Employee Experience là gì? Giải pháp gắn kết nhân viên

Trải nghiệm nhân viên (Employee experience) đóng vai trò thiết yếu trong chiến lược phát triển tổ chức và trở thành thước đo quan trọng nhằm đánh giá môi trường làm việc của doanh nghiệp.

Trải nghiệm tích cực mang lại nhiều lợi thế như thúc đẩy sáng tạo, linh hoạt và cống hiến ở người nhân viên.

Hãy cùng Zoho khám phá về hành trình trải nghiệm nhân viên, cũng như cách nhiều doanh nghiệp trên thế giới đưa Zoho Connect giúp nâng cao trải nghiệm nhân viên của họ.

Employee experience hay trải nghiệm nhân viên là gì?

Employee Experience là gì? (Trải nghiệm nhân viên - EX)

Employee Experience (EX) hay trải nghiệm nhân viên là quá trình mỗi nhân viên đều trải qua xuyên suốt thời gian làm việc tại tổ chức doanh nghiệp. Hành trình này bao gồm các hoạt động như thực hiện các công việc chuyên môn, tương tác giữa các cấp, quan sát, phát triển bản thân, ghi nhận các lợi ích doanh nghiệp mang lại, v.v.

Employee experience có thể được cụ thể hoá thành các dạng sau:

  • Textual employee experience(TEX): Trải nghiệm của nhân viên đối với môi trường làm việc tại doanh nghiệp của họ như văn hoá, nội quy, phong cách làm việc, cách quản lý của cấp trên,...

  • Proceduralemployee experience(PEX): Công việc đóng vai trò cốt yếu, mang lại những tác động ảnh hưởng xuyên suốt hành trình của nhân viên. PEX chính là những điểm chạm trên hành trình một nhân viên tiếp xúc với công việc chuyên môn của họ, bao gồm các khía cạnh như mục tiêu, quy trình, phong cách, định hướng công việc,...

  • Emotional employee experience(EEX): Đây là trải nghiệm thiên về cảm xúc của nhân viên trong thời gian gắn bó tại công ty, bao gồm những suy nghĩ, định hướng, giá trị tinh thần mà nhân viên cảm nhận và từ phía doanh nghiệp mang lại cho họ, v.v.

Những yếu tố tác xây dựng nên trải nghiệm nhân viên

Trải nghiệm nhân viên (employee experience) dần trở thành tâm điểm của quá trình quản trị doanh nghiệp.

Hiểu được các khía cạnh tác động lên EX giúp doanh nghiệp xây dựng tốt các hướng quản lý đột phá trong tương lai. Theo cuốn sách về lãnh đạo "The Employee Experience Advantage" của Jacob Morgan, 4 yếu tố chính ảnh hưởng lên trải nghiệm nhân viên bao gồm:

  • Văn hoá doanh nghiệp: Văn hoá tổ chức doanh nghiệp bao gồm nhiều khía cạnh như con người, cơ cấu tổ chức, sứ mệnh, tầm nhìn,... Văn hoá phù hợp sẽ là môi trường thuận lời giúp nhân viên phát huy đúng giá trị của họ nhất. Ngược lại, văn hoá không phù hợp sẽ tạo nên rào cản về lộ trình phát triển, thu hẹp cơ hội giao tiếp và dễ dẫn đến hậu quả không ai muốn: sự rời đi ở nhân viên.

  • Môi trường làm việc: Yếu tố thứ 2 được định nghĩa bao hàm những trải nghiệm 5 giác quan của nhân viên với các yếu tố vật lý và con người tại nơi làm việc. Các yếu tố vật lý bao gồm trang thiết bị, bàn ghế, đồ văn phòng phẩm, thực phẩm, nhiệt độ, ánh sáng,... tại nơi làm việc.

  • Môi trường công nghệ: Chuyển đổi số trong môi trường làm việc đang là xu thế. Môi trường công nghệ bao gồm quá trình ứng dụng và trải nghiệm công cụ, phần mềm công việc. Trải nghiệm sử dụng (UX) các công cụ cũng là khía cạnh đáng lưu tâm.

