En quoi les outils de gestion de projet consistent-ils ?
Presque tout ce que nous faisons (de la construction d'un château de sable à la refonte d'un site Web ou à l'édification d'un gratte-ciel) est un projet auquel est lié un objectif. Lorsqu'un projet est simple, nous n'avons pas besoin d'outils de projet étendus pour établir son calendrier : une liste de choses à faire au quotidien suffit. En revanche, un projet complexe nécessite l'aide d'outils de planification de projet pour le diviser en éléments plus petits et réalisables.
Les outils de gestion de projet aident les gestionnaires de projet à quantifier leurs résultats et à s'assurer qu'ils alignent les objectifs du projet sur le calendrier prévu. Ils permettent aux équipes de collaborer efficacement, de suivre les problèmes avec diligence, d'évaluer les risques potentiels et de se tenir au courant des principales mises à jour.
Les 5 principaux outils de gestion de projet pour les équipes de projet
01. Diagrammes de Gantt
Les diagrammes de Gantt vous permettent de visualiser la chronologie de votre projet et les dépendances qui existent entre vos différents éléments de travail.
Ils vous aident à suivre le calendrier du projet en relevant tout écart par rapport au plan du projet et en identifiant les retards. Les entreprises peuvent utiliser les diagrammes de Gantt pour respecter le calendrier et le budget prévus. Et si tout ne se déroule pas comme prévu, elles peuvent également utiliser ces diagrammes pour identifier les tâches les plus importantes qui leur permettront de terminer le projet en temps et en heure.
Les diagrammes de Gantt sont l'un des outils les plus importants utilisés dans la gestion de projet. Ils offrent une image complète de la structure de répartition du travail et vous aident à allouer efficacement les ressources, qu'elles soient temporelles, financières ou humaines. Ces diagrammes cartographient également les interdépendances entre les différents éléments de travail, vous aident à hiérarchiser les tâches urgentes et à réduire la dérive du périmètre du projet.
Les diagrammes de Gantt dans Zoho Projects sont des outils conviviaux et faciles à utiliser qui facilitent la planification de vos projets. L'interface par glisser-déposer simplifiée pour ajuster la chronologie, quatre types de dépendances, le chemin critique, la ligne de base, l'outil de mise à l'échelle graphique et les capacités de gestion des tâches au sein du graphique font de ce type de graphique l'un des outils de gestion de projet indispensables. De plus, cette fonctionnalité est disponible dans notre forfait gratuit. Veuillez consulter nos prix ici pour plus d'informations sur les fonctionnalités des diagrammes de Gantt.
02. Structure de répartition du travail
Parmi les nombreux outils de gestion de projet disponibles sur le marché, la structure de répartition du travail (SRT) arrive sans doute en tête. L'objectif de votre projet est divisé et hiérarchisé en éléments de travail exploitables.
La structure de répartition du travail établit une hiérarchie, suivant laquelle votre objectif final est divisé en étapes, lesquelles peuvent être subdivisées en tâches ou en sous-tâches. Cela vous permet de planifier chaque aspect de votre projet et de ne rien laisser au hasard. Cette répartition vous offre une visibilité claire des heures et des ressources nécessaires et vous aide à définir les contraintes prévues pour un projet.
La structure de répartition du travail facilite également la phase d'exécution du projet. Le travail est exécuté en plusieurs parties qui forment un tout. La gestion des différentes parties est plus facile en termes de suivi du travail et en cas de revers.
Vous pouvez créer une SRT dans Zoho Projects avec sa hiérarchie de jalons, de listes de tâches, de tâches et de sous-tâches. Grâce aux paramètres personnalisables, aux vues multiples, aux modèles, aux rappels et à la périodicité, la mise en place de votre projet ne prend que très peu de temps.
03. Ligne de base d'un projet
La ligne de base d'un projet offre une représentation graphique des valeurs de votre projet en comparant la base de référence que vous avez définie pour votre projet avec vos performances réelles. La ligne de base d'un projet est un outil de gestion de projets qui englobe les bases de référence en termes de portée, de coûts et de calendrier. Votre ligne de base sert également d'outil de suivi du projet et permet de suivre les progrès en temps réel. Elle peut aussi vous permettre d'éviter toute évolution du périmètre du projet en gardant un œil sur le travail non planifié.
