Met workflow-beheer kunt u uw verkoop, marketing en support automatiseren. U kunt automatisch taken toewijzen aan gebruikers op basis van de criteria die zijn gedefinieerd in de regels en bepaalde velden bijwerken.  Workflow-automatisering bestaat uit de volgende onderdelen:

• Workflow-regels - Een set regels die worden uitgevoerd wanneer aan de opgegeven voorwaarden wordt voldaan.
• E-mailmeldingen - Geautomatiseerde e-mailmeldingen die worden verzonden bij het activeren van een workflow-regel.
• Taken - Taken die zijn toegewezen aan de gebruikers wanneer workflow-regels worden geactiveerd.
• Veldupdates - Gespecificeerde veldwaarden automatisch bijwerken wanneer workflow-regels worden geactiveerd.
• Webhooks - Webhooks maken communicatie met apps van derden mogelijk door direct webmeldingen te versturen wanneer een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt in Zoho CRM.
• Functies in workflows - Ontwikkel een set Deluge Scripts om reacties te ontvangen van andere apps en werk CRM-modules bij wanneer aan de workflow-criteria is voldaan.

Workflow-regels zijn alleen van kracht als deze zijn gekoppeld aan e-mailmeldingen, taken en veldupdates. Wanneer een regel wordt geactiveerd, worden de waarschuwingen, taken en veldupdates die aan de regel zijn gekoppeld ook geactiveerd. Als u bijvoorbeeld e-mailmeldingen naar de ontvangers wilt verzenden, moet u altijd een waarschuwing aan de regel koppelen. U kunt ook workflow-taken koppelen aan een regel om werk toe te wijzen aan de gebruikers.

Een voorbeeld van de workflow-regel in Zoho CRM is de Big Deal Alert. Deze regel wordt uitgevoerd wanneer het verkoopbedrag en de waarschijnlijkheid van het winnen van de zakelijke kans een aanzienlijke waarde overschrijden. Wanneer deze regel wordt geactiveerd, wordt er een melding verzonden naar het management en andere collega's in uw salesteam. U kunt deze regel en de bijbehorende criteria bewerken om uw eigen waarschuwing voor een grote deal te definiëren.

Voordelen

• Verbetert de efficiëntie door het handmatig toewijzen van taken te elimineren.
• Verlaagt de bedrijfskosten.
• Verbetert bedrijfsprocessen door middel van gestandaardiseerde werkmethoden.