Từ lâu, mô hình Agile đóng vai trò cốt lõi trong quy trình quản lý dự án của doanh nghiệp. Qua thời gian, mô hình càng được sử dụng phổ biến nhờ tính linh hoạt và hiệu suất đột phá trong môi trường làm việc.
Nắm rõ nguyên lý hoạt động và ứng dụng vào công việc thực tế chính là chìa khoá giúp doanh nghiệp thích nghi và phát triển bền vững. Cùng Zoho khám phá Agile và cách Zoho Projects đã ứng dụng mô hình này vào quá trình quản lý dự án một cách đột phá.
Tìm hiểu về mô hình Agile
Mô hình Agile
Mô hình Agile ra đời như một phương thức đột phá giúp quá trình quản lý dự án trở nên tinh gọn, linh hoạt nhưng vẫn tối ưu và hiệu quả vượt bậc.
Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh, quá trình quản lý dự án cũng trở nên phức tạp và chuyển biến liên tục. Điều này gây khó khăn cho doanh nghiệp lẫn người thực thi. Đồng nghĩa, những rủi ro hoặc thay đổi trở nên khó lường trước và yêu cầu một phương thức hoặc mô hình mới có tính thích ứng và linh hoạt cao.
Do đó, Agile ra đời như một mô hình quản lý dự án hiện đại, ứng dụng phương thức tiếp cận lặp lại. Mô hình được sử dụng phổ biến vào thời gian đầu trong ngành phần mềm, sau đó mở rộng cho đa dạng các ngành khác.
Mô hình Agile được xây dựng dựa trên các vòng lặp chặt chẽ giữa khách hàng/người dùng cùng với doanh nghiệp/người tạo ra sản phẩm và dịch vụ.
Chính vì vậy, phương thức này luôn đề cao sự ghi nhận, lắng nghe những phản hồi từ các khách hàng, người dùng.
Agile hướng đến thúc đẩy và xê dịch sự chú tâm của doanh nghiệp vào khía cạnh Research & Development (R&D), học hỏi, trau dồi và nâng cấp sản phẩm.
Vì vậy, người quản lý sẽ cần sẵn sàng tâm thế đối diện với sự thay đổi liên tục, nhưng đổi lại nhận về những giá trị trong việc cải thiện hiệu suất, chi phí, nhân lực và thời gian.
Cụ thể, những ông lớn hoạt động trong lĩnh vực Công nghệ Thông tin như Google, Microsoft, Zoho, Apple, Facebook,... đã và đang đưa mô hình ứng dụng đa dạng trong các hoạt động thuộc dự án của mình.
Không dừng ở đó, mô hình Agile còn ứng dụng trong quản lý dự án đa dạng các ngành khác như Marketing, Dịch vụ, Giáo dục,... mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc cho nhiều doanh nghiệp.
Thành phần trong mô hình Agile
Hiểu chi tiết về các thành phần thuộc mô hình Agile giúp quá trình quản lý dự án trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn. Cụ thể, mô hình gồm 5 thành phần chính, bao gồm:
#1. User story hay câu chuyện của người dùng
Hầu hết mọi sản phẩm và dịch vụ được phát triển dựa trên nhu cầu, xuất phát từ câu chuyện của khách hàng. Việc hiểu và xây dựng sản phẩm/ứng dụng đáp ứng đúng những gì khách hàng cần là yếu tố cốt lõi giúp các hoạt động kinh doanh được diễn ra.
Thông thường, câu chuyện của khách hàng cần trả lời được các câu hỏi sau đây:
Họ là ai? (Chỉ định người dùng/khách hàng của bạn là ai).
Mong muốn của họ là gì? (Để bạn có thể cung cấp những tính năng gì nhằm đáp ứng được những mong muốn đó).
Họ sẽ nhận được gì? (Hàm ý những lợi ích của khách hàng có thể nhận được khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ của bạn).
Xây dựng một câu chuyện khách hàng càng cụ thể chi tiết, doanh nghiệp càng có thể hiểu sâu hơn và khai thác đa chiều khi triển khai dự án. Nhờ vậy, sản phẩm/ứng dụng được tạo nên gần gũi và đúng nhu cầu của khách hàng hơn, đồng nghĩa kích cầu và cải thiện doanh thu từ phía doanh nghiệp.
