Ter uma comunicação eficaz em equipe é essencial dentro de uma organização, uma vez que melhora a produtividade, mantém as relações de trabalho sólidas e, consequentemente, melhora os resultados da sua empresa.
Por isso, aqui estão sete dicas para aumentar a produtividade de sua equipe por meio de uma comunicação eficaz.
1) Faça sua equipe se sentir confortável e incluída
Quer seja uma conversa individual ou uma reunião de equipe, deixar a outra parte confortável é o primeiro passo para ter uma conversa eficaz. Uma das melhores maneiras de criar um relacionamento é com conversas causais: falem sobre suas vidas e atividades diárias. Essa conexão pessoal não apenas abre portas para discussões saudáveis entre a equipe, mas também os torna mais propensos a ouvir o que você tem a dizer e dá-lhes confiança para apresentar sua opinião.
Em uma equipe, é muito importante que você dê aos seus colegas de trabalho espaço e conforto para abordá-lo. Isso é essencial porque, como uma equipe, quando vocês têm facilidade para entrar em contato uns com os outros, podem ter conversas e discussões construtivas sobre opiniões e ideias variadas.
Outra maneira de fazer os membros da sua equipe se sentirem incluídos é com gestos simples. Se uma nova pessoa chegar em sua equipe, dê as boas-vindas e inicie conversas por meio de ferramentas de comunicação, como o Cliq . Use a plataforma de chat para mais do que apenas conversas de trabalho: crie canais dedicados para compartilhar agradecimentos e comemorar vitórias.
2) Tenha discussões focadas para ser mais produtivo
Se você é um gerente ou líder de equipe, sabe como é importante manter a conversa da sua equipe nos trilhos. Embora conversas casuais sejam uma ótima opção para quebrar o gelo, todos devem estar atentos para não se empolgar - especialmente quando sua equipe está trabalhando remotamente, é melhor ter conversas concisas e objetivas para evitar bagunçar a agenda de todos. Quando você precisar comunicar novas informações sem uma reunião agendada, certifique-se de transmitir a sua mensagem de forma clara e eficiente para evitar ligações e checagens repetitivas. Uma boa ideia para uma comunicação eficiente é anotar os pontos principais e otimizar seus pensamentos antes de entrar em contato.
A comunicação eficaz é ainda mais importante ao trabalhar remotamente. Faça videochamadas semanais para discutir a produtividade de sua equipe e falar sobre maneiras de melhorá-la; ou crie grupos em ferramentas de chat, como o Zoho Cliq, para ter trocas de ideias constantes. Durante suas discussões, certifique-se de ouvir todos os pontos problemáticos da equipe e trabalhe nas mudanças necessárias.
3) Busque um resultado positivo em todas as conversas
Se a sua equipe compartilha do mesmo objetivo, é natural que todos concordem e discordem entre si para chegar em uma melhor abordagem ou solução possível. No entanto, às vezes, o processo de escolha da melhor ideia entre sugestões variadas pode levar a uma atmosfera competitiva e até mesmo a um conflito absoluto entre colegas de trabalho.
Por isso, aqui estão algumas sugestões sobre como manter suas emoções sob controle e evitar desentendimentos.
Pense em como você pode reagir para criar uma influência positiva em determinada situação
Evite fazer comentários negativos
Seja um ouvinte ávido e aprecie boas ideias
Quando tiver uma oportunidade, trabalhe em sua ideia e comunique de forma persuasiva seus pensamentos por meio de uma apresentação, por exemplo
4) Escolha o software de comunicação de sua equipe e use-o com sabedoria
Com a rápida evolução da tecnologia, a comunicação se tornou ainda mais ágil. A escolha de uma ferramenta que ajude a sua equipe a ter conversas organizadas e simplificadas é crucial para uma comunicação bem-sucedida.
Ao escolher o software de comunicação, certifique-se de que ele, antes de mais nada, permita que a sua equipe tenha conversas simplificadas e focadas. Recursos como habilidades de pesquisa fáceis de usar e automações simples e fáceis de criar também são uma vantagem. Uma boa ferramenta de comunicação deve ser intuitiva e permitir que você se comunique sem ter que alternar entre as guias para localizar o arquivo ou as informações relevantes. No Cliq, você pode acessar arquivos armazenados em aplicativos de terceiros a partir da janela de bate-papo com a ajuda de comandos simples. Isso ajuda você a se concentrar na tarefa em questão e economiza o seu tempo.
Se você é um gerente ou uma pessoa em uma posição de liderança, é muito importante manter sua equipe informada sobre as atualizações do projeto, prazos e quaisquer alterações. Uma maneira de comunicar essas mudanças é atualizá-las no calendário da equipe e definir lembretes para alertar sua equipe sobre as próximas reuniões.
5) Incentive a transparência
A transparência em sua equipe permite que você tenha uma compreensão geral de como e no que ela está trabalhando atualmente.
Digamos que a sua equipe atualize suas tarefas e pendências por meio de ferramentas de gerenciamento de projetos. Como gerente, essas ferramentas devem ajudá-lo a ter uma visão panorâmica de como seu projeto está indo e quem está trabalhando em quê. Quando você tem esses dados, é mais fácil atribuir ou dividir tarefas com base nas dependências e na carga de trabalho.
Em equipe, é sempre melhor ter conversas inclusivas. Se você estiver compartilhando informações, certifique-se de criar silos de informações. Mantenha o acesso às informações aberto a todos os membros da equipe, a menos que haja restrições de confidencialidade. Você também pode promover a transparência fazendo bom uso da ferramenta de comunicação de sua equipe. Crie canais para compartilhar informações gerais e eliminar ambiguidades. Mantenha sua equipe informada sobre sua disponibilidade atual, atualizando seu status.
6) Motive sua equipe
Se você está em um local de trabalho presencial ou remoto, é importante manter um ao outro motivado.
Tente reservar um tempo, pelo menos uma vez por mês, para reunir sua equipe em seu escritório, em uma videochamada ou em um grupo de conversa online para compartilhar sua gratidão por eles; reconhecer que todos desempenharam um papel importante nos sucessos recentes da empresa e motive-os a ultrapassarem os limites.
7) Abra as portas para feedback
O feedback é uma ferramenta poderosa, mas use-o com atenção. Seu feedback construtivo, muitas vezes, pode ser mal interpretado dependendo do tom de entrega. Portanto, comunique com cuidado! Seja específico em seus comentários para ajudar a pessoa a quem você está dando feedback a analisar e compreender melhor sua perspectiva. Sempre tente terminar com uma nota positiva para tranquilizar o ouvinte de que você acha que ele é capaz de melhorar.
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