  • Cột mốc/thời điểm quan trọng (Moments that matter): Trải nghiệm của mỗi nhân viên còn được cá nhân hoá và định hình dựa trên các cột mốc quan trọng trong hành trình sự nghiệp. Những cột mốc/thời điểm lớn mà doanh nghiệp, quản lý, bộ phận HR,... mang lại sẽ là những giá trị tinh thần tích cực ảnh hưởng và lan toả lên toàn bộ trải nghiệm của nhân viên.

Vai trò employee experience (EX) đối với doanh nghiệp

Qua thời gian, employee experience càng được công nhận và chú trọng tại nhiều tổ chức. Đây là yếu tố ảnh hưởng xuyên suốt hành trình trải nghiệm nhân viên từ những ngày đầu bước vào doanh nghiệp cho đến giai đoạn ngưng hợp tác.

Cùng Zoho điểm qua những lý do quan trọng mà mỗi doanh nghiệp cần chú tâm vào xây dựng trải nghiệm employee experience thật bài bản và chỉn chu.

#1. Tiết kiệm chi phí tuyển dụng

Chi phí bỏ ra cho quá trình tuyển dụng không hề nhỏ, đặc biệt đối với những doanh nghiệp quy mô lớn.

Các cách thức trong quá trình doanh nghiệp tuyển dụng không những giúp rút ngắn việc lựa chọn ứng viên phù hợp, tạo động lực để ứng viên đầu tư cho đợt ứng tuyển mà còn xây dựng hình ảnh thương hiệu tích cực hơn trong mắt lực lượng lao động trên thị trường.

Những doanh nghiệp với hình ảnh tốt có thể dễ dàng thu hút các ứng viên phù hợp nhanh hơn, từ đó các quá trình tuyển dụng được rút gọn và chi phí tiết kiệm hơn.

#2. Giữ chân nhân tài ở lại doanh nghiệp

Trải nghiệm nhân viên (employee experience) tốt sẽ giúp nhân viên gắn bó hơn với doanh nghiệp.

Sự công nhận, tinh thần đồng đội, sự đồng hành, chế độ ưu đãi, và nhiều khía cạnh khác mang lại ngoài trải nghiệm tích cực còn là động lực cống hiến mà nhân viên sẽ có xuyên suốt quá trình gắn bó thương hiệu, từ đó động lực ở lại và gắn bó lâu hơn.

#3. Tạo động lực cống hiến hết mình

Hiệu suất nhân viên là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến doanh thu tổ chức. Để đạt được điều đó, các yếu tố đáp ứng nhu cầu của mỗi cá nhân nhân viên, đồng thời sự phối hợp làm việc, giao tiếp, tính gắn kết và nhiều yếu tố khác là động lực giúp nhân viên gắn bó và tâm huyết thực hiện mục tiêu chung hiệu quả.

#4. Xây dựng sự gắn kết chặt chẽ

Bên cạnh gia đình, nơi làm việc là địa điểm thứ hai mà mỗi cá nhân gắn bó với phần lớn thời gian trong một ngày. Môi trường tích cực, đồng nghiệp gắn kết và sự tinh tế lắng nghe từ các cấp giúp nhân viên thoải mái hơn trong công việc và hướng đến xây dựng mục tiêu chung của tổ chức vững mạnh.

#5. Xây dựng hình ảnh thương hiệu và hiệu quả kinh doanh

Nhân viên có những trải nghiệm (employee experience) tốt góp phần tăng năng suất công việc, thi đua xây dựng môi trường tích cực góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Hình ảnh công ty cũng được công nhận và xây dựng tích cực từ những cá nhân có sự tương tác với doanh nghiệp, bao gồm những ứng viên tiềm năng, cá nhân đang làm việc và ngay cả những nhân viên đã rời bỏ công ty. Cách họ chia sẻ về doanh nghiệp đóng góp một phần lớn vào hình ảnh của công ty trên thị trường.

Làm sao để xây dựng chiến lược employee experience hiệu quả?