#2. Các chu kỳ Sprint
Các chu kỳ ngắn hạn hay Sprint chính là thành tố thứ 2 không thể thiếu trong quản lý dự án ứng dụng mô hình Agile.
Trong các chu kỳ này, các nhóm được đặt trong trạng thái hoạt động liên tục để đẩy nhanh cải tiến, đáp ứng bàn giao đúng hạn các đầu ra đúng như yêu cầu (sản phẩm/dịch vụ).
Số lượng chu kỳ này sẽ phụ thuộc vào quy mô, cũng như mức đơn giản hay phức tạp của dự án. Trong nhiều trường hợp, mỗi Sprint có thể được định nghĩa là các dự án nhỏ và phân bổ hợp lý nhằm tối ưu hoá dự án.
#3. Cuộc họp
Nhắc đến dự án, các cuộc gặp mặt, cuộc họp là điều không thể thiếu nhằm đi đến thống nhất quyết định và phân bổ nguồn lực nhằm tối ưu hoá kết quả đầu ra. Vì vậy, mỗi Sprint thường sẽ được các cá nhân, nhóm tổ chức cuộc họp nhằm xử lý các vấn đề cần thiết.
#4. Backlog
Trong quá trình làm việc và quản lý dự án, một khía cạnh thường xuất hiện đó là danh sách bao gồm các lỗi, yêu cầu, các phản hồi đến từ khách hàng,... và đây chính là những yếu tố thiết yếu để một dự án Agile hoạt động nhằm xây dựng và phát triển sản phẩm.
Các backlog này sẽ được cập nhật với tính chất thường xuyên và do người Product Owner (PO) quản lý.
Mô hình Agile và các nguyên tắc trong quản lý dự án
Bất kể dự án thuộc quy mô hoặc lĩnh vực nào, quản lý dự án ứng dụng mô hình Agile đều cần được thực hiện dựa trên các nguyên tắc sau đây:
#1. Tốc độ và giá trị là sự ưu tiên
Ưu tiên hàng đầu của mô hình là mang đến những sự hỗ trợ, phản hồi và sản phẩm cho khách hàng một cách nhanh chóng và đáp ứng đúng giá trị mà khách hàng mong muốn.
#2. Linh hoạt và tư duy mở với sự thay đổi
Dù đó là những yêu cầu thay đổi ở bước cuối cùng, thì quá trình linh hoạt, đáp ứng nhu cầu khách hàng vẫn được cân nhắc và ưu tiên sửa đổi nhằm tạo nên lợi thế cạnh tranh.
#3. Tính thường xuyên
Một trong những cách giữ chân khách hàng là liên tục lắng nghe họ, trao đổi, cung cấp và nâng cấp sản phẩm/dịch vụ thường xuyên.
#4. Tính cộng tác
Tính chất nằm ở sự cộng tác giữa khách hàng và nhà phát triển, R&D đối với sản phẩm và dịch vụ, mục đích việc này nhằm giảm thiểu rủi ro sửa đổi và đảm bảo sản phẩm đi đúng hướng mong muốn của khách hàng ngay từ đầu.
#5. Nguyên tắc trong làm việc tích cực
Các giá trị gìn giữ trong quá trình làm việc được thúc đẩy và xây dựng như sự hỗ trợ, tin tưởng, linh hoạt ứng dụng các công cụ hỗ trợ quá trình quản lý, cộng tác như Zoho Projects sẽ giúp quá trình làm việc được công nghệ hoá, linh hoạt và đẩy nhanh.
#6. Ưu tiên sự rõ ràng, trực tiếp
Các như cầu, thay đổi trong quá trình dự án diễn ra cần được trao đổi trực tiếp để đôi bên hiểu rõ những nhu cầu, khúc mắc của nhau.
#7. Ưu tiên chất lượng
Chất lượng sản phẩm/dịch vụ luôn là yếu tố ưu tiên để đánh giá độ hoàn thành của dự án. Nhờ vậy, các dự án hoàn thành đều nhất quán về mặt chất lượng, mang lại uy tín cho doanh nghiệp.
