Email là gì
Email là thư điện tử, là phương thức trao đổi thông tin hợp pháp và đáng tin cậy nhất sử dụng các thiết bị điện tử và cách thức truyền dữ liệu để gửi thư qua các mạng máy tính khác nhau đến một hoặc một nhóm người nhận trên internet.
Ưu điểm của email
- Email mang tính phổ quát vì tất cả máy chủ email cần phải tuân thủ các quy tắc RFC do IETF (Internet Engineering Task Force - Nhóm đặc trách kỹ thuật Internet) định sẵn.
- Bạn có thể gửi email riêng lẻ hoặc gửi cho một nhóm người bằng các dịch vụ email khác nhau chỉ trong một lần gửi.
- Email có thể được gửi đi để thông báo cho mọi người hoặc nhắc nhở mọi người.
- Email là một phương tiện giao tiếp đồng bộ và người nhận có thể phản hồi sau, khi thuận tiện cho họ.
- Các tùy chọn Cc/Bcc trong email rất hữu ích khi giúp cập nhật thông tin cho mọi người, ngay cả khi người nhận thực tế là những nhóm người khác nhau.
- Với các lựa chọn tiện lợi, linh hoạt và các ứng dụng phổ biến, email vẫn là phương thức liên lạc đáng tin cậy nhất để liên lạc trong nội bộ tổ chức.
- Email là phương thức liên lạc hiệu quả nhất về mặt chi phí, tốc độ và cả độ tin cậy.
Cơ chế hoạt động của email
Khi bạn gửi email cho bạn bè hoặc liên hệ của mình, email gần như được gửi ngay cho người nhận trong nháy mắt. Tuy nhiên, dưới nền sẽ diễn ra một tập hợp các quy trình từ khi bạn gửi email cho đến khi email được gửi đến Hộp thư đến của người nhận. Dưới đây giải thích sơ lược về các quy trình này:
- Bạn đăng nhập vào email của mình (webmail, ứng dụng khách trên thiết bị di động hoặc trên máy tính).
- Mở trình soạn thảo và xác định chủ đề, nhập nội dung email, chọn người nhận và soạn thảo email.
- Bạn bấm gửi để gửi email. Đến đây, quy trình chạy ngầm sẽ bắt đầu.
- Máy khách email (trên web/thiết bị di động/máy tính) kết nối với Máy chủ thư đi SMTP dựa trên tài khoản email bạn đã sử dụng.
- Máy khách email chuyển email ở định dạng MIME đến Máy chủ thư đi SMTP.
- SMTP thư đi xác thực chi tiết người gửi và xử lý thư để gửi.
- SMTP thư đi cũng sẽ xác minh kích thước tập tin đính kèm và xác minh xem email có tuân thủ chính sách email gửi đi được thiết lập cho tài khoản cụ thể đó hay không.
- Sau khi đã hoàn tất toàn bộ quá trình xác minh, SMTP thư đi sẽ xếp email vào Hàng đợi gửi đi.
- Máy chủ SMTP tra cứu bản ghi DNS của tên miền và truy xuất thông tin bản ghi MX của máy chủ người nhận (Bản ghi A trong trường hợp không tìm thấy bản ghi MX).
- Sau đó, Máy chủ SMTP kết nối với MTA máy chủ email của người nhận và gửi email thông qua giao thức SMTP.
- Đến đây, Máy chủ người nhận tiến hành nhiều quy trình kiểm tra khác nhau, bao gồm kiểm tra Thư rác và Vi-rút đối với email và chấp nhận email dựa trên các chính sách Chống thư rác và Chống vi-rút.
- Sau đó, Máy chủ người nhận xác thực tài khoản người nhận và chuyển email đến tài khoản thư của người dùng dựa trên các chính sách email đến được thiết lập cho tài khoản.
- Người dùng xem email đã nhận bằng máy khách email của mình.
Cơ chế hoạt động của email
Email bị trả lại/ Thư không gửi được (lỗi 554.x.x/ lỗi 5xx):
Sau khi email được gửi từ máy khách, email có thể bị trả lại dưới dạng email không gửi được vì bất kỳ lý do nào dưới đây. Những lỗi này là lỗi thường trực và do đó, Máy chủ SMTP sẽ không thử gửi lại các email này.
Tên miền không hợp lệ:
Khi bạn gửi email đến tên miền không hợp lệ, máy chủ SMTP không thể tra cứu thông tin DNS cho tên miền cụ thể đó. Trong trường hợp này, chính máy chủ SMTP sẽ trả lại email dưới dạng thư không gửi được.