Le travail non planifié est un facteur important susceptible d'affecter le coût, le temps et la portée de votre projet. Il s'ensuit un effet domino. Tout d'abord, il y a un risque de dépassement de la portée du projet, résultant de ce travail supplémentaire. Même si ce n'est pas le cas, le temps et les coûts consacrés au projet auront augmenté. Si vous tenez à respecter ces contraintes, la qualité de votre projet devra être reléguée au second plan.
Mesurez vos performances en comparant vos progrès en temps réel avec la ligne de base définie dans le diagramme de Gantt de Zoho Projects. Facile à configurer et à analyser, la ligne de base dans Zoho Projects agit de concert avec Slack pour effectuer un suivi du temps perdu.
04. Activités de consolidation d'équipe
Les activités de consolidation d'équipe sont un moyen d'améliorer le moral et de stimuler la productivité. Des leçons de surf en groupe aux repas d'équipe, nombreuses sont les activités ludiques que vous pouvez entreprendre pour renforcer l'esprit d'équipe.
Le lien entre la consolidation d'équipe et les outils de gestion de projet n'est pas évident. Pourtant, les relations entre les membres de l'équipe, mais aussi avec les parties prenantes, sont aussi importantes pour un projet que sa planification ou son exécution. C'est un moyen facile de renforcer ces relations.
Les activités de consolidation d'équipe peuvent inclure des compétitions saines menées dans un environnement contrôlé. Elles entraînent une rupture positive de la culture quotidienne du lieu de travail. De telles initiatives peuvent également encourager la créativité, mettre en avant les différents talents des membres de votre équipe, ou encore favoriser la recherche collaborative de la meilleure solution.
5. Plan de gestion des communications
Un plan de gestion des communications liées à un projet est un outil qui garantit un flux d'informations régulier et pertinent entre les collaborateurs d'un projet, les clients et les autres parties prenantes du projet. Alors que de nombreux outils de planification de projet visent à tenir tout le monde informé, cet outil particulier aide à entretenir les relations et inclut des détails sur qui communique quoi, à qui et à quelle fréquence. Le fait de tenir informées les parties prenantes recèle des avantages évidents, puisque la satisfaction de leurs besoins contribue pour beaucoup à la réussite d'un projet. Un plan de communication facilite l'identification des risques éventuels et le renforcement de la collaboration entre les membres d'une équipe.
Établissez votre plan de communication grâce aux fonctionnalités avancées de collaboration de Zoho Projects. Grâce notamment au module de discussion avec son tchat intégré, ses appels virtuels et ses options de réunions et au réseau social Flux permettant de partager des idées, des commentaires et des images, Zoho Projects répond à tous vos besoins de communication.
Principales fonctionnalités des meilleurs outils de gestion de projet
Les principales fonctionnalités des outils utilisés dans la gestion de projet, en dehors de la gestion des tâches de base, sont les suivantes :
01. Estimation du projet
Afin de garantir la réalisation de votre projet, il est important non seulement de suivre l'avancement du projet en temps réel, mais aussi d'évaluer les contraintes selon les performances actuelles du projet. Vous pouvez le faire à l'aide de prévisions budgétaires, de la gestion de la valeur acquise (EVM) ou de lignes de base.
02. Budgétisation
Gérez vos coûts pour rester dans les limites du budget prévu. Suivez les dépenses et les coûts réels afin de facturer les clients et de payer vos employés, comparez les coûts planifiés et réels, réalisez des prévisions budgétaires et analysez l'état de santé de votre budget.
03. Allocation des ressources
Assurez-vous que les bonnes personnes travaillent sur les bonnes tâches. Évitez l'utilisation excessive ou insuffisante de vos employés grâce au diagramme d'utilisation des ressources. Ces outils de gestion de projet vous aident aussi à attribuer le travail en fonction de la charge de travail et de la disponibilité de vos collaborateurs.
