Một trong những yếu tố giúp nhân viên lựa chọn gắn bó với doanh nghiệp là môi trường làm việc phù hợp. Vậy làm sao doanh nghiệp có thể lý tưởng hoá một nơi làm việc theo cách nhân viên mong muốn?
Cùng Zoho khám phá những tiêu chí và lợi ích mà nhân viên cần khi lựa chọn nơi gắn bó làm việc qua những chia sẻ sau đây, bên cạnh vai trò của mạng xã hội nội bộ trong môi trường công việc.
Môi trường làm việc lý tưởng và môi trường số
Định nghĩa về môi trường làm việc lý tưởng
Môi trường làm việc bao gồm các yếu tố vô hình và hữu hình trong một tổ chức ảnh hưởng lên tinh thần và hiệu suất công việc của đội ngũ. Một môi trường lý tưởng được xây dựng từ sự kết hợp thuận lợi giữa các điều kiện về vật chất và tinh thần như:
- Điều kiện vật chất: Không gian làm việc, thiết bị và vật dụng làm việc, thiên hướng bố trí văn phòng làm việc, các chính sách phúc lợi cho đời sống vật chất, v.v
- Điều kiện tinh thần: Văn hoá giao tiếp và làm việc, tinh thần đồng đội trong doanh nghiệp, tính cân bằng giữa cuộc sống và nơi làm việc, các chính sách phúc lợi cho đời sống tinh thần nhân viên,...
Ngoài ra, các yếu tố như đồng nghiệp, cấp quản lý, quy trình làm việc, cơ cấu bộ máy hệ thống,... cũng đóng góp vai trò không nhỏ trong việc xây dựng nên môi trường làm việc lý tưởng.
Khái niệm mới: Môi trường số
Môi trường số hay còn gọi là Digital Workplace là khái niệm mới chỉ môi trường làm việc trong thời kỳ chuyển đổi số.
Cụ thể hơn, môi trường số được hiểu như một môi trường bao gồm các yếu tố vật lý như không gian, thiết bị, vật dụng,... được số hoá trên thế giới ảo, nhưng hiệu quả mang đến là thật.
Mô hình này đặc biệt phù hợp trong bối cảnh hiện tại, giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi hoạt động không riêng gì tại địa phương mà còn lan rộng qua các quốc gia trên khắp thế giới.
Cùng với xu hướng linh hoạt trong mô hình làm việc, ứng dụng công nghệ trong môi trường làm việc lại đóng vai trò ngày càng quan trọng giúp doanh nghiệp thích nghi và phát triển bền vững cùng sự thay đổi của xã hội.
Một vài lợi ích của môi trường số có thể kể đến:
- Tối ưu tính linh hoạt: Đặc biệt phù hợp với mọi loại hình làm việc, tạo sự thoải mái và linh hoạt trong mọi hoàn cảnh.
- Cải thiện sự cộng tác: Quá trình cộng tác không còn là vấn đề nan giải khi môi trường số ứng dụng nhiều công cụ tân tiến, xử lý những tình huống khó khăn nhất giúp nhân viên có sự gắn bó, từ đó cải thiện hiệu suất chung.
- Cập nhật thông tin nhanh: Các thông tin được truyền tải nhanh hơn bao giờ hết nhờ các công cụ truyền thông hiện đại, nhờ vậy khả năng phối hợp được nâng cao, và các vấn đề được xử lý kịp thời.
- Tăng hiệu quả: Đây luôn là mục đích cuối cùng, tính hiệu quả không dừng ở yếu tố doanh thu mà còn hơn thế nữa. Con người, độ nhận diện, nhân lực, sự gắn bó,... đều phát triển theo hướng tích cực trong môi trường số khi doanh nghiệp biết cách ứng dụng hợp lý.
Các yếu tố tạo nên môi trường làm việc lý tưởng
Báo cáo của Headspace (Headspace's Workforce State of Mind) đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tập trung xây dựng giá trị tinh thần và thể chất trong môi trường làm việc của nhân viên giúp tăng hiệu suất tổng thể.
Một môi trường làm việc lý tưởng giúp thúc đẩy năng suất làm việc và tính gắn bó của nhân viên với tổ chức. Sau đây là một số yếu tố giúp xây dựng một nơi làm việc tối ưu:
#1. Điều kiện cơ sở vật chất phù hợp
Điều kiện cơ sở vật chất cần đáp ứng đầy đủ theo nhu cầu của nhân viên, giúp họ tập trung tối ưu vào công việc chính. Vật chất ở đây có thể là các thiết bị phục vụ quá trình làm việc như máy móc, máy in, điện, internet,...
