O GDPR define dados pessoais e todas as informações relacionadas a uma pessoa identificada ou identificável (ou seja, o titular dos dados). Há uma ampla variedade de dados pessoais que inclui e-mail, endereços, números de celular, localização de números de identificação, etc. No Zoho CRM, os campos com tais dados podem ser marcados como pessoais e categorizados como Normal ou Confidencial. Enquanto o GDPR visa a proteger todos os dados pessoais, existe uma categoria interna especial que pode ser denominada como dados pessoais confidenciais. É preciso ter um cuidado extra ao lidar com dados confidenciais, pois podem incluir informações sobre saúde, registros médicos, detalhes financeiros, dados biométricos, informações religiosas ou quaisquer outros dados que identifiquem exclusivamente o titular dos dados.

No Zoho CRM, em Configurações > Usuários e Controle > Configurações de Conformidade > Preferências, você teria selecionado os módulos que continham informações pessoais do titular dos dados e que precisavam ser compatíveis com o GDPR. A opção Gerenciar Campos Pessoais estará disponível apenas nesses módulos, na seção Privacidade de Dados. Quando os campos forem marcados como pessoais, seus dados não serão transferidos ou compartilhados nas seguintes instâncias: exportação de dados, uso da API e integrações com outros serviços do Zoho (Books,  Finance, Campaigns, etc.).

Gerenciamento de campos pessoais

É possível marcar campos como pessoais em dois lugares.

• Na página da lista Módulos.
• Ao editar um layout

Como gerenciar campos pessoais na página Módulos

1. Clique em Configurações > Personalização > Módulos e Campos.
2. Passe o ponteiro do mouse sobre o módulo que contém as informações pessoais dos titulares.
3. Clique em Gerenciar Campos Pessoais, na lista de opções.
   Essa opção estará disponível apenas nos módulos selecionados em Configurações > Usuários e Controle > Configurações de Conformidade > Preferências.
   
4. Na seção Campos Pessoais, clique em Marcar Campo Pessoal.
5. No pop-up, selecione um campo na lista suspensa.
   Os campos de tipo Número Automático, Fórmula, Usuário e Pesquisa não podem ser marcados como pessoais e, portanto, não estarão disponíveis na lista suspensa.
6. Selecione Normal ou Confidencial para especificar o tipo de dados que o campo contém.
   
7. Clique em Adicionar campo para marcar mais campos como pessoais.
   É possível marcar até 30 campos pessoais por módulo.
8. Clique em Concluído.

Como gerenciar campos pessoais na página Layouts

1. Clique em Configurações > Personalização > Módulos e Campos.
2. Clique em um módulo que contenha informações pessoais dos titulares dos dados.
3. Escolha um layout.
4. Na página Editor de Layout, clique no ícone Mais para um campo que deseje marcar como pessoal.
   Os campos de tipo Número Automático, Fórmula, Usuário e Pesquisa não podem ser marcados como pessoais.
5. Clique em Editar Propriedades.
   • No pop-up Propriedades [do Campo], marque a caixa de seleção Contém Dados Pessoais.
     
   • Selecione Normal ou Confidencial para especificar o tipo de dados.
   • Clique em Concluído.
6. Clique em Salvar para salvar as alterações feitas no layout.

Exibição de campos pessoais as seção Privacidade de Dados

A seção Privacidade de Dados de um registro também contém detalhes sobre os campos pessoais. Ela lista o número de campos marcados como Confidencial e como Normal.

Como visualizar campos pessoais

1. Clique em abrir registro de dados em sua conta CRM.
   O registro pode estar em Leads, Contatos, Fornecedores ou qualquer outro módulo personalizado para o qual a conformidade com o GDPR esteja ativada.
2. Clique em Privacidade de Dados.
   Na seção Dados Pessoais, o número de detalhes dos campos Confidencial e Normal está disponível.
3. Passe o cursor sobre o número para visualizar os campos com os valores do registro selecionado.
   

Como lidar com dados pessoais

Alguns dados pessoais podem ter sido marcados como normal e outros como confidencial. O Zoho CRM lhe oferece a opção de decidir a quais tipos de dados pessoais deseja restringir o acesso por meio das APIs ou de outros aplicativos que sejam integrados ao Zoho CRM. As opções a seguir estão disponíveis para proteger os dados pessoais dos titulares que estão sendo compartilhados entre outros subprocessadores.

Restrinja a transferência de dados para aplicativos Zoho e aplicativos de terceiros

Para administrar seus negócios, é possível usar várias ferramentas de provedores de serviços de e-mail e sistemas de gerenciamento de relacionamento com clientes para plataformas de colaboração. Muitas vezes, esses aplicativos são totalmente integrados, e os dados de seus clientes são compartilhados entre essas plataformas. É essencial que esses processadores de terceiros utilizados também sejam direta e legalmente obrigados a estar em conformidade com o GDPR. Para proteger os dados de seus clientes, o Zoho CRM tem a opção de restringir o compartilhamento de dados pessoais para aplicativos Zoho e aplicativos de terceiros integrados a sua conta CRM.

