Un carnet qui attend d'être rempli, une toile vierge qui a besoin de couleurs, un terrain vide prêt à accueillir un bâtiment : toutes ces situations sont des projets si vous prévoyez de les accomplir dans un délai spécifique.
Un projet peut être n'importe quelle activité avec une échéance. Pour être plus clair, un projet peut être un objectif, une résolution, une tâche ou tout simplement quelque chose que vous voulez faire pour produire un certain résultat.
Prenons une toile vierge. Le résultat ou le produit souhaité est un tableau terminé. Si l'artiste décide de terminer dans un délai d'une semaine en utilisant seulement du matériel artistique déjà disponible, alors ce sont les contraintes prévues du projet.
Le périmètre englobe exclusivement le travail que vous faites pour produire le résultat prévu pour votre projet. Si l'artiste décide finalement que l'encadrement du tableau, son affichage dans des galeries d'art, et sa mise aux enchères font partie du projet, alors cela signifie que le projet a dépassé son périmètre initial.
La plupart des projets ont bien identifié toutes leurs ressources, leur calendrier, leur budget et leurs objectifs, mais ne sont pour autant toujours bien organisés. Les personnes habituées à travailler dans des environnements désorganisés pensent peut-être que tout se passera bien, mais ce qui apparaît comme un système viable pour une personne peut être source de confusion pour une autre.
C'est là qu'un système de gestion de projet peut être utile. Elle vous permet non seulement d'atteindre l’objectif de votre projet, mais également de le réaliser dans les délais, le budget et le périmètre définis. Elle vous indique par quoi commencer, ce qui se passe ensuite et comment terminer. C'est comme utiliser un modèle. Tout ce que vous devez savoir est disponible pour s’y référer. Il vous suffit de l'appliquer à votre propre projet.
Cela vous aidera à voir si votre façon de faire les choses est efficace. Cela vous aidera à trouver des alternatives, si quelque chose se passe mal. Cela vous aidera à rester sur la bonne voie pour atteindre votre objectif final. Pour résumer, la gestion de projet ne fait pas les choses à votre place, mais elle vous apprend à les faire, d'une manière plus facile et plus intelligente que ce que vous auriez fait sans elle. Voyons maintenant ce qu'est la gestion de projet et les étapes impliquées.
Chaque projet passe par environ cinq étapes au fur et à mesure de sa progression, appelées groupes de processus ou processus de gestion de projet. Ces groupes de processus sont appliqués à chaque étape du cycle de vie d'un projet. Les étapes de gestion de projet sont les suivantes :
C'est ici que vous créez un cadre général avant de rédiger votre « histoire ». Voici une question importante à laquelle il faut répondre : « Quel est le périmètre du projet ? » Il est important d'être clair sur vos objectifs pendant cette phase. Si vous construisez un bureau, vous devez disposer d'un environnement de travail permettant à 10 personnes de travailler confortablement. Cependant, au fur et à mesure que le projet avance, vous continuez à ajouter des pièces supplémentaires à l’improviste. Le résultat final risque d’être un vrai bazar qui dépasse votre budget plutôt qu’un bureau fonctionnel.
Au cours de la planification, vous allez détailler le projet. Élaborez des plans structurés pour gérer les ressources, les coûts, les délais, les risques et la communication. Si vous décidez que la messagerie instantanée fonctionne bien pour vous, décidez qui sera en contact avec qui, à quelle fréquence, par quel canal, et à quel sujet. Bien qu'elle puisse sembler laborieuse, une planification appropriée rend votre travail beaucoup plus facile.
C'est ici que tous vos plans soigneusement conçus sont mis en œuvre. Pendant l'exécution, il est important de penser à la gestion du relationnel, à la fois au sein de l'équipe de projet et avec les clients. Une bonne coordination et une bonne communication entre les équipes vous permettront de faire votre travail à temps et sans accroc.
Cette étape s'exécute parallèlement à l'étape d'exécution. Il peut être plus approprié de la confier à un groupe de contrôle plutôt qu'à un groupe de processus. Les demandes de changement proviennent de toutes les directions, de votre client ou des parties prenantes. D'une part, vous ne voulez pas trop faire dévier le projet de son plan initial, mais d'autre part, vous ne voulez pas mécontenter un acteur important. Trouver le bon équilibre et garder le contrôle est l’objet de cette étape.
Point culminant de toutes les étapes de la gestion de projet. Cette phase consiste à régler les derniers détails et à terminer le projet. Vous allez passer en revue toutes les étapes et vous assurer que tout a été fait pour livrer le produit final au client. Enfin, vous réaliserez une évaluation après l'achèvement pour analyser ce qui a été fait et ce qui aurait pu être amélioré.
