP
Phần mềm quản lý nhiệm vụ là gì?
Phần mềm quản lý nhiệm vụ là phần mềm giúp bạn quản lý hiệu quả công việc bằng cách hướng dẫn bạn tìm và hoàn thành các nhiệm vụ có mức ưu tiên cao. Hàng ngày, chúng ta thường dành rất nhiều thời gian cho những công việc khẩn cấp nhưng có mức ưu tiên thấp, khiến những nhiệm vụ quan trọng nhất bị trì hoãn. Một hệ thống quản lý nhiệm vụ trực tuyến giúp bạn ưu tiên và quản lý các nhiệm vụ này bằng nhiều tính năng cần thiết như lời nhắc, chế độ xem trạng thái theo dòng thời gian và công cụ theo dõi thời gian để bạn luôn đi trước thời hạn.
Tại sao các nhóm dự án cần một phần mềm quản lý nhiệm vụ?
Các nhóm quản lý dự án cần có một công cụ quản lý nhiệm vụ để:
- Ưu tiên và quản lý tất cả các mục công việc
- Phân công công việc dựa trên sự sẵn sàng của nhân viên và bộ kỹ năng
- Phân công và theo dõi thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ nhằm tránh sự chậm trễ
- Thiết lập lời nhắc và thông báo tự động để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn.
- Cộng tác hiệu quả với các thành viên trong nhóm
Làm thế nào để theo dõi các nhiệm vụ nhóm bằng hệ thống quản lý nhiệm vụ của nhân viên?
Một nhóm thường làm việc chung trong các nhiệm vụ đóng góp vào mục tiêu của tổ chức. Mặc dù làm việc theo nhóm thường đồng nghĩa với việc sẽ thực hiện được nhiều công việc hơn, nhưng việc giữ các thành viên trong nhóm hoạt động đồng bộ với nhau có thể rất khó khăn. Phần mềm quản lý nhiệm vụ dành cho các đội nhóm có thể giúp bạn duy trì kết nối giữa mọi người trong nhóm.
Khối lượng công việc của nhóm
Luôn được cập nhật về mức độ rảnh rỗi hoặc bận rộn của các thành viên trong nhóm và phân công công việc phù hợp bằng trình quản lý nhiệm vụ trực tuyến.
Các nhóm
Phần mềm quản lý nhóm giúp bạn tiết kiệm thời gian nhờ khả năng giao tiếp với nhiều thành viên trong nhóm cùng một lúc - nhóm nhân viên theo dự án, bộ phận hoặc các yếu tố khác để bạn có thể dễ dàng gắn thẻ họ trong các bình luận, nhiệm vụ, vấn đề hoặc chủ đề trên diễn đàn.
Cập nhật của nhóm
Nhận cập nhật và thông báo tức thì về tất cả công việc mà các thành viên trong nhóm của bạn đã hoàn thành bằng công cụ theo dõi nhiệm vụ.
Báo cáo của nhóm
Hệ thống quản lý nhiệm vụ của nhân viên cung cấp cho bạn thông tin chuyên sâu về tiến độ đạt được cho đến hiện tại và lập kế hoạch các chiến lược làm việc trong tương lai dựa trên báo cáo.
Công cụ bấm giờ của nhóm
Để lên kế hoạch cho các chiến dịch tiếp thị, theo dõi tiến độ của chiến dịch và xác định các điểm yếu
Các công cụ quản lý dự án hàng đầu
Sau đây là một số công cụ quản lý nhiệm vụ hàng đầu:
Phần mềm quản lý nhiệm vụ
Cách quản lý nhiệm vụ hiệu quả nhất là sử dụng phần mềm quản lý nhiệm vụ miễn phí. Loại phần mềm này có tất cả các tính năng bạn cần như lời nhắc, chế độ lặp lại, theo dõi thời gian, thông báo tự động và phân công công việc. Một hệ thống quản lý nhiệm vụ sẽ hỗ trợ bạn dễ dàng cộng tác không chỉ với các thành viên trong nhóm mà còn với tất cả các bên liên quan khác. Có một số công cụ có sẵn trực tuyến với các mức độ phức tạp và tính năng khác nhau, giúp bạn dễ dàng tìm thấy công cụ phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
Danh sách việc cần làm
Danh sách việc cần làm có thể là công cụ quản lý nhiệm vụ được sử dụng rộng rãi nhất. Mọi người vẫn thường quản lý nhiệm vụ hàng ngày bằng cách sử dụng các danh sách này. Cái hay của công cụ này là rất đơn giản, dễ sử dụng, chỉ cần có bút và giấy là làm được. Việc đánh dấu những việc đã hoàn thành cũng tạo cảm giác thỏa mãn theo cách rất riêng. Công cụ này sử dụng tốt cho những danh sách công việc và nhiệm vụ đơn giản nhưng sẽ không đủ đáp ứng các mục công việc phức tạp hơn liên quan đến nhiều người và các mối quan hệ phụ thuộc.
Bảng Kanban
Bảng Kanban là một công cụ thú vị để quản lý nhiệm vụ. Công cụ này có một số phiên bản trực tuyến nhưng cũng chỉ phục vụ các chức năng đơn giản mà bạn có thể dễ dàng thực hiện với một chiếc bảng trắng và giấy ghi chú. Cái hay của bảng Kanban là hiển thị trực quan các nhiệm vụ giúp cho nhiều người dễ dàng cập nhật trạng thái nhiệm vụ tức thì. Nhiều phiên bản trực tuyến cung cấp các tính năng phức tạp hơn như trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh và dạng xem dựa trên nhu cầu kinh doanh của bạn.
