Dự án là chuỗi các hoạt động được thực thi nhằm phát triển doanh nghiệp, mỗi dự án đều có tính chất riêng. Quá trình quản lý dự án chính là sự kết hợp giữa việc hoạch định chiến lược và thực thi nhằm hướng đến mục tiêu chung.
Một dự án thành công cần sự đầu tư về nhiều nguồn lực. Cùng khám phá Zoho Projects, phần mềm quản lý dự án dành cho mọi doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, đồng thời tiết kiệm chi phí và nhân lực.
Quản lý dự án là gì và vai trò người quản lý dự án
Định nghĩa
Quản lý dự án là một phần không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp, đây là quá trình kết hợp nhiều bước bao gồm lên kế hoạch, tổ chức, điều phối và giám sát các hoạt động, nhằm hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Mỗi dự án đều mang tính chất khác nhau nên quá trình quản lý cần đề cao sự linh hoạt. Thông thường, dự án là một hoặc nhóm hoạt động được thực hiện đáp ứng các mục tiêu cụ thể, ví dụ như:
- Xây dựng phần mềm CRM dành riêng cho ngành giáo dục
- Xây dựng website tối ưu giúp tăng thời gian người xem lưu lại trang web
Vai trò người quản lý dự án
Mỗi dự án có thể gồm một hoặc nhiều nhóm người phụ trách với những vai trò khác nhau. Tuỳ thuộc vào tính chất mà các thành viên trong dự án sẽ đảm đương một vị trí riêng biệt. Ví dụ dự án thiết kế phần mềm sẽ bao gồm người quản lý dự án, bộ phận IT, bộ phận thiết kế,...
Tuy vậy, trong nhiều tình huống một cá nhân có thể đảm nhận cùng lúc nhiều dự án tuỳ thuộc vào khối lượng công việc và khả năng quản lý của họ.
Thông thường, người quản lý dự án sẽ làm việc với nhiều bên liên quan như bên phân phối, nội bộ, khách hàng, đối tác,... Vai trò chính của họ là hỗ trợ phối hợp mọi người cùng thực hiện một công việc chung hiệu quả nhằm đạt mục tiêu tốt nhất trong thời gian tối ưu nhất.
Vì vậy, đây cũng là vị trí đòi hỏi rất nhiều kỹ năng mềm, sự linh hoạt, mối quan hệ ngoài kiến thức chuyên môn. Tuy vậy, trong quá trình thực hiện dự án, người quản lý đồng thời phải đối mặt nhiều thách thức như:
- Đảm bảo thông tin truyền tải minh bạch, rõ ràng giữa các bên liên quan.
- Giải quyết xung đột (nếu có) và trở thành đầu mối hỗ trợ, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các team.
- Luôn trong tâm thế chuẩn bị sẵn sàng với những thay đổi bất ngờ.
- Đặt mục tiêu và năng suất lên trên hết, quản lý quá trình vận hành nhanh, gọn và hiệu quả.
- Linh hoạt hoạch định, kết hợp nguồn lực phù hợp, kiểm soát tiến độ, đảm bảo kết quả cuối cùng.
Tip xây dựng quy trình quản lý dự án hiệu quả
Vai trò của người quản lý dự án vô cùng quan trọng, ngoài việc đảm bảo nguồn lực, quản lý các dự án thực chiến, chi phí, tiến độ cũng là thử thách nan giải. Cùng Zoho tìm hiểu qua các tip giúp đẩy lùi những khó khăn trong quá trình quản lý và vẫn đảm bảo được tiến độ dự án hoàn chỉnh theo kế hoạch:
#1. Đảm bảo quá trình giao tiếp liền mạch
Một nghiên cứu của McKinsey đã chỉ ra rằng giao tiếp nội bộ hiệu quả giúp cải thiện năng suất làm việc lên tới 25%, đặc biệt khi các thành viên trong nhóm cảm thấy sự gắn kết và đồng thuận trong công việc.
Vì vậy, thông điệp và mục đích dự án được truyền tải rõ ràng giúp đội ngũ nắm rõ các thông tin cần thiết và đi đúng hướng. Sự giao tiếp minh bạch và hiệu quả đồng thời giúp nhân viên cảm nhận được sự gắn kết với doanh nghiệp, cảm thấy mình là một phần của tổ chức, từ đó mang đến hiệu suất cao hơn.