#8. Định hướng bền vững
Sự phát triển không dừng ở quá trình thặng tiến mà còn liên quan đến yếu tố thời gian khi quá trình phát triển được xây dựng dần đều và hiệu quả trong thời gian dài, tạo nên sự bền vững cho doanh nghiệp.
#9. Đẩy mạnh đầu tư
Nhằm tạo lợi thế cạnh tranh, xây dựng tính kết nối, và phát triển không ngừng thì quá trình đầu tư, cụ thể về mặt kỹ thuật, kỹ năng, thiết kế,... là yếu tố không thể thiếu.
#10. Làm việc thông minh
Hướng đến tinh gọn lại quy trình làm việc, giảm số lượng đầu việc cần làm nhưng đồng thời hướng đến đầu tư xây dựng mỗi dự án hiệu quả.
#11. Lắng nghe ý kiến
Lắng nghe khách hàng và lắng nghe từng thành viên trong nhóm, mỗi cá nhân sẽ có những đóng góp giá trị trong quá trình làm việc, và điều quan trọng là sự lắng nghe sẽ giúp mỗi nhân viên cảm giác được tính gắn bó, đội nhóm và đoàn kết trong quá trình làm việc.
#12. Cải tiến liên tục
Quá trình nâng cấp liên tục về các khía cạnh bao gồm kỹ thuật, công nghệ, nguồn lực, quy trình, kỹ năng,... giúp doanh nghiệp đẩy nhanh hiệu suất và nâng cao các hoạt động vận hành từng ngày.
Tầm quan trọng của Agile trong quản lý dự án
Mô hình Agile trong mang đến nhiều điểm tích cực giúp doanh nghiệp linh động và tiết kiệm được nhiều nguồn lực hơn trong quá trình kinh doanh và quản lý.
Đến thời điểm hiện tại, mô hình này vẫn được sử dụng rộng rãi và đặc biệt đa dạng với các doanh nghiệp đủ mọi quy mô.
Các lý do điển hình giúp Agile được đánh giá là phương pháp hiện đại trong quá trình quản lý dự án như:
#1. Linh hoạt
Yếu tố này thể hiện ở nhiều khía cạnh, trong đó sự linh động thích ứng khi có sự thay đổi là một ví dụ điển hình.
Vì dự án khi áp dụng mô hình sẽ được chia thành những phần nhỏ chuyên biệt, nên khi đối mặt với rủi ro hoặc thay đổi, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định lỗi hoặc sự thay đổi, đồng thời tiến hành các quá trình thích ứng phù hợp.
#2. Bàn giao dễ dàng
Nhờ tính linh hoạt và các dự án được chia nhỏ trong quá trình thực hiện, khâu kiểm tra và giám sát quá trình dự án diễn ra trở nên tinh gọn và nhanh chóng hơn. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình bàn giao cho khách hàng.
#3. Nâng cao trải nghiệm người dùng/khách hàng
Sản phẩm/ứng dụng được phát triển dựa trên sự đóng góp và phản hồi liên tục từ khách hàng. Qua đó, các sản phẩm đầu ra trở nên gần gũi và đáp ứng sâu sát những nhu cầu mà khách hàng cuối cùng yêu cầu ở sản phẩm.
Ngoài ra, chính sự lắng nghe và liên tục cải tiến còn thể hiện sự tôn trọng của thương hiệu đối với khách hàng.
Nhờ vậy, những thành phẩm (sản phẩm/dịch vụ) được thiết kế dựa trên các góp ý, phản hồi từ khách hàng sẽ giúp tăng trải nghiệm, cải thiện lòng tin đồng thời nâng cao thời gian khách hàng lựa chọn ở lại cùng doanh nghiệp.
#4. Nâng cao chất lượng
Nói đến sản phẩm và dịch vụ thì chất lượng là yếu tố không thể thiếu. Quản lý những dự án liên quan áp dụng mô hình Agile sẽ mang đến sự cải tiến liên tục dựa trên những đánh giá chân thực từ người dùng. Chất lượng cuối cùng luôn được hướng đến nhằm đáp ứng sát nhất những gì khách hàng cần.
