Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm trong email
Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm trong email/ tên miền là phần chân trang của toàn tổ chức, được thêm vào cuối tất cả email được gửi từ tổ chức.
Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm trong email
Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm trong email/ tên miền là đoạn văn hoặc dòng văn bản được nối vào cuối email, đóng vai trò là thông báo pháp lý kết hợp với thông báo bảo mật. Đây còn được gọi là chân trang email, chữ ký tổ chức, văn bản mẫu email và được dùng chung cho toàn tổ chức.
Ưu điểm của việc thiết lập Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm trong Zoho Mail so với Chữ ký email của mỗi người dùng là tuyên bố miễn trừ trách nhiệm về tính bảo mật được thêm vào email, ngay cả khi được gửi từ máy khách email POP hoặc IMAP khác bằng Máy chủ SMTP của Zoho. Zoho Mail hỗ trợ định dạng Rich Text cho tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Người dùng có thể bỏ sót việc thêm văn bản hoặc có một số lỗi chính tả hoặc định dạng có thể không thống nhất.
Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm trong email mang tính cụ thể theo từng tên miền. Nếu bạn đã cấu hình nhiều tên miền, bạn có thể thêm tuyên bố miễn trừ trách nhiệm cho từng tên miền trong tổ chức.
Giả sử bạn có hai tên miền, zylker.com và zylkertravels.com, với tuyên bố miễn trừ trách nhiệm trong email được cấu hình cho cả hai tên miền. Nếu người dùng có tài khoản email trong cả hai tên miền, tuyên bố miễn trừ trách nhiệm cho tên miền mà người dùng chọn tại thời điểm gửi email sẽ được thêm vào email. Nếu email được gửi từ rebecca@zylker.com, tuyên bố miễn trừ trách nhiệm cho tên miền zylker.com sẽ được thêm vào email.
Các bước thêm tuyên bố miễn trừ trách nhiệm trong email:
- Đăng nhập vào Bảng điều khiển Zoho Mail.
- Vào menu Tên miền và chọn Tên miền mà bạn muốn cấu hình tuyên bố miễn trừ trách nhiệm đối với tên miền.
- Vào tab Cài đặt và xác định vị trí mục Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm đối với tên miền.
- Nhấp vào Thêm tuyên bố miễn trừ trách nhiệm.
- Trong trường văn bản mở ra, hãy nhập tuyên bố miễn trừ trách nhiệm và định dạng nội dung theo yêu cầu.
- Bạn có thể thiết lập tuyên bố miễn trừ trách nhiệm tùy chỉnh cho nhiều tên miền trong tổ chức.
Đảm bảo bạn thông báo cho người dùng rằng văn bản tuyên bố miễn trừ trách nhiệm sẽ được thêm ở cấp máy chủ. Do đó, nếu bất kỳ người dùng nào có văn bản tuyên bố miễn trừ trách nhiệm được thêm vào chữ ký, họ cần phải xóa tùy chọn đó sau khi bạn thực thi tuyên bố miễn trừ trách nhiệm.
Mẹo:
Khi bạn thêm tuyên bố miễn trừ trách nhiệm cho tên miền, điều này có thể dẫn đến nhiều tuyên bố miễn trừ trách nhiệm được hiển thị ở cuối email đối với các chuỗi email dài trong tổ chức. Điều này không thể tránh được vì sau khi thêm vào, tuyên bố miễn trừ trách nhiệm sẽ trở thành một phần của email và không thể tự động bị xóa trong khi trả lời hoặc chuyển tiếp. Khi cùng một email được trả lời hoặc chuyển tiếp lại, một tuyên bố miễn trừ trách nhiệm khác sẽ được thêm vào cuối thư, dẫn đến việc nhiều tuyên bố miễn trừ trách nhiệm chiếm nhiều không gian và kích thước hơn trong email. Do đó, hãy đảm bảo tuyên bố miễn trừ trách nhiệm ngắn gọn, đơn giản và có kích thước tương đối nhỏ. Kích thước của email sẽ được tính toán cùng với văn bản tuyên bố miễn trừ trách nhiệm mà bạn thêm vào.
Mẫu văn bản tuyên bố miễn trừ trách nhiệm
Dưới đây là mẫu tuyên bố miễn trừ trách nhiệm để bạn tham khảo.
Thư này chứa thông tin mật và chỉ dành cho cá nhân được nêu tên. Nếu bạn không phải là người nhận được nêu tên, bạn không được phổ biến, phân phối hoặc sao chép email này. Bạn không được sử dụng hoặc chuyển tiếp bất kỳ tập tin đính kèm nào trong email. Vui lòng thông báo cho người gửi ngay lập tức bằng email nếu bạn nhận được email này do nhầm lẫn và xóa email này khỏi hệ thống. Công ty X, Địa chỉ số 1, Đường, Thành phố, Quốc gia, www.company.com
Chú ý:
- Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm được thêm ở cấp tên miền cho toàn tổ chức.
- Chữ ký được thiết lập ở cấp người dùng và thường có các chi tiết như tên, chức vụ của người dùng, thông tin vị trí làm việc và chỉ áp dụng cho giao diện web