#2. Xác định rõ vai trò từng cá nhân trong dự án
Một dự án thường có sự tham gia của nhiều cá nhân, mỗi cá nhân đóng một vai trò riêng. Vai trò được xác định rõ ràng giúp các thành viên tập trung xử lý nhiệm vụ một cách tốt nhất và quá trình quản lý dự án được hệ thống hoá hơn. Đồng thời đây cũng là cơ hội để tối ưu hoá được thế mạnh của từng thành viên trong tổ chức.
#3. Hiểu rõ vấn đề và lường trước rủi ro khi quản lý dự án
Quản lý rủi ro là một bước không thể thiếu trong quản lý dự án. Hành trình dự án từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc luôn trải qua nhiều giai đoạn nên không thể tránh khỏi các rủi ro tiềm ẩn.
Do đó, việc lường trước được các khó khăn và có sự chuẩn bị cẩn thận sẽ giúp dự án vượt qua các trở ngại hiệu quả.
#4. Xây dựng bản kế hoạch rõ ràng và chi tiết
Bản kế hoạch chính là công cụ giao tiếp giữa các nhân viên và cấp quản lý. Một bản kế hoạch chi tiết và rõ ràng giúp những cá nhân liên quan hiểu được mục tiêu của dự án, hỗ trợ quá trình quản lý gọn gàng và dễ tiếp nhận hơn.
Đồng thời kế hoạch chi tiết giúp nhân viên nắm vững các hướng đi chung của tổ chức và gắn kết hơn trong quá trình thực hiện công việc, giúp tiết kiệm thời gian công sức đồng thời mang lại hiệu quả cao.
#5. Duy trì buổi họp định kỳ nhằm đảm bảo nắm rõ thông tin
Các buổi họp định kỳ thời điểm quan trọng giúp kết nối các cá nhân trong cùng một tổ chức. Sự kết nối không những hữu ích về mặt thông tin, vận hành, kinh doanh mà còn là một phần hỗ trợ quá trình truyền tải văn hoá và xây dựng mối quan hệ giữa các thành viên.
#6. Linh hoạt ứng dụng công nghệ vào quản lý dự án
Trong thời đại số, ứng dụng công nghệ vào hoạt động quản lý mang lại nhiều lợi ích, thúc đẩy quá trình vận hành, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất cho doanh nghiệp.
Lựa chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp sẽ giúp quá trình hoạch định, thực thi và giám sát trở nên tinh gọn nhờ nhiều tính năng tự động hoá thông minh mà nhiều ứng dụng số mang lại. Từ đó, cấp quản lý và đội ngũ có thể tập trung các công việc quan trọng, thúc đẩy doanh thu.
#7. Mở rộng cải tiến và tiếp thu đóng góp
Mỗi dự án qua đi đều để lại những thành quả hoặc thất bại. Mỗi cá nhân và cấp quản lý cùng nhìn nhận lại hành trình và lựa chọn ra các mặt tốt và mặt chưa hiệu quả để cùng đưa ra giải pháp phù hợp mới.
Quá trình này hữu ích không những trong công việc mà còn trên nhiều phương diện, giúp xây dựng và cải tiến các dự án sau đó hoàn chỉnh hơn.
#8. Theo dõi và cập nhật tiến độ nhanh chóng
Một trong những nhiệm vụ quan trọng là bạn sẽ cần sự cập nhật nhanh chóng tiến độ của dự án nhằm có những hướng xử lý cần thiết khi có bất cập xảy ra.
Ngoài ra, quá trình theo dõi và cập nhật cũng giúp người quản lý nhìn được thực trạng dự án và đưa ra các điểm dừng hoặc sự thúc đẩy phù hợp giúp dự án được thực hiện hiệu quả nhất có thể.
Zoho Projects: Quản lý dự án cho mọi doanh nghiệp
Zoho Projects là một trong những ứng dụng ưu việt dành cho mọi doanh nghiệp, mang đến hầu hết mọi tính năng và giải quyết các thách thức trong quá trình quản lý dự án. Sản phẩm dễ sử dụng, đi từ những tính năng cơ bản đến nâng cao nhằm đáp ứng mọi nhu cầu công việc một cách linh hoạt.
Cùng Zoho tìm hiểu những tính năng nổi bật của Zoho Projects qua các liệt kê bên dưới:
#1. Quản lý tác vụ hệ thống hiệu quả
Zoho Projects mang đến nhiều tính năng giúp quá trình quản lý công việc được hệ thống hoá, nhờ vậy thông tin dự án được rõ ràng và quá trình theo dõi thuận tiện hơn.
