Tạo và chỉnh sửa quan hệ phụ thuộc
Đôi khi có nhiều nhiệm vụ liên quan đến nhau và cần phải tuân theo một trình tự cụ thể. Trình tạo sơ đồ Gantt cho phép bạn tạo bốn loại quan hệ phụ thuộc cho các nhiệm vụ này, chỉnh sửa và xóa chúng hoặc điều chỉnh độ trễ thời gian giữa các nhiệm vụ phụ thuộc nếu cần.
Xác định nhiệm vụ quan trọng
Nhiệm vụ quan trọng trong dự án là những nhiệm vụ mà nếu bị chậm trễ sẽ làm trì hoãn toàn bộ dự án. Khi bạn có thời hạn dự án không có ngoại lệ thì sẽ không được phép để xảy ra sai sót. Xác định các nhiệm vụ quan trọng này trong phần mềm sơ đồ Gantt trực tuyến của chúng tôi để lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực phù hợp.
Đảm bảo lịch trình
Thiết lập đường cơ sở trong trình tạo sơ đồ Gantt trực tuyến để so sánh tiến độ dự án trong các khoảng thời gian khác nhau. Ngoài việc so sánh đường cơ sở với tiến độ thực tế, bạn thậm chí có thể so sánh hai đường cơ sở khác nhau tại một thời điểm. Sai lệch thời gian kết thúc giúp bạn xác định các nhiệm vụ bị chậm trễ cần được xử lý, trong khi đó, độ chậm trễ giúp theo dõi các nhiệm vụ chưa bắt đầu nhưng đã bị lỡ mất ngày kết thúc theo đường cơ sở.
Tiết kiệm thời gian với mẫu
Tùy thuộc vào công việc bạn làm, đôi khi bạn có thể phải chạy nhiều dự án tương tự nhau. Việc thiết lập dự án lại từ đầu có thể gây nhàm chán. Tạo mẫu sơ đồ Gantt hoặc chuyển đổi dự án hiện có thành mẫu và sử dụng mẫu này trong khi tạo dự án mới.
Nắm bắt chi tiết chính xác
Từ các mốc thời gian và nhiệm vụ đến quan hệ phụ thuộc và tỷ lệ phần trăm tiến độ, mỗi chi tiết nhỏ đều được gán mã màu để bạn không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. Bạn cũng có thể tùy biến từng thanh tác vụ bằng màu sắc theo ý thích. Ngoài ra, các mục công việc quá hạn được tô đỏ và bất cứ khi nào bạn tạo sơ đồ Gantt, các ngày lễ và cuối tuần đều sẽ được đánh dấu rõ ràng cho bạn.
Tôi tin rằng Zoho Projects là loại công cụ mà mọi công ty cần có, vì dịch vụ đám mây và hỗ trợ đa nền tảng giúp nó trở thành công cụ quản lý tốt nhất từ trước đến nay.
Victor Navarro MVA Engineering
Tại sao các nhóm dự án cần trình tạo sơ đồ Gantt trực tuyến?
Lập kế hoạch tốt hơn
Dù dự án của bạn đơn giản hay phức tạp, để giảm tình trạng mất kiểm soát phạm vi dự án và luôn theo dõi được lịch trình dự án, bạn cần có một kế hoạch dự án tốt. Sơ đồ Gantt giúp bạn trực quan hóa toàn bộ dự án từ một không gian duy nhất, lên kế hoạch và ưu tiên nhiệm vụ tốt hơn và phân bổ nguồn lực phù hợp.
Nâng cao khả năng hiển thị
Một người dù có nhanh nhẹn đến mấy trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao thì khả năng xem tiến độ của toàn bộ dự án vẫn rất quan trọng. Khả năng xem nhiệm vụ được phân công cho các thành viên khác trong nhóm giúp nhóm hiểu rõ hơn cách phân chia khối lượng công việc, công việc mỗi người phụ trách và cách mỗi người có thể đóng góp để giúp dự án thành công.
Cải thiện khả năng giao tiếp
Nhờ khả năng hiển thị được tăng cường, hoạt động giao tiếp cũng trở nên hiệu quả hơn. Hầu hết lỗi trong dự án là do lỗ hổng giao tiếp xuất phát từ việc nhóm làm việc từ xa hoặc không có trưởng nhóm theo sát. Những lỗi như vậy nhẹ nhất cũng sẽ dẫn đến việc dự án bị chậm trễ. Tuy nhiên, khi tất cả các thông tin cần thiết đều nằm ngay trong trình tạo sơ đồ Gantt trực tuyến, mọi người sẽ cùng thống nhất với nhau.
