Công cụ nào là công cụ quản lý dự án tốt nhất?

01. Sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt trực quan hóa thời gian hoàn thành dự án và quan hệ phụ thuộc giữa các hạng mục công việc khác nhau.

Sơ đồ này rất hữu ích trong việc theo dõi tiến độ dự án của bạn, kiểm tra mọi sai lệch so với kế hoạch dự án và xác định sự chậm trễ. Các doanh nghiệp có thể sử dụng sơ đồ Gantt để theo dõi tiến độ và ngân sách đã lên kế hoạch của mình. Và nếu mọi việc diễn ra không như kế hoạch, họ cũng có thể sử dụng các sơ đồ này để xác định nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn.

Sơ đồ Gantt là một trong những công cụ quan trọng nhất được sử dụng trong quản lý dự án. Sơ đồ này cung cấp một bức tranh toàn diện về cơ cấu phân chia công việc và hỗ trợ phân bổ nhân lực một cách hiệu quả, có thể là thời gian, chi phí hoặc nhân sự. Các sơ đồ này cũng vạch ra mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau của các hạng mục công việc khác nhau, giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ quan trọng và giảm tình trạng đi chệch phạm vi dự án.

Sơ đồ Gantt trong Zoho Projects là một công cụ trực quan, dễ sử dụng giúp bạn lập kế hoạch và lên lịch dễ dàng hơn. Giao diện kéo và thả đơn giản để điều chỉnh thời gian hoàn thành, bốn loại quan hệ phụ thuộc và đường găng quan trọng, đường cơ sở, thang sơ đồ và khả năng quản lý nhiệm vụ trong sơ đồ giúp loại sơ đồ này trở thành một trong những công cụ quản lý dự án không thể thiếu. Ngoài ra, tính năng này thậm chí còn được cung cấp trong gói miễn phí của chúng tôi! Xem thêm thông tin về các tính năng của sơ đồ Gantt trong các gói giá khác nhau ở đây.

02. Cấu trúc phân chia công việc

Giữa vô vàn những lựa chọn công cụ quản lý dự án trên thị trường, cấu trúc phân chia công việc (WBS) chắc chắn được ưu tiên hàng đầu. Cấu trúc này cung cấp cơ cấu phân chia công việc phân cấp mục tiêu dự án của bạn thành các hạng mục công việc dễ thực hiện.

Cơ cấu phân chia công việc tuân theo hệ thống phân cấp, trong đó mục tiêu cuối cùng được chia thành các giai đoạn có thể được chia thêm thành các nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ con. Điều này giúp bạn lập kế hoạch cho mọi khía cạnh của dự án mà không để mọi thứ diễn ra ngẫu nhiên. Phân chia công việc sẽ giúp làm rõ thời gian và nguồn lực cần thiết và giúp đặt ra những ràng buộc theo kế hoạch cho một dự án.

WBS cũng hỗ trợ trong giai đoạn thực hiện dự án của bạn. Công việc thực hiện theo từng phần tạo thành tổng thể dự án. Quản lý những phần như vậy sẽ giúp dễ dàng theo dõi công việc của bạn và phòng trường hợp đình trệ.

Tạo cơ cấu phân chia công việc trong Zoho Projects với cấu trúc phân cấp các cột mốc, danh sách nhiệm vụ, nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ. Với cài đặt tùy chỉnh, nhiều chế độ xem, mẫu, lời nhắc và lặp lại, bạn hoàn toàn không mất nhiều thời gian để thiết lập dự án của bạn.

03. Đường cơ sở dự án

Đường cơ sở dự án là một cách trình bày giá trị dự án bằng hình ảnh qua việc so sánh đường cơ sở vốn là tiêu chuẩn mà bạn đặt cho dự án với hiệu suất thực tế. Đường cơ sở của dự án là công cụ quản lý dự án bao gồm đường cơ sở phạm vi, đường cơ sở chi phí và đường cơ sở tiến độ. Đường cơ sở cũng hoạt động như một công cụ theo dõi dự án giúp theo dõi tiến độ theo thời gian thực. Công cụ này cũng có thể giúp tránh tình trạng đi chệch phạm vi dự án bằng cách kiểm tra công việc ngoài kế hoạch.

Công việc không được lên kế hoạch là yếu tố chính có thể ảnh hưởng đến chi phí, thời gian và phạm vi dự án. Điều này gây ra hiệu ứng domino. Thứ nhất, có nguy cơ dự án vượt khỏi phạm vi do phải làm công việc bổ sung. Nếu không thì thời gian và chi phí của dự án cũng sẽ tăng lên. Nếu bạn không muốn giải quyết những hạn chế đó, nghĩa là chất lượng dự án không phải là ưu tiên hàng đầu.

Đo lường hiệu suất bằng cách so sánh tiến độ thời gian thực với đường cơ sở được đặt trong sơ đồ Gantt của Zoho Projects. Dễ thiết lập và phân tích, đường cơ sở trong Zoho Projects phối hợp với Slack để theo dõi thời gian đã lãng phí.

