Email (thư điện tử)
Email là gì?
Email hay thư điện tử là phương thức gửi thư/email được lưu trên máy tính/thiết bị di động từ một người dùng đến một hoặc nhiều người dùng qua Internet. Email di chuyển qua các múi giờ khác nhau chỉ trong tích tắc và do đó được coi là phương thức liên lạc hiệu quả cho cả mục đích cá nhân và nghề nghiệp.
Lịch sử của email
Thư điện tử đã được sử dụng khá lâu trước khi Internet ra đời. Vào những ngày đầu (từ năm 1965), một chương trình máy tính có tên MAILBOX đã được sử dụng để chia sẻ thư ở dạng điện tử. Một máy tính được nhiều người dùng sử dụng để gửi và đọc email.
Năm 1969, ARPANET (Mạng lưới cơ quan dự án nghiên cứu nâng cao) được triển khai để chia sẻ thư điện tử bằng cách sử dụng một mạng chung kết nối nhiều máy tính giữa các phòng ban khác nhau.
Sau đó vào năm 1971, Ray Tomlinson đã xác định được cách gửi thư giữa những người dùng trên các máy chủ khác nhau bằng ký hiệu @ cho máy chủ đích. Tuy nhiên, đây vẫn là một tổ chức sử dụng mạng chung.
Đến một lúc, các tổ chức muốn liên lạc với mọi người trên một mạng khác. Nhu cầu liên lạc giữa tổ chức này với tổ chức khác đã dẫn đến việc phát minh ra Internet.
Bạn cần gì để gửi/nhận email?
Để gửi email, tất cả những gì bạn cần là địa chỉ email hợp lệ, máy tính hoặc thiết bị di động, kết nối Internet hoạt động và địa chỉ email đích.
Địa chỉ email là gì?
Địa chỉ email thường là tên người dùng hoặc tổ hợp số và chữ cái được sử dụng để xác định tài khoản email. Một địa chỉ email chỉ có thể gán cho một người dùng. Mỗi địa chỉ email đều có 3 phần: phần cục bộ, ký hiệu @ và tên miền.
Ví dụ: trong địa chỉ email user@domain.com, user là phần cục bộ và domain.com là tên miền.
Các loại địa chỉ email
Email có thể được sử dụng cho mục đích cá nhân và công việc và địa chỉ email sẽ thay đổi tùy theo cách sử dụng. Địa chỉ email công việc có thể thuộc hai loại khác nhau:
- Địa chỉ email người dùng - Đây là địa chỉ email của người dùng/thành viên trong tổ chức của bạn. Ví dụ: user@domainname.com.
- Địa chỉ email nhóm - Đây là địa chỉ email chung mà nhiều thành viên trong tổ chức của bạn dùng chung. Ví dụ: nhóm tiếp thị của một tổ chức có thể gồm nhiều người dùng và bạn có thể gửi email đến cả nhóm bằng cách tạo địa chỉ email nhóm chẳng hạn như marketing@domainname.com.
Bạn có thể tạo tài khoản email dễ dàng bằng cách đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ email chuyên cung cấp cả dịch vụ email cá nhân và công việc. Tuy nhiên, để thiết lập tài khoản email công việc cho tổ chức của mình bạn nên mua tên miền và sau đó kích hoạt dịch vụ lưu trữ email cho tên miền đó.
Máy chủ email là ai?
Máy chủ email là một cá nhân hoặc công ty thiết lập tài khoản email của tổ chức bạn với tên miền tùy chỉnh của bạn. Máy chủ email tạo tài khoản người dùng của toàn bộ tổ chức bằng địa chỉ email tùy chỉnh dựa trên tên miền của bạn và cấu hình chính sách email của tổ chức. Dưới đây là một ví dụ về máy chủ email:
Giả sử Rebecca điều hành một doanh nghiệp và có tên miền Zylker.com. Cô lưu trữ tên miền của tổ chức bằng Zoho Mail và tạo địa chỉ email tùy chỉnh như rebecca@zylker.com. Trong trường hợp này, Rebecca là Quản trị viên cấp cao và Zoho Mail là máy chủ email cho tổ chức của cô ấy.
Email có công dụng gì?
