Cách viết email hiệu quả

Mặc dù có nhiều cách thức trao đổi, email vẫn được coi là phương thức giao tiếp chính thức và đáng tin cậy nhất. Không giống như các nền tảng mạng xã hội hoặc ứng dụng chat, email mang tính phổ quát. Điều này làm cho email trở thành một trong những công cụ giao tiếp được ưu tiên nhất cho công việc. Với ngày càng có nhiều tổ chức thích nghi với mô hình làm việc kết hợp, đó là một số nhân viên làm việc từ các văn phòng từ xa phân tán và một số nhân viên làm việc tại nhà, các cuộc hội thoại qua email tăng lên gấp nhiều lần. Trong khi chat, nhận xét trong phần mềm cộng tác nhóm có thể khá trực diện và có phần hơi thân mật, email doanh nghiệp vẫn được coi là chính thức và trau chuốt. Đây là một trong những phương thức giao tiếp không đồng bộ quan trọng nhất. Người nhận có thể nhận email, đọc email, hiểu rồi trả lời email.

​
Một email được soạn thảo tốt với cấu trúc gọn gàng cung cấp cho người đọc hiểu về thông tin bạn đang cố gắng truyền đạt và các chi tiết mà họ cần phản hồi. Mặc dù viết email là một nghệ thuật nhưng có thể được hoàn thiện nhờ thực hành. Một số phương pháp tốt nhất để soạn thảo email hoàn hảo - một email mà người nhận không thể bỏ lỡ - được liệt kê dưới đây:

1. Sử dụng địa chỉ email công việc
2. Có tiêu đề đơn giản và rõ ràng
3. Bắt đầu với lời chào tích cực
4. Nêu rõ bối cảnh
5. Đưa ra mục đích mấu chốt
6. Đề cập đến CTA
7. Thêm lời kết
8. Sử dụng chữ ký chuyên nghiệp
9. Chạy kiểm tra chính tả/ ngữ pháp/ kiểm thử bình thường
10. Sử dụng CC/ Bcc một cách thông minh
11. Định dạng email nhất quán
12. Lên lịch gửi email
13. Thiết lập lời nhắc để theo dõi

1. Sử dụng địa chỉ email công việc

Hãy tưởng tượng rằng bạn là nhà quản lý tuyển dụng và bạn nhận được hai email sau đây -

Từ: cute_dog_lover@hmail.com &

Từ: email_sebastian@hmail.com

Bạn có nhiều khả năng mở và đọc email nào hơn và bạn sẽ cân nhắc tuyển dụng người nào? Rõ ràng là người thứ hai, cho rằng tất cả các thông số khác đều giống nhau. Đảm bảo rằng bạn gửi email không mang tính cá nhân từ một địa chỉ email công việc. Cho dù bạn đang ứng tuyển vị trí mới hay chỉ liên hệ với đội ngũ hỗ trợ để được giải đáp thắc mắc, địa chỉ email bạn sử dụng sẽ giúp bạn có được lòng tin của người nhận mới.

Chúng tôi khuyến khích bạn nên dùng địa chỉ email dựa trên tên miền tùy chỉnh khi gửi trao đổi chính thức hoặc gửi email đến các liên hệ công việc của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn không có địa chỉ email dựa trên tên miền, hãy đảm bảo rằng địa chỉ email của bạn chuyên nghiệp, với tên của bạn hoặc với tên doanh nghiệp của bạn.

2. Có tiêu đề đơn giản và rõ ràng

Tiêu đề email là nội dung đầu tiên mà mọi người đọc (thấy?) trong bất kỳ email nào và thường là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến việc người nhận mở và đọc email. Dù nói gì thì đa số người đọc đều “đánh giá” email qua dòng “Tiêu đề”.

Trên thực tế, rất nhiều người nhận quyết định có mở email hay không, dựa trên tiêu đề này - khi họ nhận được email từ những người không có trong danh sách liên hệ hoặc người lạ. Đó là nội dung chính xác nhất của email và hầu hết các mối quan hệ kinh doanh đều bắt đầu với các dòng tiêu đề tuyệt vời. Dòng tiêu đề của bạn phải là tóm tắt nhỏ cho email và cũng có thể đặt kỳ vọng về lời kêu gọi hành động cần thiết từ email. Tóm lại, tiêu đề của bạn sẽ có thể thu hút sự chú ý của người nhận, đủ để nhấp vào email và đọc nó.

Ví dụ:

Tiêu đề: Báo cáo doanh thu hàng quý | Bao gồm phân tích

Tiêu đề: Cuộc họp của chúng ta @ <event> | Hãy cập nhật thông tin!

Chủ ĐỀ: Yêu cầu bạn có mặt tại <event>

3. Bắt đầu với lời chào tích cực

Bắt đầu email với một ghi chú tích cực. Đưa ra lời chào liên quan cho người nhận, dựa trên khu vực của họ, thời gian trong năm họ nhận được email này hoặc chỉ đơn giản là “Xin gửi lời chào tốt lành từ...”.

