Zoho Projects dinobatkan sebagai Pemimpin di penghargaan 20 perangkat lunak manajemen tugas teratas
Zoho Projects dinobatkan sebagai Pemimpin di penghargaan 20 perangkat lunak Kanban
Manajemen tugas adalah proses pemantauan tugas proyek Anda melalui berbagai tahap dari awal hingga akhir. Hal ini melibatkan pembuatan keputusan secara aktif agar tugas Anda dapat mengakomodasikan perubahan yang dapat terjadi secara real-time, dan tujuan akhir Anda adalah berhasil menyelesaikan tugas. Manajemen tugas proyek juga termasuk mengelola semua aspek tugas seperti anggaran, waktu, cakupan, sumber daya, pengulangan, dan lainnya secara efektif.
Manajemen proyek adalah proses pengelolaan proyek yang memiliki tanggal mulai dan akhir yang tetap melalui berbagai tahap perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan penutupan. Suatu proyek ditargetkan pada sasaran akhir tertentu dengan beberapa item kerja ringan yang perlu dijalankan untuk mencapainya. Item kerja ini disebut tugas.
Manajemen tugas adalah proses mengelola tugas secara individu dari pembuatan konsep hingga penyelesaian. Tugas tidak harus memiliki tujuan atau bahkan tenggat waktu yang spesifik. Serangkaian tugas bersama-sama berkontribusi terhadap pelaksanaan suatu proyek. Oleh karena itu, manajemen tugas pada dasarnya adalah fungsi dari manajemen proyek.
Dalam manajemen proyek, Anda harus melihat gambaran besarnya. Manajer proyek umumnya memiliki beberapa proyek yang berjalan secara bersamaan dengan prioritas yang berbeda. Agar dapat mengelolanya, diperlukan analisis hubungan dan dependensi yang tepat antara berbagai komponen yang dimiliki. Sebaliknya, manajemen tugas melibatkan fokus terperinci untuk dapat mencapai penyelesaian tugas saja. Manajemen proyek dan tugas membutuhkan keterlibatan tim dan pengelolaan yang baik untuk memastikan sumber daya dapat menjalankan berbagai item pekerjaan sekaligus secara optimal.
Pada survei Global Project Management 2017 oleh PMI, sebanyak 37% pemimpin eksekutif mengatakan, "Penyebab utama kegagalan [proyek di organisasi mereka] adalah kurangnya penentuan tujuan dan pencapaian yang jelas untuk mengukur kemajuan," serta, "kurangnya disiplin ketika menerapkan strategi". Dengan mempertimbangkan studi ini, berikut adalah beberapa langkah penting yang ada dalam manajemen tugas:
Penentuan prioritas: Apa pun alat yang digunakan untuk mengelola tugas Anda, baik daftar tugas sederhana maupun alat manajemen tugas proyek yang komprehensif, penentuan prioritas adalah aspek manajemen tugas yang paling penting. Hal ini dapat membantu dalam menyelesaikan semua tugas yang terkait secara efisien sekaligus menjaga batasan yang ditetapkan.
Pelacakan pencapaian: Studi ini juga menunjukkan bahwa menetapkan sasaran yang jelas sangatlah penting untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Meskipun manajemen tugas tidak memerlukan tujuan akhir, menentukan pencapaian akan membantu memotivasi tim agar mereka dapat menjalankan tugas dengan sukses.
Manajemen jadwal: Memastikan tugas Anda dapat selesai tepat waktu dapat berdampak pada kondisi proyek secara keseluruhan. Kuncinya adalah mengatributkan durasi waktu yang tepat dengan memperkirakan besarnya usaha yang diperlukan.
Alokasi sumber daya: Manajemen sumber daya yang optimal adalah langkah berikutnya dalam mewujudkan manajemen tugas yang efektif. Bergantung pada anggaran dan jadwal, tugaskan talenta yang tepat dan jumlah sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Kolaborasi: Untuk semua langkah yang disebutkan di atas, kolaborasi adalah kuncinya. Meskipun lebih banyak tugas yang dapat diselesaikan jika dikerjakan bersama tim, menjaga agar anggota tim tetap sinkron bisa menjadi hal yang sulit. Perangkat lunak manajemen tugas untuk tim dapat membantu Anda menjaga tim tetap terhubung.
Cara menarik lainnya untuk mengelola tugas adalah dengan mengategorikan tugas ke tenggat waktu atau matriks prioritas dengan "jadwal" dan "prioritas" sebagai pengukurnya. Dengan struktur ini, pekerjaan penting yang harus segera diselesaikan harus ditempatkan sebagai prioritas tinggi dan didahulukan pada jadwal, sementara pekerjaan penting yang tidak dibutuhkan dalam waktu dekat harus ditempatkan sebagai prioritas tinggi, tetapi tidak didahulukan pada jadwal.
Manajemen tugas meningkatkan alur kerja Anda dalam berbagai cara.
Ketidakefisienan sering kali timbul karena hilangnya minat. Prinsip-prinsip manajemen tugas sangat meningkatkan produktivitas dengan memastikan bahwa sumber daya yang tepat digunakan pada waktu yang tepat. Hal ini termasuk memberi anggota tim tugas dan tanggung jawab yang sesuai dengan kemampuan dan minat mereka.
Baik bekerja untuk diri sendiri maupun untuk organisasi, semua tugas Anda dijalankan untuk mencapai tujuan tertentu. Namun, sering kali perhatian kita beralih dan kita melakukan hal lainnya yang tidak membantu mencapai tujuan tersebut. Jika ada cara sistematis untuk menindaklanjuti semua item kerja Anda, pekerjaan Anda akan lebih berfokus pada mewujudkan tujuan akhir.