#5. Cải thiện khả năng dự đoán và giảm thiểu rủi ro
Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh với sự ra đời liên tục của nhiều sản phẩm dịch vụ, việc có được những phân tích chuyên sâu về khách hàng chính là chìa khoá giúp doanh nghiệp nhìn nhận thực trạng và đưa ra dự đoán cho các hoạt động, xu hướng tương lai.
Ngoài ra, nhờ khả năng thích ứng linh hoạt, những thay đổi, xu hướng mới dễ dàng được tiếp nhận và chuyển đổi vào các dự án giúp doanh nghiệp kịp thời theo kịp với những thay đổi đang diễn ra.
Khả năng dự đoán này giúp quản lý đánh giá nguồn lực qua các dự án nhỏ, tái phân bổ hợp lý, ước tính và điều chỉnh chi phí ngắn hạn dễ dàng hơn, và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.
Các bước triển khai Agile trong quản lý dự án
Giá trị cốt lõi
Mô hình Agile được tin cậy và ứng dụng quản lý dự án rộng rãi không chỉ dừng ở những kết quả đầu ra, mà còn là những giá trị mà nhiều dự án được triển khai khi áp dụng mô hình này vào quá trình quản lý như:
Chú trọng tính tương tác và tính cá nhân hoá
Đầu tư vào phát triển sản phẩm/dịch vụ
Ưu tiên lắng nghe và cộng tác cùng khách hàng
Linh hoạt thay đổi và thích nghi khi cần thiết
Các bước quản lý dự án dựa trên giá trị cốt lõi
Dựa trên 04 giá trị cốt lõi kể trên của mô hình Agile khi áp dụng vào quá trình quả lý dự án, các bước mà một dự án hoạt động trên mô hình này sẽ trải qua bao gồm:
#1. Xác định nhu cầu rõ ràng
Đối với mọi dự án, bước đầu tiên cần thực hiện là xác định được các nhu cầu đến từ khách hàng, yêu cầu về dự án, phạm vi cần thực hiện, phương pháp lựa chọn nhằm thực thi dự án tối ưu nhất.
#2. Xây lộ trình
Đối với các dự án, một lộ trình được xây dựng nhằm xác định các bước cần làm, các kết quả cần đạt được về mặt tính năng, yêu cầu, công cụ thực hiện,... và hướng đến đạt được mục tiêu cuối cùng của dự án.
Thông thường, lộ trình sẽ cần được thiết lập trước khi có các kế hoạch triển khai sprint.
#3. Tạo kế hoạch
Ở giai đoạn này, dựa trên độ dài, mức độ phức tạp, phạm vi mỗi dự án mà người phụ trách dự án hoặc Product Owner (đối với dự án IT) sẽ xác định được các mốc thời gian cần thiết để sản phẩm được trao tay người dùng.
#4. Lập kế hoạch cho các Sprint
Sau khi có các kế hoạch chung, mỗi Sprint trong nhiều trường hợp có thể được xem là các dự án nhỏ. Các kế hoạch chi tiết cho mỗi Sprint nhằm đảm bảo các sprint đi đúng hướng so với kế hoạch tổng ban đầu và tận dụng tính linh hoạt, lợi thế cạnh tranh nhằm quản lý Sprint hiệu quả.
#5. Theo dõi và kiểm soát
Nhằm đảm bảo tiến trình và mục tiêu đầu ra, kiểm soát là bước quan trọng trong quá trình quản lý dự án. Vì các dự án ứng dụng Agile diễn ra nhanh chóng, việc theo dõi và quản lý sát sao giúp giảm thiểu các rủi ro diễn ra.
Và để làm được điều đó, các cuộc họp ngắn thường được tổ chức nhằm theo sát và đánh giá quá trình dự án hoạt động.
Zoho Projects và mô hình Agile trong quản lý dự án
Zoho Projects là công cụ quản lý dự án hiện đại và tập trung các khía cạnh giúp xây dựng dự án doanh nghiệp một cách toàn diện.