Khi email chuyển thành chuỗi email hoặc hội thoại có nhiều trả lời qua lại, bạn có thể bỏ lời chào. Tuy nhiên, khi bạn gửi email cho ai đó lần đầu tiên, lời chào sẽ mang lại cảm giác tích cực cho người đọc và bạn có thể yên tâm về phản hồi với giọng điệu tích cực.

Ví dụ:

Cảm ơn vì những thông tin chuyên sâu giá trị về <discussion topic> tại <event name>

Rất vui được gặp bạn tại <>.

4. Nêu rõ bối cảnh

Nếu bạn đang gửi email cho ai đó lần đầu tiên, hãy giới thiệu bản thân và nêu rõ bối cảnh trong email. Bạn cần nêu rõ cách bạn biết người nhận và lý do bạn gửi email cho người đó. Ví dụ, khi bạn đang gửi email cho người mà bạn đã gặp tại một sự kiện hoặc gửi email cho một liên hệ do một người bạn giới thiệu, hãy nhớ đề cập tên sự kiện hoặc tên người bạn cùng với các chi tiết về cách bạn biết người nhận.

Ví dụ:

Thật tuyệt vời khi thảo luận với bạn về <>.

Tôi đang gửi email cho bạn để thảo luận tiếp về <>.

Tôi đang liên hệ với bạn về <>.

5. Đưa ra mục đích mấu chốt

Đây là phần chính của email mà bạn đề cập đến nội dung cốt lõi hoặc mục đích của email. Hãy đảm bảo rằng bạn viết nội dung email cốt lõi bằng câu ngắn rõ ràng. Tránh dùng thuật ngữ không mong muốn, hoặc các thuật ngữ kỹ thuật/chuyên ngành cụ thể quá mức trong email đầu tiên, khi bạn không chắc chắn về kiến thức của người nhận trong các lĩnh vực đó. Nếu bạn đang tiếp cận, dựa trên tìm hiểu hoặc nếu ai đó đã đề xuất liên hệ này, hãy đảm bảo rằng bạn đề xuất thông tin đó trong email. Điều này sẽ giúp người đọc hiểu ngữ cảnh của email tốt hơn. Nếu bạn có nhiều điều muốn nói, tốt hơn là bạn nên thông báo các mục chính và quan trọng trong email đầu tiên và giữ phần còn lại về sau.

Email quá dài có thể bị bỏ qua và bạn có thể không nhận được phản hồi cần thiết từ người khác.

6. Đề cập đến CTA

Mỗi email về cơ bản là một danh sách nhiệm vụ cho một ai đó. Email dự kiến phản hồi với một số chi tiết hoặc hành động từ người nhận. Trong một số trường hợp, người nhận có thể phải kết nối bạn với người có thể hành động theo email. Trong bất kỳ trường hợp nào, hãy đề cập rõ ràng hành động mong muốn nhận từ người nhận trong email. Phần này sẽ ngay sau phần email cốt lõi mà bạn nêu rõ mục đích của email.

Ví dụ:

Trả lời email với các chi tiết sau đây.

Chúng ta có thể gặp nhau để uống cà phê và thảo luận thêm.

Cho tôi biết thời gian và chi tiết liên hệ phù hợp để lên lịch cuộc gọi liên quan đến vấn đề này.

7. Thêm lời kết

Ngoài CTA, hãy thêm lời kết để tạo sự hoàn thiện cho email của bạn. Sử dụng các câu đơn giản như trong mẫu dưới đây mà không quá mang cảm giác áp đặt.

Ví dụ:

“Đang chờ phản hồi tích cực của anh/chị để tiếp tục tiến hành”.

“Mong được làm việc với anh/chị về vấn đề này”.

“Anh/chị có thể gọi cho tôi theo số ###### nếu cần thêm chi tiết”.

8. Sử dụng chữ ký chuyên nghiệp

Đừng quên thêm chữ ký chuyên nghiệp vào cuối email của bạn. Chữ ký của bạn giúp bạn thiết lập tính xác thực, vai trò, thương hiệu của mình cùng với thông tin liên hệ cần thiết.

Khi bạn gửi email cho ai đó lần đầu tiên, hãy dùng chữ ký email nêu rõ tên đầy đủ, vai trò và công ty hoặc thương hiệu mà bạn có liên kết. Ngoài ra, bạn có thể đưa vào website của công ty và các liên kết đến tên người dùng mạng xã hội. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn sử dụng chữ ký đơn giản khi email chuyển thành hội thoại dài - hoặc cấu hình chữ ký đơn giản hơn cho thư trả lời/chuyển tiếp.

Kết email bằng “Thân mến” hoặc “Trân trọng”

Nếu bạn đang gửi email nội bộ, bạn có thể đưa vào bộ phận và vai trò của mình, nhưng bỏ qua phần website công ty và tên người dùng mạng xã hội. Bạn có thể lưu 2 hoặc 3 mẫu chữ ký và đưa vào các mẫu liên quan trong email mà bạn gửi.

Ví dụ:

Trân trọng,
Rebecca Thomson,
Giám đốc Tiếp thị,
Zylker Inc.