Ví dụ: Bạn gửi email đến địa chỉ abc@yordomain.com thay vì abc@yourdomain.com. Trong trường hợp này, khi không có tên miền hợp lệ nào là yordomain.com, Tra cứu DNS không thành công và tên miền được coi là tên miền không hợp lệ.
Giải pháp: Kiểm tra chính tả cho tên miền bạn đã nhập.
Không tìm thấy Bản ghi MX:
Khi bạn gửi email đến tên miền hợp lệ, nhưng không có bản ghi MX/ Bản ghi A hợp lệ cho tên miền (Máy chủ DNS không trả về dữ liệu nào), thì chính máy chủ SMTP sẽ trả lại email dưới dạng thư không gửi được.
Giải pháp: Kiểm tra với người nhận hoặc quản trị viên của người nhận xem liệu họ có biết về sự cố này không. Kiểm tra địa chỉ email thay thế và gửi email đến địa chỉ đó trong trường hợp khẩn cấp. Vấn đề này chỉ liên quan đến tên miền của người nhận và quản trị viên của người nhận có thể giải quyết.
Người nhận không hợp lệ/ Người dùng không xác định
Khi bạn gửi email, nhưng nhập địa chỉ email không chính xác hoặc gửi email cho nhân viên đã rời khỏi tổ chức, bạn có thể gặp lỗi này.
Ví dụ: Bạn gửi email đến địa chỉ abb@yourdomain.com thay vì abc@yourdomain.com. Email được gửi đến bản ghi MX của yourdomain.com. Nhưng không có tài khoản hợp lệ nào là abb@yourdomain.com trong máy chủ, nên máy chủ người nhận trả lại email dưới dạng thư không gửi được.
Giải pháp: Trong một số trường hợp, việc kiểm tra lỗi chính tả trong địa chỉ email có thể hữu ích.
Vi phạm chính sách email:
Máy chủ email của người nhận có thể áp dụng một số hạn chế hoặc chính sách email cho email đến. Nếu email bạn gửi vi phạm chính sách này, máy chủ người nhận có thể từ chối email của bạn.
Ví dụ: Bạn gửi email đến địa chỉ abc@yourdomain.com chứa tập tin đính kèm .mov. Nếu máy chủ người nhận có chính sách email không chấp nhận tập tin .mov, máy chủ người nhận có thể từ chối email dựa trên chính sách này.
Lý do khác:
Ngoài những lý do phổ biến nêu trên, máy chủ email của người nhận có thể từ chối hoặc trả lại email vì nhiều lý do và lỗi khác nhau. Hầu hết các trường hợp, email bị trả lại sẽ bao gồm lý do từ chối email.
Lỗi email tạm thời/ Lỗi thử gửi lại (lỗi 451.x.x/ lỗi 4xx):
Đôi khi, khi Máy chủ SMTP kết nối với máy chủ email của người nhận, máy chủ người nhận sẽ trả về lỗi tạm thời. Trong trường hợp này, email sẽ được đưa vào Hàng đợi thử gửi lại và Máy chủ SMTP sẽ tìm cách gửi email đến máy chủ người nhận trong khoảng thời gian định sẵn. Hầu hết email sẽ gửi được khi thử gửi lại sau đó. Nếu máy chủ người nhận không chấp nhận email sau số lần thử gửi lại đã định sẵn, thì email đó sẽ bị trả lại cho người gửi dưới dạng lỗi thường trực.
Máy chủ bận:
Nếu máy chủ người nhận đang bận, email sẽ được đưa vào hàng đợi thử gửi lại và sẽ được thử gửi lại sau một thời gian.
Đưa vào danh sách xám:
Khi nhận email từ các tên miền cụ thể lần đầu tiên, một số máy chủ người nhận sẽ đưa email vào danh sách xám bằng cách đưa ra lỗi tạm thời. Hầu hết các email này sẽ gửi được vào những lần thử gửi lại sau đó.
Quá nhiều email/ chính sách email:
Một số máy chủ sẽ đưa email vào danh sách xám, trong trường hợp nhận thấy tình trạng tăng đột biến số lượng email nhận được từ một tên miền cụ thể hoặc Địa chỉ IP cụ thể. Hành động từ chối tạm thời này dựa trên chính sách email của máy chủ người nhận.
Lý do khác:
Một số máy chủ người nhận đưa ra lỗi 4xx khi hộp thư của người nhận đầy hoặc dựa trên cài đặt Chống thư rác của tên miền/ máy chủ, v.v. Trong trường hợp Zoho Mail, việc không tìm thấy bản ghi MX sẽ được coi là lỗi tạm thời và email được đưa vào hàng đợi Thử gửi lại.