Hiểu rõ những vai trò kể trên, doanh nghiệp đầu tư vào trải nghiệm nhân viên (employee experience) chính là chiến lược bền vững góp phần xây dựng nên sự thịnh vượng của tổ chức. Cùng Zoho khám phá các gợi ý về chiến lược nâng cao trải nghiệm nhân viên hiệu quả sau đây.

#1. Giải đáp rõ ràng "Tại sao" và "Như thế nào"

Chìa khóa cho một quá trình xây dựng chiến lược Employee Experience (EX) hiệu quả bắt đầu bằng sự minh bạch.

Nhân viên của bạn cần hiểu lý do tại sao có những sự thay đổi trong nội quy mới hay chính sách đãi ngộ. Những sự thay đổi đó mang lại cho họ những lợi ích gì và nó phù hợp với mục tiêu của công ty như thế nào.

Sự thiếu rõ ràng dễ khiến nhân viên cảm thấy khó chấp nhận, dẫn đến ảnh hưởng lên thói quen làm việc của họ hoặc đòi hỏi sự nỗ lực nhiều hơn, trải nghiệm của nhân viên cũng vì thế mà ảnh hưởng tiêu cực.

Sau đây là cách giải quyết những trường hợp này một cách hiệu quả.

  • Giải thích các lợi ích: Sử dụng những nền tảng đáp ứng sự minh bạch trong thông tin, giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận các thông tin rõ ràng và nhanh chóng nhất. Điều quan trọng là nhân viên có thể hiểu được lợi ích họ nhận được và doanh nghiệp đang đặt lợi ích của họ là sự ưu tiên.

  • Kết nối nó với mục tiêu của công ty: Nhấn mạnh những thay đổi mà công ty đưa ra đều hướng đến mục tiêu và định hướng chung. Ví dụ: Doanh nghiệp đưa Zoho Connect vào môi trường làm việc và đưa ra quy định cần nhân viên tham gia tích cực xây dựng cộng đồng trên nền tảng này. Việc này nhằm hướng tới mục tiêu chung là xây dựng một lực lượng lao động năng suất và gắn kết hơn.

  • Sử dụng nhiều kênh: Gửi thông điệp qua email, bài thuyết trình và thông báo trong các cuộc họp nhóm. Điều này đảm bảo mọi người đều có đầy đủ thông tin và cảm thấy mình là một phần của quá trình thông điệp được truyền tải.

#2. Xây dựng chương trình đào tạo thực chiến và hữu ích

Đào tạo là một phần không thể thiếu mỗi trong chiến lược xây dựng Employee experience. Đây là một trong những phúc lợi đóng vai trò quan trọng để giúp nhân viên cảm thấy thoải mái, tự tin và cảm thấy bản thân luôn có giá trị và tốt lên từng ngày.

Chương trình đào tạo phải được điều chỉnh theo nhu cầu của cá nhân hoặc nhóm nhân viên, phòng ban, dễ tiếp cận và hấp dẫn. Dưới đây là một số gợi ý hiệu quả để bắt đầu.

  • Tạo một chương trình đào tạo có hệ thống: Tổ chức các buổi học theo bộ phận hoặc vai trò công việc để mỗi nhóm được đào tạo phù hợp về các trách nhiệm, công việc và chuyên môn.

  • Đa dạng hoá cách thức truyền tải: Quá trình hướng dẫn, đào tạo có thể được đa dạng hoá và linh hoạt qua các định dạng video, văn bản và trực tiếp để đáp ứng các phong cách học tập khác nhau.

  • Tạo điều kiện tự học: Việc học với đối tượng đi làm cần thêm yếu tố linh hoạt để không ảnh hưởng đến công việc hiện tại. Hơn nữa, không phải cá nhân nào cũng cảm thấy thoải mái khi học với tốc độ như nhau. Vì vậy, đảm bảo phương thức học tập đa dạng, với tốc độ tiếp cận linh hoạt và tài nguyên học tập phong phú giúp nhân viên có thể truy cập được bất cứ lúc nào.

