Cara Menulis Email yang Baik

Meskipun ada berbagai cara berkomunikasi, email tetap dianggap sebagai sarana komunikasi yang paling andal dan formal. Tidak seperti platform media sosial atau aplikasi obrolan lain, email bersifat universal. Oleh sebab itu, email menjadi salah satu sarana komunikasi yang paling utama dalam pekerjaan. Dengan kian maraknya organisasi yang menerapkan mode hybrid (sebagian karyawan bekerja di kantor dan sebagian karyawan lainnya bekerja dari rumah), percakapan email kian bertambah banyak. Meskipun obrolan dan komentar dalam software kolaborasi tim bersifat lugas dan informal, email bisnis tetap bersifat formal dan terperinci. Ini merupakan salah satu sarana komunikasi asinkron yang paling penting. Penerima bisa menerima, membaca, dan memahami email sebelum menanggapinya.

​
Struktur email yang baik harus rapi, sehingga maksud dan detailnya mudah dipahami serta ditanggapi oleh pembaca. Menulis email adalah sebuah seni yang dapat terus disempurnakan dengan latihan. Berikut beberapa cara dalam menulis email yang sempurna - yang tidak akan dilewatkan oleh penerima dalam tumpukan email mereka:

1. Gunakan alamat email profesional
2. Buat judul yang simpel dan jelas
3. Awali dengan sambutan positif
4. Jelaskan latar belakang
5. Sampaikan inti tujuan email
6. Sebutkan CTA
7. Tambahkan keterangan penutup
8. Gunakan tanda tangan profesional
9. Periksa ejaan/tata bahasa/kesesuaian email
10. Gunakan CC/Bcc dengan bijak
11. Format email secara konsisten
12. Jadwalkan email
13. Atur pengingat untuk tindak lanjut

1. Gunakan alamat email profesional

Bayangkan Anda adalah seorang manajer rekrutmen yang menerima 2 email berikut -

Dari : cute_dog_lover@hmail.com &

Dari : email_sebastian@hmail.com

Manakah email yang akan Anda buka dan baca lebih dahulu? Siapakah yang lebih meyakinkan untuk direkrut? Jawabannya jelas: orang kedua, dengan anggapan parameter lainnya sama. Selalu kirim email non-pribadi dari alamat email profesional. Alamat email yang Anda gunakan akan memengaruhi tingkat kepercayaan dari penerima baru, baik saat mengirim email lamaran pekerjaan baru atau sekadar mengajukan pertanyaan kepada tim dukungan pelanggan.

Selalu gunakan alamat email berbasis domain kustom untuk mengirimkan komunikasi resmi atau email ke kontak bisnis Anda. Namun, jika tidak memilikinya, pastikan alamat email Anda bersifat profesional, dengan menyertakan nama atau nama perusahaan Anda.

2. Buat judul yang simpel dan jelas

Judul Email adalah hal pertama yang dibaca (atau dilihat) orang. Ini juga sering menjadi salah satu faktor yang penentu apakah penerima akan membuka dan membaca email. Tidak bisa dipungkiri, sebagian besar pembaca 'menilai' email dari 'Judulnya'.

Bahkan, banyak orang memutuskan apakah mereka akan membuka atau menghapus email yang mereka terima berdasarkan judulnya. Judul adalah bagian email yang paling krusial. Sebagian besar hubungan bisnis terjalin dari judul email yang menarik. Judul email harus meringkas isi email secara singkat dan menyiratkan ekspektasi atas apa yang kita harapkan dari si penerima. Singkatnya, judul email bisnis harus menarik agar penerima membuka dan membacanya.

Contoh:

Judul: Laporan pendapatan per kuartal | Analisis

Judul: Rapat kita @ <acara> | Ayo ketemu!

Judul: Harap hadir di <acara>

3. Awali dengan sambutan positif

Awali email dengan kesan yang positif. Berikan sapaan yang relevan untuk penerima sesuai wilayah asal mereka, waktu penerimaan email, atau cukup dengan sekadar 'Selamat pagi/siang/sore dari...'.

Setelah email berubah menjadi rangkaian percakapan panjang, sapaan tidak lagi diperlukan. Namun, ketika mengirim email ke seseorang untuk pertama kalinya, sapaan Anda akan memberikan kesan positif bagi pembaca, sehingga mereka pun akan menanggapinya dengan positif.