 

Thân mến,
Rebecca Thomson
ĐT: +1 234 234 2345 
Email: rebecca@zylker.com
Website: www.zylker.com

9. Chạy kiểm tra chính tả/ ngữ pháp/ kiểm thử bình thường

Sau khi bạn đã viết xong email, hãy đọc lại email từ góc nhìn của người nhận và đảm bảo rằng thông tin trong email hợp lý. Thêm tập tin đính kèm, nếu cần. Dùng kiểm tra chính tả/ ngữ pháp để kiểm tra nhanh chính tả/ ngữ pháp/ kiểu câu. Bạn có thể ngạc nhiên về việc ngay cả các chuyên gia cũng được hưởng lợi từ kiểm tra chính tả và kiểm thử bình thường trong email của họ. Đảm bảo rằng bạn phát hiện ra lỗi do các từ thường bị nhầm lẫn, điều này cũng có thể gây ra các lỗi xấu hổ trong email. 

10. Sử dụng CC/ Bcc một cách thông minh

Bạn có thể đưa vào các liên hệ liên quan khác trong CC/ Bcc của email để họ tham gia cuộc trò chuyện. Ví dụ, khi bạn gửi email cho một người nào đó, người đã được một người bạn chung khác giới thiệu, bạn nên đưa người bạn chung đó vào phần cc của email, cảm ơn người đó đã giới thiệu và tiếp tục email.

Nói chung, việc Bcc cho ai đó mà người nhận thực sự không biết không phải là một cách hay trừ khi bạn cho rằng các cuộc trò chuyện trong tương lai không liên quan đến họ. Trong một số trường hợp, bạn có thể cần thêm địa chỉ email tuân thủ trong Bcc để lưu trữ riêng email.

11. Định dạng email nhất quán

Email có định dạng kém không chỉ làm người gửi có ấn tượng xấu mà còn ảnh hưởng đến khả năng đọc email. Đảm bảo email của bạn có kiểu phông chữ và nhóm phông chữ nhất quán. Sử dụng phông chữ “chuyên nghiệp” và “dễ đọc” cho email của bạn. Bạn có thể sử dụng định dạng “In đậm” hoặc “Gạch chân” để làm nổi bật các phần nội dung của email. Hầu hết các dịch vụ email cung cấp “Trình soạn thảo văn bản đa dạng thức” với nhiều tùy chọn định dạng. Trong một số trường hợp, việc sử dụng bảng trong email có thể giúp giảm bớt nhiều nội dung cồng kềnh không mong muốn trong email. 

Đảm bảo rằng bạn có thể chọn “cài đặt sẵn” nhóm phông chữ và cỡ chữ mặc định, phù hợp với cài đặt chữ ký của bạn. Bằng cách này, bạn có thể yên tâm rằng email của bạn được định dạng gọn gàng và trình bày cho người nhận.

12. Lên lịch gửi email

Nếu bạn là cú đêm hoặc làm việc với mọi người qua nhiều múi giờ, tính năng lên lịch trong email của bạn sẽ đảm bảo email của bạn đến được người nhận đúng thời điểm và thu hút sự chú ý của họ. Mặc dù mọi người thức dậy với hàng loạt email nhưng mục đích chủ yếu là để lướt xem có điều gì khẩn cấp hoặc quá quan trọng đang chờ đợi họ hay không. Hầu hết mọi người chỉ trả lời email sau đó khi họ đến bàn làm việc. Do đó, lên lịch gửi email để tiếp cận với người nhận trong giờ làm việc cao điểm sẽ tăng khả năng họ phản hồi ngay lập tức. 

Hãy làm chút bài tập về nhà để kiểm tra múi giờ của người nhận và lên lịch gửi email vào đúng thời điểm, phù hợp với địa điểm và múi giờ của người nhận.

13. Thiết lập lời nhắc để theo dõi

Ngay cả sau khi làm việc chăm chỉ, người nhận vẫn có thể đọc email và bỏ lỡ hoặc đôi khi thậm chí không đọc email của bạn. Vì vậy, hãy thiết lập lời nhắc cho email để thông báo cho bạn khi không có phản hồi từ người nhận trong vòng một hoặc hai ngày kể từ khi gửi email.

Một email theo dõi xác thực, nhắc nhở người nhận đôi khi có thể có tác dụng kỳ diệu. Rất nhiều người bỏ lỡ email đầu tiên hoặc cố tình bỏ qua, thường trả lời email theo dõi trong cùng một hội thoại thay vì email mới trong cùng chủ đề. Email theo dõi có thể đơn giản và trực diện. 

Ví dụ:

Xin chào!

Bạn có thể dành chút thời gian xem lại email trước đó của tôi không? Vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin để tiếp tục việc này.

Giao tiếp qua email là điều cần thiết để thiết lập các liên hệ và xây dựng mối quan hệ. Việc viết email có thể dễ dàng khi bạn đảm bảo giữ email đơn giản, trực diện và tuân thủ các quy tắc nghi thức trong email.