Tăng tính linh hoạt
Cho dù bạn có lịch trình dự án được tính toán tỉ mỉ đến mấy thì bạn đều phải điều chỉnh lại kế hoạch dự án khi cần thiết trước những tình huống không lường trước được hoặc tình trạng nguồn lực không có sẵn. Khi tất cả thông tin dự án đều được hiển thị và có sẵn trên một trang duy nhất, đồng thời việc sắp xếp lại nhiệm vụ thật đơn giản bằng thao tác kéo và thả, bạn sẽ không còn phải lo lắng nữa.
Sơ đồ Gantt là gì?
Sơ đồ Gantt là một sơ đồ giúp bạn trực quan hóa dòng thời gian dự án của mình. Công cụ này hỗ trợ trong việc lập kế hoạch và theo dõi dự án vì nó có thể được sử dụng để so sánh tiến độ dự kiến và thực tế trong suốt thời gian chạy dự án của bạn.
Lịch sử sơ đồ Gantt
Sơ đồ Gantt là một công cụ quan trọng hỗ trợ việc quản lý nhiều dự án đáng giá trong nhiều năm. Sơ đồ Gantt giúp kiểm soát không chỉ quá trình sản xuất vũ khí trong Thế chiến thứ nhất mà còn cả quá trình xây dựng đập Hoover nổi tiếng thế giới.
Khi sơ đồ Gantt lần đầu ra mắt, bạn phải vẽ sơ đồ này trên giấy. Chúng được vẽ đi vẽ lại rất nhiều lần để phản ánh mọi thay đổi nhỏ. Các nhà quản lý dự án sau đó bắt đầu sử dụng các mảnh giấy hoặc khối để biểu diễn sơ đồ Gantt để có thể dễ dàng di chuyển khi cần. Đến nay, chúng tôi có một số phần mềm chuyên dụng như trình tạo sơ đồ Gantt trực tuyến để tạo sơ đồ Gantt!
Ai có thể sử dụng sơ đồ Gantt?
Ý định ban đầu về sơ đồ Gantt là để lên kế hoạch cho các hoạt động sản xuất trong nhà máy. Hiện sơ đồ Gantt đang được sử dụng trong các tổ chức thuộc mọi quy mô và ngành nghề. Sơ đồ Gantt trực tuyến đóng vai trò thiết yếu trong quản lý dự án. Quản lý dự án được sử dụng để quản lý công việc trong nhiều lĩnh vực, sơ đồ Gantt cũng vậy.
Đối với những người sử dụng sơ đồ Gantt hàng ngày, mọi người thường hiểu sai rằng sơ đồ Gantt chỉ hữu ích đối với người quản lý. Nhưng thật ra, mọi bên liên quan đều cần sử dụng sơ đồ Gantt. Từ các trưởng bộ phận khác nhau sử dụng sơ đồ Gantt để phân bổ và theo dõi công việc cho nhân viên cấp trung hoặc nhân viên khởi điểm để kiểm tra và cập nhật tiến độ, đây là công cụ có lợi cho tất cả các vai trò.
Tầm quan trọng của sơ đồ Gantt
Dưới đây là một số lý do chính khiến sơ đồ Gantt đóng vai trò quan trọng trong quy trình quản lý dự án:
Lên kế hoạch cho nhà máy
Trong giai đoạn lập kế hoạch, mọi khía cạnh của dự án đều trông có vẻ đầy thử thách. Đây là khi sơ đồ Gantt trực tuyến phát huy tác dụng. Nó có thể dễ dàng giúp bạn phân bổ thời gian cho tất cả các đơn vị trong dự án, đồng thời đảm bảo bạn vẫn theo kịp lịch trình đã lập kế hoạch.
Công cụ hỗ trợ trực quan
Biểu diễn trực quan dự án của bạn dưới dạng đơn vị thời gian giúp bạn có cái nhìn tổng quan về toàn bộ dự án trong nháy mắt. Tính năng này vô cùng hữu ích để thực hiện điều chỉnh và theo dõi tiến độ theo thời gian thực.
Quản lý mối quan hệ
Quan hệ phụ thuộc giữa các đầu việc khác nhau của bạn có thể ảnh hưởng đến thời hạn và tiến độ của toàn bộ dự án. Không thể theo dõi thủ công các mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau này. Sơ đồ Gantt là một trợ thủ đắc lực về vấn đề này.
