Buku harian yang harus ditulis, kanvas kosong yang harus digambar, tanah kosong yang harus dibangun; semua hal dianggap proyek jika Anda harus menyelesaikannya dalam jangka waktu tertentu.
Proyek bisa berupa aktivitas apa pun yang memiliki tenggat waktu. Lebih jelasnya, proyek bisa berupa sasaran, resolusi, tugas, atau sesuatu yang ingin Anda lakukan untuk mencapai hasil tertentu.
Bayangkan sebuah kanvas kosong. Hasil atau produk yang diinginkan adalah sebuah lukisan. Seorang seniman memutuskan untuk menyelesaikannya dalam waktu satu minggu dengan hanya menggunakan perlengkapan seni yang tersedia, maka ini dianggap sebagai batasan yang direncanakan pada proyek.
Cakupan hanya meliputi pekerjaan yang dilakukan untuk mencapai rencana hasil proyek. Seniman memutuskan untuk membingkai lukisan, memajangnya di pameran seni, dan melelangnya sebagai bagian dari proyek tersebut. Maka, artinya proyek ini telah melampaui cakupannya.
Kebanyakan proyek sudah merinci sumber daya, waktu, uang, dan tujuannya, tetapi proyek tetap masih berantakan. Orang yang sudah terbiasa bekerja di lingkungan berantakan mungkin yakin bahwa proyek akan tetap berhasil. Namun, sistem yang berfungsi bagi seseorang mungkin membingungkan bagi orang lain.
Di sinilah sistem manajemen proyek berperan. Manajemen proyek akan memastikan bahwa Anda memenuhi sasaran proyek, menyelesaikannya secara tepat waktu, serta sesuai dengan anggaran dan cakupannya. Manajemen proyek akan menjelaskan cara untuk memulai, hal yang perlu diantisipasi, dan cara menyelesaikan proyek. Ini seperti menggunakan template. Semua hal yang perlu diketahui tersedia di referensi. Cukup terapkan ke proyek pribadi Anda.
Ini membantu Anda mengetahui apakah pekerjaan Anda saat ini sudah efektif. Dengan demikian, Anda dapat memiliki alternatif jika terjadi kesalahan. Ini akan membantu proyek berjalan sesuai alur hingga mencapai sasaran akhir. Ibaratnya, manajemen proyek tidak menyuapi Anda, melainkan mengajarkan Anda cara untuk memasak—dengan cara yang lebih mudah dan cerdas dari cara sebelumnya. Mari kita lihat pengertian dan langkah-langkah dalam manajemen proyek.
Umumnya proyek akan melewati sekitar lima tahap kemajuan, disebut kelompok proses, atau dikenal sebagai proses manajemen proyek. Kelompok proses ini diterapkan pada setiap tahap siklus hidup proyek. Berikut adalah langkah-langkah dalam manajemen proyek:
Di tahap ini, Anda membuat kerangka umum sebelum menyusun "cerita". Pertanyaan penting yang harus dijawab di sini adalah, "Apa cakupannya?" Anda harus memiliki sasaran yang jelas di tahap ini. Jika akan membangun kantor—cakupannya adalah lingkungan untuk memfasilitasi operasional 10 orang. Namun, seiring dengan berjalannya proyek, Anda terus menambahkan ruangan ekstra. Hasil akhirnya, kantor mungkin tidak fungsional dan anggaran membengkak dengan sia-sia.
Dalam perencanaan, Anda akan menguraikan detail proyek. Susun rencana terstruktur untuk mengelola sumber daya, biaya, waktu, risiko, dan komunikasi. Jika merasa instant messaging adalah media yang tepat bagi Anda, tentukan komunikasi akan dilakukan oleh dan disampaikan kepada siapa, seberapa sering, melalui saluran apa, serta topiknya. Meski terlihat rumit, perencanaan yang tepat akan membuat pekerjaan Anda jadi jauh lebih mudah.
Di tahap ini, semua susunan rencana Anda akan dijalankan. Hal penting yang harus diingat dalam pelaksanaan adalah mengelola hubungan—baik antartim proyek maupun dengan semua pelanggan. Koordinasi dan komunikasi antartim yang tepat akan memastikan pekerjaan dapat diselesaikan secara tepat waktu dan lancar.
Proses ini berjalan paralel dengan tahap pelaksanaan. Lebih tepatnya, ini bisa disebut sebagai kelompok kontrol, bukan kelompok proses. Siapa saja dapat meminta perubahan, mulai dari nasabah hingga pemangku kepentingan. Di satu sisi, Anda tidak ingin mengubah proyek terlalu banyak dari rencana yang seharusnya. Namun di sisi lain, Anda tidak ingin membuat marah seorang pemangku kepentingan yang berandil besar. Maka inti dari tahap ini adalah berfokus untuk menemukan keseimbangan yang tepat dan menetapkan kontrol.
Fase ini adalah puncak dari semua tahapan manajemen proyek, di mana Anda akan memperbaiki kesalahan dan menyelesaikan proyek. Anda akan mengulas setiap fase dan memastikan bahwa semuanya telah dilakukan sebelum produk akhir disajikan kepada pelanggan. Terakhir, Anda akan melakukan penilaian pasca penyelesaian untuk menganalisis apa yang telah dilakukan, dan apa yang harus diperbaiki.