Contoh:

Terima kasih telah memberikan informasi pentingseputar <topik diskusi> di <nama acara>

Senang sekali bisa bertemu langsung dengan Anda di <>.

4. Jelaskan latar belakang

Ketika mengirim email bisnis kepada seseorang untuk pertama kalinya, perkenalkan diri Anda dan jelaskan latar belakang email. Ceritakan bagaimana Anda mengenal penerima, dan mengapa Anda mengirim email kepadanya. Misalnya, Anda mengirim email kepada seseorang yang Anda temui di suatu acara atau kontak yang diperkenalkan oleh teman. Sebutkan nama acara atau nama teman Anda beserta detail tentang bagaimana Anda mengenal penerima.

Contoh:

Diskusi kita tentang <> seru sekali.

Email ini dikirimkan karena saya ingin membahas <> lebih dalam.

Saya menghubungi Anda terkait <>.

5. Sampaikan inti tujuan email

Ini adalah bagian utama email yang berisi konten atau tujuan inti email. Tulis poin inti email dalam kalimat yang singkat, padat, dan jelas. Ketika Anda mengirim email untuk pertama kalinya dan tidak mengetahui seberapa berpengalamannya penerima tersebut dalam bidang tertentu, jangan gunakan jargon yang tidak penting atau istilah yang terlalu teknis/spesifik industri. Jika Anda menghubungi penerima berdasarkan riset atau rekomendasi seseorang, pastikan Anda menyebutkannya dalam email. Dengan demikian, pembaca akan lebih memahami konteks email Anda. Jika ada banyak hal yang perlu disampaikan, sebaiknya sebutkan topik paling utama dan penting di email pertama. Simpan topik lainnya untuk percakapan mendatang.

Jika terlalu panjang, email mungkin dilewati dan Anda mungkin tidak mendapatkan jawaban yang Anda inginkan.

6. Sebutkan CTA

Pada dasarnya, setiap email adalah daftar tugas untuk seseorang. Email mengharapkan respons tertentu, atau suatu tindakan dari si penerimanya. Dalam beberapa kasus, penerima mungkin harus memperkenalkan Anda ke orang lain yang bisa menindaklanjuti email. Namun, Anda harus selalu menyebutkan tindakan yang diharapkan dari penerima secara jelas dalam email. Saat menulis email, langsung tulis ekspektasi Anda setelah menyebutkan inti tujuan email.

Contoh:

Balas email dengan detail berikut.

Sebaiknya kita bertemu sambil minum kopi untuk membahas topik ini lebih lanjut.

Berikan waktu dan detail kontak yang sesuai untuk menjadwalkan panggilan guna membahas topik ini.

7. Tambahkan keterangan penutup

Selain CTA, tambahkan keterangan penutup untuk mengakhiri email. Gunakan kalimat sederhana seperti contoh berikut, dan jangan terlalu memaksa.

Contoh:

'Saya menantikan tanggapan positif dari Anda untuk membahasnya lebih lanjut.'

'Saya menantikan pembahasan topik ini bersama Anda.'

'Jika perlu detail selengkapnya, silakan hubungi saya kapan pun di nomor ######.'

8. Gunakan tanda tangan profesional

Jangan lupa untuk membubuhkan tanda tangan profesional di bagian akhir email. Tanda tangan membantu menegaskan keaslian, jabatan, dan merek Anda serta informasi kontak yang diperlukan.

Ketika mengirim email bisnis ke seseorang untuk pertama kalinya, gunakan tanda tangan email yang mencantumkan nama lengkap, jabatan, dan perusahaan atau jenama (brand) yang terkait dengan Anda. Anda juga bisa menyertakan situs web perusahaan dan tautan ke akun media sosial. Selalu bubuhkan tanda tangan sederhana jika email sudah berubah menjadi percakapan panjang. Konfigurasikan tanda tangan yang lebih simpel untuk balasan/penerusan.

Akhiri email dengan 'Salam hormat' atau 'Hormat kami'

Ketika mengirim email internal, sertakan departemen dan jabatan Anda tanpa perlu menyebutkan situs web dan handle media sosial perusahaan. Simpan 2 atau 3 templat tanda tangan. Sertakan templat yang relevan ketika Anda mengirim email.

Contoh:

Salam hormat,
Rebecca Thomson,
Marketing Manager,
Zylker Inc.