04. Hoạt động gắn kết đội nhóm

Hoạt động gắn kết đội nhóm là một cách để thúc đẩy tinh thần và tăng năng suất làm việc. Từ các buổi học lướt sóng theo nhóm cho đến các bữa ăn cùng nhau, có rất nhiều hoạt động thú vị mà bạn có thể tận dụng để gắn kết đội nhóm.

Sự liên kết giữa các công cụ xây dựng đội nhóm và quản lý dự án có thể không rõ ràng. Tuy nhiên, mối quan hệ giữa các nhóm cũng như với các bên liên quan cũng quan trọng không kém việc lập kế hoạch hoặc thực hiện một dự án. Và đây là cách dễ dàng để củng cố các mối quan hệ này.

Các hoạt động xây dựng đội nhóm có thể là tổ chức thi đấu lành mạnh trong môi trường có kiểm soát; những hoạt động như thế được ví như sự gián đoạn tích cực trong văn hóa nơi làm việc hàng ngày. Đồng thời, những hoạt động này có thể khuyến khích sự sáng tạo, tạo điều kiện phát huy nhiều tài năng khác nhau của các thành viên trong đội ngũ và thúc đẩy mọi người cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhất.

05. Kế hoạch quản lý truyền đạt thông tin

Kế hoạch truyền đạt thông tin dự án giúp đảm bảo có được luồng thông tin liên quan, thường xuyên giữa các thành viên dự án, khách hàng và các bên liên quan khác. Mặc dù có nhiều công cụ lập kế hoạch dự án giúp mọi người luôn đi đúng hướng, nhưng công cụ đặc biệt này giúp duy trì mối quan hệ và có chứa chi tiết về việc ai sẽ truyền đạt thông tin nào, với ai và tần suất truyền đạt. Có những lợi ích rõ ràng trong việc cung cấp thông tin cho các bên liên quan vì đáp ứng nhu cầu của họ là một phần không thể thiếu trong thành công của dự án. Một kế hoạch truyền đạt thông tin sẽ giúp giải quyết mọi rủi ro có thể phát sinh và cải thiện sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.

Ghi lại kế hoạch truyền đạt thông tin bằng các tính năng cộng tác mở rộng trong Zoho Projects. Từ mô-đun Thảo luận với tính năng chat tích hợp, cuộc họp và gọi trực tuyến đến Bảng tin mạng xã hội để thảo luận ý tưởng, phản hồi và phương tiện truyền thông, Zoho Projects sẽ cung cấp cho bạn mọi phương tiện truyền đạt thông tin.

01. Ước tính dự án

Để đảm bảo dự án của bạn thành công, điều quan trọng là không chỉ theo dõi tiến độ theo thời gian thực mà còn phải ước tính những ràng buộc của dự án dựa trên hiệu suất hiện tại. Việc này có thể thực hiện ở dạng dự báo ngân sách, EVM hoặc đường cơ sở.

02. Lập ngân sách

Quản lý chi phí để duy trì trong phạm vi ngân sách dự kiến. Theo dõi chi tiêu, theo dõi chi phí thực tế để lập hóa đơn cho khách hàng và trả lương cho nhân viên, so sánh chi phí dự kiến và thực tế, dự báo ngân sách và phân tích tình trạng ngân sách của bạn.

03. Phân bổ nguồn lực

Đảm bảo đúng người đúng việc. Tránh để nhân viên làm việc quá mức hoặc làm việc quá ít bằng cách sử dụng biểu đồ sử dụng nguồn lực. Các công cụ quản lý dự án này cũng giúp phân công công việc dựa trên khối lượng công việc và thời gian trống của nhân viên.

04. Cộng tác

Thống nhất với tất cả các bên liên quan. Cộng tác dễ dàng là một yếu tố thiết yếu của công cụ quản lý dự án trực tuyến. Các công cụ cộng tác trực tuyến như chat, cuộc họp qua web và diễn đàn là một số tính năng tuyệt vời cần có.

05. Quản lý chất lượng

Luôn nỗ lực hết mình bằng cách liên tục xem xét chất lượng dự án của bạn. Khả năng theo dõi vấn đề và giải quyết đóng vai trò quan trọng trong công cụ theo dõi dự án. Tự động hóa để báo cáo tăng cấp và xử lý lỗi là một điểm cộng.

06. Quản trị dự án

Đào tạo kiến thức về công cụ quản lý dự án cho lực lượng lao động, khách hàng và cơ cấu tổ chức của bạn có ý nghĩa quan trọng. Có một số cách mà công cụ quản lý dự án có thể giúp bạn quản trị dự án, từ các mẫu theo từng lĩnh vực đến khả năng tích hợp bên thứ ba đa dạng.

07. Quản lý rủi ro

Mọi người cũng sử dụng phần mềm quản lý dự án trực tuyến để giải quyết những bất ổn về thời gian ước tính của từng nhiệm vụ. Sắp xếp nhiệm vụ để đáp ứng các thời hạn khác nhau và thực hiện đồng thời nhiều dự án như một phần của mục tiêu tổng thể.