Cách tạo sơ đồ Gantt
Bạn có thể dễ dàng tạo sơ đồ Gantt bằng cách sử dụng phần mềm quản lý dự án trực tuyến bất kỳ có sẵn trên thị trường hiện nay. Dưới đây là cách tạo một sơ đồ Gantt:
Xác định công việc của bạn
Bước đầu tiên để tạo sơ đồ Gantt trực tuyến là xác định phạm vi và mục tiêu của dự án. Điều này cũng bao gồm giới hạn nguồn lực bạn đặt ra.
Chia nhỏ
Sau khi thiết lập mục tiêu, bạn có thể chia nhỏ mục tiêu thành danh sách nhiệm vụ, nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ cần thiết để đạt được mục tiêu đã đặt ra.
Phân công công việc
Phân công các đầu mục công việc đã chia nhỏ cho nguồn lực có khả năng cao nhất dựa trên bộ kỹ năng và trạng thái sẵn sàng của họ.
Phân bổ thời gian
Đây là lúc bạn ước tính và phân bổ thời gian cho tất cả các nhiệm vụ, lưu ý ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự án.
Xác định các quan hệ phụ thuộc
Sau khi bạn đặt thời gian cho công việc, sơ đồ Gantt sẽ được trực quan hóa. Đến đây, bạn có thể xác định quan hệ phụ thuộc giữa các đầu mục công việc khác nhau sao cho phù hợp với dòng thời gian.
Mẫu sơ đồ Gantt
Các mẫu có sẵn trong một số sơ đồ Gantt trực tuyến. Dựa trên kiểu tổ chức, phạm vi và mục tiêu của dự án và lĩnh vực liên quan, các mẫu trực tuyến được cung cấp sẵn. Thậm chí bạn có thể tạo sơ đồ Gantt trong Excel và cũng có sẵn một số mẫu miễn phí tương tự. Loại mẫu phổ biến nhất là loại dành riêng cho từng ngành, có điền trước một số đầu mục công việc mẫu liên quan đến một trường cụ thể.
Trình tạo sơ đồ Gantt là gì?
Trình tạo sơ đồ Gantt là một công cụ được sử dụng để biểu diễn một sơ đồ Gantt trực tuyến theo cách trực quan. Công cụ này hỗ trợ trong việc biểu diễn dòng thời gian của dự án theo dạng sơ đồ, do đó sẽ giúp người dùng hiểu và làm việc đáp ứng thời hạn công việc dễ dàng hơn. Trình tạo sơ đồ Gantt, là một công cụ ảo, dễ dàng điều chỉnh các thay đổi và do đó được các nhà quản lý dự án trên toàn thế giới sử dụng rộng rãi.
Lợi ích của việc sử dụng trình tạo sơ đồ Gantt so với Excel
- Cái nhìn tổng quan nhanh về trạng thái dự án
- Thực hiện theo dõi tiến độ theo thời gian thực
- Hỗ trợ phân bổ tài nguyên tối ưu
- Có thể được sử dụng để tránh trùng lịch bằng cách xử lý các mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau
- Giúp xác định khúc mắc và sự chậm trễ
- Thích ứng với rủi ro và thay đổi theo thời gian thực
Bất lợi của sơ đồ Gantt
- Việc mở rộng có thể trở nên phức tạp đối với các dự án lớn hơn
- Không thể thao tác với sơ đồ Gantt thực vì sơ đồ này không thể thích ứng với thay đổi
- Có thể cần nhiều thời gian để thiết lập
- Cần cập nhật thường xuyên để phản ánh tiến độ
- Các thanh không thể hiện nỗ lực dành cho nhiệm vụ
Ưu điểm của việc sử dụng sơ đồ Gantt trực tuyến
Ưu điểm của việc sử dụng một trình tạo sơ đồ Gantt trực tuyến là:
- Cộng tác dễ dàng. Công cụ tạo sơ đồ Gantt có các tính năng hỗ trợ cho công việc mới từ bất kỳ mô hình làm việc nào.
- Cho phép thay đổi. Công cụ tạo sơ đồ Gantt được trang bị để phân tích những thay đổi đó một cách thông minh và chỉnh sửa kế hoạch cho phù hợp.
- Thể hiện các mối quan hệ phụ thuộc. Dễ dàng biểu diễn và làm việc với các mối quan hệ phụ thuộc tồn tại giữa các mục công việc khác nhau trong một sơ đồ Gantt trực tuyến.