Ada beberapa fitur utama yang harus dimiliki oleh sistem manajemen proyek agar Anda dapat mengelola proyek secara efektif. Berikut adalah beberapa di antaranya:
Ada beberapa manfaat manajemen proyek, tapi yang paling utama adalah meningkatkan peluang keberhasilan proyek secara signifikan. Semua orang sudah maklum jika proyek tidak sesuai dengan tujuan awalnya. Menurut laporan CHAOS (1994), sebanyak 31,1% proyek IT bahkan dibatalkan sebelum diselesaikan. Manajemen proyek dapat memperbaiki kondisi ini. Berdasarkan hasil studi PwC, hingga 97% organisasi merasa yakin bahwa manajemen proyek sangat penting bagi kinerja bisnis dan kesuksesan organisasi. Beberapa manfaat utama manajemen proyek di antaranya:
Pengelolaan proyek sering melibatkan banyak orang dari berbagai tim. Komunikasi dan hubungan yang baik antartim bisa meningkatkan produktivitas secara signifikan agar proyek berjalan sesuai rencana. Manajemen proyek memprioritaskan hal ini, bukan sopan santun, sehingga mendorong peralihan budaya yang positif dalam organisasi.
Sumber daya apa pun yang Anda miliki—karyawan, aset, atau waktu kerja—harus dimanfaatkan untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Dengan manajemen proyek yang tepat, Anda akan memaksimalkan semua sumber daya yang ada. Proyek dianggap sukses jika berhasil diselesaikan tepat waktu, tapi orang yang mengerjakannya juga harus merasa terlibat dan termotivasi. Artinya, tidak ada kesenjangan atau hal serupa—tidak ada karyawan yang bekerja berlebihan atau kurang maksimal, dan tidak ada sumber daya material yang dimanfaatkan secara berlebihan atau kurang maksimal.
Hubungan dengan pemangku kepentingan adalah hal yang menyeimbangkan seluruh proyek Anda. Ada orang yang ingin mengetahui semua perubahan terbaru, tapi ada juga yang hanya ingin sesekali mengetahui perubahan status. Manajemen proyek akan memenuhi kebutuhan tersebut sehingga Anda dapat berinteraksi secara tepat dengan semua pemangku kepentingan.
Anda harus selalu memiliki rencana kontingensi setelah membuat rencana manajemen risiko yang mendetail. Ini termasuk mengidentifikasi elemen penting dalam kesuksesan proyek dan merinci semua faktor yang dapat memengaruhinya. Memprioritaskan risiko potensial dan membuat rencana tanggapan juga tak kalah pentingnya dalam perencanaan. Jangan memikirkan cara untuk memperbaiki keran yang rusak jika Anda belum memikirkan apa yang harus dilakukan jika rumah Anda kebakaran.
Sistem manajemen proyek beragam, mulai dari alat yang memfasilitasi manajemen proyek gratis hingga software manajemen proyek perusahaan siap pakai. Anda harus mempertimbangkan klasifikasi utamanya: sistem berbasis cloud atau lokal. Selain itu, tergantung tipe metodologi manajemen proyek, organisasi Anda mungkin sebaiknya menggunakan alat berbasis waterfall tradisional atau alat manajemen proyek yang tangkas. Ada juga sistem khusus industri, seperti konstruksi, pendidikan, IT, dan lainnya, yang memiliki fitur khusus untuk vertikal tersebut.
Cara kerja tim berbeda dari sebelumnya. Saat ini, tim menggunakan alat virtual untuk berkolaborasi. Ada banyak perusahaan yang karyawannya bekerja dari jarak jauh, dan alat ini adalah satu-satunya cara untuk tetap terhubung. Dalam skenario ini, sistem manajemen proyek online paling cocok untuk mengelola dan menetapkan tanggung jawab semua karyawan.
Cara berkolaborasi juga telah berubah. Untuk mendapatkan persetujuan, kini kita tidak perlu mencetak formulir dan meminta manajer menandatanganinya. Rapat tidak lagi berarti duduk mengelilingi meja selama berjam-jam sambil mendengarkan orang berceramah. Item kerja yang terlihat sederhana dapat melibatkan input dari berbagai tim dan orang. Ide cemerlang tidak melulu harus digagas oleh jabatan tinggi. Saat ini, hampir semua orang mudah mengakses informasi. Peluang muncul gagasan cemerlang dari karyawan baru kini jadi jauh lebih besar.
Kini orang juga memiliki perspektif yang berbeda tentang data. Fleksibilitas untuk melihat data mungkin dianggap hal sepele, tetapi ini berperan besar saat Anda mengelola proyek besar. Di sinilah kemampuan bagan dan pelaporan canggih berperan. Menelusuri banyak data untuk menemukan apa yang Anda butuhkan adalah tugas yang merepotkan. Sistem manajemen proyek mampu memberikan keuntungan signifikan, seperti visibilitas bagi semua yang terlibat sekaligus akses ke semua hal yang Anda butuhkan.
Zoho Projects sangat meringankan pekerjaan Anda berkat kemampuan perencanaan, pelacakan, dan kolaborasinya yang ekstensif. Ini adalah alat praktis yang memiliki antarmuka sederhana dan mudah digunakan, dengan aplikasi seluler yang memfasilitasi proyek Anda dari mana saja, kapan saja. Berkat fitur seperti umpan dan forum interaktif, bagan dan laporan yang komprehensif, pelacakan waktu, pelacakan masalah, otomatisasi alur kerja tugas, serta integrasi yang ekstensif, Zoho Projects menjadi aplikasi wajib untuk pengalaman manajemen proyek yang menyeluruh.
Bagi kami, privasi Anda adalah segalanya. Kami telah mengembangkan serangkaian lengkap praktik, teknologi, dan kebijakan untuk memastikan bahwa data Anda aman. Jika saat ini Anda menyimpan data di komputer atau server pribadi, kemungkinan besar tingkat keamanan kami lebih baik dari keamanan Anda saat ini.
Zoho Projects akan membantu Anda mengatasi semuanya dengan cepat dan mudah, mulai dari memulai dan menutup rencana, manajemen sumber daya, hingga menangani masalah.