Chaque système de gestion de projet devrait posséder certaines caractéristiques principales afin de gérer efficacement les projets. En voici certaines :
La gestion de projet présente plusieurs avantages, et notamment le simple fait que vos chances de réussir dans vos projets sont grandement améliorées. Il est fréquent que des projets n’atteignent pas leurs objectifs initiaux. Selon le rapport CHAOS (1994), 31,1 % des projets informatiques sont abandonnés avant même d’être achevés. La gestion de projet aide à améliorer ces situations. Selon une étude de PwC, 97 % des entreprises estiment que la gestion de projet est essentielle à la performance et à la réussite de l'entreprise. Voici quelques-uns des principaux avantages :
La gestion de projets implique souvent un certain nombre de personnes de différentes équipes. Une bonne communication et de bonnes relations entre vos équipes peuvent considérablement améliorer la productivité et aider à maintenir les projets sur la bonne voie. Dans le cadre de la gestion de projet, c’est une question de priorité et non seulement de politesse, et cela entraîne un changement culturel positif dans votre organisation.
Toute ressource dont vous disposez, un employé, un actif ou un temps de travail, doit être utilisée de manière optimisée. Une bonne gestion de projet garantit qu'aucune ressource n'est laissée de côté. Un projet réussi ne consiste pas seulement à faire le bon travail à temps, mais également à s'assurer que les personnes impliquées se sentent engagées et motivées. Cela permet d’éviter les déséquilibres : personne n'est surmené ou sous-utilisé, et aucune ressource matérielle n'est surexploitée ou sous-exploitée.
Les relations avec vos parties prenantes sont ce qui maintient l'équilibre de votre projet dans son ensemble. Certains souhaitent être informés de chaque changement, tandis que d'autres attendent simplement une mise à jour périodique de l’avancement du projet. C’est une question de détails, contrôlée par la gestion de projet, qui vous permet d'interagir avec toutes vos parties prenantes de la bonne manière.
Un plan d'urgence doit toujours prévu lorsque vous avez conçu un plan de gestion des risques bien documenté. Il s'agit d'identifier les éléments critiques de la réussite de votre projet et d'énumérer tous les facteurs qui pourraient les affecter. La hiérarchisation des risques potentiels et l'élaboration de plans d'intervention constituent également une part importante de ce plan. Ce n’est pas la peine de se creuser la tête sur la réparation d’un robinet cassé si vous n'avez pas encore réfléchi à ce qu’il faut faite en cas d’incendie.
Les systèmes de gestion de projets peuvent prendre la forme d'outils qui simplifient la gestion de projets gratuite ou encore celle de logiciels de gestion de projet pour les entreprises. La classification principale à prendre en compte est si vous préférez un système basé dans le cloud ou sur site. En outre, selon la méthode de gestion des projets appliquée par votre entreprise, vous pouvez choisir un outil traditionnel en cascade ou un outil de gestion de projet agile. Il existe également des systèmes adaptés à des secteurs spécifiques tels que la construction, l'éducation, l'informatique et bien d'autres, qui ont des caractéristiques adaptées à ce type de marché vertical.
Les équipes ne travaillent plus de la même façon qu'auparavant. Aujourd’hui, les équipes utilisent des outils de collaboration virtuelle. Il existe de nombreuses entreprises où les gens travaillent à distance, et ces outils sont le seul moyen de rester en contact. Dans ce cas, un système de gestion de projet en ligne est l'outil le plus pertinent pour bien organiser les équipes et responsabiliser les employés.
Notre façon de collaborer a changé. Il n’est plus forcément nécessaire d’imprimer des formulaires et de les faire signer par un responsable pour obtenir une approbation. Les réunions ne consistent plus à s'asseoir autour d'une table pendant des heures, pour écouter une seule personne monologuer. Ce qui semble être une tâche simple peut impliquer la participation de plusieurs équipes et personnes. Les bonnes idées ne viennent pas toujours d’en haut. Aujourd'hui, presque tout le monde a un accès incroyable à l'information. Les nouveaux employés ont plus que jamais l’opportunité de faire des suggestions brillantes.
Les données sont également perçues différemment par différentes personnes. Un affichage des données flexible peut sembler très simple, mais cela peut aller très loin quand vous gérez des projets considérables. Les graphiques avancés et les fonctionnalités de création de rapports sont alors très utiles. Parcourir de grandes quantités de données pour trouver ce dont vous avez besoin peut être une tâche énorme. Donner de la visibilité à tous les intervenants, tout en conservant un accès précis à ce dont vous avez besoin, est un gros avantage qu'un système de gestion de projet est en mesure de fournir.
Zoho Projects rend votre travail réellement gratifiant grâce à ses capacités étendues de planification, de suivi et de collaboration. Il s'agit d'un outil facile à utiliser, doté d'une interface simple et intuitive, avec une application mobile qui facilite la gestion de vos projets n’importe où et n’importe quand. Des fonctionnalités telles que des flux interactifs et des forums, des graphiques et rapports complets, le suivi du temps, le suivi des incidents, l'automatisation du workflow des tâches et des intégrations étendues font de cette application un must-have pour une expérience de gestion de projet complète.
Nous sommes également très attentifs au respect de votre vie privée. Nous avons développé un ensemble complet de pratiques, de technologies et de stratégies pour sécuriser vos données. Si vous conservez actuellement vos données sur des ordinateurs personnels ou sur vos propres serveurs, nous pourrons certainement vous proposer un meilleur niveau de sécurité que celui dont vous disposez pour le moment.
De l'initiation à la clôture, en passant par la gestion des ressources et la gestion des problèmes, Zoho Projects vous aide à gérer n'importe quel projet, rapidement et sans effort.