- Còn đóng vai trò là một công cụ quản lý nhiệm vụ. Sơ đồ Gantt trực tuyến không chỉ là một công cụ lập kế hoạch mà còn có khả năng giúp bạn quản lý công việc hàng ngày một cách dễ dàng.
- Xác định và khắc phục sự chậm trễ. Nếu có một nút thắt nào đó đang cản trở dự án, bạn có thể dễ dàng xác định và khắc phục nút thắt đó bằng một trình tạo sơ đồ Gantt miễn phí.
Các giải pháp thay thế sơ đồ Gantt
- 01
Sơ đồ PERT
Kỹ thuật xem xét và đánh giá chương trình bao gồm một sơ đồ PERT thể hiện các quan hệ phụ thuộc giữa nhiều hoạt động khác nhau sử dụng sơ đồ mạng. Phạm vi của dự án được ánh xạ và đường găng được tính bằng sơ đồ này.
- 02
Bảng Kanban
Đây là những bảng ảo theo dõi quy trình của các đầu mục công việc của bạn từ đầu đến cuối. Dễ dàng theo dõi và thao tác, đồng thời giúp xác định khúc mắc bằng cách theo dõi số lượng nhiệm vụ theo mỗi trạng thái.
- 03
Danh sách kiểm tra
Đối với các dự án đơn giản, bạn có thể tạo danh sách kiểm tra để theo dõi các nhiệm vụ mở và đóng trong dự án của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng danh sách kiểm tra để ghi lại ngày bắt đầu và ngày kết thúc dù việc cập nhật có thể khá phức tạp. Cách này có thể không hiệu quả với các dự án phức tạp.
- 04
Lưu đồ
Một lưu đồ mà có thể dễ dàng vẽ để ánh xạ workflow của nhiệm vụ là một giải pháp khác để quản lý dòng thời gian và tiến độ dự án. Từ đầu đến cuối, có thể lập kế hoạch và theo dõi nhiều giai đoạn và hoạt động liên quan bằng cách sử dụng lưu đồ.
- 05
Calendar
Lịch dùng chung là một công cụ hiệu quả khác. Lịch dùng chung biểu diễn chính xác dự án dưới dạng đơn vị thời gian - tương tự như cách bạn sử dụng sơ đồ Gantt trực tuyến. Cũng có thể theo dõi thời hạn, nguồn lực và cuộc họp bằng cách sử dụng lịch dùng chung.
Trình tạo sơ đồ Gantt có giá như thế nào?
Trình tạo sơ đồ Gantt có nhiều mức giá khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu và yêu cầu kinh doanh của bạn. Bạn có thể bắt đầu bằng cách tìm kiếm các tính năng quan trọng với doanh nghiệp của mình, loại phần mềm bạn cần, quy trình triển khai và độ tiện dụng, ý kiến đánh giá của khách hàng và số năm có mặt trên thị trường, kinh nghiệm hỗ trợ, khả năng tích hợp và mở rộng cũng như mức giá cho mỗi người dùng để liên kết mọi thứ lại với nhau. Có một số công cụ có mức giá phải chăng như Zoho Projects chỉ từ 5 USD/người dùng/tháng cung cấp một loạt các tính năng hữu ích. Bạn cũng có thể dùng thử miễn phí 10 ngày để làm quen với công cụ. Trang biểu giá Zoho Projects bao gồm thêm thông tin chi tiết giá của các gói có sẵn.
Tại sao Zoho Projects là trình tạo sơ đồ Gantt tốt nhất?
Zoho Projects cung cấp trình tạo sơ đồ Gantt trực quan, dễ hiểu và dễ thao tác. Các tính năng như đường găng, đường cơ sở, trình điều khiển sơ đồ, bốn loại quan hệ phụ thuộc và tùy chọn xuất khiến Zoho Projects trở thành một công cụ thiết yếu cho người quản lý dự án. Trình tạo sơ đồ Gantt trong Zoho Projects cũng là một mô-đun quản lý nhiệm vụ toàn diện với khả năng lập kế hoạch và chỉnh sửa nhiệm vụ từ trình xem sơ đồ Gantt. Zoho Projects cũng cung cấp hai kiểu sơ đồ Gantt khác nhau: theo trình tự thời gian và cột mốc. Ngoài những kiểu này, cũng có thể sử dụng sơ đồ Gantt dòng thời gian dự án. Bạn đã sẵn sàng để dùng thử Zoho Projects chưa? Chỉ cần đăng ký để dùng thử sơ đồ Gantt miễn phí của chúng tôi!
Xem video