  • Mang đến cơ hội thực hành: Việc học được khuyến khích ứng dụng vào chính công việc họ đang phụ trách và đánh giá mức độ hiệu quả.

  • Đưa công nghệ vào việc đào tạo: Quá trình đào tạo sẽ linh hoạt và tiện nghi hơn với công nghệ được ứng dụng vào quá trình học tập. Một nền tảng tập trung hoá, cung cấp tính năng hỗ trợ quá trình nhận, tiếp nạp, chia sẻ, thảo luận,... kiến thức giúp quá trình học tập được cải thiện.

#3. Ghi nhận sự cố gắng và khuyến khích cá nhân hoá trải nghiệm

Mỗi nhân viên cũng đều là một phần xây dựng nên hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.

Mỗi mốc thời gian, mỗi phòng ban, doanh nghiệp lựa chọn cho mình những đại diện ưu tú với nhiều tên gọi, danh hiệu,... thể hiện sự ghi nhận của tổ chức với cá nhân đó. Ví dụ như cách doanh nghiệp trao tặng nhân viên có đóng góp lớn theo quý, theo năm,...

Các giải pháp khuyến khích, tạo động lực trong quá trình làm việc thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên và cá nhânn hoá trải nghiệm kích thích sự sáng tạo và thích thú với công việc hiện tại.

#4. Thúc đẩy văn hoá phản hồi hai chiều

Cách tốt nhất để hiểu cảm nhận của nhân viên là khuyến khích sự phản hồi cởi mở, hai chiều.

Nhân viên có thể gặp phải vấn đề hoặc có đề xuất trong quá trình làm việc, bằng cách tích cực lắng nghe phản hồi, họ sẽ cảm thấy những đóng góp của họ rất quan trọng và cần thiết với tổ chức. Người quản lý có thể linh hoạt thực hiện điều này bằng cách:

  • Mở rộng cơ hội lắng nghe nhân viên: Trong team luôn sẵn có những hòm thư góp ý, hoặc tinh thần chia sẻ linh hoạt để mọi nhân viên có thể nói lên ý kiến của mình. Ngoài ra, việc tổ chức các cuộc họp toàn bộ phận (VD: Townhall) để thu thập phản hồi và trả lời mọi câu hỏi cũng là một cách để lắng nghe nhân viên.

  • Triển khai khảo sát và thăm dò ý kiến: Các khảo sát ngắn có thể giúp bạn đánh giá cảm nhận tổng thể và xác định các khía cạnh cần cải thiện.

  • Hành động dựa trên phản hồi: Quá trình giải quyết các góp ý nhận được cần được thông báo rõ ràng, tôn trọng người đưa ra quan điểm. Điều này mang đến sự trân trọng của cấp trên, tổ chức đối với các cá nhân làm việc.

#5. Kiên nhẫn và chấp nhận sự khác biệt mỗi nhân viên

Mỗi nhân viên đều có xuất phát điểm, cá tính, định hướng,... khác nhau, nên vai trò, cách thể hiện của họ trong doanh nghiệp cũng đa dạng.

Môi trường mang lại employee experience (Trải nghiệm nhân viên - EX) tốt là nơi mỗi nhân viên được phát triển và tôn trọng khi là chính họ.

Ngoài ra, với những công việc, nhân viên sẽ có cách xử lý và thích nghi theo tốc độ riêng, không phải ai cũng suôn sẻ ngay từ đầu và đôi khi đối mặt với một số trở ngại trong quá trình làm việc.

Vì vậy, sự lắng nghe, quan sát, đồng hành tinh tế và khuyến khích làm việc đến từ cấp trên cũng như bộ phận phụ trách sẽ mang lại những trải nghiệm tích cực cho nhân viên, đồng thời thúc đẩy họ phát huy tốt đúng tiềm năng họ có.

Zoho Connect trong nâng cao trải nghiệm nhân viên

Tổng quan về Zoho Connect

Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng Employee experience mới, Zoho Connect chính là lựa chọn hợp lý. Nền tảng là mạng nội bộ hiện đại, giúp mang lại những hành trình thú vị trong quá trình làm việc của nhân viên, đồng thời củng cố văn hóa tổ chức và nâng cao năng suất kinh doanh.