 

Hormat kami,
Rebecca Thomson
Telp: +1 234 234 2345 
Email: rebecca@zylker.com
Situs web: www.zylker.com

9. Periksa ejaan/tata bahasa/kesesuaian email

Setelah selesai menulis email, baca lagi isinya dari perspektif penerima dan pastikan maksudnya sudah tersampaikan. Tambahkan lampiran, jika perlu. Gunakan pemeriksaan ejaan/tata bahasa untuk memeriksa ejaan/tata bahasa/frasa email dengan cepat. Ini mungkin hal yang kerap disepelekan, tetapi para profesional yang penuh pengalaman pun tetap memeriksa ejaan dan kesesuaian kata ketika mengirim email. Temukan kesalahan kata yang mungkin membingungkan atau dianggap sebagai kesalahan memalukan dalam email. 

10. Gunakan CC/Bcc dengan bijak

Sertakan semua kontak yang relevan dalam cc/bcc email agar mereka mengetahui segala informasi terbaru. Misalnya, ketika mengirim email ke seorang kenalan teman, sebaiknya masukkan alamat email teman tersebut di bidang cc. Ucapkan terima kasih kepada teman Anda karena telah memperkenalkan kontak tersebut dan lanjutkan isi email.

Umumnya, menyertakan alamat email seseorang di Bcc tanpa sepengetahuan penerima sebenarnya bukanlah praktik yang baik. Kecuali, Anda merasa bahwa percakapan mendatang tidak relevan bagi mereka. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin perlu menambahkan alamat email kepatuhan dalam BCC untuk mengarsipkan email secara terpisah.

11. Format email secara konsisten

Format email yang buruk akan memberikan kesan buruk bagi pengirimnya sekaligus membuat email sulit dimengerti. Pastikan ukuran dan jenis font dalam email sudah konsisten. Gunakan font 'profesional' yang 'mudah dibaca' dalam email. Gunakan format 'Tebal' atau 'Garis bawah' untuk menyorot bagian konten email. Sebagian besar layanan email menyediakan 'Editor rich text dengan beragam opsi pemformatan. Anda bisa menggunakan tabel dalam email agar konten terlihat lebih ringkas. 

Pilih 'preset' jenis dan ukuran default font yang sesuai dengan pengaturan tanda tangan. Dengan demikian, format email akan rapi dan mudah dibaca penerima.

12. Jadwalkan email

Fitur penjadwalan email sangat berguna bagi orang yang bekerja larut malam atau berkolaborasi dengan orang dari berbagai zona waktu, memastikan email diterima pada waktu yang tepat dan akan menarik perhatian penerimanya. Setelah bangun tidur, orang biasanya memeriksa email hanya untuk memindai tugas mendesak atau sangat penting yang harus dikerjakan. Sebagian besar orang menanggapi email ketika mereka sudah duduk di meja kerja. Dengan fitur penjadwalan, email akan menjangkau penerima selama jam kerja paling produktif sehingga email akan lebih cepat ditanggapi. 

Periksa zona waktu penerima, lalu jadwalkan email agar dikirim pada waktu yang tepat sesuai lokasi dan zona waktu penerima.

13. Atur pengingat untuk tindak lanjut

Dengan pekerjaan yang menumpuk, penerima mungkin sudah membaca email Anda tapi lupa membalasnya, atau bahkan terkadang tidak membaca email Anda. Atur pengingat email agar Anda tahu jika penerima belum menanggapi email dalam 1-2 hari setelah Anda mengirimkan email.

Kadang, email tindak lanjut yang tulus untuk mengingatkan penerima bisa berdampak luar biasa. Banyak orang yang melewatkan email pertama atau sengaja mengabaikannya, sering kali menanggapi email tindak lanjut dalam email pertama, alih-alih dalam email baru tentang topik yang sama. Buat email tindak lanjut yang simpel dan lugas. 

Contoh:

Hai!

Apakah Anda sudah membaca email saya sebelumnya? Beri tahu saya jika Anda perlu informasi selengkapnya tentang pembahasan topik ini.

Komunikasi email adalah hal yang krusial untuk mendapatkan kontak dan menjalin hubungan. Menulis email adalah hal yang sangat mudah. Cukup pastikan email Anda selalu simpel, lugas, dan mematuhi aturan etika email.