O Diagrama PERT é uma poderosa ferramenta de planejamento e organização de projetos, um método comprovado para fazer estimativas, identificar rotas e controlar variáveis.
É possível monitorar até os projetos mais complexos a partir de um mapa detalhado, que mostra cada tarefa, sua duração e como se relacionam. Conheça o Diagrama PERT, uma verdadeira bússola para a sua gestão de projetos.
O diagrama vai te ajudar a manter as etapas nos trilhos mesmo diante de projetos complicados. Então, se você já teve dificuldade em mapear ou monitorar um projeto, é a solução perfeita.
Para começar a jornada com essa ferramenta, basta seguir a leitura. Este guia vai te explicar o conceito do Diagrama PERT e mostrar como você pode criar e usá-lo em seu próximo projeto.
O que é o método PERT?
O Diagrama PERT é uma sigla para Program Evaluation and Review Technique (Técnica de Avaliação e Revisão de Programas). O diagrama é composto por etapas desde a data de início do projeto até o final.
Ele é usado em várias situações durante o gerenciamento de projetos, seja para estimar durações, programar, organizar, controlar e mapear um projeto e suas etapas. Ele é especialmente útil em projetos de grande escala, pois ajuda a estimar o tempo mais realista sem prejudicar o projeto.
A ferramenta funciona através da criação de um diagrama que mapeia as atividades. Ela gera uma representação visual do cronograma do projeto, detalha as suas tarefas e as dependências conectadas. Na primeira fase, o método divide o projeto em tarefas gerenciáveis. Para cada tarefa, são geradas três estimativas de tempo.
● Tempo otimista (símbolo o), mínimo que levaria para concluir a tarefa em condições perfeitas.
● Tempo pessimista (símbolo p), máximo que levaria para concluir a tarefa em caso de erros.
● Tempo mais provável (símbolo m), mais realista.
Depois, o tempo médio é calculado. Essas estimativas de tempo são usadas para o diagrama. Assim, ele poderá representar as dependências entre as tarefas e o tempo necessário para a conclusão.
Os benefícios do Diagrama PERT são poderosos. Ele fornece uma estimativa de tempo mais precisa, ajuda a identificar o caminho crítico do projeto, que é a sequência de atividades que não podem ser atrasadas, para que a equipe se concentre em otimizar as tarefas. O método também facilita a comunicação e pode ajudar a identificar riscos e incertezas, ajudando na tomada de decisões do projeto.
Se ainda há confusão na sua cabeça sobre o método PERT, não se preocupe. Você poderá entender como funciona de forma mais prática no passo a passo que disponibilizamos.
Como fazer um diagrama de PERT?
Fazer um Diagrama PERT envolve várias etapas. Como você viu, ele é normalmente usado para estimar o tempo necessário para concluir um projeto, especialmente em casos onde o prazo é incerto. Aqui estão os passos para criar o seu diagrama:
1. Liste todas as tarefas
Criar um diagrama PERT envolve um processo detalhado de listagem de tarefas, então, o primeiro passo é exatamente esse. Defina as atividades que precisam ser realizadas para concluir o seu projeto. Inclua detalhes sobre cada tarefa: o que precisa ser feito, quem será o profissional responsável e quais recursos serão usados.
Liste relações entre tarefas, estimação de tempo e identificação do caminho crítico. Durante toda a listagem, todos devem ter em mente o objetivo do seu projeto. Isto irá ajudar a identificar todas as tarefas necessárias para chegar ao resultado.
Nessa fase, também é interessante chamar a equipe e deixar que todos contribuam. Afinal, eles conhecem essas fases e podem estabelecer uma sequência lógica.
2. Defina as dependências das tarefas
A definição da sequência lógica pode ser feita com base na ordem em que as tarefas precisam ser executadas ou com base nas dependências. Independentemente, as dependências precisam estar claras.
Uma dependência é quando a tarefa A depende da conclusão de outra tarefa B para que possa ser iniciada. Essa relação lógica deve estar bem definida, então descreva cada tarefa de forma detalhada. Criar dependências ajuda na certificação de que as tarefas necessárias sejam concluídas todos os responsáveis entendam as atribuições e o cronograma.
No Diagrama PERT, as dependências são conectadas e enumeradas. Nessa fase, você deve ser capaz de criar uma lista abrangente que pode ser usada como a base para o seu diagrama.
3. Desenhe o diagrama PERT
Desenhe um diagrama de rede mostrando todas as atividades e seus tempos. Defina a ordem das tarefas: algumas podem ser realizadas simultaneamente, enquanto outras podem ter dependências.