04. Collaboration
Faites en sorte que toutes les parties prenantes du projet restent sur la même longueur d'onde. Favoriser une collaboration fluide est essentiel pour un outil de gestion de projet en ligne. Les outils de collaboration comme le tchat, les réunions en ligne et les forums sont en ce sens des fonctionnalités formidables.
05. Gestion de la qualité
Donnez toujours le meilleur de vous-même en examinant constamment la qualité de votre projet. Les fonctionnalités de suivi et de résolution des problèmes remplissent des fonctions essentielles dans un outil de suivi de projet. L'automatisation des remontées et de la résolution des bugs constituent un atout supplémentaire.
06. Administration de projets
Il est important d'intégrer vos employés, vos clients et votre structure organisationnelle dans un outil de gestion de projet. Des modèles spécifiques à un secteur aux intégrations tierces variées, les outils de gestion de projet peuvent vous aider à administrer les projets de nombreuses façons.
07. Gestion des risques
Un logiciel de gestion de projet en ligne sert également à gérer les incertitudes liées à la durée estimée de chaque tâche. Vous pouvez organiser les tâches pour respecter différentes échéances et jongler avec plusieurs projets simultanément dans le cadre d'un objectif global.
Avantages de l'utilisation d'outils de gestion de projet
Déterminez le bon timing
Parmi les différents outils de gestion de projet, le logiciel de diagramme de Gantt est celui qui permet le mieux de tenir compte des retards. Les dépendances entre les tâches, ainsi que leur incidence sur le temps nécessaire à l'accomplissement d'une tâche, peuvent être consignées et gérées à l'aide du logiciel de diagramme de Gantt de Zoho Projects.
Évitez les portées glissantes
La structure de répartition du travail est l'un des outils de planification de projet qui aide à l'idéation, et est fortement utilisé pendant la planification. Cette structure fournit un cadre de gestion des coûts, du calendrier et des heures de travail. Elle contribue également à l'identification des risques.
Gardez vos coûts sous contrôle
Le coût de référence est la comparaison entre votre estimation initiale et les dépenses réelles de votre projet. Il est étroitement lié au calendrier et à la portée de référence, puisque ces facteurs sont interconnectés et peuvent être la cause de déviations par rapport au coût de référence d'un projet.
Collaborez pour ouvrir des portes verrouillées
Favorisez une communication efficace au sein des équipes. Les meilleurs outils de gestion de projet pour les équipes encouragent les personnes à poser des questions, à assurer une charge de travail équilibrée, à questionner les idées potentiellement infructueuses et à réussir dans leur travail.
Évitez les écueils de communication
Le fait de rationaliser la communication interfonctionnelle à l'aide d'outils de planification de projet appropriés aide l'ensemble des parties prenantes à obtenir les informations appropriées. Les outils de gestion de projet permettent aux décisions importantes d'être ainsi prises en temps et en heure, et à toutes les activités de projet de se dérouler sans anicroche.
Comment choisir le meilleur outil de gestion de projet ?
Il existe un large éventail d'outils de gestion de projet dotés de nombreuses fonctionnalités conçus pour répondre aux besoins d'entreprises avec des exigences différentes. Le choix de l'application de gestion de projet la mieux adaptée peut donc s'avérer difficile, c'est le moins que l'on puisse dire. Mais nous sommes là pour vous aider. Voici une liste de questions à se poser avant de prendre cette décision importante :
Quels sont vos besoins ?
Chaque entreprise a des points faibles qui doivent être résolus, et la vôtre en a certainement aussi. Notez tous ces points sous la forme d'une liste, qui pourrait ressembler à ceci :
- Trop d'e-mails jamais ouverts
- Des délais non respectés
- Des réunions incohérentes
- Une charge de travail disproportionnée
- Du temps perdu sur des tâches inutiles
- Des silos au sein des équipes
Si ces éléments vous semblent familiers, votre quête du meilleur outil de gestion de projet a progressé. N'hésitez pas à compléter la liste ; consultez également vos équipes, qui utiliseront l'outil au quotidien.
Quels sont les autres outils de gestion de projet disponibles ?
Menez vos propres recherches. Voici ce que vous pouvez faire :
- Comparez les produits sur les sites d'évaluation.