- Cơ cấu phân chia công việc linh hoạt: Các dự án sẽ được chia sẻ thành nhiều đầu việc dễ nhớ dựa trên đa dạng các tính chất như theo mốc thời gian, nhiệm vụ lớn và nhiệm vụ con, v.v.
- Quản lý sự cố hiệu quả: Với Zoho Projects, người dùng có thể lường trước rủi ro và có sự chuẩn bị các sự cố có thể xảy ra qua tính năng liệt kê lỗi và sự cố.
- Thêm các mục bổ sung nhanh chóng: Tính năng này mang đến sự tiện lợi khi người dùng cần thao tác nhanh một hành động nào đó chưa có sẵn trước đó.
- Đa dạng chế độ xem nhiệm vụ: Chế độ xem đa dạng đáp ứng theo từng nhu cầu người dùng, giúp mỗi cá nhân thoải mái nhất có thể khi xử lý các vấn đề.
- Sơ đồ Gantt: Sơ đồ giúp thực hiện theo kế hoạch dự án, theo dõi tiến độ, trực quan hoá các yếu tố liên quan, xếp lịch các nhiệm vụ đúng thời hạn.
- Tạo mối tương quan giữa các nhiệm vụ: Giúp thiết lập mối liên hệ giữa các đầu việc, giúp các cá nhân nhìn được sâu vấn đề và hoàn thành một cách triệt để.
- Tạo nhắc nhở: Các nhắc nhở được tạo phù hợp giúp quản lý tiến độ dự án hiệu quả, đảm bảo đúng hẹn deadline để không bỏ lỡ bất kì công việc quan trọng nào.
- Bảng tổng hợp: Bảng thông tin cung cấp góc nhìn tổng quan về đội ngũ, số giờ làm, kế hoạch, trạng thái công việc, % hoàn thành,... giúp đội ngũ có những cập nhật tổng quan hệ thống.
#2. Tính năng tuỳ chỉnh
Ngoài các tính năng sẵn có, người dùng có thể tự tuỳ chỉnh nhiều phần trên Projects như:
- Bố cục: Tạo bố cục phù hợp với nhu cầu và sở thích của bạn.
- Trường thông tin: Các trường thông tin như dòng, danh sách, ngày số điện thoại, URL,... sẽ được sắp xếp hoặc tuỳ chỉnh theo nhu cầu công việc.
- Hàm: Đội ngũ bạn có thể tuỳ chỉnh theo đúng yêu cầu quy trình tự động hoá của tổ chức như thông báo, gọi Wehook, kích hoạt quy tắc kinh doanh,...
- Mẫu: Tạo các mẫu dự án mới và áp dụng cho nhiều dự án có tính chất tương tự nhằm tiết kiệm thời gian và công sức.
Ngoài ra, người dùng còn có thể tuỳ chỉnh thêm nhiều khía cạnh khác như miền, thẻ, tab website,...
#3. Cộng tác nhóm
Quá trình cộng tác đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc của tổ chức. Với Projects, người dùng hoàn toàn có thể tận dụng các tính năng mạnh mẽ của ứng dụng hỗ trợ cho quá trình cộng tác và quản lý dự án một cách liền mạch, cụ thể như:
- Theo dõi các thông báo cập nhật nhanh qua bảng tin.
- Đề cập, gắn @tag người có vai trò phụ trách để gửi thông báo nhanh.
- Thao tác cùng lúc nhiều hành động như chat, gọi, làm việc hỗ trợ quá trình phối hợp công việc hoàn chỉnh.
- Tạo diễn đàn thảo luận về các ý tưởng, chủ đề giúp đội ngũ có cơ hội cập nhật nhanh và đưa ra ý kiến cá nhân thúc đẩy doanh nghiệp.
- Thân thiện người dùng qua các thao tác dễ dàng thực hiện như tạo, lưu, sắp xếp, chia sẻ các tệp thông tin tài liệu.
- Kết nối với email giúp quản lý hòm thư đến dễ dàng.
#4. Tự động hoá
Nhằm xây dựng lợi thế cạnh tranh, tự động hoá các quy trình là một trong những chìa khoá giúp doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số. Zoho Projects cung cấp nhiều tính năng tự động hoá cụ thể giúp thúc đẩy quy trình làm nhiệm vụ được tối ưu hơn bao giờ hết:
- Blueprint: Hỗ trợ thiết kế workflow giúp các quy trình làm nhiệm vụ ngày thường được tự động hoá hiệu quả.
