Gerenciar autoresponders
Como posso...
Configurar um autoresponder
Os autoresponders são a solução para enviar respostas automatizadas e e-mails de acompanhamento para os clientes atuais e potenciais. Depois de receber uma resposta do lead ou contato, você deve excluir manualmente os contatos da lista de correspondência. Consulte também Cenário de autoresponder
Importante:
- Este recurso só está disponível para os módulos Leads e Contatos.
- Você pode definir até 3 autoresponders e até 5 acompanhamentos por autoresponder.
- Você pode enviar até 250 e-mails em massa por dia, por empresa.
- A exibição personalizada selecionada para o autoresponder deve conter dados novos. Se você selecionar uma exibição personalizada em que os dados não são novos, o autoresponder enviará o primeiro e-mail aos mesmos dados antigos durante iterações subsequentes. Por exemplo, você pode selecionar as exibições personalizadas “Leads de hoje” e “Contatos novos desta semana” em vez de “Todos os leads abertos” e “Leads criados recentemente”. Na exibição “Leads de hoje”, os dados são sempre atualizados com os dados do dia, enquanto os dados na exibição “Todos os leads abertos” podem não mudar com frequência.
- Ao configurar Autoresponders dinâmicos, selecione sempre as Exibições personalizadas de acordo com as opções na seção Padrão de recorrência. Se você definir o padrão de recorrência como Por Dia, verifique se os dados na exibição personalizada selecionada são novos todos os dias. Da mesma forma, se você selecionar Por Semana, seus dados devem ser novos para essa semana antes do início do autoresponder. Se os dados usados forem antigos, o autoresponder enviará o primeiro e-mail para os mesmos dados durante as iterações subsequentes.
- Ao executar o autoresponder, o sistema não pode identificar os registros duplicados. Portanto, recomenda-se verificar se há contatos duplicados e mesclá-los com o registro primário antes de configurar o autoresponder.
- No momento, não é possível rastrear a resposta quando o cliente responde ao seu e-mail. Portanto, você precisa selecionar manualmente os contatos da lista de correspondências para excluí-los do próximo acompanhamento.
- Use o formulário de cancelamento de assinatura nos modelos de e-mail do autoresponder. Ao usar o formulário de cancelamento de assinatura, você pode permitir que os destinatários optem por sair do próximo acompanhamento, evitando reclamações de Anti-SPAM. Consulte também Configurar formulário de cancelamento de assinatura
Para configurar autoresponders
- Clique na guia Leads/Contatos.
- Na página Inicial deLeads/Contatos, clique em Mais Ações
> Autoresponders. - Na página Autoresponders, clique em Criar Autoresponder.
- Na página Novo Autoresponder, faça o seguinte:
- Insira o Nome do autoresponder.
- Insira o Nome do autoresponder.
- Selecione o proprietário dos registros na lista de seleção Atribuído A.
Por padrão, o campo exibirá o nome do usuário que está criando o autoresponder. - Selecione a Exibição Personalizada para configurar a lista de destinatários para o autoresponder.
- Selecione uma Pasta para o autoresponder.
- Selecione Estático ou Dinâmico e especifique os detalhes correspondentes. (Consulte a tabela para obter a lista de campos padrão)
- Estático- autoresponder no qual o acompanhamento acontece em uma data fixa.
- Dinâmico - autoresponder no qual o acompanhamento acontece em intervalos predeterminados por você.
- Você pode adicionar acompanhamentos, se necessário. Depois de selecionar o modelo de e-mail no acompanhamento, você será solicitado a digitar os endereços de e-mail De e Responder a.
Aqui você pode escolher o endereço de e-mail da conta, o endereço de e-mail do proprietário do registro e o formulário de e-mail da organização na lista suspensa. - Clique em Salvar.
Nota:
- O e-mail do autoresponder não será enviado aos registros para os quais Email Opt Out se encontra habilitado.
- Somente quando você desmarcar a caixa de seleção Email Opt Out na página Detalhes do Registro, os e-mails do autoresponder serão enviados para esses registros.
- Se você escolher um endereço de e-mail individual no campo de, o endereço no campo respondera deverá ser um endereço de e-mail da organização.
Se você escolher o endereço de e-mail da organização no campo de, o endereço no campo respondera deverá ser um endereço de e-mail individual.
A tabela a seguir apresenta a lista de campos e suas descrições quando a opção Estático está selecionada.
| Campos | Descrição |
| Data de Acompanhamento | Especifique a data de acompanhamento. A data de acompanhamento é calculada em relação ao dia em que o autoresponder é iniciado. |
| Modelo de E-mail | Escolha o modelo na lista suspensa. |
A tabela a seguir apresenta a lista de campos e suas descrições quando a opção Dinâmico está selecionada.
