الاستفادة القصوى من التعاون الخارجي في Zoho Cliq

لا تقتصر عملية التواصل على الزملاء في العمل فقط، ففي غالب الأوقات، يُطلب من الموظفين التواصل مع أشخاص خارج الشركة كالبائعين، وشركات التسويق، والشركاء، والمتعاقدين، وغيرهم. حيث يشكل هذا جانبًا مهمًا من التواصل التجاري، ومع الحاجة للتواصل مع جهات الطرف الثالث؛ تأتي الحاجة لاستخدام أدوات مخصصة تضع مسافة بين التواصل الداخلي والخارجي وتبقيهما بأمان. كما يساعد في إبقاء أصول شركتك آمنة بشكل مثالي، دون إعطاء الجهات الخارجية وصولًا إلى المعلومات الداخلية بشكل كامل.

تُقدم بعض أدوات التواصل الداخلي خياراً لأداة التعاون الخارجي كإضافة مستقلة، وفي أحيان أخرى قد تقوم بشراء أدوات مخصصة للتواصل الخارجي بمبلغ عالٍ جدًا لمجرد التواصل مع أصحاب الشأن خارج الشركة. وفي حين أن الخيارين يبدوان متاحين، بناءً على ما تبحث عنه، فإن تَوفّر أداة إضافية للتواصل الخارجي داخل أداة التواصل الداخلي سيسهّل الأمر لك للتنقل دون تغيير الصفحات وبسعر معقول.

ما يجب عليك أخذه بالاعتبار في برنامج التعاون الخارجي

ربما يجب عليك أخذ عدة أشياء بالاعتبار عند اختيارك برنامجًا للتعاون الخارجي لشركتك.

الأمان

أول ما عليك الاهتمام به عند بحثك عن برنامج للتعاون الخارجيهو خاصية الأمان، حيث يعطيك المرونة في التواصل مع أي شخص، وفي نفس الوقت يسمح لك بضمان بقاء معلومات الشركة بأمان وبعيدة عن محادثاتك مع جهات الاتصال الخارجية بحيث لا يسمح لهم بأي وصول للمعلومات الداخلية.

التحكم بصلاحية الوصول

من المهم جدًا التحقق من مستوى صلاحية الوصول لجهات الاتصال الخارجية عند تعاونك معهم، حيث يجب أن يوفر لك البرنامج الصحيح امكانية التحكم بصلاحية الوصول ليمكّنك من أداء عملية التقييد بناءً على احتياجاتك وحماية المعلومات.

عملية الإعداد

كلما كانت عملية الإعداد أسهل، نتج عنها تجربة أفضل، وسيساعد تبسيط عملية الإعداد على اعتياد استخدام هذه الأداة بسهولة من قبل البائعين، وموظفي الخطوط الأمامية، والوكالات. كما توفّر بعض الأدوات الأخرى امكانية التسجيل باستخدام رقم الجوال دون الحاجة لإدخال البريد الالكتروني، ودون الحاجة لإكمال عملية الإعداد برمّتها.

سهولة التعاون

تأكد من أن البرنامج الذي تستخدمه يقدم لك الأدوات التي تحتاجها لإتمام العمل من أجل التعاون مع اصحاب الشأن خارج الشركة، حيث تبحث الشركات في الغالب عن المحادثات الفردية، والمجموعات أو القنوات، والاجتماعات الصوتية والمرئية، ومشاركة الملفات للتعاون، كما يجب أن تسمح الواجهة للمستخدمين بالاعتياد على الأداة منذ البداية.

التكامل

يجب أن تسمح لك أداة التعاون التي تستخدمها بتبادل الرسائل والملفات. ومن خلال التكامل، يمكنك إيجاد طريقة أخرى بالكامل للتعاون، وذلك عن طريق جلب البيانات من تطبيقات أخرى داخل أداة التعاون الخارجي التي تستخدمها وإدارتها في المكان نفسه، كما سيساعدك هذا على جعل الأنشطة في التطبيقات أكثر سلاسة.

استغل ميزات أدوات Zoho Cliq  للتعاون الخارجي

فضلاً عن أنه قد تم تصميم Zoho Cliq للتواصل الداخلي، فهو يوفر للمستخدمين أيضًا خيارات للاتصال مع جهات الاتصال الخارجية، وإذا كنت تبحث عن التعاون مع أشخاص من خارج الشركة بطريقة آمنة، فعليك اختيار أفضل حل ليناسب احتياجات شركتك.