Ngoài các điều kiện cơ bản nói trên, mỗi doanh nghiệp có thể linh hoạt đầu tư nhiều trang thiết bị khác giúp xây dựng một môi trường làm việc đầy đủ tiện nghi hơn như máy pha cafe, tủ lạnh, các vật dụng bếp, khu thư viện sách, khu vực nghỉ trưa,... đáp ứng các nhu cầu thư giãn, nghỉ ngơi, chăm sóc bản thân,... trong quá trình làm việc.
#2. Các yếu tố lương thưởng phúc lợi và cơ hội thăng tiến
Lương thưởng và phúc lợi cũng là khía cạnh chính giúp xây dựng môi trường làm việc lý tưởng. Công sức và sự đóng góp được trả bằng những phúc lợi phù hợp sẽ giúp nhân viên có cuộc sống ổn định hơn, đồng thời đây là yếu tố đầu tiên và cơ bản nhất giúp một cá nhân quyết định gắn bó và cống hiến cho một doanh nghiệp.
Ngoài ra, cơ hội việc thăng tiến cho một cá nhân tại doanh nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng. Sự cống hiến đi đôi với cơ hội phát triển sẽ giúp nhân viên cảm thấy được trân trọng và sự gắn bó đôi bên cũng từ đó được bền vững hơn.
#3. Quá trình giao tiếp hiệu quả
Quá trình giao tiếp và cộng tác hiệu quả giữa các nhân viên, phòng ban, cấp quản lý chính là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng văn hoá, phối hợp công việc và tạo ra doanh thu đột phá.
Một môi trường làm việc lành mạnh là nơi nhân viên có điều kiện nói lên suy nghĩ mang tính xây dựng, từ đó thúc đẩy sự phát triển nhanh chóng của tổ chức. Đồng thời, nhân viên có thêm nhiều động lực làm việc và cống hiến cho doanh nghiệp.
#4. Văn hoá doanh nghiệp lành mạnh, phù hợp
Trên thực tế, không ít cá nhân lựa chọn nơi làm việc với nhiều tiêu chí, trong đó văn hoá được xếp là yếu tố then chốt. Văn hoá giúp định hình nên cách một doanh nghiệp vận hành và đưa ra quyết định, và chính những cá thể gắn bó và làm việc bên trong đều chịu sự ảnh hưởng.
Một văn hoá làm việc lành mạnh giúp xây dựng tinh thần gắn bó lâu dài, sự phù hợp sẽ níu chân nhân viên ở lại cống hiến và xây dựng doanh nghiệp vững mạnh hơn.
#5. Môi trường làm việc linh hoạt
Sự linh hoạt được thể hiện trên nhiều góc độ, trong đó có cách tư duy, định hướng và cả sự linh hoạt trong việc ứng dụng nhiều công nghệ trong nhiệm vụ từng ngày, thúc đẩy quá trình phát huy năng suất toàn diện.
Môi trường linh hoạt dễ dàng thích ứng với sự thay đổi mới, mở ra nhiều cơ hội phát triển cho doanh nghiệp và bản thân những nhân viên gắn bó.
Đây chính là định hướng của nhiều doanh, nâng cao tính thích ứng với sự thay đổi chóng mặt của thị trường nhưng luôn vững vàng trong cách xây dựng hiệu quả doanh thu, công việc.
Sự xuất hiện của mạng nội bộ xã hội doanh nghiệp
Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh, nhiều doanh nghiệp càng nhận ra tầm quan trọng trong xây dựng văn hoá nội bộ lành mạnh, đồng thời linh hoạt thích nghi quá trình chuyển đổi số.
Để trở nên linh hoạt và hiệu quả, nhiều doanh nghiệp dần đưa các nền tảng mạng xã hội nội bộ vào doanh nghiệp của họ như cách để làm mới môi trường làm việc, tạo điều kiện nhân viên chia sẻ và phát huy tối đa tiềm năng bản thân.
Hiện nay, có nhiều sự lựa chọn mạng xã hội nội bộ cho doanh nghiệp, tuy vậy, việc chọn một công cụ phù hợp sẽ mang lại nhiều lợi ích nhất định như:
- Xây dựng sự gắn bó lâu dài giữa các cá thể trong một tổ chức trong bối cảnh làm việc từ xa và hybrid ngày càng trở nên phổ biến.