Từ việc chia sẻ các lợi ích rõ ràng và cung cấp hỗ trợ thực tế, cho đến xây dựng văn hóa phản hồi toàn diện, Zoho Connect giúp nhân viên của bạn thích ứng nhanh chóng và cảm thấy được trao quyền trên nền tảng này.

Zoho Connect đã đồng hành cùng hơn 6000 tổ chức trên toàn cầu với hơn 1,000,000 người dùng và hơn 5,000,000 hoạt động diễn ra hằng ngày trên nền tảng.

Vì sao doanh nghiệp cần Zoho Connect?

Với vai trò nâng cao nhiều trải nghiệm nhân viên và giữ chân nhân tài cho nhiều tổ chức, Zoho Connect nổi bật với những tính năng phong phú phục vụ hành trình trải nghiệm nhân viên (employee experience) trên khắp thế giới, bao gồm:

#1. Giao tiếp chủ động

Zoho Connect hỗ trợ quá trình giao tiếp hoàn hảo, là nơi chính những nhân viên lẫn cấp quản lý có thể:

  • Nắm bắt thông tin tổng quan về các hoạt động đã đang và sẽ diễn ra: Bảng thông tin tổng quan là nơi các thông báo từ các team nhỏ đến toàn thể công ty đều có thể được niêm yết và truyền thông nội bộ hiệu quả đến toàn thể nhân viên.

  • Tạo khảo sát, thăm dò ý kiến: Nơi nhân viên cảm thấy mình là một phần của tổ chức, được lắng nghe, chia sẻ và nói lên ý kiến.

  • Đảm bảo các thông tin quan trọng: Nhân viên sẽ không bỏ lỡ thông tin quan trọng nhờ tính năng "gắn cờ nội dung", đồng nghĩa đó là thông tin yêu cầu bắt buộc đọc. Những thông tin này sẽ được theo dõi và gửi lời nhắc nhở đến những người liên quan cần đọc nội dung.

  • Hỗ trợ đội ngũ thuận lợi trong việc truyền tải thông tin: Ngoài các tính năng kể trên, Zoho Connect cho phép người phụ trách công việc truyền tin hoặc quản lý nhân sự dễ dàng gửi thông điệp qua các tính năng như đặt lịch bài viết (đảm bảo thông tin đến đúng hẹn), ghim bài viết (đảm bảo dễ hệ thống, tìm kiếm thông tin khi cần),...

  • Chia sẻ quyền trao - nhận thông tin với nhân viên: Nhân viên không chỉ thụ động trong việc nhận thông tin, mà còn có thể bày tỏ cảm xúc và nêu lên ý kiến qua các tính năng "thích", "nhận xét", "chia sẻ", "đặt câu hỏi",... và nhiều hơn thế.

Và còn nhiều tính năng khác mà Zoho Connect tạo điều kiện để nhân viên được lắng nghe, chia sẻ, phát triển bản thân, phối hợp, nói lên quan điểm cảm nghĩ và nhiều hơn thế như tạo thông báo, diễn đàn, @đề cập,...

#2. Ghi nhận thành tích và phân công rõ ràng

Ngoài giao tiếp, sự ghi nhận từ tổ chức, cấp trên là động lực lớn giúp nhân viên tích cực đầu tư và đóng góp hơn vào hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Zoho Connect đã góp phần hiệu quả vào hành trình này cho những người làm quản lý và phụ trách quản lý nhân lực:

  • Chỉ định sự ưu tiên minh bạch: Nhờ bảng chỉ số trong Zoho Connect, nơi người quản lý và phụ trách có thể đưa các đầu việc, thông báo, sự kiện công ty, thông điệp,...vào một trang để nhân viên dễ dàng quan sát, đánh giá và điều hướng công việc phù hợp.