- Demandez l'avis des membres d'autres équipes et de leurs responsables.
- Consultez des professionnels du secteur.
- Demandez à votre propre équipe si elle a déjà utilisé des outils de projet ou si elle en recommande.
L'outil fonctionne-t-il pour vous et vos équipes ? Qu'en est-il de votre budget ?
À ce stade, vous devriez avoir sélectionné deux ou trois outils de gestion de projet qui valent l'investissement. Testez-les vous-même, puis avec une équipe pilote. Recueillez des commentaires en demandant aux utilisateurs si :
- l'outil est convivial
- le support client est efficace
- la courbe d'apprentissage est faible ou forte
- il y a des fonctionnalités qu'ils aiment ou n'aiment pas
Ensuite, vérifiez si l'outil correspond à votre budget. Même si c'est le cas, vous ne voulez pas investir votre argent dans des outils de planification qui n'apportent que peu ou pas d'avantages. Vous pouvez également demander une démonstration gratuite pour mieux comprendre le produit. Voyez si ces outils de gestion de projet sont des solutions aux problèmes énumérés plus haut. Pesez le pour et le contre, et choisissez le meilleur.
Pourquoi Zoho Projects est-il le meilleur logiciel de gestion de projet ?
Si votre souhait est de créer des projets et d'en faire des exemples de réussite, nous sommes là pour vous aider à y parvenir. Découvrez pourquoi Zoho Projects est le meilleur logiciel de gestion de projet pour vous :
Service de bout en bout
De l'initiation à la clôture du projet, Zoho Projects vous soutient. Grâce à des fonctionnalités comme les jalons qui marquent chaque progrès réalisé dans le projet, les tâches et sous-tâches qui divisent votre projet en éléments plus simples, et les diagrammes de Gantt qui aident à visualiser et à surveiller votre projet, vous êtes sur la bonne voie pour atteindre les objectifs de votre projet.
Suivi des bugs
Personne n'aime voir des bugs là où ils ne devraient pas y en avoir, surtout s'ils font des dégâts. Notre application de gestion de projet est dotée d'un outil de suivi des problèmes qui automatise le suivi, de la création jusqu'à ce qu'il n'y ait plus de menace.
Automatisation des tâches
Simplifiez le suivi, la gestion et l'achèvement des tâches grâce aux règles de workflow qui exécutent vos règles à l'aide de déclencheurs, aux Webhooks qui envoient des notifications à des sites Web tiers, aux règles macro qui mettent à jour en masse vos éléments de travail à l'aide de critères prédéfinis et aux Blueprints qui automatisent tous vos workflows.
Prenez le pouls de votre projet
Les rapports tels que les feuilles de temps et l'affectation des ressources, les tableaux de bord du portefeuille, les diagrammes de Gantt et les widgets vous permettent d'obtenir des informations actualisées sur les tâches critiques, les problèmes, la répartition du travail, l'estimation du budget et bien plus encore. Vous pouvez facilement les exporter au format XLS ou PDF pour que vos clients puissent les consulter.
À vos marques, préparez-vous, intégrez
Connectez-vous en toute transparence à nos suites internes qui vous guident dans la budgétisation, la génération de tickets, la facturation, l'envoi d'e-mails, la collaboration et bien plus encore. Vous pouvez également intégrer des applications tierces que vous utilisez déjà, afin que rien ne vienne perturber votre workflow.
Collaborez pour créer et célébrer
Faites germer les idées à la volée grâce à nos modules de collaboration tels que le tchat et les appels de groupe, les forums et le flux d'actualités.
Application de gestion de projet
Zoho Projects, qui regroupe tous les outils de gestion de projet mentionnés ci-dessus, est l'application de gestion de projet faite sur mesure pour vous. Qu'il s'agisse de décomposer votre projet en éléments de travail plus petits basés sur la hiérarchie, de visualiser clairement les échéances du projet, de renforcer le suivi de projet ou d'esquisser des plans de communication pour les équipes, Zoho Projects vous soutient de bout en bout. Nous avons éveillé votre intérêt ? Allez-y, procurez-vous l'application Zoho Projects sans perdre une seconde !