- SLA: Giúp tạo các quy trình tăng cấp, quản lý rủi ro khi sự cố xảy ra một cách kịp thời. Theo đó, các cá nhân phù hợp sẽ được thiết lập để nhận thông báo ngay lập tức dựa trên quy trình này.
- Quy tắc công việc: Linh hoạt một số hành động nhất định được tự động hoá nhằm xử lý vấn đề, ví dụ như gán sự cố cho một cá nhân cụ thể kèm thời gian kích hoạt.
- Thông báo: Các thông báo về sự thay đổi, cập nhật,... sẽ được tự động gửi đến người được phân công.
#5. Quản lý thời gian
Zoho Projects cũng là công cụ giúp nhà quản lý dự án kiểm soát về mặt thời gian một cách hiệu quả với nhiều tính năng được phát triển như công cụ bấm giờ, bảng chấm công, lập hoá đơn, lập ngân sách, lịch hẹn,... Mỗi tính năng được sử dụng đúng mục đích mang lại nhiều hiệu quả mạnh mẽ.
#6. Biểu đồ báo cáo
Đây là tính năng đặc biệt quan trọng, cấp quản lý có thể nhìn được tổng quan các vấn đề cũng như tình hình và mức độ các nhiệm vụ được hoàn thành, theo đó đưa ra các phân công hoặc giải pháp phù hợp.
Quản lý dự án cùng báo cáo trực quan
Zoho Projects cung cấp không đơn thuần con số và văn bản, tình hình thực tế được trực quan hoá giúp quá trình phân tích và nhìn nhận được dễ dàng hơn.
Nhiều tính năng đặc biệt phục vụ cho khía cạnh này có thể kể đến như báo cáo nhiệm vụ từ cơ bản đến nâng cao, các báo cáo chuyên sâu về sự cố, báo cáo bảng chấm công, bảng chỉ số dự án, dự báo ngân sách, bảng chi phí dự kiến dựa trên chi phí thực tế, quản lý các giá trị khác.
#7. Quản lý người dùng
Zoho Projects còn cung cấp nhiều tính năng giúp quản trị người dùng hệ thống như quản lý các khía cạnh:
- Hồ sơ: Tạo hồ sơ tuỳ chỉnh và xác định quyền truy cập cho người dùng qua cổng thông tin lẫn dựa trên vai trò của họ.
- Vai trò: Xác định vai trò và chức danh của người tham gia trong một dự án.
- Người dùng khách hàng: Thêm khách hàng là người liên quan đến dự án dễ dàng để có quyền thao tác các tác vụ nhất định và cần thiết trong quá trình thực hiện dự án.
- Quản lý tài nguyên: Linh hoạt phân bổ và tối ưu nhiệm vụ qua lại giữa các thành viên dựa trên khối lượng công việc thực tế.
- Quản lý tiến độ làm việc: Xem xét tiến độ của từng thành viên thuộc dự án qua số giờ dự kiến và thực tế.
Quản lý dự án hiệu quả với biểu đồ sử dụng tài nguyên
#8. Tích hợp
Zoho Projects có thể tích hợp cùng nhiều ứng dụng với đa dạng các tính năng nhằm xây dựng quy trình quản lý dự án được hiệu quả tối đa.
Ứng dụng có thể tích hợp cùng nhiều sản phẩm khác như:
Hệ sinh thái Zoho: Sprints, Analytics, CRM, Desk, Books and Invoice, Cliq, Mail, Meeting, People, Flow,...
Bên cung cấp thứ 3 khác: Google Calendar, Google Tasks, Google Spreadsheets, Google Drive, Microsoft Excel, OneDrive, Outlook Calendar, Microsoft 365, Microsoft Teams, Dropbox, Box, Github, Gitea, Gitlab, Bitbucket, iCal, Slack, Zapier, Zendesk, v.v.
Với các tính năng kể trên, Zoho Projects được xếp vào Top những phần mềm quản lý dự án hiệu quả dành cho doanh nghiệp. Tìm hiểu thêm tại đây.
Kết luận
Quản lý dự án hiệu quả góp phần tích cực vào quá trình kinh doanh và vận hành của doanh nghiệp.
Mỗi dự án đều cần sự linh hoạt trong phương thức quản lý. Xây dựng quy trình quản lý linh hoạt hơn với Zoho Projects, công cụ cung cấp nhiều tính năng từ cơ bản đến nâng cao đáp ứng nhu cầu mọi doanh nghiệp.
Đăng ký dùng thử miễn phí ngay Zoho Projects tại đây.
Comments