| Por Dia – Campos | Descrição |
| Repetir a cada ___ dia(s) | Insira com que frequência em dias o autoresponder deve ser repetido. |
| Repetir todos os dias | Selecione esta opção se o autoresponder deve ser repetido diariamente. Selecione a data (MM/dd/aaaa) e a hora de início para o autoresponder. |
| Término em | Selecione a data de término para o autoresponder no formato MM/dd/aaaa. |
| Sem data de término | Selecione esta opção se o autoresponder deve continuar repetindo até você especificar uma data de término. |
| Escolher Modelo de E-mail | Escolha o modelo na lista suspensa. |
| Adicionar Acompanhamento | Clique no link para adicionar acompanhamentos para o autoresponder. Exemplo: o autoresponder é iniciado em 01-01-2010 e as datas de acompanhamento especificadas são Após 3 dias e Após 10 dias. Nesse caso, o primeiro e-mail de acompanhamento será enviado em 04-01-2010 e o segundo e-mail de acompanhamento será enviado em 11-01-2010. |
| Por Semana – Campos | Descrição |
| Repetir a cada ____semana(s) em D-S-T-Q-Q-S-S | Insira com que frequência em semanas o autoresponder deve ser repetido. Em seguida, selecione as caixas de seleção que correspondem aos dias da semana em que a recorrência deve ocorrer. |
| Início em | Selecione a data (MM/dd/aaaa) e a hora de início para o autoresponder. |
| Término em | Selecione a data de término para o autoresponder no formato MM/dd/aaaa. |
| Sem data de término | Selecione esta opção se o autoresponder deve continuar repetindo até você especificar uma data de término. |
| Escolher Modelo de E-mail | Escolha um modelo de e-mail para o autoresponder na lista suspensa. |
| Adicionar Acompanhamento | Clique no link para adicionar acompanhamentos para o autoresponder. Exemplo: o autoresponder é iniciado em 01-01-2010 e as datas de acompanhamento especificadas são Após 3 dias e Após 10 dias. Nesse caso, o primeiro e-mail de acompanhamento será enviado em 04-01-2010 e o segundo e-mail de acompanhamento será enviado em 11-01-2010. |
| Por Mês – Campos | Descrição |
| Dia __ de cada ___ mês(es) | Insira a frequência em meses e na data especificada o autoresponder deve ser repetido. |
| ____ ____ de cada mês | Selecione um dia específico quando o autoresponder deve ser repetido a cada mês. |
| Início em | Selecione a data (MM/dd/aaaa) e a hora de início para o autoresponder. |
| Término em | Selecione a data de término para o autoresponder no formato MM/dd/aaaa. |
| Escolher Modelo de E-mail | Escolha um modelo de e-mail para o autoresponder na lista suspensa. |
| Adicionar Acompanhamento | Clique no link para adicionar acompanhamentos para o autoresponder. Exemplo: o autoresponder é iniciado em 01-01-2010 e as datas de acompanhamento especificadas são Após 3 dias e Após 10 dias. Nesse caso, o primeiro e-mail de acompanhamento será enviado em 04-01-2010 e o segundo e-mail de acompanhamento será enviado em 11-01-2010. |
Criar pastas para o autoresponderCriar pastas
No Zoho CRM, você pode criar diversas pastas para uma melhor organização dos seus autoresponders. Isso ajuda você a mantê-los classificados em categorias diferentes para acesso rápido.
Para criar pastas
- Clique na guia Leads/Contatos.
- Na página Inicial deLeads/Contatos, clique em Mais Ações > Autoresponders.
- Na página Autoresponders, clique em Criar Pasta.
- Na página Criar Pasta, faça o seguinte:
- Digite o Nome da Pasta.
- Insira a Descrição.
- Especifique a acessibilidade ao recurso de autoresponder.
- Clique em Salvar.
Excluir contatos da lista de acompanhamento
Depois de receber respostas dos destinatários, você pode excluir os leads ou os contatos do acompanhamento, e programar o próximo acompanhamento apenas para os leads/contatos que não responderam.
Para excluir registros do próximo acompanhamento
- Clique na guia Leads/Contatos.
- Na página Inicial de Leads/Contatos, clique em Mais Ações > Autoresponders.
- Na página Autoresponders, clique no link Atualizar Resposta correspondente ao autoresponder.
- Na sobreposição Lista de E-mails Enviados, selecione os leads/contatos a serem excluídos do próximo acompanhamento.
- Clique em Atualizar Resposta.
Observe que a opção Atualizar Resposta está disponível somente para os autoresponders do tipo Dinâmico.
Para excluir registros antes de iniciar o autoresponder
A lista de correspondência estará disponível somente depois de iniciar o autoresponder. Caso você queira excluir alguns contatos da lista de correspondência, mesmo antes de iniciar o autoresponder, siga as etapas abaixo:
- Clique na guiaLeads ou Contatos.
- Na página Inicial de Leads/Contatos, marque as caixas de seleção correspondentes aos registros que você deseja excluir.
- Clique em Mais Ações > Atualizar Resposta.
- Na janela pop-up Selecionar Autoresponder, selecione o autoresponder na lista suspensa.
- Clique em Salvar.
Incluir todos os contatos na lista de acompanhamento
Esta opção permite incluir todos os contatos para o acompanhamento que você excluiu da lista de correspondência.
Para incluir todos os registros para o próximo acompanhamento
- Clique na guia Leads/Contatos.
- Na página Inicial de Leads/Contatos, clique em Mais Ações > Autoresponders.
- Na página Autoresponders, clique no link Redefinir correspondente ao autoresponder.