Được phát triển không ngừng và ra đời nhằm giải quyết các yếu tố cốt lõi trong doanh nghiệp như lên kế hoạch, đảm bảo năng suất, xây dựng quy trình làm việc và giải quyết khía cạnh nhân sự cộng tác, nền tảng đã được tin cậy và sử dụng trên nhiều doanh nghiệp khắp thế giới.
Nhiều tính năng đột phá của Zoho Projects là cánh tay đắc lực hỗ trợ quá trình quản lý dự án như:
Cung cấp một bức tranh toàn cảnh
Nhờ ứng dụng sơ đồ Gantt, Zoho Projects giúp người quản lý dự án nhận thức và nắm bắt được các nhiệm vụ quan trọng, tính liên kết giữa các tác vụ, theo dõi tiến độ dựa trên các kế hoạch đã vạch ra trước đó,...
Quản lý thời gian nhân sự thông minh
Nền tảng Zoho Projects với đa dạng tính năng, trong đó hỗ trợ ghi chú chi tiết và cụ thể thời gian và hoạt động của các cá nhân liên quan một dự án.
Tính năng này đặc biệt phù hợp với các dự án cần ghi chú hệ thống các thời lượng làm việc nhằm tính lương/thưởng cho nhân viên.
Tất cả mọi hoạt động này đều được công nghệ hoá nhanh gọn qua các module bảng chấm công trực quan và linh hoạt.
Ứng dụng hiệu quả mô hình Agile
Tích hợp liền mạch cùng Zoho Sprints nhằm thúc đẩy quá trình dự án thực thi dựa trên mô hình Agile một cách liền mạch và tối ưu.
Zoho Sprints là một trong những nền tảng giúp doanh nghiệp quản lý dự án tập trung vào phương pháp Agile. Đặc biệt, đây được xem là một trong những giải pháp hiện đại và tối ưu thay thế Jira cho nhóm Agile năm 2025.
Ưu tiên sự tự động hoá
Quá trình quản lý dự án mang lại lợi thế về chi phí, tài chính, nhân lực và tăng độ chính xác hơn với tính năng tự động hoá nhiệm vụ được xây dựng trên Zoho Projects.
Công cụ cung cấp giao diện dễ sử dụng, chỉ với các hoạt động kéo thả, hoặc chọn chỉ số, điền thông tin, Zoho Projects cho phép người dùng thao tác dễ dàng mà vẫn đáp ứng đúng mong muốn đặt ra. Tìm hiểu thêm về các tính năng tự động hoá của Zoho Projects tại đây.
Linh hoạt sử dụng
Nền tảng không dừng lại ở các thiết bị để bàn mà Zoho Projects còn hoạt động hiệu quả trên các thiết bị điện thoại thông minh, máy tính bảng,... giúp linh hoạt quá trình quản lý của doanh nghiệp.
Tích hợp đa dạng
Zoho Projects luôn mở rộng và kết hợp cùng nhiều ứng dụng khác nhằm xây dựng một hệ sinh thái công cụ đa dạng.
Bên cạnh đó, nền tảng tích cực thúc đẩy dự án toàn diện hơn, đáp ứng mọi nhu cầu tích hợp của cấp quản lý với các công cụ quen thuộc mà họ thường sử dụng.
Lời kết
Agile chính là mô hình hiện đại giúp doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả qua việc thích ứng nhanh với những thay đổi, dự đoán, quản lý rủi ro hiệu quả và đáp ứng nhanh chóng những mong muốn cũng như kỳ vọng của khách hàng.
Hiểu mô hình Agile và lựa chọn một công cụ quản lý dự án tốt chính là chìa khoá cho sự thành công của doanh nghiệp.
Zoho Projects chính là một trong số đó, nền tảng được công nhận bởi nhiều doanh nghiệp trên khắp thế giới, mang lại quy trình hoạt động đột phá qua việc ứng dụng mô hình Agile trong quá trình xử lý.
Để trải nghiệm những tính năng độc đáo cùng mô hình Agile trên nền tảng Zoho Projects, đăng ký ngay tại đây để nhận cơ hội tư vấn và demo miễn phí. Nếu bạn có mong muốn hiểu biết chi tiết hơn về ứng dụng, tìm hiểu thêm tại đây.
Comments