A tabela a seguir apresenta os detalhes das várias integrações e implicações quando os dados pessoais são restritos. Existem determinados campos obrigatórios para uma integração. Por exemplo, para a integração do Zoho Project, E-mail é um campo obrigatório. Caso marque e-mail como um campo pessoal, os dados não serão enviados do CRM para Projetos. Encontre mais detalhes como esse nas tabelas abaixo.

*Observe que Nome e Sobrenome não podem ser marcados como campos pessoais.

Integrações com aplicativos Zoho

Integrações com aplicativos de terceiros

Como restringir a transferência de dados para aplicativos Zoho

1. Clique em Configurações > Usuários e Controle > Configurações de Conformidade > Preferências.
2. Na seção Como Lidar com Dados Pessoais, ative Restringir Transferência de Dados aos Aplicativos Zoho para ativá-la.
3. Analise as implicações e clique em Restringir Dados Pessoais para continuar.
4. Selecione uma das seguintes opções na lista suspensa Tipo de Dados:
   • Apenas os dados confidenciais – Valores de todos os campos pessoais confidenciais não serão transferidos por meio de integrações de terceiros.
   • Dados normais e confidenciais – Valores dos campos normal e confidencial não serão transferidos por meio de integrações de terceiros.
5. Clique em Salvar.
   

Como restringir a transferência de dados para aplicativos de terceiros

1. Clique em Configurações > Usuários e Controle > Configurações de Conformidade > Preferências.
2. Na seção Como Lidar com Dados Pessoais, ative Restringir Transferência de Dados aos Aplicativos de Terceiros para ativá-la.
3. Selecione uma das seguintes opções na lista suspensa Tipo de Dados:
   • Apenas os dados confidenciais – Valores de todos os campos pessoais confidenciais não serão transferidos por meio de integrações de terceiros.
   • Dados normais e confidenciais – Valores dos campos normal e confidencial não serão transferidos por meio de integrações de terceiros.
4. Selecione as integrações da lista suspensa Aplicativos para a qual deseja restringir a transferência de dados.
5. Clique em Salvar.
   

Restrinja o acesso aos dados por meio da API

Usando a API, outros aplicativos podem se conectar a sua conta CRM, e os dados podem ser transferidos. Quando os dados são transferidos via API, é preciso garantir que os dados pessoais de seus clientes não sejam compartilhados sem uma finalidade. Para segurança de dados, o Zoho CRM tem a opção de restringir o compartilhamento de dados pessoais por meio da API.

Quando há restrição de dados, não é possível atualizar dados pessoais (para os campos marcados) no Zoho CRM nem compartilhar dados fora do sistema via APIs.

Como restringir o acesso aos dados por meio da API

1. Clique em Configurações > Usuários e Controle > Configurações de Conformidade > Preferências.
2. Na seção Como Lidar com Dados Pessoais, ative Restringir Acesso de Dados por meio da API para ativá-la.
3. Selecione uma das seguintes opções na lista suspensa Tipo de Dados:
   • Apenas os dados confidenciais – Valores de todos os campos pessoais confidenciais não serão acessados por meio das APIs.
   • Dados normais e confidenciais – Valores dos campos normal e confidencial não serão acessados por meio de APIs.
4. Clique em Salvar.
   

Restrinja os dados na exportação

Podem haver casos nos quais seja necessário exportar dados e, por motivos de segurança, você não deseje fazê-lo. Em casos como esse, é possível restringir a importação dos dados pessoais (normais e confidenciais). Isso inclui a exportação de relatórios e atualização de dados usando a exibição Zoho Sheet. Observe o seguinte ao restringir dados pessoais para a ação de exportação.

• Na exibição Zoho Sheet, os campos pessoais não estarão disponíveis.
• Ao exportar um relatório, todos os dados dos campos são exportados, exceto os dos campos pessoais. O mesmo acontece com os relatórios programados.
• Relatórios de matriz requerem campos para linhas e colunas. Se algum dos campos for pessoal (que não pode ser exportado), o relatório de matriz não fornecerá dados precisos. Dessa forma, os relatórios de matriz com campos pessoais podem ser criados, mas não exportados. O mesmo acontece com os relatórios programados da matriz.
• Casos nos quais um relatório não será exportado:
  • Quando um campo pessoal for usado para a opção Colunas para Total.
  • Em um relatório de resumo, quando campos pessoais forem usados em colunas de agrupamento.
  • Em um relatório de matriz, quando os campos pessoais forem usados​para a coluna ou linha Subtotal por.

Como restringir os dados na exportação

1. Clique em Configurações > Usuários e Controle > Configurações de Conformidade > Preferências.
2. Na seção Como Lidar com Dados Pessoais, ative Restringir Dados na Exportação para ativá-la.
3. Analise as implicações e clique em Restringir Dados Pessoais para continuar.
4. Selecione uma das seguintes opções na lista suspensa Tipo de Dados:
   • Apenas os dados confidenciais – Valores de todos os campos pessoais confidenciais não podem ser acessados nos dados exportados.
   • Dados normais e confidenciais – Valores dos campos normal e confidencial não podem ser acessados nos dados exportados.
5. Clique em Salvar.