Met toewijzingsregels kunt u de records automatisch toewijzen aan gebruikers in Zoho CRM. De toewijzingsregel is alleen van toepassing op leads, contactpersonen, cases en records in aangepaste modules die worden geïmporteerd of die worden vastgelegd via webformulieren. Op basis van het organisatiebrede recorddistributieproces of round robin-proces kunt u automatisch de eigenaar toewijzen aan de records.

Beschikbaarheid

Machtiging vereist: Machtigingen voor [Module] Toewijzingsregels in profiel beheren.

 

Workflow voor recordtoewijzing

• Maak een toewijzingsregel en koppel regelitems aan de regel.
• Selecteer de gewenste toewijzingsregel in het hulpmiddel voor het importeren van leads/contactpersonen/cases of in het webformulier.
• Tijdens het importeren van records wordt eerst de record geëvalueerd op basis van de toewijzingsregel-criteria en vervolgens toegewezen aan de Zoho CRM-gebruiker.

Beperkingen

• U kunt maximaal 25 verschillende criteria in elke regelinvoer koppelen.
• Hoewel u meerdere regels instelt, kunnen gebruikers slechts één regel tegelijk selecteren.
• Toewijzingsregels kunnen alleen worden gebruikt voor de records die worden gegenereerd via het importprogramma en web-to-form.
• U kunt geen leads/contactpersonen toewijzen aan gebruikers als u deze handmatig maakt.

Een toewijzingsregel instellen

1. Ga naar Instellingen > Automatisering > Toewijzingsregels.
2. Selecteer op de pagina Toewijzingsregels een module in de vervolgkeuzelijst en klik op Regel maken.
3. Voer op de pagina Nieuwe regel de regelnaam in.
4. Klik op Opslaan.
   
5. Klik op de pagina [Module] Toewijzingsregel op Regelitem maken.
   U kunt ook een bestaande regelitem klonen door op Opties > Klonen te klikken bij het regelitem dat u wilt klonen.
6. Ga als volgt te werk op de pagina Regelitem:
   • Criteria: Voer criteria in voor het regelitem.
     Eigenaar record: Kies een van de opties om de eigenaar aan de record toe te wijzen.
     • Toewijzenaan: Selecteer de gebruiker die als eigenaar van de records moet worden toegewezen.
     • Toewijzenaan gebruikers in Round robin: Selecteer gebruikers, rollen of groepen in de vervolgkeuzelijst. Records worden toegewezen aan de lijst met geselecteerde gebruikers.
       
   • Workflow-taak: Selecteer de workflow-taak die moet worden toegewezen. Zie ook Workflow-taken 
   • Klik op Instellingen > Instellingen > Automatisering > Toewijzingsregels
7. Klik op Opslaan.

Voorbeeld van de Distributielogica

Aan elke gebruiker wordt één record per ronde toegewezen

Wanneer records worden geïmporteerd of gegenereerd via webformulieren, worden ze toegewezen aan de gebruikers in de volgorde waarin ze worden vermeld. De volgende opties zijn beschikbaar om een lijst met gebruikers te selecteren:

• Gebruikers - Selecteer de gebruikers aan wie de records moeten worden toegewezen. U kunt de volgorde waarin de gebruikers worden weergegeven, wijzigen.
• Rol - Kies een rol. De gebruikers met de geselecteerde rol worden weergegeven. De volgorde waarin de gebruikers worden vermeld, is gebaseerd op de datum waarop ze zijn toegevoegd. De onlangs toegevoegde gebruikers worden als eerste weergegeven. 
• Groep - Kies een groep. De gebruikers in de geselecteerde groep worden weergegeven. De volgorde waarin de gebruikers worden vermeld, is gebaseerd op de datum waarop ze zijn toegevoegd. De onlangs toegevoegde gebruikers worden als eerste weergegeven.

De gebruikers worden in de volgende volgorde vermeld in het regelitem

• Patricia Boyle
• Fathima Yilmaz
• James Watsonhale

Het systeem distribueert records in de volgende volgorde aan gebruikers:

• Patricia Boyle - record 1
• Fathima Yilmaz - record 2
• James Watsonhale - record 3
• Patricia Boyle - record 4
• Fathima Yilmaz - record 5
• James Watsonhale - record 6, enzovoort.