Mengerjakan tugas satu per satu tidak selalu memungkinkan. Namun, melakukan banyak hal sekaligus dapat menjadi tidak efisien. Mengatur tugas dengan cara yang dapat membantu menyederhanakan alur kerja akan sangat bermanfaat dalam mewujudkan hasil yang efisien dan mencapai target Anda.
Anda dapat mengelola tugas dengan beragam alat, termasuk:
Dari belanja kebutuhan sehari-hari hingga merencanakan pernikahan yang luar biasa, daftar sederhana untuk mengelola tugas yang perlu dikerjakan akan selalu berguna.
Selain menarik di mata dan mudah digunakan, papan ini juga sederhana dan efektif. Menyeret tugas dari "Dalam proses" ke "Selesai" hampir sama melegakannya seperti mencoretnya dari daftar tugas.
Pasti selalu ada hari dengan setidaknya satu pengingat tentang hal yang Anda lupa lakukan pada minggu lalu, bukan? Menambahkan pengingat berdasarkan tenggat waktu ke kalender akan membantu Anda mengatur waktu.
Baik di komputer lokal maupun menggunakan versi cloudnya, dengan mengatur tugas di perangkat lunak, Anda akan memperoleh sumber daya, pengingat, dan laporan yang berwawasan.
Selain alat yang Anda gunakan, ada banyak hal yang perlu diingat saat menerapkan sistem manajemen tugas.
Pelajari. Latih. Ucapkan kepada apa saja yang tidak akan membantu Anda meraih target.
Penghambat produktivitas atau waktu akan membuat Anda kehilangan fokus.
Ingatlah untuk selalu menyediakan waktu bagi tugas rutin Anda selagi membuat rencana.
Delegasikan tugas. Anda mungkin seorang perfeksionis, tetapi melakukan segala sesuatu seorang diri pasti akan membawa kekacauan.
Hal-hal yang dapat diselesaikan hari ini sebaiknya langsung dikerjakan. Menunda-nunda akan mengakibatkan penumpukan tugas sehingga Anda akan harus mengerjakan banyak hal sekaligus, bukan hal yang patut dilakukan.
Tidak ada yang bisa produktif sepanjang waktu, jadi biasakanlah untuk mengambil waktu istirahat. Karena gangguan bisa terjadi kapan saja, mengambil jeda terjadwal dengan jangka waktu yang ditentukan akan membantu Anda menghidupkan semangat untuk kembali melanjutkan pekerjaan.
Berhentilah mengkhawatirkan hal-hal yang tidak dapat Anda kendalikan. Saat membuat rencana, berjaga-jagalah untuk mengantisipasi terjadinya hal yang tidak terduga, tetapi jangan biarkan hal tersebut memengaruhi pekerjaan Anda.
Sistem manajemen tugas bermanfaat bagi siapa pun yang memiliki tugas, yang berarti semua orang. Orang yang menjalankan manajemen proyek dan tugas dapat tergolong dalam kategori luas berikut:
Dapatkan info terbaru tentang seberapa senggang atau sibuk anggota tim Anda, dan delegasikan pekerjaan secara tepat.
Manajemen tugas untuk tim membantu pendelegasian tugas dalam tim dan mengoordinasi anggota tim agar bekerja secara produktif untuk mencapai target bersama.
Dapatkan pembaruan instan dan notifikasi tentang semua tugas yang diselesaikan oleh anggota tim Anda.
Dari perencanaan tugas hingga pengelolaan, perangkat lunak manajemen tugas membantu Anda mencatat dan melacak setiap informasi terkait proyek Anda. Kemampuan untuk memantau tugas, tenggat waktu, rapat, dan tanggung jawab timlah yang menjadikan perangkat lunak manajemen tugas alat yang penting bagi kebutuhan bisnis Anda. Jika muncul masalah apa pun, hanya perlu satu klik untuk mendapatkan wawasan tentang apa tepatnya sumber masalahnya, segera memegang kendali, dan membuat perubahan demi meningkatkan keberhasilan alur kerja. Fitur kolaborasi tambahan seperti obrolan, forum, dan dasbor membantu seluruh tim Anda tetap terhubung dan terus mengetahui perkembangan terbaru.
Bergantung pada tujuan, rentang harga, lingkungan kerja yang sudah ada, dan platform pilihan Anda, ada beberapa alat manajemen proyek dan tugas yang tersedia. Dari daftar periksa sederhana yang bahkan tidak memerlukan koneksi internet hingga perangkat lunak manajemen tugas proyek yang lengkap, setiap alat memiliki kemampuannya masing-masing. Ada juga opsi perangkat lunak yang sesuai dengan industri tertentu seperti konstruksi, TI, pendidikan, atau fungsi khusus seperti manajemen tugas CRM.
Zoho Projects adalah alat manajemen tugas online yang tidak hanya terjangkau dan mudah digunakan, tetapi juga memiliki fitur yang memastikan skalabilitas dan keamanan data. Fitur kolaborasi yang kuat, papan Kanban, bagan Gantt, laporan terperinci, dan pelacak waktu per tugas menjadikan ini salah satu opsi perangkat lunak manajemen tugas terbaik yang tersedia di pasar. Versi dasarnya yang kaya fitur juga merupakan sarana untuk melakukan manajemen tugas gratis.
Lihat detail harga Zoho Projects di sini.
Perangkat lunak manajemen kerja terdepan untuk tim proyek.
“Zoho Projects adalah andalan organisasi kami. Kami dapat selalu memantau semua hasil kerja sehingga sangat terbantu dalam memperoleh kepercayaan pelanggan.”
Hansa Sharma, Shared Services Specialist, Cbensol