- Linh hoạt kết hợp nhiều tính năng giúp gắn kết nhân viên
- Bảo mật và an toàn khi chia sẻ nội bộ, và nhiều hơn thế nữa.
Vai trò và cách thức hoạt động của Zoho Connect
Zoho Connect hoạt động như một mạng nội bộ doanh nghiệp giúp tạo điều kiện xây dựng văn hoá doanh nghiệp và môi trường làm việc phù hợp, hỗ trợ giao tiếp và thúc đẩy quá trình xây dựng mối quan hệ cộng tác giữa các nhân viên trong một tổ chức.
Với sứ mệnh gắn kết và tính năng đa dạng, Zoho Connect đã đóng góp hơn 5 triệu hoạt động mỗi ngày cho hơn 6000 doanh nghiệp trên khắp thế giới.
Giờ đây, môi trường làm việc không còn nhàm chán với những tác vụ đơn giản nữa mà chứa đựng nhiều màu sắc với các hoạt động đa dạng và phong phú, mang lại niềm vui mỗi ngày cho tập thể doanh nghiệp.
Zoho Connect - Mạng xã hội nội bộ với những tính năng nổi bật như:
- Xây dựng quá trình giao tiếp hiệu quả với nhiều tính năng như xây dựng bảng tin tổng quan, thông báo tức thì, thăm dò ý kiến, tính năng lên lịch bài đăng, gắn cờ nội dung bắt buộc đọc, tạo câu hỏi, ghim bài viết, tương tác bài viết (thích, nhận xét và chia sẻ), đề cập một cá thể nào đó (@name), tạo diễn đàn, lên ý tưởng, tạo chủ đề thảo luận,...
- Tạo môi trường tương tác liền mạch và thuận tiện với bảng chỉ số các thông báo về sự kiện hoặc tác vụ quan trọng, tính năng chứng nhận thành tích cá nhân, thi đua với điểm và cấp độ, các phiên họp thảo luận, khảo sát,...
- Kết nối linh hoạt hơn với nhiều bộ phận qua mục hồ sơ nhân viên giúp thấu hiểu doanh nghiệp, theo dõi mức độ tương tác, minh bạch sơ đồ tổ chức, tham gia các cuộc hội thoại trực tiếp, tạo các kênh có điểm chung, xây dựng nhóm chung để chia sẻ nhiều thông tin bổ ích, cộng tác thêm với người dùng bên ngoài dễ dàng,...
- Cơ hội kết nối và cộng tác sâu với tính năng xây dựng nhóm, hội nghị thông qua tivi, ứng dụng tính năng bảng vào công việc, xem các khối lượng công việc, tuỳ chỉnh trường theo yêu cầu, sổ tay hướng dẫn, xây dựng tập tin, tạo lịch, thêm sự kiện, ...
- Tự động hoá đẩy nhanh hiệu suất với các ứng dụng tuỳ chỉnh, kéo thả tạo biểu mẫu thu thập thông tin nhanh chóng, tạo báo cáo trên nền dữ liệu tự động, tạo workflow, lên lịch trình,...
Ngoài ra, Zoho Connect còn mang đến nhiều tính năng nâng cao khác như xây dựng thương hiệu, linh hoạt với ứng dụng di động, quản lý tác vụ dễ dàng, bảo mật, tích hợp liền mạch cùng nhiều ứng dụng phổ biến khác.
Lời kết
Môi trường làm việc phù hợp chính là yếu tố cốt lõi giúp giữ chân nguồn nhân lực và thúc đẩy hiệu quả doanh nghiệp. Một môi trường lý tưởng sẽ bao gồm nhiều yếu tố ảnh hưởng về khía cạnh vật chất, tinh thần và hơn thế nữa.
Đầu tư vào môi trường làm việc tạo sự yên tâm, thoải mái và xây dựng niềm tin mạnh mẽ, từ đó kết nối và tạo mối quan hệ vững chắc đôi bên. Và một mạng xã hội nội bộ chính là cách nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng trong xây dựng văn hoá doanh nghiệp và gần gũi hơn với nhân viên của họ.
Chọn cho doanh nghiệp bạn một mạng xã hội phù hợp chính là sự đầu tư đáng có cho tương lai.
Nếu bạn muốn tìm hiểu hơn về các tính năng của Zoho Connect trong việc xây dựng, quản lý và duy trì đội ngũ nội bộ, tham khảo và dùng thử ngay các tính năng của Zoho Connect tại đây hoặc liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí.
Comments