محادثة الضيف

تسمح هذه الميزة بإضافة ضيف كجهة اتصال خارجية الى حساب Cliq المخصص لشركتك، كما يمكنك الاتصال مع الضيف من خلال الرسائل المباشرة، وإرسال الملفات في المحادثة، والاتصال دون الحاجة لمغادرة حساب Cliq لشركتك.

محادثة الضيف هي أفضل طريقة عندما تريد التواصل مع شخص ما في محادثة فردية دون إدخالهم إلى شركتك. لنفترض بأنك مؤخرًا قد وظفت متدربًا لديك، وهذا المتدرب ليس موظفاً مثبّتاً ضمن جدول رواتبك، فهذا لا يمنعك من العمل معه يوميًا، كما يمكنك أيضاً دعوة جهة الاتصال الخارجية لاستخدام محادثة الضيف للتواصل معه كل يوم، ويمكنك أيضًا مشاركة الأفكار، والاطّلاع على تقدمها، والعصف الذهني، والعمل معًا من خلال محادثة الضيف. وإذا اردت التحدث مع أكثر من شخص في نفس المحادثة، فيمكنك إنشاء مجموعة للضيوف والتعاون معًا.

القنوات الخارجية

القنوات الخارجية هي مساحات تشاركية متوفرة في حال اردت جمع عدة أشخاص من شركتين مختلفتين في نفس المكان، مع مرونة إضافية للتعاون. كما يمكن للمديرين إنشاء القنوات، وإضافة المستخدمين من شركتك، ودعوة الأعضاء من خارج شركتك لنفس القناة الخارجية، والتحكم بالاذونات للأعضاء على حسب الحاجة، كما يساعدك استخدام القنوات الخارجية على إرسال وقراءة الرسائل، ومشاركة الملفات، وتنظيم الاجتماعات الافتراضية، ووضع قيود على الأعضاء. فيمكنك على سبيل المثال إنشاء قناة خارجية ودعوة الأشخاص من شركات أخرى إذا كان فريقك يعمل مع أحد الشركات على مشروع ما، حيث يمكن لكلا الفريقين التواصل والعمل معًا باستخدام القنوات الخارجية.

من أحد القيود التي قد تواجهك بالنسبة للضيوف والقنوات الخارجية، هو أن التواصل يتم من حساب شركتك، حيث ستكون التنبيهات مرتبطة به و لن يتم فصل المحادثات عنه، ويمكن لهذا أن يشكّل عقبة لبعض الشركات التي لديها بيانات ذات حساسية عالية.

الشبكات

يمكنك إنشاء مساحات مخصصة مع الشبكات في Zoho Cliq من أجل التعاون مع عدد من أصحاب الشأن، مثل حساب شركتك، كما يمكنك إنشاء شبكات منفصلة لأسباب مخصصة مثل التعاون مع الشركاء، والعمل على مشاريع مع وكالات التسويق، أو المحافظة على تواصل المعلمين والآباء في المؤسسات التعليمية، ويمكنك أيضًا فصل شركتك والاتصالات الخارجية، والمحافظة على المساحات المختلفة دون أي تداخل في المعلومات.

تعد الشبكات أكثر تنظيمًا وأمانًا للاتصال الخارجي، وهي مفيدة أيضًا في حال اردت منصة تعاون طويل المدى دون الحاجة إلى قطع الاتصال بين الفيّنة والأخرى، كما أنها تُقدَّم كإضافة مدفوعة لمستخدمي Cliq ذوي الباقة المدفوعة، حيث يمكنك تصفحها دون الحاجة إلى تسجيل الدخول من حساب مختلف.

يمكنك إنشاء قنوات متعددة ضمن شبكة واحدة، واستضافة اجتماعات على الانترنت، والمشاركة في محادثات فردية مع كل فرد في الشبكة، والاستفادة القصوى من التعاون الخارجي، كما يمكنك أيضًا تطوير تطبيقات مخصصة لتناسب سير العمل من أجل جلب بيانات الطرف الثالث داخل Zoho Cliq وإدارتها من خلال واجهة واحدة.

والأفضل من ذلك كله، يمكنك تثبيت ملحقنا الجاهز للاستخدام من Zoho Marketplace لتعزيز الإنتاجية، ومع هذا الملحق، يمكنك الوصول للملفات من جوجل درايف، ومراقبة مشاريعك على أسانا، وحل المشاكل على زينديسك، والعديد من الميزات الأخرى من خلال Zoho Cliq.

لمعرفة المزيد عن الشبكات والملحقات التعاونية الأخرى في Zoho Cliq، زر ملف المقارنة الشاملة.