Bảng tính
Bảng tính cũng được sử dụng rộng rãi như một công cụ quản lý nhiệm vụ vì tính tiện lợi và dễ sử dụng. Tương tự như danh sách việc cần làm, bất kỳ phần mềm bảng tính nào cũng hỗ trợ nhập và theo dõi các mục công việc. Bạn cũng có thể dễ dàng quản lý và chia sẻ dữ liệu được lưu trữ trong bảng tính. Điểm hạn chế của bảng tính là thiếu các tính năng quản lý nhiệm vụ nâng cao hơn như theo dõi thời gian và tiến độ, tự động hóa quy trình công việc và quản lý tài nguyên.
Sơ đồ Gantt
Được biết đến nhiều hơn như một công cụ lập kế hoạch dự án, sơ đồ Gantt cũng có thể thực hiện chức năng quản lý nhiệm vụ hiệu quả. Giống như bảng Kanban, công cụ này có phần trình bày trực quan giúp mọi người dễ làm quen và quản lý công việc. Nhờ có khả năng quản lý quan hệ phụ thuộc và các tính năng như đường găng và đường cơ sở, đây là một công cụ sẽ giúp bạn trình bày và phản ánh công việc một cách chính xác theo thời gian thực. Có một số phần mềm sơ đồ Gantt trực tuyến cũng như một số phiên bản cụ thể được cung cấp như một phần của phần mềm quản lý nhiệm vụ miễn phí.
Lợi ích khi sử dụng công cụ quản lý nhiệm vụ
Làm thế nào để chọn đúng phần mềm quản lý nhiệm vụ?
Việc lựa chọn phần mềm quản lý nhiệm vụ tốt nhất từ rất nhiều lựa chọn và đưa phần mềm đó vào quy trình làm việc của nhóm không phải là điều dễ dàng, đặc biệt là vì để phần mềm thành công thì còn phụ thuộc vào rất nhiều người. Trước khi tìm hiểu về các lựa chọn khác nhau và lợi ích của chúng, điều quan trọng là bạn phải xem xét một số điểm quan trọng cần lưu ý:
Bạn có thể tìm thấy niềm hy vọng với giải pháp đám mây
Cả phần mềm quản lý nhiệm vụ trực tuyến và phần mềm quản lý nhiệm vụ tại chỗ đều có ưu và nhược điểm. Hãy bắt đầu tìm kiếm từ một giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp bạn.
Đó là doanh nghiệp của bạn
Phần mềm thiết kế riêng có sẵn cho nhiều ngành nghề hoặc bộ phận khác nhau để phục vụ các nhiệm vụ cụ thể trong lĩnh vực đó. Quy mô doanh nghiệp của bạn cũng là yếu tố quan trọng cần cân nhắc vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến nhu cầu và chi phí của bạn. Điều này có thể giúp bạn thu hẹp các sự lựa chọn.
Linh hoạt có phải là thế mạnh của bạn không?
Quản lý nhiệm vụ thường được thực hiện như là một phần trong hoạt động quản lý dự án. Tùy thuộc vào việc nhóm của bạn đi theo phương pháp quản lý dự án nào mà các tùy chọn cho các công cụ quản lý nhiệm vụ của bạn cũng thay đổi.
Có nhiều tùy chọn sẵn có, từ phần mềm quản lý nhiệm vụ miễn phí đến công cụ quản lý nhiệm vụ dựa trên nền tảng web cấp doanh nghiệp. Những câu hỏi này sẽ giúp bạn thu hẹp các sự lựa chọn. Chọn một phần mềm quản lý công việc tiện dụng đáp ứng các yêu cầu của bạn. Dễ dàng triển khai và áp dụng là các yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý nhiệm vụ phù hợp cho tổ chức của bạn.
Làm thế nào để truy cập miễn phí công cụ quản lý nhiệm vụ của Zoho Projects?
Zoho Projects là một trong những công cụ dễ truy cập nhất trên thị trường mà cung cấp hệ thống quản lý nhiệm vụ miễn phí. Các tính năng quản lý nhiệm vụ cốt lõi như tạo, phân công và quản lý nhiệm vụ có sẵn trong phiên bản miễn phí của chúng tôi. Ngoài ra, Zoho Projects còn cung cấp bản dùng thử miễn phí 10 ngày của các phiên bản trả phí khi bạn đăng ký. Để biết thêm thông tin, hãy xem thông tin định giá tại đây. Phần mềm quản lý nhiệm vụ miễn phí của chúng tôi cung cấp trình xem Gantt đơn giản, bảng tin dự án, tính năng theo dõi nhiệm vụ, lịch, diễn đàn, trạng thái tùy chỉnh nhiệm vụ và nhiều tính năng khác cho ứng dụng di động, tạo điều kiện cho bạn sử dụng từ bất kỳ nơi nào trên thế giới. Bạn đã sẵn sàng bắt đầu chưa? Chỉ cần nhấp vào nút bên dưới để đăng ký miễn phí.