  • Tạo động lực cố gắng công bằng dựa trên điểm và cấp độ: Sự ghi nhận sẽ trở nên rõ ràng hơn khi được đánh giá dựa trên một thang đo cụ thể, tạo tinh thần cạnh tranh lành mạnh và động lực cố gắng cho nhân viên.

  • Thảo luận online: Nơi tất cả mọi người thuộc các cấp có thể tham gia hỏi đáp cùng nhiều chuyên gia về đa dạng các chủ đề.

#3. Mở rộng mối quan hệ

Trải nghiệm nhân viên (employee experience) không dừng ở các phòng ban phụ trách công việc, họ có thể mở rộng mối quan hệ và học hỏi thêm nhiều kỹ năng, kiến thức từ đồng nghiệp đến từ các phòng ban khác.

Zoho Connect cung cấp rõ ràng hồ sơ, danh mục thành viên cũng như các tính năng giúp kết nối với nhiều thành viên khác dễ dàng và an toàn.

#4. Trải nghiệm cộng tác linh hoạt

Việc cộng tác nhanh và hiệu suất thúc đẩy trải nghiệm nâng cao, nhân viên cảm nhận rõ hơn về giá trị bản thân trong quá trình làm việc.

Zoho Connect mang đến nhiều tính năng giúp tối ưu hoá quá trình phối hợp hiệu quả như tạo không gian công tác các nhóm, nơi đội ngũ dễ dàng giao tiếp, chia sẻ tài liệu, phân công các nhiệm vụ cho người phù hợp và nhiều hơn thế.

Ngoài ra, nền tảng cho phép thực thi các hội nghị truyền hình, hỗ trợ quá trình làm việc từ xa trở nên gần gũi hơn. Nhiều tính năng khác như bảng kế hoạch, chế độ theo dõi khối lượng công việc, các quan hệ phụ thuộc giữa những nhiệm vụ, mẫu, tập tin,... đều giúp quá trình cộng tác được liền mạch và hoàn chỉnh hơn bao giờ hết.

#5. Trải nghiệm công việc tối ưu

Tối ưu hoá trải nghiệm với công việc cũng là tiêu chí quan trọng mang lại trải nghiệm employee experience tối ưu. Các tính năng tự động hoá trong Zoho Connect giúp người nhân viên được giải phóng khối lượng công việc và cải thiện năng suất hơn nhờ tập trung chuyên môn vào những công việc quan trọng, phù hợp.

Ngoài ra, Zoho Connect còn sở hữu nhiều tính năng tối tân hỗ trợ quá trình làm việc, nâng cao trải nghiệm của nhân viên như các tính năng tự động hoá, ứng dụng AI, xây dựng thương hiệu, quản lý, an toàn,... Tìm hiểu thêm về Zoho Connect tại đây.

Lời kết

Trải nghiệm nhân viên hay Employee Experience đóng vai trò quan trọng trong quá trình xây dựng chiến lược phát triển doanh nghiệp. Tuỳ văn hoá, định hướng và cách quản lý mỗi doanh nghiệp mà các giải pháp nâng cao trải nghiệm nhân viên sẽ khác nhau.

Một nền tảng employee experience (EX) hiện đại là sự lựa chọn phù hợp giúp mang lại những thay đổi tích cực và linh hoạt hơn trong quá trình làm việc của nhân viên và đội ngũ doanh nghiệp. Zoho Connect nhận được sự tin cậy bởi hơn 6000 tổ chức trên khắp thế giới nhờ mang lại sự thay đổi tích cực trong quá trình kết nối, cộng tác và làm việc.

Được thiết kế để phát triển cùng tổ chức của bạn, Zoho Connect tăng cường giao tiếp, thúc đẩy cộng tác và đưa nhân viên của bạn đến gần nhau hơn. Đăng ký dùng thử ngay Zoho Connect và xem tổ chức của bạn xây dựng các kết nối mạnh mẽ hơn và các khả năng mới, mở đường cho một tương lai hiệu quả và gắn kết.

Đăng ký dùng thử Zoho Connect miễn phí tại đây.

Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published.

The comment language code.
*
*
By submitting this form, you agree to the processing of personal data according to our Privacy Policy.

Related Posts