Desenhe um nó (um círculo ou uma caixa) para cada tarefa no diagrama e conecte os nós, implementando setas entre os nós para mostrar a sequência. As setas devem apontar da tarefa anterior para a tarefa seguinte.
Ao lado de cada tarefa ou na seta, escreva a duração esperada. Cada atividade é representada por uma seta que aponta da tarefa de início para a tarefa final. Os nós representam o início e o fim da atividade.
4. Estime o tempo
Como você viu, o Diagrama PERT inclui estimativas de tempo. Então, o próximo passo é estimar a duração de cada atividade. Isso pode ser baseado em um histórico ou em estimativas feitas pelos seus especialistas internos ou externos.
Lembre-se que, no PERT, são feitas três estimativas de tempo: a otimista, a mais provável e a pessimista. Depois, finalmente, o tempo médio para cada tarefa é calculado com a fórmula que usa o valor do tempo otimista (o), mais provável (m) e pessimista (p):
Tempo médio = ( o + 4 * m + p)/6.
5. Identifique o caminho crítico
O caminho crítico é a sequência de tarefas necessárias, que acabam por determinar o tempo mínimo total do projeto. O tempo total é a soma dos tempos das tarefas que estão no caminho crítico. Se uma atividade no caminho crítico for atrasada, o projeto inteiro pode sofrer.
O Diagrama PERT não garante que o projeto será concluído no prazo, no entanto, pode ser útil para planejar e coordenar essas atividades, evitando atrasos.
6. Monitore o progresso das tarefas
O gerenciamento requer um acompanhamento regular. Use seu Diagrama PERT como uma ferramenta para acompanhar quais tarefas foram concluídas, estão em andamento e ainda precisam ser iniciadas. Aproveite a ajuda da tecnologia: ferramentas eficientes de gestão de projeto permitem esse monitoramento.
Organize reuniões de status regulares com a equipe, debata o progresso, permita que todos saibam o que está acontecendo e quais tarefas precisam ser priorizadas.
Quando usar o diagrama PERT?
O Diagrama PERT é uma ferramenta valiosa que pode ser usada em várias situações, desde projetos complexos, de grande escala e com muitas tarefas interdependentes, até projetos de curto prazo, ágeis e que requerem gerenciamento do tempo.
O diagrama permite visualizar a sequência de tarefas e como elas estão relacionadas, ajudando a gerenciar e planejar o projeto em qualquer cenário. Ele considera o melhor, mais provável e pior cenário para cada tarefa, fornecendo uma visão que se adequa a diversas situações.
O método também permite identificar os riscos associados, permitindo que você tome decisões mais informadas, saiba quais são as prioridades e lide com os parceiros e demais envolvidos.
Diferença entre o diagrama PERT e o diagrama de Gantt
Um gráfico de Gantt é uma ferramenta visual e muito útil que pode te ajudar a acompanhar o progresso das tarefas de forma intuitiva e visualizável. Os dois diagramas, tanto PERT quanto Gantt, são ferramentas de gerenciamento de projetos úteis para planejar, coordenar e programar tarefas.
Os métodos são diferentes em sua apresentação e no tipo de informação que oferecem. Como você viu, o Diagrama PERT é uma rede de tarefas com setas, onde cada seta representa uma tarefa e os nós representam marcos. Ele ajuda a estimar tempo, prioridades, sequências e caminhos críticos.
O Diagrama de Gantt é uma ferramenta gráfica que mostra a duração de cada tarefa ao longo do tempo. Ele apresenta todas as tarefas como barras horizontais contra uma escala de tempo, permitindo que você veja claramente quando cada tarefa começa e termina, e quais estão atrasadas.
Nesse caso, onde o eixo horizontal representa o tempo e o eixo vertical representa as tarefas. Ele mostra a duração, a relação entre elas e é muito útil para projetos estáveis.
Independentemente do diagrama escolhido, você precisa contar com atualizações regulares sobre o progresso de suas tarefas, além de canais de comunicação claros com a sua equipe.
O Zoho Projects pode te entregar essas funcionalidades!
Trata-se de uma plataforma para gestão de projetos que oferece uma série de recursos avançados, incluindo a capacidade de criar e usar gráficos de Gantt.
O gráfico de Gantt pode te ajudar a organizar e agendar tarefas, identificar o caminho crítico e visualizar as dependências em um projeto. Você irá visualizar todas as tarefas do projeto em uma linha do tempo, de forma fácil e intuitiva.
Você pode marcar uma tarefa como dependente de outra, destacar as prioridades, receber atualizações sobre o projeto em tempo real, verificar rapidamente o progresso, e facilmente alterar a duração e o cronograma das tarefas arrastando e soltando as barras no gráfico.
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