Người dùng cá nhân gửi email để chia sẻ thông điệp với bạn bè và gia đình, trong khi các tổ chức sử dụng email vì nhiều lý do. Các thành viên của tổ chức gửi email trong nội bộ nhóm của họ hoặc với khách hàng để chia sẻ và thảo luận về các khía cạnh khác nhau trong công việc hàng ngày. Bất kể là chia sẻ bản cập nhật sản phẩm mới nhất hay gửi email chào mừng, thư viết tay sẽ rất phiền hà và tốn thời gian. Đây là công dụng thực sự của email doanh nghiệp. Email có thể gửi nhanh như chớp và do đó là phương thức liên lạc hiệu quả nhất từ một người đến nhiều người nhận trên toàn cầu. Thông thường, các doanh nghiệp gửi email hàng loạt cho khách hàng của họ. Sau đây là một số email hàng loạt mà các doanh nghiệp gửi:
- Email giới thiệu - gửi đến các cá nhân hoặc tổ chức mới làm quen với tổ chức/sản phẩm.
- Bản tin - email định kỳ được gửi đến danh sách người dùng đã đăng ký nhận thông tin về sản phẩm/dịch vụ.
- Email quảng cáo - thường được gửi đến khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng hiện tại để thông báo về các ưu đãi.
- Email giao dịch - email liên quan đến giao dịch mua do người dùng thực hiện, chẳng hạn như hóa đơn cho các giao dịch do họ thực hiện.
Các thành phần của một email
Một email bao gồm các thành phần dưới đây:
- Phong bì thư - Phong bì thư hay còn gọi là siêu dữ liệu email, chứa các chi tiết cần thiết cho hoạt động giao tiếp giữa máy chủ gửi và máy chủ nhận. Ở đây chứa địa chỉ email của người gửi và người nhận để máy chủ thư quyết định cần gửi email đến đâu.
Tiêu đề thư - Tiêu đề của email chứa thông tin quan trọng về người gửi và người nhận. Các thông tin phổ biến nhất có trong tiêu đề email được trình bày trong bảng sau:
Trường thông tin Mô tả Tiêu đề Cho phép nắm bắt tổng quan nội dung email. Từ Hiển thị địa chỉ email của người gửi. Đến Hiển thị địa chỉ email của người nhận. Ngày và giờ Ngày và giờ nhận email theo múi giờ của người nhận. Người nhận Hiển thị tên người nhận. Địa chỉ trả lời Khi người nhận nhấp vào nút Trả lời trong email đã nhận, trường Đến sẽ tự động được điền dựa trên ID email có sẵn trong trường Địa chỉ trả lời. Đồng gửi (Cc) Trường này được sử dụng bất cứ khi nào người gửi muốn gửi bản sao của email cho người dùng khác. Bản sao kín (Bcc) Địa chỉ email được nhập vào trường Bcc sẽ không hiển thị cho những người dùng đã được thêm vào trường Đến và Cc. Tập tin đính kèm Chứa các tập tin mà người gửi đính kèm để bổ trợ cho nội dung email. - Nội dung thư - Có thể xem nội dung thực tế của email trong nội dung thư. Trong đó có thể bao gồm văn bản, hình ảnh hoặc video. Dựa trên ứng dụng email, nội dung email có thể là văn bản thuần hoặc HTML (Ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản). Chữ ký và tuyên bố từ chối trách nhiệm của tổ chức có thể được đưa vào phần chân trang của nội dung email dựa theo chính sách email.
Email hoạt động như thế nào?
Là người dùng cuối, tất cả những gì chúng ta biết là một cá nhân soạn thư, nhập địa chỉ email của người nhận vào trường Đến và sau đó nhấp vào nút Gửi thư. Người nhận có thể thấy họ đã nhận được email trong hộp thư đến của mình. Tuy nhiên, sau hậu trường, có nhiều bước trong quá trình gửi một email:
- Một người dùng gửi email.
- Máy chủ SMTP thư đi xác nhận tính xác thực của người gửi.
- Máy chủ SMTP kiểm tra chi tiết tên miền trong địa chỉ email của người nhận.
- Máy chủ SMTP gửi email đến máy chủ người nhận dựa trên Bản ghi MX được tìm thấy trong Máy chủ tên miền (DNS) của người nhận.
- Máy chủ người nhận xác thực địa chỉ email và chuyển phát thư.
Bây giờ khi bạn đã biết kiến thức cơ bản về email và cơ chế hoạt động của email, bạn có thể tạo một địa chỉ email để sử dụng cá nhân hoặc mua một tên miền mới cho doanh nghiệp của mình và tạo địa chỉ email doanh nghiệp.