Como lo demostró la crisis derivada del de COVID-19, la digitalización de las empresas, más que una opción, es una obligación para poder sobrevivir en el competitivo mundo de los negocios.
Por supuesto, existen muchos desafíos que las PyMEs deben superar para poder pasar del papel a lo digital. En esta nota le compartirnos los retos más comunes a los que se enfrentan los pequeños negocios y le damos 5 claves para que comience a planear la digitalización de su empresa.
Los retos de la digitalización en América Latina
De acuerdo con el estudio Transformación Digital en Pequeños Negocios 2020, hay tres principales desafíos para las PyMEs:
Falta de habilidades digitales.
Resistencia cultural al cambio.
Falta de presupuesto y compromiso para el cambio.
Estos desafíos se muestran de manera más marcada en Latinoamérica, donde el 54% de los pequeños negocios llevan a cabo sus procesos de manera manual. Mientras que, en América del Norte y Europa, solo el 6% y 9% de las empresas está en esta situación.
Si bien queda claro que aún hay muchos esfuerzos que hacer en los países latinos, podemos comenzar por establecer un mapa de 5 pasos para comenzar el proceso de digitalización.
¿Cómo digitalizar mi PyME ? 5 pasos para comenzar
1. Conozca su estado actual
El primer paso es conocer el punto de partida. De acuerdo al estudio ya mencionado, existen cuatro grandes etapas de madurez digital:
Indiferencia digital: no existe un plan de digitalización, la mayoría de los procesos de hacen de manera manual, existe una falta de habilidades digitales, el uso de tecnología se centra en hojas de cálculo.
Observador digital: Se comienza a crear un plan digital, procesos no automatizados, se usa software en la nube y se invierte en habilidades digitales.
Contendiente digital: Existe una estrategia digital a corto plazo y un mapa para digitalizarse, los procesos más importantes están automatizados, se continúa invirtiendo en el desarrollo de habilidades digitales.
Nativo Digital: Existe una estrategia de innovación digital y se busca transformar el mercado, todos los procesos se encuentran automatizados, amplia adopción de servicios en la nube y aplicaciones de analítica. Los colaboradores cuentan con las habilidades digitales necesarias y son un diferenciador importante de la competencia.
2. Establezca prioridades
Una vez conozca el estado actual de su negocio, es hora de hacer un plan para digitalizar la empresa.
Comience preguntándose: ¿Qué procesos son más relevantes para el negocio? ¿Qué cambios tendrán mayor impacto? De esta manera podrá crear una lista de los procesos prioritarios que debe digitalizar.
Por ejemplo, si su negocio se dedica a la venta de productos, algunos de sus procesos clave podrían ser: control de inventarios, promoción de productos, administración de canales de venta, etc.
Posteriormente elija la prioridad que crea que tendrá un mayor impacto en su negocio y enfóquese al 100% en ella. No es recomendable enfocarse en más de uno o dos procesos, pues tratar de digitalizar demasiadas áreas a la vez puede resultar complicado e ineficiente, además de evitarle obtener los resultados esperados. En cuanto acabe con un proceso puede iniciar con el siguiente de su lista.
3. Compare opciones
Si ya tiene claro en qué enfocarse, busque distintas aplicaciones que puedan hacer lo que necesita y compare a detalle sus funcionalidades y sus costos.
Haga una lista de las funcionalidades que le gustaría tener y presupueste cuanto es el máximo que puede gastar mes a mes en una herramienta de ese tipo. Considere si debe hacer gastos adicionales en equipos de cómputo o en servicios, como un paquete de internet, para hacer uso de las distintas herramientas digitales.
No se olvide de solicitar un demo de la aplicación. De esta manera podrá ver cómo funciona y estará mucho más seguro de si es la solución ideal para sus necesidades.
4. Invierta en capacitación
Este paso es uno de los más importantes, pues si usted y su personal no dominan las herramientas digitales, los esfuerzos hechos hasta el momento se vendrán abajo.
Haga un análisis de las necesidades que tienen los miembros de su equipo. Si bien habrá algunos que estén familiarizados con las herramientas digitales, también habrá otros que necesiten entrenamiento más básico o más detallado.
Además de capacitar a todos en el uso de las herramientas digitales, es necesario atacar otro de los problemas comunes: la resistencia al cambio. Haga partícipe a su equipo del proceso de digitalización desde un comienzo. Incluya sesiones donde se dé a entender claramente cómo se benefician de usar nuevas tecnologías (trabajo más simple, menos tiempo en tareas redundantes, etc) y escuche sus preocupaciones y retroalimentación. Esto facilitará el proceso.
Si se decide a digitalizarse con las aplicaciones de Zoho, tendrá disponible nuestro centro de ayuda, así como los webinars semanales, donde mostramos cómo usar nuestras soluciones. Adicionalmente, ofrecemos capacitación a bajo costo para asegurar que su equipo tenga todo claro desde el comienzo.
5. Escale en función de sus necesidades
La mejor parte de digitalizar su pequeño negocio es que no tiene que suceder todo de una sola vez. Ya que haya dado los primeros pasos, continúe priorizando los procesos de acuerdo a su importancia y actualice sus planes conforme vayan surgiendo nuevas necesidades.
Dé el primer paso para digitalizar su empresa
Traer las nuevas tecnologías a su PyME puede parecer complicado, pero si es paciente y se apega a un plan, puede lograrlo. Esperamos que esta pequeña guía le sea de ayuda para digitalizar su empresa.
Si ya ha comenzado a crear su plan de digitalización, conozca nuestras aplicaciones. Estamos seguros que le serán de utilidad.
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